Prêts hors système

Traiter les mises à jour d'une demande hors système existante

Lorsque vous recevez des mises à jour d'un partenaire hors système pour une demande existante, utilisez l'option Note dans la demande et entrez les mises à jour ou les informations importantes en tant que Notes du personnel. Copiez et collez ou entrez manuellement les informations dans la note, telles que les adresses électroniques, les dates, les adresses et d’autres informations pertinentes.

L'onglet Notes du personnel vous permet de conserver des notes qui peuvent être consultées et cherchées uniquement par le personnel de votre bibliothèque, et peuvent être utilisées comme dépôt d'informations pour votre demande hors système. Les Notes pour le personnel peuvent être ajoutées dans les demandes actives et fermées. Le nombre sur l'onglet indique combien de notes pour le personnel il y a pour la demande. Pour plus de détails, voir Notes pour le personnel.

Modifier l'état d'une demande hors système

Lorsqu'il est temps d'annuler, d'expédier, de recevoir, de retourner ou d'effectuer le retour d'une demande hors système, il est recommandé d'effectuer les mises à jour nécessaires aux détails de la demande avant de modifier l'état de la demande.

• Les demandes de prêt et d’emprunt hors système qui sont en retard de 14 jours auront automatiquement l'état En retard. 
  • Utilisez l'avis Document en retard pour informer la bibliothèque emprunteuse lorsqu'une demande hors système passe à l'état En retard. Pour plus de détails, voir Envoyer un courriel à un partenaire hors système.

Utilisez la liste déroulante Modifier l'état pour modifier l'état de la demande. Sélectionnez l'état approprié après avoir mis à jour les détails de la demande. 

 Note. - Lorsque vous modifiez l'état de la demande, toutes les autres modifications apportées sont automatiquement enregistrées.

Si le changement de l'état est important pour l'usager, utilisez le bouton Courriel pour lui envoyer un message contenant des informations sur l’état de sa demande.

• Si l'état devient Retourné, le système marquera la demande comme étant fermée et indiquera une date de retour/fermeture. Il n'est pas nécessaire d'attendre que le partenaire hors système confirme par courriel que le document a été reçu.

Envoyer un courriel à un partenaire hors système

Utilisez le bouton Courriel pour envoyer un courriel approprié au partenaire hors système. L'envoi d'un courriel au partenaire hors système après la mise à jour des détails et de l'état de la demande garantit que le courriel contient les détails exacts.

Vous pouvez configurer un avis Document en retard à envoyer à la bibliothèque emprunteuse lorsqu'une demande hors système passe à l'état En retard. Les demandes passent automatiquement à l'état « En retard » après 14 jours de retard. Cet avis peut être envoyé manuellement ou automatiquement, et est configurable dans OCLC Service Configuration > PEB WorldShare > Avis. Pour plus de détails, voir Avis -- Messages automatisés hors système.

Dans le formulaire de courriel, inscrivez l'adresse électronique du destinataire manuellement ou sélectionnez une adresse dans le carnet d'adresses.

• Pour consulter les courriels envoyés concernant une demande hors système, allez à la section Avis de la section Historique de la demande.
• Pour consulter les courriels reçus concernant une demande hors système, allez sous l'onglet Notes du personnel pour voir l'historique des messages reçus et manuellement entrés sous forme de Note.

Nous vous recommandons d'utiliser des messages distincts pour chacun des changements majeurs d'état de la demande :
Demande, Annulation, Expédition, Non remplie, Doc reçu, Doc retourné etc.
Des messages distincts facilitent l'identification dans l'Historique des avis. Pour plus de détails, voir Avis.

Exemple de message de prêteur à utiliser pour envoyer des courriels à un emprunteur hors système :

Exemple

Remplacez le texte général par les informations de votre bibliothèque.

Demande de PEB: ${RequestId!} - ${RequestStatus!}
Référence de l'emprunteur:

Type de service: ${RequestType!}
Emprunteur: ${RequesterSymbol!} Bibliothèque Test
Prêteur: ${SupplierSymbol!} Bibliothèque Partenaire

Création: ${CreateDate!}
Requis avant:${NeedBeforeDate!}
Date d'expédition: ${SupplierShippedDate!}
    Code-barres du document expédié: 
    Date d'échéance: ${DueDate!}

Coût maximum de l'emprunteur: ${RequesterMaxCost!} 
Frais du prêteur:

DÉTAILS BIB
Titre: ${Title!}
Éditeur: ${Publisher!}
MONOGRAPHIE
     Auteur: ${Author!}
     Édition: ${EditionNote!}
     Édition souhaitée: ${EditionType!}
     ISBN ${ISBN!}
PÉRIODIQUE / ARTICLE
    Titre de l'article: ${ArticleTitle!}
    Auteur de l'article: ${ArticleAuthor!}
    Pages: ${Pages!}
    Volume: ${Volume!}
    Numéro: ${Issue!}
    Date du numéro: ${IssueDate!}
    ISSN: ${ISSN!} 
Numéro OCLC: ${OCLCNumber!}

Note du prêteur:

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