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Carnet d’adresses

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Comment saisir les coordonnées des succursales de votre établissement et ajouter des renseignements sur les emprunteurs et prêteurs hors système.

Succursales

Après avoir configuré vos contacts, lorsque vous utilisez Tipasa pour envoyer un courriel lié à une demande :

  • Le destinataire du courriel peut être sélectionné manuellement dans votre liste de contacts.
  • Si vous envoyez un courriel de demande de récupération de document pour une succursale sélectionnée, le système peut mettre en évidence les contacts associés à cette succursale.
  • Si vous envoyez un courriel de demande de récupération de document pour une succursale sélectionnée où il y a un seul contact, le système peut mettre en évidence le contact par défaut comme récipiendaire du courriel.

Si vous devez envoyer un courriel de demande de récupération de document à plusieurs personnes à une succursale donnée :

  • Configurez une liste de distribution de courriel pour tous les contacts de la succursale.
  • Utilisez cette liste comme contact électronique associé à la succursale.

Pour ajouter les coordonnées de la personne à contacter pour une succursale :

  1. Sélectionnez l'onglet Succursales.
  2. Cliquez sur Ajouter un contact. 
  3. Remplissez les champs suivants :
    • Nom
    • Adresse électronique
    • Succursale
      • (Facultatif) Sélectionnez une succursale enregistrée à associer à cette adresse électronique dans la liste déroulante Succursale. L'ajout d'une succursale permet à Tipasa de relier une succursale sélectionnée à une ou plusieurs adresses électroniques de contacts lors de l'envoi manuel d'un courriel de demande de récupération de document pour une demande particulière.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Sélectionnez Supprimer pour supprimer un contact de succursale.

Pour modifier un contact :

  1. Dans la section Gestion des contacts, trouvez le contact que vous voulez modifier.
  2. Modifiez le contact.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un contact :

  1. Dans la section Gestion des contacts, trouvez le contact que vous voulez supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer. Le contact est retiré de la liste de contacts dans la section Gestion des contacts.

Configurer les succursales associées aux contacts

 Note. - Les étapes ci-dessous ne s'appliquent que si votre système de circulation est Circulation WorldShare, Alma ou Sierra.

Pour pouvoir définir les succursales que le système reconnaît et auxquelles le système peut relier les adresses électroniques des contacts :

  1. Enregistrez les succursales de votre bibliothèque.
  2. Utilisez la Table de conversion des codes de localisations pour lier les succursales de votre catalogue à vos succursales enregistrées.
  3. Ajoutez des contacts avec des adresses liées à vos succursales enregistrées.
  4. Activez Tipasa pour que les fonds dans votre catalogue soient affichés pour les documents demandés.
  5. Créez un bordereau d'avis de demande de récupération de document pour les succursales locales. Dans les paramètres de l'avis, pour le champ Destinataire, sélectionnez BRANCH (Succursale) afin que les contacts et adresses électroniques soient associés à ce bordereau d'avis par courriel.

Partenaires

Créez et gérez les renseignements sur les établissements hors système avec lesquels vous effectuez des prêts et des emprunts afin que les coordonnées de vos partenaires soient automatiquement inscrites dans vos demandes d'emprunt et de prêt hors système. Les dossiers des partenaires hors système doivent d’abord être créés sous l'onglet Partenaires avant d’être disponibles pour utilisation dans les demandes hors système. Pour plus d'informations, voir Demandes hors système et Formulaire de demande de prêt hors système.

Les partenaires ne peuvent pas être supprimés une fois créés, mais ils peuvent être désactivés pour ne plus être inclus dans les transactions futures.

Utilisez la boîte de recherche pour chercher par Nom du partenaire, Autre nom, Symbole du partenaire et Symbole OCLC.

 Note. - Le nombre total de partenaires actifs est 8 000.

Pour ajouter un partenaire de bibliothèque au Carnet d’adresses :

  1. Sélectionnez l'onglet Partenaires.
  2. Sélectionnez le bouton Ajouter partenaire .
  3. Dans l'écran Nouveau partenaire, inscrivez les renseignements sur le partenaire de bibliothèque dans les sections suivantes :
  • Informations sur le partenaire
    •  Notes.
      • Le Nom du partenaire, le Symbole du partenaire et le Courriel pour PEB doivent être indiqués.
      • Chaque dossier de partenaire doit avoir un Nom de partenaire et un Symbole de partenaire uniques.
         
        Paramètre Description
        Nom du partenaire

        Obligatoire.

        Nom de l'établissement partenaire. 
        Autre nom Autre nom de l'établissement partenaire.
        Symbole du partenaire

        Obligatoire.

        Pour le Symbole du partenaire, entrez un symbole bien connu tel qu'un numéro ISIL (International Standard Identifier for Libraries) ou OCLC. Sinon, utilisez un moyen mnémotechnique pour cet établissement à partir de son nom. Le symbole ne peut pas être modifié après sa création. Le Symbole OCLC doit :

        • Comporter de 3 à 20 caractères. Les caractères valides sont : A à Z, 1 à 9, # / : - @ $.
        • Appartenir à un établissement qui est considéré comme non-prêteur. 
        • Ne pas être actuellement configuré pour les normes ISO 10161 ou ISO 18626.
        • Ne pas être un symbole spécial comme RAPID ou OFSYS.
        • Ne pas être déjà lié à un autre dossier de partenaire.

         Note. - Pour utiliser des partenaires hors système dans les demandes d'emprunt, un Symbole OCLC doit être fourni pour l'établissement. Voir Emprunts hors système - Inclure les partenaires hors système dans les chaînes de prêteurs par le biais de l'automatisation.
        Symbole OCLC Le symbole OCLC de l'établissement partenaire.
        Courriel pour PEB

        Obligatoire.

        Adresse électronique de l'établissement partenaire. 
        Rôle

        Choisissez le rôle de l'établissement.Options disponibles :

        • Emprunteur et prêteur
        • Emprunteur
        • Bibliothèque/Localisation/Symbole
        Jours pour répondre - Copies Le nombre de jours pendant lesquels la demande de copie restera à l'établissement partenaire.
        Jours pour répondre - Prêts Le nombre de jours pendant lesquels la demande de prêt restera à l'établissement partenaire.
        Lien vers le catalogue en ligne Le lien du catalogue en ligne de l'établissement.
  • Paramètres régionaux

    • Les paramètres régionaux seront par défaut les mêmes que de la bibliothèque qui crée le dossier de partenaire. Si le partenaire se trouve dans une région différente de celle qui crée le dossier de partenaire, modifiez manuellement les paramètres en utilisant les listes déroulantes Pays et Langue.

  • Adresse d'expédition
  • Adresse de facturation
  • Adresse de retour
  • Coordonnées de la personne à contacter
  • Compte d'emprunteur
    • Associer le compte utilisateur hors système créé dans Administration WorldShare à l'établissement partenaire. Veuillez noter qu'un seul compte d'utilisateur peut être associé à chaque établissement partenaire, et qu'un compte d'utilisateur ne peut être associé qu'à un seul dossier de partenaire à la fois. Si vous souhaitez associé un nouveau compte d'utilisateur à un établissement partenaire, l'ancien doit d'abord être dissocié.
    • Pour plus de détails, voir Créer un compte utilisateur hors système.
  • Notes.

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