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Notes d'installation de Circulation WorldShare - Septembre 2023

 

Date d'installation : 17 septembre 2023

Introduction

Deux installations de Circulation WorldShare en septembre 2023 offrirons de nouvelles fonctionnalités et améliorations.

Le 17 septembre :

  • Empêcher un usager d'emprunter plusieurs exemplaires d'un même titre
  • Choisir d'autoriser le prêt en libre-service de documents avec une réservation en attente pour un autre usager 
  • Afficher et filtrer les mises de côté de documents par l'Établissement d'appartenance de l'usager dans la liste de Réservations à récupérer 
  • Corrections de problèmes et amélioration de la performance

Le 21 septembre :

  • Prendre en charge le paiement en ligne des amendes et des frais avec l'option de paiement en ligne Worldline pour Mon dossier
  • Afficher la cote du document et l'emplacement sur les rayons pour les documents prêtés dans Mon dossier

Beaucoup des améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.

Actions recommandées

Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.

 

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Action

Le 17 septembre, la durée maximale de conservation de l'Historique des transactions du personnel sera réduite à 10 ans, c'est-à-dire 120 mois. La durée maximale précédente était de 9 999 999 mois. Après cette installation, votre bibliothèque pourra choisir de :

  • Ne jamais conserver l'historique des transactions.
  • Conserver l'historique des transactions pendant une durée déterminée comprise entre 1 minute et 120 mois.
  • Conserver l'historique des transactions indéfiniment, c'est-à-dire tant que votre bibliothèque est abonnée au Services de gestion WorldShare.

Si la durée de conservation actuelle de votre bibliothèque est supérieure à 10 ans, veuillez noter que vous ne pourrez pas enregistrer les modifications apportées à la configuration de l'Historique tant que vous n'aurez pas sélectionné une nouvelle valeur pour l'historique des transactions du personnel. Envisagez plutôt de sélectionner l'option Conserver indéfiniment.

Pour rappel, cette durée de conservation ne contrôle pas la conservation des événements de circulation pour utilisation dans Rapports WorldShare et Conception de rapports. La durée de conservation ne contrôle que l'historique au niveau des transactions des évènements de prêt qui sont visibles par le personnel de la bibliothèque dans Circulation WorldShare.

Déterminez si votre bibliothèque souhaite empêcher les usagers d'emprunter plus d'un document catalogué dans la même notice bibliographique WorldCat (Numéro OCLC). Activez cette fonctionnalité pour empêcher les usagers de monopoliser les manuels, le matériel de cours, les titres populaires, etc. et pour garantir que les autres usagers ont accès à ces ressources.

Cette fonctionnalité est désactivée par défaut.

Pour empêcher les prêts et, facultativement, le renouvellement d'exemplaires multiples, les administrateurs doivent aller dans Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Prêts > Politiques de limites de prêts, créer ou modifier une politique de limite de prêts pour activer l'option Limite d'exemplaires multiples et faire correspondre la politique de manière appropriée dans le Tableau des limites de prêt.

 Note.- Si votre bibliothèque participe à un groupe de circulation, veuillez noter que les Politiques de limites de prêts de l'établissement détenteur du ou des documents seront appliquées. Par conséquent, un usager pourra être en mesure d'emprunter plusieurs exemplaires appartenant à plusieurs établissements en fonction des politiques de chaque membre de votre groupe. 

Voir ci-dessous pour plus de détails.

Déterminez si votre bibliothèque souhaite autoriser le système de prêt en libre-service, l'application mobile pour usagers ou tout autre service utilisant le service WMS SIP2 à permettre à un usager d'emprunter un document de votre collection qui est requis pour répondre à une réservation en attente d'un autre usager.

Par défaut, le système continuera d'empêcher ces prêts.

Pour autoriser les prêts, vous devez désélectionner le nouveau paramètre Bloquer le prêt si des réservations sont en attente dans Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Intégrations > Adresses IP SIP2.

Voir ci-dessous pour plus de détails.

