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Ajouter des documents

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Informations sur l'ajout de documents en une seule unité matérielle, en plusieurs parties ou temporaires dans Circulation WorldShare.

Documents en une seule unité matérielle

Comment ajouter des documents en une seule unité matérielle.

Ouvrir l'écran Exemplaires

  1. Sous Recherche de documents, trouvez un document que vous voulez ajouter à vos fonds ou que vous voulez modifier.
  2. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le titre du document.
  3. Si l'écran Exemplaires n'est pas présenté, cliquez sur le lien Exemplaires dans le coin droit supérieur.
    • Filtrez les exemplaires par Succursale/Emplacement sur rayons ou Succursale/Emplacement sur rayons temporaire.  Les sélections de filtre seront conservées pour la durée de votre session active, y compris lorsque vous passez de Circulation à Gestion des notices. 

       Note. - Il est possible que la liste d'exemplaires résultante soit filtrée en fonction de la succursale que vous avec sélectionnée lorsque vous vous êtes connecté à WorldShare si ce paramètre a été activé dans Paramètres de l'établissement dans Gestion des notices. Pour plus d'informations, voir Filtrer automatiquement la liste des exemplaires par succursale.

Document ajouté

  1. Dans l'écran Exemplaires, cliquez sur Ajouter un document dans le coin droit supérieur.
  2. Dans l'écran Ajouter un nouveau document monographique, remplissez les champs. La succursale et la cote sont requises.
Explications sur certains champs :
Zone Définition
Succursale Succursale de la bibliothèque qui possède le document décrit dans la notice.
Emplacements sur rayons

Emplacement du document dans la succursale.

Pour enlever un emplacement sur les rayons, cliquez sur le X à côté de la flèche (si disponible), ou cliquez sur l' emplacement sur les rayons .
Cote Inscrivez la cote du document. 

 Note : 

  • Utilisateurs de Gestion des notices WorldShare - Si vous avez défini un Système de classification par défaut dans Préférences utilisateur, la cote de la NFL dérivée sera automatiquement remplie avec la cote de la zone correspondante de la notice bibliographique à partir de laquelle vous dérivez la NFL.
Numéro d'exemplaire Numéro assigné par la bibliothèque afin de distinguer les exemplaires d'un même titre.
État de réception Indique si le document a été reçu ou non.
Restrictions d'utilisation Toute restriction quant à l'utilisation du document. Cette zone est utilisée lorsqu'il faut inclure des informations qui sont trop spécifiques au document pour être incluses dans la zone 506 (Note sur les limites à la consultation de la notice bibliographique.  Voir 876-878 Identification des documents - Renseignements généraux.
Note(s)

Note sur le document.

(Facultatif) Pour qu'une note soit affichée lors du prêt ou du retour, inscrivez un point d'exclamation (!) comme premier caractère de la note.
 

  Note. - Pour plus d'informations sur l'affichage des NFL dans WorldCat Discovery, voir Établissement de correspondances avec les zones des Notices de fonds locaux.

  1. Cliquez sur Ajouter document monographique. L'écran contient les informations que vous avez entrées. Dans l'écran Exemplaires, cliquez sur Actualiser pour voir le nouveau document.

Erreur "Emplacement sur les rayons non reconnu"

Cette erreur survient lorsque la valeur pour l'emplacement sur les rayons (852 ‡c) dans la notice de fonds local ne correspond pas aux codes de localisations de la Table de conversion des codes de localisations dans Configuration des services OCLC. La Table de conversion des codes de localisations est la source pour les codes de succursales et les noms affichés, les systèmes de classification et les emplacements sur les rayons. Pour plus de détails, voir Table de conversion des codes de localisations.

Document en plusieurs parties

Les documents en plusieurs parties sont composés de plusieurs documents. Exemples : encyclopédies, coffrets de musique, etc.

Utilisez Recherche de documents pour chercher un document, puis cliquez sur son titre.

Ajouter un ensemble en plusieurs parties, Affichage des fonds, Affichage des exemplaires

Ces liens apparaissent dans le coin supérieur droit de l'écran, sous les liens Exemplaires, Détails et Réservations.

 Note. - Un ensemble en plusieurs parties ne peut pas être ajouté à une notice à laquelle un document est déjà lié.

Ajouter un ensemble en plusieurs parties, Affichage des fonds, Affichage des exemplaires

  1. Dans l'écran Exemplaires, cliquez sur le lien Ajouter ensemble en plusieurs parties dans le haut de l'écran.
  2. Dans l'écran Ajouter nouvel ensemble en plusieurs parties, remplissez les champs. La succursale et la cote sont requises.
Explications sur certains champs :
Zone Définition
Succursale Succursale de la bibliothèque qui possède le document décrit dans la notice.
Emplacements sur rayons

Emplacement du document dans la succursale.

Pour enlever un emplacement sur les rayons, cliquez sur le X à côté de la flèche (si disponible), ou cliquez sur l' emplacement sur les rayons .

 
Cote Inscrivez la cote du document. 

