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Assistance OCLC

Configurer et utiliser les réserves de cours

Les réserves de cours permettent à vos utilisateurs de chercher des cours et de voir les documents réservés pour ces cours. Ils peuvent chercher des cours par nom du cours, préfixe, professeur ou département.

À propos de

Les réserves de cours sont disponibles pour :

  • les bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare;
  • les bibliothèques qui ont migré du service WorldCat Local à WorldCat Discovery;
  • les bibliothèques qui utilisent WorldCat Discovery et ont acheté cette option.

Pour des renseignements sur l'achat de l'option Réserves de cours, contacter le Service des commandes.

Pour commencer

Pour utiliser les réserves de cours, vous devez d'abord compléter les étapes ci-dessous. Les instructions pour chaque étape sont incluses plus bas.

  1. Assigner des rôles pour les réserves de cours aux employés.
    • Bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare ou WorldCat Local : assigner les rôles dans Administration WorldShare.
    • Bibliothèques qui utilisent WorldCat Discovery : assigner les rôles en contactant le Services des commandes OCLC.
  2. Activez les réserves de cours dans la Configuration des services OCLC.
  3. Confirmer l'activation des réserves de cours.

Bibliothèques qui ont migré de WorldCat Local - En plus de ces étapes, vous pouvez remplir le formulaire de migration des réserves de cours à WorldCat Discovery pour importer vos réserves de cours de de WorldCat Local.

Assigner des rôles pour les réserves de cours

Pour plus de détails, voir Rôles pour les réserves de cours.

Vous devez avoir un rôle de Réserves de cours pour gérer des cours ou pour ajouter des documents à la réserve dans WorldCat Discovery. Il y a deux niveaux de permissions dans les réserves de cours.

Rôle Permissions
Entretien des Réserves de cours (Course Reserves Maintainer)
  • Créer, modifier et supprimer des documents temporaires.
  • Ajouter, modifier ou supprimer du matériel pour un cours existant

Gestion des réserves de cours (Course Reserves Manager) - Rôle assigné aux employés qui ont besoin d'un accès complet

Autorisations pour le rôle Entretien des Réserves de cours (Course Reserves Maintainer)

  • Créer, modifier et supprimer des documents temporaires.
  • Ajouter, modifier ou supprimer du matériel pour un cours existant

Autorisation supplémentaire :

  • Créer, modifier et supprimer des réserves de cours.

 

Bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare

Pour assigner des rôles au personnel pour les réserves de cours, compléter les étapes suivantes :

  1. Connectez-vous à l'interface WorldShare.
  2. Cliquez sur l'onglet Administration.
  3. Cherchez l'employé et ouvrez son dossier.
  4. Cliquez sur Rôles > Modifier.
  5. Cochez la case pour COURSE-RESERVES_MAINTAINER ou COURSE_RESERVES MANAGER.
  6. Cliquez sur Enregistrer. Les membres du personnel auront désormais accès aux réserves de cours.

Si vous rencontrez des problèmes lors de l'assignation de rôles pour les réserves de cours, contactez orders@oclc.org et fournissez les informations listées ci-dessous si vous utilisez WorldCat Discovery.

Bibliothèques qui utilisent WorldCat Discovery

Si votre bibliothèque utilise WorldCat Discovery, vous devez contacter le Service des commandes pour activer les réserves de cours et assigner des rôles aux membres de votre personnel :

  1. Écrivez à orders@oclc.org et incluez les informations suivantes dans votre message :
    1. Votre prénom et votre nom.
    2. Le nom de votre établissement et son symbole OCLC.
    3. Votre adresse électronique.
    4. Votre nom d'utilisateur pour les services OCLC (compte WorldShare). Si vous n'avez pas de compte pour les services OCLC (compte WorldShare), indiquez quel nom d'utilisateur vous aimeriez utilisé. Si non, un nom d'utilisateur sera créé pour vous.
    5. Les renseignements sur les employés qui ont besoin d'un compte d'employé pour WorldCat Discovery et/ou pour lesquels des rôles pour les réserves de cours doivent être assignés.
  2. Vous recevrez un courriel généré par le système ou un courriel du Services des commandes OCLC (OCLC Order Services) :
    1. Si vous aviez déjà un compte pour l'accès aux fonctionnalités des employés dans l'interface WorldCat Discovery, vous recevrez un courriel de confirmation du Service des commandes OCLC indiquant que vous avez maintenant accès aux réserves de cours.