Contactez OCLC Library Services ou votre consultant OCLC en services aux bibliothèques pour plus de détails sur l'activation du paiement en ligne des frais de bibliothèque dans Mon dossier.

Certaines restrictions s'appliquent. Des frais d'implantation uniques sont exigés pour permettre les paiements en ligne. Selon votre région, votre bibliothèque ou votre établissement aura également besoin d'un compte actif auprès de Comprehensive Receivables Solution (CRS) de Flywire, de Paysafe, de Worldline ou de WPM Education pour permettre les paiements en ligne.

 

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

Empêcher un usager d'emprunter plusieurs exemplaires d'un même titre

Vous pouvez maintenant configurer vos Politiques de limites de prêts afin d'empêcher les usagers d'emprunter plusieurs exemplaires d'un même titre.Activez cette fonctionnalité pour empêcher les usagers de monopoliser les manuels, le matériel de cours, les titres populaires, etc. et pour garantir que les autres usagers ont accès à ces ressources.

Par défaut, la limite pour exemplaires multiples n'est pas appliquée aux prêts ou renouvellements. Aucune action n'est requise de votre part si vous voulez conserver le comportement actuel du système qui est de permettre le prêt d'exemplaires multiples d'un même titre.

Vous devez activer le nouveau paramètre Limite d'exemplaires multiples pour empêcher les usagers d'emprunter plus d'un document catalogué dans la même notice bibliographique WorldCat (Numéro OCLC).  Vous pouvez ensuite choisir si les renouvellements doivent être bloqués si l'usager a déjà plus d'un document actuellement prêté parce que, par exemple, le prêt a eu lieu avant que la limite ne soit appliquée ou parce que le prêt a été autorisé par le personnel de la bibliothèque comme une exception spéciale :

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Utilisez ensuite le Tableau des limites de prêts pour appliquer la limite d'exemplaires multiples par type d'usager, emplacement sur les rayons et/ou genre de document, conformément à vos pratiques locales. N'oubliez pas que le Tableau des limites de prêts traite vos politiques en examinant toutes les lignes du Tableau pour trouver des correspondances. Si le système trouve une ou plusieurs correspondances, il détermine si la limite de prêts a été dépassée. Si c'est le cas, le système empêchera le prêt ou le renouvellement en fonction de la limite la plus restrictive qui s'applique au prêt.

 Note : Pour l'instant, la limite d'exemplaires multiples empêche un usager d'avoir plus d'un volume ou d'un numéro d'une publication en série ou d'un ensemble en plusieurs parties prêté. Par exemple, un usager ayant emprunté le v. 1 ne pourra pas emprunter le v. 2 si les deux volumes sont catalogués dans la même notice bibliographique WorldCat. Vous devriez tenir compte de cette limitation lorsque vous décidez de l'application de la limite d'exemplaires multiples dans votre Tableau des limites de prêts. Par exemple, il est possible que vous ne souhaitiez pas appliquer la limite aux revues ou aux emplacements où les publications en série et les ensembles en plusieurs parties sont lignes.

Si vous appliquez la limite d'exemplaires multiples à un emplacement précis dans votre Tableau des limites de prêts, le système empêchera le prêt d'exemplaires multiples à l'emplacement indiqué. Dans l'exemple suivant, les étudiants ne sont pas autorisés à emprunter plusieurs exemplaires de titres à l'emplacement  OCLC Library South Branch > eBooks et OCLC Library North Branch > Reserves - 2-hour loan. Aucune limite n'est appliquée aux autres parties de la collection. Par conséquent, un étudiant sera autorisé à emprunter au moins trois exemplaires du titre : un document conservé dans eBooks, un document conservé dans Reserves - 2-hour loan, et autant de documents qu'il le souhaite provenant d'autres endroits de la collection :

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 Note.- Si votre bibliothèque participe à un groupe de circulation, veuillez noter que les Politiques de limites de prêts de l'établissement détenteur du ou des documents seront appliquées. Par conséquent, un usager pourra être en mesure d'emprunter plusieurs exemplaires appartenant à plusieurs établissements en fonction des politiques de chaque membre de votre groupe. 