 Note : 

  • Utilisateurs de Gestion des notices WorldShare - Si vous avez défini un Système de classification par défaut dans Préférences utilisateur, la cote de la NFL dérivée sera automatiquement remplie avec la cote de la zone correspondante de la notice bibliographique à partir de laquelle vous dérivez la NFL.
Numéro d'exemplaire Numéro assigné par la bibliothèque afin de distinguer les exemplaires d'un même titre.
Restrictions d'utilisation Toute restriction quant à l'utilisation du document. Cette zone est utilisée lorsqu'il faut inclure des informations qui sont trop spécifiques au document pour être incluses dans la zone 506 (Note sur les limites à la consultation de la notice bibliographique.  Voir 876-878 Identification des documents - Renseignements généraux.
Note(s)

Note sur le document.

(Facultatif)  Pour qu'une note soit affichée lors du prêt ou du retour, inscrivez un point d'exclamation (!) comme premier caractère de la note.
 

  Note. - Pour plus d'informations sur l'affichage des NFL dans WorldCat Discovery, voir Établissement de correspondances avec les zones des Notices de fonds locaux.

  1. Cliquez sur Ajouter ensemble en plusieurs parties : les informations que vous avez inscrites sont affichées.
Erreur "Emplacement sur les rayons non reconnu"

Cette erreur survient lorsque la valeur pour l'emplacement sur les rayons (852 ‡c) dans la notice de fonds local ne correspond pas aux codes de localisations de la Table de conversion des codes de localisations dans Configuration des services OCLC. La Table de conversion des codes de localisations est la source pour les codes de succursales et les noms affichés, les systèmes de classification et les emplacements sur les rayons. Pour plus de détails, voir Table de conversion des codes de localisations.

Affichage des fonds

Présente la liste des fonds au niveau des documents (les documents sont les composantes individuelles de l'ensemble). Chaque document a un code-barres.

Affichage des exemplaires

Présente des informations de base sur l'ensemble de documents (succursale, cote). La section Fonds pour l'exemplaire sélectionné comprend des informations sur les documents de l'ensemble (énumération et chronologie, si pertinent, et code-barres).

Ajouter un document (à un ensemble en plusieurs parties)

  1. Dans l'écran Exemplaires, dans la section Exemplaires, cliquez sur Recevoir document dans la colonne Action.
  2. Dans l'écran Ajouter nouveau document en plusieurs parties, remplissez les champs. L'un des champs suivants est requis : Code-barres, Énumération/Chronologie, Description.
Explications sur certains champs :
Zone Définition
Emplacements sur rayons

Ajouter un emplacement sur les rayons temporaire. Emplacement du document dans la succursale.

Pour enlever un emplacement sur les rayons, cliquez sur le X à côté de la flèche (si disponible), ou cliquez sur l' emplacement sur les rayons .
Numéro d'exemplaire Numéro assigné par la bibliothèque afin de distinguer les exemplaires d'un même titre.
État de réception Indique si de nouvelles parties d'un document en plusieurs parties ou d'une publication en série sont reçues ou non.
Category Une entité bibliographique qui constitue la totalité ou une partie d'un document bibliographique. Une unité bibliographique peut être une unité bibliographique de base, du matériel supplémentaire ou un Index. Exemples d’unités bibliographiques : un seul volume, une monographie en plusieurs volumes, une brochure d’accompagnement, un ensemble de mises à jour publiées en série.
Énumération La désignation reflète le système alphabétique ou numérique utilisé par l'éditeur d'un document, ou assignée lorsque la mention de fonds est créée, pour identifier les parties bibliographiques ou physiques individuelles, et pour illustrer le lien de chaque unité au document dans son ensemble.
Chronologie

La ou les dates utilisées par l’éditeur sur l'unité bibliographique émise en série pour aider à l’identifier ou indiquer quand elle a été publiée. La chronologie peut refléter les dates de couverture, publication ou impression.

Lorsque vous inscrivez les mois, utilisez des chiffres (1, 2, etc.). Ne les épeler pas (janvier, février, etc.).
Description La mention de couverture de la bibliothèque pour le périodique ou l'ensemble en plusieurs parties : Vol. 7 No. 1 – Vol. 22 No. 12) ou texte (Fonds détenus par la bibliothèque 1992 - présent).
Restrictions d'utilisation Toute restriction quant à l'utilisation du document. Cette zone est utilisée lorsqu'il faut inclure des informations qui sont trop spécifiques au document pour être incluses dans la zone 506 (Note sur les limites à la consultation de la notice bibliographique.  Voir 876-878 Identification des documents - Renseignements généraux.
Coût(s) Coût du document
Note(s)

Note sur le document.

(Facultatif) Pour qu'une note soit affichée lors du prêt ou du retour, inscrivez un point d'exclamation (!) comme premier caractère de la note.
 

  Note. - Pour plus d'informations sur l'affichage des NFL dans WorldCat Discovery, voir Établissement de correspondances avec les zones des Notices de fonds locaux.

