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Ajouter des documents

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Informations sur l'ajout de documents en une seule unité matérielle et en plusieurs parties dans Circulation WorldShare.

Documents en une seule unité matérielle

Comment ajouter des documents en une seule unité matérielle.

Ouvrir l'écran Exemplaires

  1. Sous Recherche de documents, trouvez un document que vous voulez ajouter à vos fonds ou que vous voulez modifier.
  2. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le titre du document.
  3. Si l'écran Exemplaires n'est pas présenté, cliquez sur le lien Exemplaires dans le coin droit supérieur.

Document ajouté

  1. Dans l'écran Exemplaires, cliquez sur Ajouter un document dans le coin droit supérieur.
  2. Dans l'écran Ajouter un nouveau document monographique, remplissez les champs. La succursale et la cote sont requises.
Explications sur certains champs :
Champ Définition
Succursale Succursale de la bibliothèque qui possède le document décrit dans la notice.
Emplacements sur rayons

Emplacement du document dans la succursale.

Pour enlever un emplacement sur les rayons, cliquez sur le X à côté de la flèche (si disponible), ou cliquez sur l' emplacement sur les rayons .
Cote Inscrivez la cote du document. 

 Note. -  

  • Utilisateurs de Gestion des notices WorldShare - Si vous avez défini un Système de classification par défaut dans Préférences utilisateur, la cote de la NFL dérivée sera automatiquement remplie avec la cote de la zone correspondante de la notice bibliographique à partir de laquelle vous dérivez la NFL.
Numéro d'exemplaire Numéro assigné par la bibliothèque afin de distinguer les exemplaires d'un même titre.
État de réception Indique si le document a été reçu ou non.
Restrictions d'utilisation Toute restriction quant à l'utilisation du document. Ce champ est utilisé lorsqu'il faut inclure des informations qui sont trop spécifiques au document pour être incluses dans la zone 506 (Note sur les limites à la consultation de la notice bibliographique.  Voir 876-878 Informations sur le document-Informations générales.
Note(s)

Note sur le document.

(Facultatif) Pour qu'une note soit affichée lors du prêt ou du retour, inscrivez un point d'exclamation (!) comme premier caractère de la note.
 

  Note. - Pour plus d'informations sur l'affichage des NFL dans WorldCat Discovery, voir Établissement de correspondances avec les zones des Notices de fonds locaux.

  1. Cliquez sur Ajouter document monographique. L'écran contient les informations que vous avez entrées. Dans l'écran Exemplaires, cliquez sur Actualiser pour voir le nouveau document.

Erreur "Emplacement sur les rayons non reconnu"

Cette erreur survient lorsque la valeur pour l'emplacement sur les rayons (852 ‡c) dans la notice de fonds local ne correspond pas aux codes de localisations de la Table de conversion des codes de localisations dans Configuration des services OCLC. La Table de conversion des codes de localisations est la source pour les codes de succursales et les noms affichés, les systèmes de classification et les emplacements sur les rayons. Pour plus de détails, voir Table de conversion des codes de localisations.

Document en plusieurs parties

Les documents en plusieurs parties sont composés de plusieurs documents. Exemples : encyclopédies, coffrets de musique, etc.

Utilisez Recherche de documents pour chercher un document, puis cliquez sur son titre.

Ajouter un titre en plusieurs volumes, Affichage des documents, Affichage des exemplaires

Ces liens apparaissent dans le coin supérieur droit de l'écran, sous les liens Exemplaires, Détails et Réservations.

 Note. - Un titre en plusieurs volumes ne peut pas être ajouté à une notice à laquelle un document est déjà lié.

Ajouter un titre en plusieurs volumes, Affichage des documents, Affichage des exemplaires

  1. Dans l'écran Exemplaires, cliquez sur le lien Ajouter titre en plusieurs volumes dans le haut de l'écran.
  2. Dans l'écran Ajouter nouveau titre en plusieurs volumes, remplissez les champs. La succursale et la cote sont requises.
Explications sur certains champs :
Champ Définition
Succursale Succursale de la bibliothèque qui possède le document décrit dans la notice.
Emplacements sur rayons

Emplacement du document dans la succursale.

Pour enlever un emplacement sur les rayons, cliquez sur le X à côté de la flèche (si disponible), ou cliquez sur l' emplacement sur les rayons .

 
Cote Inscrivez la cote du document. 

 Note. -  

  • Utilisateurs de Gestion des notices WorldShare - Si vous avez défini un Système de classification par défaut dans Préférences utilisateur, la cote de la NFL dérivée sera automatiquement remplie avec la cote de la zone correspondante de la notice bibliographique à partir de laquelle vous dérivez la NFL.
Numéro d'exemplaire Numéro assigné par la bibliothèque afin de distinguer les exemplaires d'un même titre.
Restrictions d'utilisation Toute restriction quant à l'utilisation du document. Ce champ est utilisé lorsqu'il faut inclure des informations qui sont trop spécifiques au document pour être incluses dans la zone 506 (Note sur les limites à la consultation de la notice bibliographique.  Voir 876-878 Informations sur le document-Informations générales.
Note(s)

Note sur le document.

(Facultatif)  Pour qu'une note soit affichée lors du prêt ou du retour, inscrivez un point d'exclamation (!) comme premier caractère de la note.
 

  Note. - Pour plus d'informations sur l'affichage des NFL dans WorldCat Discovery, voir Établissement de correspondances avec les zones des Notices de fonds locaux.