 

Si le système détecte que la limite d'exemplaires multiples doit être appliquée, l'usager ne pourra pas emprunter ou renouveler ces exemplaires en utilisant le service en libre-service, Mon dossier, etc. Un nouveau message personnalisé SIP2 a été ajouté pour la limite d'exemplaires multiples et peut être personnalisé avec le texte que vous jugez le plus approprié pour vos bornes de prêt en libre-service, et autres.

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Cependant, le personnel de la bibliothèque peut choisir d'outrepasser la politique de limite et d'autoriser l'emprunt ou le renouvellement d'un document. Les employés de la bibliothèque ayant le rôle Circulation Admin, Circulation Comptoir ou Circulation Comptoir Confidentialité peuvent outrepasser la politique de limite d'exemplaires multiples avec une simple confirmation. Les employés de la bibliothèque ayant le rôle Étudiant-Employé, Étudiant-Employé Circulation et/ou Étudiant-Employé Restrictions doivent demander à un superviseur d'outrepasser toute politique.

Les employés verront une mise en garde leur demandant d'outrepasser la limite d'exemplaires multiples :

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Choisir d'autoriser le prêt en libre-service de documents avec une réservation en attente pour un autre usager (17 septembre)

Vous pouvez maintenant déterminer si votre bibliothèque souhaite autoriser le système de prêt en libre-service, l'application mobile pour usagers ou tout autre service utilisant le service WMS SIP2 à permettre à un usager d'emprunter un document de votre collection qui est requis pour répondre à une réservation en attente d'un autre usager. Les documents concernés apparaîtraient dans votre liste de Réservations à récupérer mais n'auraient pas encore été récupérés et retournés par le personnel.

Auparavant, vos usagers ne pouvaient pas emprunter les documents concernés et devaient se rendre au comptoir de prêt pour obtenir de l'aide. C'était un problème si votre bibliothèque souhaitait que l'usager qui a le document « en main » puisse emprunter le document, par exemple, parce que le personnel de la bibliothèque n'est pas toujours sur place pendant les heures de service.

La nouvelle option de configuration est contrôlée par adresse IP pour laquelle vous avez autorisé la connexion via SIP2. Si votre bibliothèque fait partie d'un groupe de circulation, c'est la politique de l'établissement qui gère le client SIP2 qui sera appliquée.

Par défaut, le système continuera d'empêcher les prêts. Aucune action n'est requise de votre part si vous voulez conserver le comportement actuel du système qui est d'empêcher les prêts.

Pour autoriser les prêts, vous devez désélectionner le nouveau paramètre Bloquer le prêt si des réservations sont en attente dans Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Intégrations > Adresses IP SIP2 :

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Le paramètre Bloquer le prêt si des réservations sont en attente s'applique uniquement aux prêts tentés via SIP2 à partir d'une adresse IP précise.Par exemple, le personnel devra toujours fournir une dérogation (outrepasser) lors du prêt d'un document à partir de l'interface Circulation, etc.

Le nouveau paramètre ne s'applique pas non plus dans les cas suivants :

  1. Le document est requis pour répondre à la réservation de l'usager qui tente d'emprunter le document.
    • L'usager pourra emprunter le document peu importe le nouveau paramètre. La réservation éligible de l'usager sera remplie et supprimée de la file d'attente.
  2. Le document est requis pour remplir une prochaine mise de côté.
    • Le personnel de la bibliothèque doit aider l'usager pour l'emprunt du document.
  3. Le document est déjà réservé pour un autre usager, c'est-à-dire que le document est Réservé.
    • Le personnel de la bibliothèque doit aider l'usager pour l'emprunt du document.
    L'usager tente de renouveler un document qui lui est déjà prêté alors que ce document est requis pour remplir une réservation ou une mise de côté d'un autre usager.
    • Le personnel de la bibliothèque doit aider l'usager pour le renouvellement du document.

