Notes d'installation de Tipasa - Juin 2023
Date d'installation : 30 juin 2023
Introduction
Cette version de Tipasa offre de nouvelles fonctionnalités et améliorations en plus de plusieurs corrections de problèmes. Ces nouvelles fonctionnalités vous aideront à gérer des chaînes de travail plus complexes. Notamment :
- Pour les demandes hors système, expiration automatique des demandes d'emprunt envoyées aux partenaires et inclusion des établissements partenaires dans les chaînes de prêteurs créées par automatisation.
- Pour le Partage de ressources pour groupes, création de rapports sur les prêts entre bibliothèques au niveau du groupe dans Analytique.
Beaucoup des améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.
Actions recommandées
Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.
Actions administratives
Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.
| Action |
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Pour des performances optimales, il est important de vider le cache de votre navigateur avant de commencer à travailler dans le Tipasa! |
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Assurez-vous d'utiliser les fonctionnalités de Traitement intelligent, y compris :
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| Y a-t-il eu des changements au niveau de vos coordonnées ou politiques de prêt? Si c'est le cas, veuillez effectuer les mises à jour appropriées dans le Répertoire des politiques OCLC. |
Actions de suivi
Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.
| Action |
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Partagez ces notes d'installation avec vos collègues. |
| Consultez les notes d'installation pour les installations récentes de Mon dossier afin de prendre connaissance des améliorations apportées à l'expérience utilisateur pour la soumission de demandes de PEB et des correctifs pour réduire la création de demandes en double. |
| Vous êtes-vous inscrit aux alertes par courriel dans l'OCLC Community Center? Grâce à ces courriels, les notes d'installation et nouvelles de Tipasa ou du Prêt entre bibliothèques WorldShare vous seront envoyées directement dans votre boîte de réception de courriels. |
Nouvelles fonctionnalités et améliorations
Pour les demandes hors système, utilisez les améliorations pour la création et la gestion des demandes
Expiration automatique des demandes d'emprunt envoyées aux partenaires
Auparavant, toutes les étapes pour la gestion des demandes d'emprunt hors système étaient manuelles. Maintenant, le système fermera automatiquement les demandes d'emprunt hors système en fonction de la date Requis avant ou du nombre de Jours pour répondre, ce qui vous fera gagner du temps en vous évitant de devoir vérifier les dates et de fermer les demandes manuellement.
| Si ceci a été atteint... | Ceci sera automatiquement mis à jour... |
| Date pour « Requis avant » |
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| Jours pour répondre (8 jours pour copies et 16 jours pour prêts) |
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Notes :
- Cette fermeture automatique s'applique à toutes les demandes d'emprunt hors système, y compris celles qui se trouvent déjà dans votre file d'attente. Nous vous recommandons de vérifier votre file d'attente d'emprunts hors système pour toute demande expirée ou non remplie et d'aviser le partenaire que la demande a été fermée et que le document n'est plus requis. Vous pouvez utiliser le courriel « Détails complets sur la demande » ou le nouvel avis d'annulation (voir la section ci-dessous, Envoyer de nouveaux messages automatisés aux partenaires hors système). Vous pouvez ensuite soumettre la demande à un autre partenaire (en copiant la demande et en prolongeant la date Requis avant) ou changer le Type de fourniture en demande de PEB ou demande d'achat.
- Dans une prochaine installation, le système utilisera la valeur de Jours pour répondre que vous avez indiquée pour l'établissement partenaire dans le Carnet d'adresses, plutôt que les 8 ou 16 jours par défaut.
Pour plus d'informations, voir Emprunts hors système.
Inclusion des établissements partenaires dans les chaînes de prêteurs créées par automatisation
Les symboles OCLC pour les établissements partenaires hors système peuvent maintenant être inclus dans les chaînes de prêteurs créées par automatisation. Pour être utilisé dans une chaîne de prêteurs créée par automatisation :
- Un symbole OCLC doit être inclus pour l'établissement partenaire dans le Carnet d'adresses.
- Le symbole OCLC de l'établissement partenaire doit être inclus dans un Groupe personnalisé et dans une File de groupes utilisés par automatisation.
- L'établissement partenaire doit avoir des localisations dans WorldCat, ou l'automatisation doit permettre de chercher ses fonds dans le catalogue via le Z39.50.
