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Assistance OCLC

Configurer l'intégration

Informations sur la configuration de l'intégration de Circulation WorldShare et Tipasa.

Les bibliothèques qui sont abonnées à la fois à Tipasa et aux Services de gestion WorldShare peuvent rationaliser le processus de PEB-Circulation et leur chaîne de travail grâce à l'intégration de Tipasa et Circulation WorldShare. Le personnel qui traite les demandes de PEB n'aura plus à mettre à jour manuellement Circulation WorldShare pour créer des documents temporaires et des réservations pour les usagers, effectuer le prêt des documents prêtés par votre bibliothèque, ou effectuer le retour des documents à la fin de la période de prêt.

Cette rubrique fournit des détails sur la façon de mettre en place l'intégration de Tipasa et de Circulation WorldShare. Toutes les étapes doivent être complétées pour que l'intégration fonctionne correctement.

Configurer les paramètres dans Configuration des services

Pour configurer l'intégration, vous devez vous connecter à Configuration des services OCLC. Si vous n'avez pas accès à ce système, demandez à votre administrateur WorldShare, à votre administrateur de système ou au personnel technique de votre bibliothèque de l'aide pour l'accès et la configuration.

Résumé et liste des tâches

Terminée Action dans Configuration des services Description
  Étape 1 - Considérations pour les politiques et configuration Avant de permettre l'intégration, examinez vos politiques de circulation et configurez votre emplacement sur les rayons et le compte usager de l'établissement emprunteur.
  Étape 2 - Permettre l'intégration de Circulation WorldShare avec Tipasa Using the ILL Settings section in the WMS Circulation module of the OCLC Service Configuration, enable integration and enter information about the borrowing institution patron barcode, the desired temporary item holding location and shelving location, and optional patron fee policies for ILL materials.
  Étape 3 - Personnaliser le formulaire de demande de vos usagers Ajoutez un champ ID de l'usager dans le formulaire de demande pour vos usagers afin qu'ils inscrivent leur code-barres. Ce champ connecte la demande au compte de l'usager et créé une demande de réservation dans Circulation WorldShare.
  Étape 5 : Activer l'intégration Après avoir complété les étapes ci-dessus, activez l'intégration de Tipasa et de Circulation WorldShare.

Étape 1 - Considérations pour les politiques et configuration

Les politiques de circulation suivantes peuvent également être configurées dans Configuration des services OCLC sous Circulation WorldShare ou sous PEB WorldShare. 

Révision des politiques pour l'intégration des emprunts

Déterminez la Localisation du document temporaire et l'Emplacement du document temporaire qui doivent être utilisés pour les documents temporaires créés dans Circulation WorldShare. Cela déterminera les politiques du module Circulation qui seront utilisées pour les demandes de PEB ainsi que l'endroit où le retour du document temporaire doit être effectué et la succursale où les réservations sont remplies.  Cette localisation sera indiquée dans la section dans Configuration des services OCLC sous Circulation WorldShare >Intégrations > Paramètres de PEB à l'étape 2.

En fonction de la Localisation du document temporaire et de l'Emplacement du document temporaire choisis, examinez les politiques de Circulation suivantes :

Politique Facteurs à considérer

Politiques pour avis de Circulation

Avis de Tipasa

Déterminez quels avis doivent être envoyés aux usagers.

Avis de Circulation

  • Avis de facture
  • Avis de récupérer une réservation
  • Avis d'expiration de réservation sur rayons
  • Avis de document en retard
  • Avis de rappel

Avis de Tipasa

  • Le document prêté peut être récupéré
  • Prêt bientôt échu
  • Documents en retard

 

Politiques de limites de prêts et Tableau des limites de prêts

Les renouvellements dans Tipasa ne seront pas automatiquement pris en compte dans Circulation.  

Pour empêcher les usagers de renouveler des documents dans WorldCat Discovery, réglez la Limite de renouvellements à zéro (0).

Pour permettre aux usagers de renouveler des documents dans WorldCat Discovery, voir Gestion des demandes des usagers.

Politiques de prêt et Tableau des politiques de prêt

Configurez les avis de facturation, de périodes de prêt, de renouvellements et de rappels pour les documents de PEB.

 Note. - Lors du prêt, la Date d'échéance sera la plus restrictive : la date d'échéance de la politique de circulation ou de la demande de PEB. 

Raison de facturation

Configurez une Raison de facturation pour indiquer que des frais sont facturés à l'usager pour les documents obtenus via PEB.  

Pour que des frais de PEB soient appliqués, la valeur pour la Raison de facturation associée doit être Applicable à tout sous le paramètre Associée à.

Politiques pour fourniture des réservations et Tableau des politiques pour fourniture des réservations

Configurez les avis de récupérer le document réservé et la date d'expiration sur les rayons pour les documents de PEB.