Afficher et filtrer les mises de côté de documents par l'Établissement d'appartenance de l'usager dans la liste de Réservations à récupérer (17 septembre)

Si votre bibliothèque fait partie d'un groupe de circulation, vous pouvez maintenant voir et filtrer les réservations et mises de côté par Établissement d'appartenance de l'usager.

Cette modification s'applique également à la liste de réservations à récupérer dans l'API WMS Circulation. Si votre bibliothèque utilise l'API Circulation pour générer une liste de réservations à récupérer personnalisée, vous verrez maintenant les identifiants de l'établissement d'appartenance des usagers pour les mises de côté dans la liste.

Auparavant, la colonne Établissement d'appartenance de l'usager ne contenait pas d'information pour les mises de côté de documents.Les documents requis pour remplir les mises de côté étaient exclus si vous sélectionniez une valeur dans la colonne Établissement d'appartenance de l'usager.

 

Option de paiement en ligne avec Worldline dans Mon dossier pour WorldShare (21 septembre)

Les bibliothèques WorldShare de l'Union européenne ou du Royaume-Uni peuvent désormais activer l'intégration de Worldline pour offrir le paiement en ligne des frais de bibliothèque à partir de Mon dossier et fournir une expérience de paiement sûre et sécurisée à leurs usagers. WorldShare permet déjà l'intégration d'autres systèmes de paiement dont Flywire CRS, Paysafe (Canada uniquement) et WPM Education (Royaume-Uni uniquement).  

Pour l'intégration à WorldShare, votre établissement doit utiliser la plate-forme de paiement en ligne Worldline.Les usagers de la bibliothèque sélectionneront leurs factures dans Mon dossier et seront ensuite dirigés vers le site de paiement de Worldline pour effectuer le paiement à l'aide de leur page de paiement hébergée. La région et l'entente de votre établissement avec Worldline déterminera quels modes de paiement seront pris en charge. Par exemple, les paiements avec American Express, Apple Pay, Discover, iDEAL, MasterCard, PayPal, Visa, et plus.

Les paiements avec Worldline sont reflétés dans Circulation WorldShare dès qu'ils sont confirmés par le système de paiement.

 Mise en garde - Certaines restrictions s'appliquent. Des frais d'implantation uniques sont exigés pour permettre les paiements en ligne. Votre bibliothèque ou votre établissement aura également besoin d'un compte actif auprès de Worldline. Contactez OCLC Library Services ou votre conseiller OCLC en services aux bibliothèques pour plus de détails.

 

Expérience usager

Dans Mon dossier, les usagers peuvent sélectionner des frais ou des amendes, ou tous les frais et toutes les amendes de la bibliothèque sous l'onglet Frais et sélectionner le bouton de paiement pour commencer le paiement en ligne. Le bouton de paiement ne s'affichera que pour les usagers dont la bibliothèque a activé les paiements en ligne et a activé

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Après avoir sélectionné le bouton de paiement, tous les usagers de la bibliothèque doivent consentir à l'envoi des données requises par le système de paiement. Une fois que l'usager a donné son consentement, il est redirigé vers le site Web de paiement hébergé par Worldline. Les champs de renseignements confidentiels (numéro de carte, CVV, numéro de compte bancaire, etc.) sont saisis dans le site de Worldline pour garantir que l'entrée et le stockage des données de l'usager sont gérés en toute sécurité par Worldline.

Les paiements en ligne sont reflétés dans Circulation WorldShare dès qu'ils sont confirmés par Worldline. 

Worldline envoie des avis par courrier électronique aux usagers et au personnel de la bibliothèque. WorldShare enverra des avis par courrier électronique comme suit :

  • Un avis de confirmation de paiement est envoyé à l'usager lorsque le paiement effectué avec Worldline est reflété dans Circulation WorldShare.
  • Un avis d'échec de paiement sera envoyé à l'usager et à l'adresse électronique configurée pour le personnel de votre bibliothèque si la conciliation des paiements échoue, c'est-à-dire si un paiement Worldline réussi ne peut pas être reflété dans Circulation WorldShare.
  • Un avis d'état de paiement indéterminé sera envoyé à l'usager et à l'adresse électronique configurée pour le personnel de votre bibliothèque si Worldline fourni une confirmation de règlement invalide ou inattendu. Cet avis n'est envoyé que dans des circonstances exceptionnelles.