De plus :
- Dans le Répertoire des politiques OCLC, le statut de Prêteur OCLC de l'établissement partenaire doit être Non.
- Sous Chaînes de travail avancées, l'utilisation des partenaires hors système dans les chaîne de prêteurs doit être activée. Cette option sera disponible à la mi-juillet 2023.
Trouver ou créer le symbole OCLC de l'établissement partenaire
Même si votre établissement partenaire ne fournit généralement pas de documents au sein du réseau de PEB d'OCLC, il peut avoir un symbole OCLC pour d'autres services tels que le catalogage. Pour savoir si l'établissement possède déjà un symbole OCLC, consultez le WorldCat Registry.
Si l'établissement partenaire n'a pas de symbole OCLC, veuillez soumettre une demande à l'assistance technique d'OCLC pour qu'un symbole soit créé pour cet établissement et que la possibilité de faire des demandes soit configurée via le Z39.50.
Configurer votre établissement partenaire pour son utilisation dans les chaînes de prêteurs créées par automatisation
Lorsque vous connaissez le symbole OCLC de votre établissement partenaire :
- Ajoutez le symbole OCLC au dossier du partenaire dans le Carnet d'adresses.
- Ajoutez le symbole OCLC dans un Groupe personnalisé ou une File de groupes.
- Ajoutez la File de groupes dans une automatisation (en utilisant Gestion automatisée des demandes).
- Dans les paramètres sous Chaînes de travail avancées, activez l'utilisation des partenaires hors système dans les chaîne de prêteurs. Cette option sera disponible à la mi-juillet 2023.
Création automatisée de la chaîne de prêteurs
Lorsque la demande est soumise à l'automatisation, le système vérifie les fonds pour les symboles OCLC inclus dans la File de groupes et crée la chaîne de prêteurs en appliquant les critères que vous avez indiqués pour l'automatisation.
Au fur et à mesure que la demande progresse dans la chaîne de prêteurs, elle est automatiquement transférée du PEB au hors système, et vice-versa, selon que l'établissement est un fournisseur de PEB ou un partenaire hors système. Si le statut de Prêteur OCLC est Oui, la demande est soumise au prêteur en tant que demande de PEB. Si le statut de Prêteur OCLC est Non et que le symbole a été configuré correctement pour les demandes hors système, la demande est soumise en tant que demande hors système.
Pour plus d'informations, voir Emprunts hors système.
Envoyer de nouveaux messages automatisés aux partenaires hors système
Deux nouveaux avis sont maintenant disponibles et peuvent être configurés dans Configuration des services OCLC pour l'envoi manuel ou automatisé aux partenaires hors système.
Lorsque vous mettez à jour manuellement une demande hors système, vous devez envoyer manuellement l'avis. Lorsque le système crée ou annule automatiquement une demande, l'avis peut être envoyé automatiquement.
| Cet avis... | Doit être envoyé manuellement lorsque... | Peut être automatisé pour envoi automatique lorsque... |
| Pouvez-vous fournir le document? | Vous créez manuellement une demande d'emprunt hors système. | Une demande est envoyée à un partenaire hors système via une chaîne de prêteurs créée par l'automatisation. |
| Annulation | Vous annulez manuellement une demande. | La date pour « Requis avant » ou le nombre de « Jours pour répondre » a été atteint. |
Pour plus de détails, voir Avis.
Tirer parti des améliorations de l'expérience utilisateur et des performances
Dans Configuration des services OCLC, plusieurs améliorations ont été apportées à la liste des partenaires du Carnet d'adresses.
- Le Carnet d'adresses comprend maintenant les colonnes Autre nom, Symbole du partenaire et Symbole OCLC.
- Dans la boîte de recherche, il est maintenant possible de chercher par Nom du partenaire, Autre nom, Symbole du partenaire et Symbole OCLC.
- La pagination et des options de tri supplémentaires ont été ajoutées.
- La liste des partenaires est chargée plus rapidement.
- La limite de partenaires actifs a été augmentée de 1 000 à 8 000.
Dans l'interface du personnel, les listes pour Nom de partenaire et Symbole de partenaire sont chargées plus rapidement et les icônes de chargement (spinners) sont affichées pendant le chargement des listes.