Activer les réserves de cours

Pour activer les réserves de cours, vous devez activer le lien Réserves de cours dans Configuration des services OCLC.

  1. Allez sous WorldCat Discovery et WorldCat Local > Options de l'interface utilisateur.
  2. Sous Paramètres généraux d'affichage, trouvez Afficher les réserves de cours et sélectionnez Activé.
  3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Confirmer l'activation des réserves de cours

Le lien vers les réserves de cours apparaît dans la barre de navigation de WorldCat Discovery après son activation dans Configuration des services OCLC. Un lien vers les réserves de cours apparaît également à la gauche de Mes listes et de votre service de référence en ligne (s'il est installé). Lorsque vous cliquez sur ce lien, l'écran de recherche dans les réserves de cours est présenté.

Chercher dans les réserves de cours

Ouverture de session

Pour commencer à utiliser les réserves de cours, ouvrez une session en utilisant votre compte WorldCat ou de Services de gestion de WorldShare. Après avoir ouvert une session, cliquez sur Réserves de cours. Vous verrez les Écrans de gestion des cours ou les Écrans pour l'entretien des cours, selon votre rôle.

Chercher des cours

Il est possible de chercher des cours par nom, préfixe (ex. : ART, BIO, TECH) et numéro, professeur et département. Les recherches sont effectuées pour le champ sélectionné dans la liste uniquement.

  1. Dans la boîte de recherche, inscrivez un ou des termes faisant partie d'un dossier de cours.
  2. Appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur la loupe. Les cours qui correspondent à votre recherche sont affichés.
  3. (Facultatif) Filtrez vos résultats pour afficher uniquement les cours actifs ou inactifs.

Dans l'écran des résultats de recherche, vous pouvez :

  • cliquer sur le nom d'un cours pour voir les détails sur le cours et les documents mis à la réserve pour ce cours;
  • gérer les cours en utilisant l'icône de roue pour mettre réserver des pour un cours, ou pour modifier, dupliquer ou supprimer un cours;
  • utiliser les liens de navigation (dans le bas de l'écran) pour vous déplacer parmi les pages de résultats.

Gérer des cours

Vous devez avoir un rôle de Gestion des réserves de cours pour créer, modifier ou supprimer des cours. Dans les Écrans de gestion des cours, vous pouvez voir et modifier des cours.

Créer un cours
  1. Cliquez sur le bouton Créer un cours. L'écran pour la création d'un cours est présenté.
  2. Inscrivez le Nom du cours et les détails (voir ci-dessous) que vous voulez inclure.
  3. Cliquez sur Enregistrer le cours. L'écran des réserves de cours apparaît avec un message de confirmation et un lien vers les documents réservés pour le cours.
Champs disponibles pour les cours
Zone Description
Nom (Obligatoire) Nom du cours.
Préfixe Préfixe de cours, si applicable.
Numéro Numéro de cours, si applicable.
Section(s) Section du cours, si applicable.
Département Département ou faculté pour lequel le cours est donné.
Description Description du cours. Les URL valides sont prises en charge.
Professeur(s) Prénom et nom du professeur qui donne le cours. Vous pouvez inscrire un seul professeur.
Début et Fin Inscrivez la date de début et la date de fin dans le format suivant : AAAA-MM-JJ. La date de début et la date de fin déterminent si un cours est Actif ou Inactif. Pour que le cours soit actif, sa date de début est antérieure à la date du jour, et sa date de fin est ultérieure à la date du jour. Si aucune date n'est inscrite, le cours est Actif par défaut.
Notes Toute note ou information supplémentaire. Les URL valides sont prises en charge.
Modifier un cours
  1. Cliquez sur l'icône de roue à côté du cours que vous voulez modifier et sélectionnez Modifier le cours.
  2. Modifiez le cours.
  3. Cliquez sur Enregistrer le cours. L'écran des réserves de cours apparaît avec un message de confirmation et un lien vers les documents réservés pour le cours.
Dupliquer un cours
  1. Cliquez sur l'icône de roue à côté du cours que vous voulez modifier et sélectionnez Dupliquer le cours. L'écran de duplication d'un cours est présenté et les champs contiennent les informations du cours dupliqué.
  2. Effectuez les changements nécessaires.
  3. Cliquez sur Enregistrer le cours. L'écran des réserves de cours apparaît avec un message de confirmation et un lien vers les documents réservés pour le cours.
Supprimer un cours
  1. Cliquez sur l'icône de roue à côté du cours que vous voulez supprimer et sélectionnez Supprimer le cours. Un message de confirmation sera présenté.
  2. Click Supprimer pour supprimer le cours ou sur Annuler pour annuler l'opération.