L'adresse électronique de l'usager est tirée de son dossier/compte dans WorldShare. Si un usager n'a pas d'adresse électronique dans son dossier, il ne pourra pas effectuer de paiement en ligne avec WorldLine. Un message sera affiché lorsque l'usager tente d'effectuer un paiement dans Mon dossier :

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Pour plus d'informations, voir Accéder à Mon dossier et personnaliser l'affichage et Mon dossier - FraisFrais.

 

Configuration

Si vous avez déjà un compte Worldline, l'écran Plate-forme de paiement dans Configuration des services OCLC vous permet d'intégrer WorldShare à votre système de paiement. Le personnel doit avoir le rôle Paiements Admin ou Paiements Gestion pour accéder à l'écran Plate-forme de paiement. Pour plus de détails, voir Rôles pour les comptes de Circulation.

Comme pour les autres systèmes de paiement, vous aurez la possibilité d'activer Worldline pour le personnel de la bibliothèque uniquement pour vous permettre d'effectuer des contrôles de qualité, de créer de la documentation, etc. Lorsque l'option Activer pour le personnel de la bibliothèque uniquement est sélectionnée, l'option de paiement Worldline apparaît uniquement dans Mon dossier si le compte de l'utilisateur a le rôle Paiements Admin, Paiements gestion ou Paiements Tests. Vous pouvez choisir de tester Worldline dans l'environnement test ou de production de Worldline au besoin.

 Mise en garde - Ne sélectionnez pas l'environnement test de Worldline si Worldline est activé pour tous les usagers, surtout si votre bibliothèque utilise déjà WorldShare en mode production. Avant de sélectionner l'environnement test, assurez-vous que le paramètre Activer pour le personnel de la bibliothèque uniquement est sélectionné.

Cliquez ici pour plus de détails sur les paramètres de configuration de Worldline

Paramètres de Worlding :

Paramètre Option Description
Environnement Test

Les paiements effectués via Mon dossier seront soumis au serveur de tests de Worldline.

 Mise en garde - Ne sélectionnez pas l'environnement test si Worldline est activé pour tous les usagers, surtout si votre bibliothèque utilise déjà WorldShare en mode production (réel). Avant de sélectionner le serveur de tests, assurez-vous que le paramètre Activer pour le personnel de la bibliothèque uniquement est activé.

L'environnement test de Worldline permet au personnel de votre bibliothèque d'utiliser des cartes tests pour simuler des scénarios de paiement. Contactez le service d'assistance technique d'OCLC si vous souhaitez obtenir de l'aide pour effectuer des tests avec le serveur de tests de Worldline. Pour plus de détails, consultez la documentation de Worldline.

 MISE EN GARDE - Ne soumettez pas d'informations réelles de carte ou bancaires au serveur de tests. 

Production Les paiements effectués via Mon dossier seront soumis au serveur réel de Worldline pour traitement de la carte de l'émetteur. 
Adresse électronique à laquelle envoyer les transactions n/a Adresse électronique d'un membre du personnel de la bibliothèque ou d'un groupe qui devrait recevoir un avis de WorldShare si le paiement d'un usager n'est pas reflété dans Circulation WorldShare.
Adresse électronique à partir de laquelle envoyer les courriels sortants n/a Adresse que les utilisateurs verront comme l'expéditeur de la confirmation de paiement et des avis d'erreur de WorldShare. Les utilisateurs de la bibliothèque peuvent répondre à cette adresse électronique s'ils ont des questions concernant leur paiement.
Identifiant du commerçant n/a Votre numéro de compte chez Worldline.
Veuillez contactez Worldline pour plus de détails.
ID de la clé d'API Worldline n/a Tous les noms d'utilisateur et mots de passe d'API sont fournis par Worldline et peuvent différer entre les serveurs de tests et en mode réel de Worldline. Veuillez contactez Worldline pour plus de détails.
Secret de la clé d'API Worldline n/a Tous les noms d'utilisateur et mots de passe d'API sont fournis par Worldline et peuvent différer entre les serveurs de tests et en mode réel de Worldline. Veuillez contactez Worldline pour plus de détails.
ID de la clé webhook de Worldline n/a Tous les noms d'utilisateur et mots de passe d'API sont fournis par Worldline et peuvent différer entre les serveurs de tests et en mode réel de Worldline. Veuillez contactez Worldline pour plus de détails.
Secret de la clé webhook Worldline n/a Tous les noms d'utilisateur et mots de passe d'API sont fournis par Worldline et peuvent différer entre les serveurs de tests et en mode réel de Worldline. Veuillez contactez Worldline pour plus de détails.
Texte affiché pour le paiement des frais