  1. Cliquez sur Ajouter document en plusieurs parties : les informations que vous avez inscrites sont affichées. Dans l'écran Exemplaire, cliquez sur Actualiser pour voir le nouveau document.
Erreur "Emplacement sur les rayons non reconnu"

Cette erreur survient lorsque la valeur pour l'emplacement sur les rayons (852 ‡c) dans la notice de fonds local ne correspond pas aux codes de localisations de la Table de conversion des codes de localisations dans Configuration des services OCLC. La Table de conversion des codes de localisations est la source pour les codes de succursales et les noms affichés, les systèmes de classification et les emplacements sur les rayons. Pour plus de détails, voir Table de conversion des codes de localisations.

Vérifier pour cote en double

Lorsque vous créez, consultez ou modifiez des NFL dans l'éditeur en affichage Descriptif, utilisez l'option Vérifier pour cote en double pour déterminer si le cote d'une NFL est unique. 

Dans l'écran des détails sur le document, sélectionnez Vérifier pour cote en double.  Si la cote de la NFL existe déjà, vous verrez un message contextuel contenant un lien vers la ou les notices contenant la ou les cotes.

 Notes

  • Si vous voulez que la présence de cote en double soit automatiquement vérifiée dans les NFL que vous modifiez ou ajoutez, activez la préférence utilisateur correspondante dans la section Édition des notices dans Gestion des notices WorldShare.
  • Une mise en garde indiquant la présence d'une cote en double apparaît uniquement pour les NFL qui sont liées à des notices bibliographiques distinctes. Lorsque la cote en double apparaît dans une NFL liée à la même notice bibliographique, aucune mise en garde n'est affichée.

Documents temporaires

Un document temporaire peut être créé pour un document qui n'a pas été catalogué ou qui a été obtenu via un prêt entre bibliothèques.

Créer un document temporaire

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Recherche de documents.
  2. Dans la boîte Entrer le code-barres, balayez ou inscrivez le code-barres. Si vous inscrivez le code-barres, cliquez ensuite sur OK ou appuyez sur <Entrée>.
  3. Dans la fenêtre Créer document, remplissez les champs. Prenez en note le code-barres, le nom de l'auteur et le titre du document afin de pouvoir le récupérer. Sélectionnez Document temporaire comme type de document.
  4. Cliquez sur Créer document.
  5. (Facultatif) Pour ajouter des informations supplémentaires au document temporaire :
    1. Cliquez sur Modifier document.
    2. Remplissez les champs. Le champ Supprimer date ne supprime pas automatiquement le document temporaire. Ce champ est uniquement à titre d'information pour la bibliothèque.
    3. Cliquez sur Enregistrer modifications.

Les documents temporaires resteront dans votre système jusqu'à ce qu'ils soient supprimés manuellement.  Pour plus de détails, voir Supprimer un document.

Créer un document temporaire et le prêter ou le réserver pour un usager

Les documents temporaires peuvent également être créés dans le dossier d'un usager. Vous pouvez créer un document temporaire et le prêter ou le réserver pour un usager.

Voir Prêter un document temporaire.

Pour retourner un document temporaire, suivez les étapes indiquées pour retourner un document.  Pour plus de détails sur le retour de documents, voir Retourner des documents.

Récupérer un document temporaire

Balayez ou inscrivez le code-barres du document temporaire dans la boîte Entrer le code-barres. Si vous ne connaissez par le code-barres du document, cherchez-le.

 Note.– La seule façon de chercher un document temporaire est par auteur, titre ou code-barres. Pour plus de détails, voir Chercher un document.

Créer un document temporaire pour la réserve de cours

Des documents temporaires peuvent également être créés pour les documents personnels d'un professeur :

  • Si aucune notice bibliographique n'est associée aux documents.
  • Si ces documents ne feront pas partie de votre collection permanente.
  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Recherche de documents.
  2. Dans la boîte Entrer le code-barres, balayez ou inscrivez le code-barres qui sera assigné au document. Si vous inscrivez le code-barres, cliquez ensuite sur OK ou appuyez sur <Entrée>.
  3. Dans la fenêtre Créer un document, remplissez les champs. Prenez en note le code-barres, le nom de l'auteur et le titre du document afin de pouvoir le récupérer. Sélectionnez Document temporaire comme type de document.
  4. Cliquez sur Créer document.
  5. (Facultatif) Pour ajouter des informations supplémentaires au document temporaire :
    1. Cliquez sur Modifier document.
    2. Remplissez les champs. Le champ Supprimer date ne supprime pas automatiquement le document temporaire. Ce champ est uniquement à titre d'information pour la bibliothèque.
    3. Cliquez sur Enregistrer modifications.
  6. (Facultatif) Créez un document temporaire et ajoutez une note sur le cours dans WorldCat Discovery.

     Note. - L'ajout d'un document temporaire dans l'interface de Réserve de cours de WorldCat Discovery n'entraînera pas la création d'un document temporaire dans Circulation WorldShare.