Pour plus d'informations, voir les rubriques Carnet d'adresses et Emprunts hors système.
Pour le Partage de ressources pour groupes, création de rapports sur les prêts entre bibliothèques au niveau du groupe dans Analytique.
Pour les administrateurs ou le personnel ayant des responsabilités en matière de rapports, des rapports au niveau du groupe sont maintenant disponibles. Ces rapports contiennent des données pour tous les établissements du groupe qui utilisent Tipasa ou le PEB WorldShare.
Problèmes corrigés et problèmes connus
Liens « Voir maintenant » pour le libre accès - Auparavant, de longues listes de liens étaient affichées dans l'interface du personnel (par exemple, dans l'écran des fonds ou dans les détails de la demande). Maintenant, le nombre de liens est limité à cinq. D'autres améliorations futures permettront de garantir que les meilleurs liens pour le libre accès sont mis en évidence.
Champ 'Pays' dans les demandes d'emprunt - Auparavant, le champ 'Pays' indiquait États-Unis par défaut. Maintenant, le pays est défini par défaut en fonction des paramètres régionaux de votre établissement. Vous pouvez également supprimer le pays et enregistrer la demande avec le champ 'Pays' vide. De plus, vous pouvez choisir de ne définir aucune valeur pour le 'Pays' dans les bordereau de données fixes.
Option IFM lors d'une nouvelle soumission d'une demande non remplie - Lorsque vous aviez soumis à nouveau une demande non remplie, le système ne vous permettait pas de décocher l'option Gestion des frais IFM. Maintenant, lorsque vous soumettez à nouveau une demande non remplie et que vous incluez peut-être d'autres prêteurs, vous pouvez décocher l'option Gestion des frais IFM si nécessaire.
Correspondance des champs pour le transfert de demande ISO 18626 - Auparavant, pour les demandes d'emprunt reçues via le transfert de demande ISO 18626, les données XML de certains systèmes de fournisseurs pour le type de publication et la date de publication n'étaient pas traitées correctement. Maintenant, les mises en correspondance adéquates sont effectuées pour le type de publication et les données de publication pour tous les systèmes pris en charge.
Pour la liste complète des problèmes actuels et récemment corrigés, voir Problèmes connus (en anglais).
Liens importants
Séances d'information sur la nouvelle version
Pour vous aider à vous familiariser avec les nouvelles fonctionnalités et améliorations de cette version, assistez au prochain webinaire Product Insights: Resource Sharing.
Date : mardi 25 juillet, 14 h, heure avancée de l'Est (UTC -04:00)
Inscription : https://www.oclc.org/community/interlibrary_loan/events/rspi-july-2023.en.html
Veuillez noter les fuseaux horaires des séances lors de votre inscription. La séance sera enregistrée et archivée pour visionnement dans l'OCLC Community Center. Veuillez vous inscrire, même si vous ne pouvez pas participer en temps réel, pour recevoir un lien vers l'enregistrement de la présentation.
OCLC Resource Sharing Conference Web Series
OCLC vous invite à visionner les enregistrements des présentations de la série 2023 OCLC Resource Sharing Conference (RSC23). Ces séances d'information virtuelles gratuites de la série :
- Some changes are here to stay: Managing resource sharing in the 21st century | Enregistrement et diapositives
- RSC23 Lightning sessions - Conducting interlibrary loan user surveys and Training student employees on ILL processing | Enregistrement et diapositives
- Law, not guidelines: Moving beyond CONTU | Enregistrement et diapositives
- Exceed your library users’ expectations with your ILL services | Enregistrement et diapositives
- Lightning sessions - Resource sharing: an Italian perspective, Resource share the love, and Resource sharing trends survey | Enregistrement et diapositives
- Workshop - Tips to improve staff workflows and users’ experience | Enregistrement et diapositives
De plus, les ILL 101 Sessions, organisées par le IDS Project, sont disponibles sur le site Online Learning Institute.
Virtual Workshop Series: Learn how to fine-tune your ILL setup
La série comprenait les séances d'information suivantes :
- Part 1: Fine-tune your policies and deflections (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
- Part 2: Construct your custom holdings (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
- Part 3: Automate your request process (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
- Part 4: Curate and care for your constant data (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
- Part 5: Make your usage statistics count (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
Aide et documentation
De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.