Payer

Payer les frais

Payer les amendes

Payer maintenant

Payer en ligne

Payer avec Worldline

Contrôle le texte affiché pour les boutons de paiement dans Mon dossier. Le texte du bouton sera traduit automatiquement en fonction de la langue sélectionnée par l'utilisateur.
 

Suivi des paiements en ligne

Le personnel de Circulation WorldShare verra, dans le dossier de l'usager, tout paiement effectué par celui-ci dès que le paiement aura été confirmé par le système de paiement.

Vous verrez les types de transaction suivantes dans l’historique de paiement :

  • Paiement en attente - L'usager a consenti à partager ses données de facturation avec le système de paiement. Cela n'indique pas que l'usager a tenté de traiter un paiement.
  • Paiement - Le système de paiement a confirmé que le paiement de l'usager a bien été traité.

Le mode de paiement indiquera si le paiement a été prélevé par Worldline.

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 Note. - Vous pouvez ajouter votre système de paiement à la liste des Modes de paiement possibles disponibles pour le personnel de la bibliothèque travaillant dans Circulation WorldShare au cas où le personnel de la bibliothèque aurait besoin de traiter des remboursements, des paiements qui n’auraient pas pu être reflétés dans WorldShare, etc. Sinon, il n’est pas nécessaire d’ajouter votre système de paiement à vos Modes de paiement.

Pour des statistiques sur l'utilisation globale, votre bibliothèque peut utiliser les services Rapports WorldShare et Conception de rapports pour voir les paiements qui ont été effectués en ligne. Vous pouvez utiliser Conception de rapports pour créer des rapports qui comprennent l'ID de paiement connu de WorldShare et du système de paiement pour vérification (ID du paiement en attente) dans le Rapport détaillé sur les évènements de Circulation.

ID du paiement en attente est disponible dans les évènements Payer facture En attente et Payer facture dans Conception de rapports WorldShare pour aider votre bibliothèque à générer des rapports sur des paiements en ligne effectués par le biais de Worldline.

 

Afficher la cote du document et l'emplacement sur les rayons pour les documents prêtés dans Mon dossier (21 septembre)

À partir du 21 septembre, la cote et l'emplacement sur les rayons des documents prêtés à un usager seront affichés dans Mon dossier. Ces informations ont pour but d'aider les usager à identifier les documents qui leur sont prêtés.

L'onglet Emprunts dans Mon dossier affichera la cote et l'emplacement sur les rayons temporaire, si un tel emplacement a été assigné au document. Dans le cas contraire, l'emplacement sur les rayons permanent du document sera affiché.

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Problèmes corrigés

Les informations sur la disponibilité n'étaient pas toujours affichées dans WorldCat Discovery lorsqu'un document était prêté.

Les informations sur la disponibilité des documents n'étaient pas toujours affichées dans WorldCat Discovery lorsqu'un document était prêté conformément à une politique de prêt à court terme (où la durée du prêt est calculée en minutes ou en heures). Les informations sur la disponibilité seront maintenant affichées comme prévu.

Problèmes connus

Voir la rubrique Problèmes connus (en anglais).

Liens importants

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.