Gérer des documents temporaires

Le personnel peut créer des documents temporaires et en gérer l'accès dans les réserves de cours. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de trouver des livres appartenant à un professeur, des médias électroniques et d'autre matériel que la bibliothèque ne veut pas ajouter de façon permanente à sa collection.

Créer des documents temporaires
  1. Dans l'écran des réserves de cours, cliquez sur Documents temporaires.
  2. Cliquez sur Créer un document temporaire. L'écran pour la création d'un document temporaire est présenté.
  3. Inscrivez un Titre et les détails (voir ci-dessous) que vous voulez inclure.
  4. Cliquez sur Enregistrer le document. L'écran des réserves de cours apparaît avec un message de confirmation.

Ajoutez les documents temporaires des réserves de cours à vos collections en circulation par le biais de Circulation WorldShare. Une fois le document ajouté au matériel en circulation, la cote peut être ajoutée durant la création d'un document temporaire dans les réserves de cours pour aider les utilisateurs à localiser le document.

Champs pour la création d'un document temporaire
Zone Description
Titre (Obligatoire) Titre du document.
Langues

Langue principale du document.

Format Format du document. Ce choix détermine l'image de couverture qui sera affichée.
Description Description du document. Les URL valides sont prises en charge.
Auteur(s)

Auteur du document.

URL Hyperlien vers le document.
Cote Cote du document.
Titre de collection Titre de collection, si applicable.
Énumération de la collection Énumération de la collection, si applicable.
Chronologie de la collection Chronologie de la collection, si applicable.
Pages de la collection Pages de la collection, si applicable.
Éditeur Éditeur du document.
Lieu de publication

Localisation de l'éditeur du document.

Année de publication Année de publication du document.
Notes Notes sur le document. Les notes seront affichées pour tous les cours auxquels le document est ajouté (semblable aux notices de fonds locaux). Les URL ne sont pas prises en charge dans ce champ.
Modifier des documents temporaires
  1. Cliquez sur l'icône de roue à côté du document que vous voulez modifier et sélectionnez Modifier le document.
  2. Apportez les modifications nécessaires au document.
  3. Cliquez sur Enregistrer le document. Le document est mis à jour et un message de confirmation est présenté.
Dupliquer des documents temporaires
  1. Cliquez sur l'icône de roue à côté du document que vous voulez dupliquer et sélectionnez Dupliquer le document.
  2. Faites les modifications requises.
  3. Cliquez sur Enregistrer le document. Une nouvelle notice est créée pour le document temporaire ajouté. Aucune modification n'est apportée au document original qui a été sélectionné pour la duplication.
Supprimer des documents temporaires
  1. Cliquez sur l'icône de roue à côté du document que vous voulez supprimer et sélectionnez Supprimer le document.
  2. Cliquez sur Supprimer.Le document est supprimé pour tous les cours auxquels il est lié.

Ajouter et supprimer des documents à la réserve

Après avoir créé un cours, vous devez ajouter des documents à la réserve pour ce cours. Les employés ayant le rôle Gestion des Réserves de cours ou le rôle Entretien des Réserves de cours peuvent ajouter ou supprimer des documents à la réserve.

Ajouter des documents permanents

Il y a deux façons d'ajouter des documents pour un cours.

