Emprunts hors système

Configurer votre établissement partenaire pour son utilisation dans les chaînes de prêteurs créées par automatisation

Lorsque vous connaissez le symbole OCLC de votre établissement partenaire :

1.  Ajoutez le Symbole OCLC au dossier du partenaire dans le Carnet d'adresses. 
2. Ajoutez le symbole OCLC dans un Groupe personnalisé ou une File de groupes. Pour plus de détails, voir Groupes personnalisés et Files de groupes.
3. Ajoutez la File de groupes dans une automatisation en utilisant Gestion automatisée des demandes.
4. Dans les paramètres sous Chaînes de travail avancées, activez l'utilisation des partenaires hors système dans les chaîne de prêteurs.

Lorsque la demande est soumise à l'automatisation, le système vérifie les fonds pour les symboles OCLC inclus dans la File de groupes et crée la chaîne de prêteurs en appliquant les critères indiqués pour l'automatisation.

Au fur et à mesure que la demande progresse dans la chaîne de prêteurs, elle est automatiquement transférée du PEB au hors système, et vice-versa, selon que l'établissement est un fournisseur de PEB ou un partenaire hors système.

• Si le statut de Prêteur OCLC est Oui, la demande est soumise au prêteur en tant que demande de PEB.
• Si le statut de Prêteur OCLC est Non et que le symbole a été configuré correctement pour les demandes hors système, la demande est soumise en tant que demande hors système.

  • Si le prêteur est un partenaire hors système, le système enverra automatiquement le courriel Pouvez-vous fournir le document? approprié à ce partenaire. Pour plus de détails, voir Avis.

     

Pour plus de détails sur les automatisations, voir Gestion automatisée des demandes.

Traiter les mises à jour d'une demande hors système existante

Lorsque vous recevez des mises à jour d'un partenaire hors système pour une demande existante, utilisez l'option Note dans la demande et entrez les mises à jour ou les informations importantes en tant que Notes du personnel. Copiez et collez les informations ou saisissez-les manuellement dans la Note, y compris les adresses électroniques, les dates, les adresses et les autres informations pertinentes.

L'onglet Notes du personnel vous permet de conserver des notes qui peuvent être consultées et cherchées uniquement par le personnel de votre bibliothèque, et peuvent être utilisées comme dépôt d'informations pour votre demande hors système. Les Notes pour le personnel peuvent être ajoutées dans les demandes actives et fermées. Le nombre sur l'onglet indique combien de notes pour le personnel il y a pour la demande. Pour plus de détails, voir Notes pour le personnel.

Modifier l'état d'une demande hors système

Lorsqu'il est temps d'annuler, d'expédier, de recevoir, de retourner ou d'effectuer le retour d'une demande hors système, il est recommandé d'effectuer les mises à jour nécessaires aux détails de la demande avant de modifier l'état de la demande.

• Les demandes de prêt et d’emprunt hors système qui sont en retard de 14 jours auront automatiquement l'état En retard et un courriel hors système de document en retard sera automatiquement envoyé à l'emprunteur hors système. 

Utilisez la liste déroulante Modifier l'état pour modifier l'état de la demande. Sélectionnez l'état approprié après avoir mis à jour les détails de la demande. 

 Note. - Lorsque vous modifiez l'état de la demande, toutes les autres modifications apportées sont automatiquement enregistrées.

Si le changement de l'état est important pour l'usager, utilisez le bouton Courriel pour lui envoyer un message contenant des informations sur l’état de sa demande.

• Si l'état devient Retourné, le système marquera la demande comme étant fermée et indiquera une date de retour/fermeture. Il n'est pas nécessaire d'attendre que le partenaire hors système confirme par courriel que le document a été reçu.

Envoyer un courriel à un partenaire hors système

Utilisez le bouton Courriel pour envoyer un courriel approprié au partenaire hors système. L'envoi d'un courriel au partenaire hors système après la mise à jour des détails et de l'état de la demande garantit que le courriel contient les détails exacts.

Si le message de courriel personnalisé a le type de destinataire approprié OFF_SYSTEM_REQUESTER ou OFF_SYSTEM_SUPPLIER , le système pré-remplit l'adresse électronique du destinataire avec l'adresse électronique du partenaire dans la demande.

• Pour consulter les courriels envoyés concernant une demande hors système, allez à la section Avis de la section Historique de la demande.
• Pour consulter les courriels reçus concernant une demande hors système, allez sous l'onglet Notes du personnel pour voir l'historique des messages reçus et manuellement entrés sous forme de Note.

Nous vous recommandons d'utiliser des messages distincts pour chacun des changements majeurs d'état de la demande :
Demande, Annulation, Expédition, Non remplie, Doc reçu, Doc retourné etc.
Des messages distincts facilitent l'identification dans l'Historique des avis. Pour plus de détails, voir Avis.

 Note. - Des messages d'avis hors système spécifiques sont disponibles pour les messages Pouvez-vous fournir le document?, Annulation et Document en retard . Dans Configuration des services OCLC, sélectionnez les messages pour les activer lorsque vous envoyez manuellement des courriels à partir de demandes hors système.

Exemple de message d'emprunteur à utiliser pour envoyer des courriels à un prêteur hors système :

Exemple

Remplacez le texte général par les informations de votre bibliothèque.

Demande de PEB: ${RequestId!} - ${RequestStatus!}
Référence du prêteur:

Type de service: ${RequestType!}
Emprunteur: ${RequesterSymbol!} Bibliothèque Test
Prêteur: ${SupplierSymbol!} Bibliothèque Partenaire

Création: ${CreateDate!}
Requis avant:${NeedBeforeDate!}
Date retourné:

Coût maximum de l'emprunteur: ${RequesterMaxCost!}

DÉTAILS BIB
Titre: ${Title!}
Éditeur: ${Publisher!}

MONOGRAPHIE
     Auteur: ${Author!}
     Édition: ${EditionNote!}
     Édition souhaitée: ${EditionType!}
       ISBN ${ISBN!}

PÉRIODIQUE / ARTICLE
    Titre de l'article: ${ArticleTitle!}
    Auteur de l'article: ${ArticleAuthor!}
    Pages: ${Pages!}
    Volume: ${Volume!}
    Numéro: ${Issue!}
    Date du numéro: ${IssueDate!}
    ISSN: ${ISSN!}

Numéro OCLC: ${OCLCNumber!}

Note de l’emprunteur: ${RequesterNote!}

Livrer via ${RequesterShipVia!}
Livrer à:

Fermer des demandes hors système

Le système fera expirer automatiquement les demandes d'emprunt hors système si la demande atteint :

• La date pour Requis avant
  • L'état de la demande devient Fermée (Expirée)
  • La raison du refus est Passée à "expirée"
• Le nombre de Jours pour répondre
  • 8 jours pour les copies et 16 jours pour les prêts
  • L'état de la demande devient Fermée (Nom remplie) ou passe au prêteur suivant dans la chaîne de prêteurs
  • La raison du refus est Passée à "non remplie"

Si le système a fait expirer la demande chez le partenaire actuel, le système enverra automatiquement le message Hors système Annulation au partenaire prêteur actuel.

Une fois que la demande est Fermée (Non remplie), vous pouvez ajouter de nouveaux prêteurs à la chaîne de prêteurs et Réenvoyer la demande. Vous pouvez également utiliser le bouton Changer le type de fourniture pour modifier le type de demande, ou sélectionner Demande hors système et soumettre de nouveau la demande à un nouveau partenaire hors système.