  1. Cliquez sur Ajouter titre en plusieurs volumes : les informations que vous avez inscrites sont affichées.
Erreur "Emplacement sur les rayons non reconnu"

Cette erreur survient lorsque la valeur pour l'emplacement sur les rayons (852 ‡c) dans la notice de fonds local ne correspond pas aux codes de localisations de la Table de conversion des codes de localisations dans Configuration des services OCLC. La Table de conversion des codes de localisations est la source pour les codes de succursales et les noms affichés, les systèmes de classification et les emplacements sur les rayons. Pour plus de détails, voir Table de conversion des codes de localisations.

Affichage des documents

Présente la liste des fonds au niveau des documents (les documents sont les composantes individuelles de l'ensemble). Chaque document a un code-barres.

Affichage des exemplaires

Présente des informations de base sur l'ensemble de documents (succursale, cote). La section des détails sur l'exemplaire sélectionné comprend des informations sur les documents de l'ensemble (énumération et chronologie, si pertinent, et code-barres).

Ajouter un document (à un titre en plusieurs volumes)

  1. Dans l'écran Exemplaires, dans la section Exemplaires, cliquez sur Recevoir document dans la colonne Action.
  2. Dans l'écran Ajouter nouveau document en plusieurs parties, remplissez les champs. L'un des champs suivants est requis : Code-barres, Énumération/Chronologie, Description.
Explications sur certains champs :
Champ Définition
Emplacements sur rayons

Ajouter un emplacement sur les rayons temporaire. Emplacement du document dans la succursale.

Pour enlever un emplacement sur les rayons, cliquez sur le X à côté de la flèche (si disponible), ou cliquez sur l' emplacement sur les rayons .
Numéro d'exemplaire Numéro assigné par la bibliothèque afin de distinguer les exemplaires d'un même titre.
État de réception Indique si de nouvelles parties d'un document en plusieurs parties ou d'une publication en série sont reçues ou non.
Catégorie Une entité bibliographique qui constitue la totalité ou une partie d'un document bibliographique. Une unité bibliographique peut être une unité bibliographique de base, du matériel supplémentaire ou un Index. Exemples d’unités bibliographiques : un seul volume, une monographie en plusieurs volumes, une brochure d’accompagnement, un ensemble de mises à jour publiées en série.
Énumération La désignation reflète le système alphabétique ou numérique utilisé par l'éditeur d'un document, ou assignée lorsque la mention de fonds est créée, pour identifier les parties bibliographiques ou physiques individuelles, et pour illustrer le lien de chaque unité au document dans son ensemble.
Chronologie

La ou les dates utilisées par l’éditeur sur l'unité bibliographique émise en série pour aider à l’identifier ou indiquer quand elle a été publiée. La chronologie peut refléter les dates de couverture, publication ou impression.

Lorsque vous inscrivez les mois, utilisez des chiffres (1, 2, etc.). Ne les épeler pas (janvier, février, etc.).
Description La mention de couverture de la bibliothèque pour le périodique ou le titre en plusieurs volumes : Vol. 7 No. 1 – Vol. 22 No. 12) ou texte (Fonds détenus par la bibliothèque 1992 - présent).
Restrictions d'utilisation Toute restriction quant à l'utilisation du document. Ce champ est utilisé lorsqu'il faut inclure des informations qui sont trop spécifiques au document pour être incluses dans la zone 506 (Note sur les limites à la consultation de la notice bibliographique.  Voir 876-878 Informations sur le document-Informations générales.
Coût(s) Coût du document
Note(s)

Note sur le document.

(Facultatif) Pour qu'une note soit affichée lors du prêt ou du retour, inscrivez un point d'exclamation (!) comme premier caractère de la note.
 

  Note. - Pour plus d'informations sur l'affichage des NFL dans WorldCat Discovery, voir Établissement de correspondances avec les zones des Notices de fonds locaux.

  1. Cliquez sur Ajouter document en plusieurs parties : les informations que vous avez inscrites sont affichées. Dans l'écran Exemplaire, cliquez sur Actualiser pour voir le nouveau document.
Erreur "Emplacement sur les rayons non reconnu"

Cette erreur survient lorsque la valeur pour l'emplacement sur les rayons (852 ‡c) dans la notice de fonds local ne correspond pas aux codes de localisations de la Table de conversion des codes de localisations dans Configuration des services OCLC. La Table de conversion des codes de localisations est la source pour les codes de succursales et les noms affichés, les systèmes de classification et les emplacements sur les rayons. Pour plus de détails, voir Table de conversion des codes de localisations.

Vérifier pour cote en double

Lorsque vous créez, consultez ou modifiez des NFL dans l'éditeur en affichage Texte, utilisez l'option Vérifier pour cote en double pour déterminer si le cote d'une NFL est unique. 

Dans l'écran des détails sur le document, sélectionnez Vérifier pour cote en double.  Si la cote de la NFL existe déjà, vous verrez un message contextuel contenant un lien vers la ou les notices contenant la ou les cotes.

 Notes.

  • Si vous voulez que la présence de cote en double soit automatiquement vérifiée dans les NFL que vous modifiez ou ajoutez, activez la préférence utilisateur correspondante dans la section Édition des notices dans Gestion des notices WorldShare.
  • Une mise en garde indiquant la présence d'une cote en double apparaît uniquement pour les NFL qui sont liées à des notices bibliographiques distinctes. Lorsque la cote en double apparaît dans une NFL liée à la même notice bibliographique, aucune mise en garde n'est affichée.