  1. Après avoir créé un cours, dans le message de confirmation qui apparaît dans le haut de l'écran, cliquez sur Réserver des documents pour ce cours.
    or
    Cliquez sur l'icône de roue et sélectionnez Réserver des documents de cours pour le cours pour lequel vous voulez ajouter des documents.
    L'écran de recherche est présenté avec le message : Vous réservez des documents de cours pour [Nom du cours].
  2. Inscrivez un mot-clé dans la boîte de recherche.
  3. Appuyez sur la touche <Entrée> ou cliquez sur la loupe.
  4. (Facultatif) Filtrez les résultats de recherche en sélectionnant des valeurs dans les facettes.
  5. utiliser les liens de navigation (dans le bas de l'écran) pour vous déplacer parmi les pages de résultats.
  6. Lorsque vous trouvez un document à ajouter, cliquez sur Mettre à la réserve.
    or
    Cliquez sur le Titre du document pour en voir les détails puis cliquez sur Mettre à la réserve.
  7. Si le document que vous ajoutez est une publication en série, cliquez sur la liste déroulante de Mettre à la réserve pour sélectionner le volume de la publication en série que vous voulez mettre à la réserve.
  8. Cliquez sur Mettre à la réserve. Un message de confirmation est présenté et le document est ajouté pour le cours.
  9. Cliquez sur Voir le cours pour aller à l'écran des réserves de cours.
    or
    Cliquez sur OK pour continuer à chercher des documents supplémentaires.
  10. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des documents, cliquez sur Retourner aux réserves de cours. Je ne souhaite pas mettre d'autres documents à la réserve.
Ajouter des documents temporaires
  1. Après avoir créé un cours, dans le message de confirmation qui apparaît dans le haut de l'écran, cliquez sur Réserver des documents pour ce cours.
    or
    Cliquez sur l'icône de roue et sélectionnez Réserver des documents de cours pour le cours pour lequel vous voulez ajouter des documents.
  2. Cliquez sur Survoler les documents temporaires dans le haut de l'écran.
  3. Cliquez sur Mettre à la réserve. Un message de confirmation sera présenté.
  4. Cliquez sur Voir le cours pour aller à l'écran des réserves de cours.
    or
    Cliquez sur OK pour continuer à chercher des documents supplémentaires.
  5. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des documents, cliquez sur Retourner aux réserves de cours. Je ne souhaite pas mettre d'autres documents à la réserve.

Apr```ès avoir ajouté un document physique pour un cours, vous devez localiser le document et le mettre à la réserve en utilisant les méthodes fournies par votre système de circulation (prêt).

Lorsque vous réservez des documents dans WorldCat Discovery, leur localisation ou leur état de disponibilité ne sont pas mis à jour dans Circulation. Des notices de circulation temporaires sont requises pour ces documents. Elles sont créées dans votre système de circuclation.

Avec certains systèmes, il faut mettre les documents dans un emplacement distinct. D'autres systèmes peuvent modifier le type de matériel pour « À la réserve » ou pour une catégorie semblable. Vous trouverez peut-être utile d'imprimer la liste des documents à la réserve pour un cours et de récupérer ces documents sur les rayons.

Supprimer des documents
  1. Cliquez sur le Nom du cours pour lequel vous voulez supprimer des documents.
  2. Cliquez sur le signe moins à côté du document dans la liste Documents à la réserve. Un message de confirmation sera présenté.
  3. Cliquez sur Supprimer.

Find Course Reserves items with availability and access online

When course reserve items are searched in WorldCat Discovery, users can view item availaibility.  Permanent bibliographic items with a full-text link display the “Access Online” button and locally-available items display information about availability. Temporary materials require manual entry of the call number and do not display the availability status.

Course Reserves availability is configured in OPAC Statuses, Locations and Circulation Policies.

To configure availability and shelving locations:

  1. In OCLC Service Configuration, go to WorldCat Discovery and WorldCat Local > OPAC Statuses, Locations and Circulation Policies.
  2. Open the Item Availability from OPAC accordion.
  3. Under Item availability on Search results, check the box to Associate particular shelving location with course reserves availability.

     Note: Wild cards are honored to key multiple locations*.

  4. Enter the Course Reserves shelving location in the Shelving Location field.

  5. Click Save changes.

* Wild card use example: "*Reserves*" is entered in the Shelving Location field. The shelving location will match any shelving location with the word “Reserves” in it, such as “2 Hour Reserves” or “4 Hour Reserves.” Without the wild cards, only a location that exactly matches “Reserves” will display.

If no copies of an edition or format are in the reserves location, the first available copy displays with its location.

 

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