 Note. - Lorsqu'une demande de réservation est reçue, la date d'expiration de la réservation sera la date la plus restrictive : la date d'expiration dans la Politique pour fourniture de réservation ou la date d'échéance de Tipasa.  

Tableau des endroits de collecte des réservations Avec l'intégration de Tipasa, la succursale d'appartenance de l'usager est utilisée comme endroit de collecte pour ses réservations. Assurez-vous que les réservations créées par Tipasa ont des endroits de collecte valides en incluant une rangée dans le Tableau des endroits de collecte des réservations où la Localisation est la localisation du PEB WorldShare, l'Emplacement sur les rayons est Tout, et toutes les succursales d'appartenance des usagers sont représentées dans l'Endroit de collecte par défaut et/ou les Autres endroits de collecte.

Révision des politiques pour l'intégration des prêts

Créez un compte d'usager pour l'établissement emprunteur afin de pouvoir prêter le matériel qui sera prêté à d'autres établissements via Tipasa.  

  1. Dans le module Administration, cliquez sur Gestion des usager, puis sur Nouvel usager.
  2. Remplissez les champs requis : Code-barres, Type d'usager et Succursale d'appartenance.
  3. (Facultatif)  Inscrivez une adresse électronique associée avec un compte d'employé pour recevoir les avis concernant les demandes de prêt.

Lorsque vous prêtez des documents, vous utiliserez ce compte pour prêtez les documents aux bibliothèques emprunteuses.  Lors de l'affichage du document dans Circulation WorldShare, les détails sur le document incluront l'ID de la demande et le nom de l'établissement emprunteur comme références supplémentaires.

Tipasa_Lending_circ_detail.png

Politique Facteurs à considérer

Politiques pour avis de Circulation

Avis de Tipasa

Si vous le souhaitez, configurez des avis pour que les documents en retard soient redirigés vers le compte usager pour l'établissement emprunteur. Sélectionnez les avis qui seront envoyés à l'établissement emprunteur.

Les avis de Tipasa seront envoyés à l'adresse électronique de l'établissement emprunteur. 

  • Prêt bientôt échu
  • Document en retard (1er au 3e avis)

Les avis de Circulation seront envoyés à l'adresse électronique indiquée dans le compte usager de l'établissement créé par votre établissement.

  • Avis de facture
  • Avis de document en retard
  • Avis de rappel

Politiques de types d'usagers

Vérifiez les paramètres du Type d'usager attribué à votre compte d'usager pour établissement emprunteur.

 Note. - Pour toutes les limites, la valeur devrait être Aucune limite pour éviter que le compte ne soit bloqué.

Politiques de prêt et Tableau des politiques de prêt

Configurez les avis de facturation, de périodes de prêt, de renouvellements et de rappels pour les documents de PEB.

 Note. - La Date d'échéance sera la date indiquée par le prêteur dans la demande de PEB.

Étape 2 - Permettre l'intégration de Circulation WorldShare avec Tipasa

Utilisez la section Paramètres des PEB dans Configuration des services OCLC pour configurer les paramètres relatifs aux informations de Circulation à utiliser pour l'intégration avec Tipasa.

  1. Dans Configuration des services OCLC, allez sous Circulation WorldShare > Intégrations > Paramètres de PEB
  2. Dans la section Tipasa, sélectionnez Oui pour Activer.
  3. Entrez les informations requises.
     
    Champ Description
    Code-barres usager de l'établissement emprunteur Le code-barres pour le compte usager de l'établissement emprunteur créé à l'étape 1. Ce code-barres est utilisé lorsque le prêt de documents est effectué pour être ensuite prêtés aux établissements emprunteurs dans Tipasa. 
    Localisation du document temporaire

    Indiquez la localisation pour les documents temporaires créés dans Circulation WorldShare.

    Les documents seront détenus à la localisation désignée et devront peut-être être acheminés à la succursale de collecte indiquée par l'usager.

    Emplacement du document temporaire

    Indiquez l'emplacement sur les rayons pour les documents temporaires créés dans Circulation WorldShare. 

    Les documents temporaires seront créés à l'emplacement désigné. 

     Note .- Ces paramètres sont requis pour l’intégration avec les emprunts et les prêts dans Tipasa.

  4. Facultatif. Si vous facturez des frais aux usagers pour le matériel que vous prêtez via le PEB, inscrivez les informations appropriées dans la section Frais de l'usager. Utilisez cet section pour appliquer des politiques de facturation le matériel que vous prêtez via le PEB.

    Si ces frais sont activés, les frais sont portés au compte de l'usager lorsque la bibliothèque prêteuse marque le document de la demande comme Expédié.  Les frais seront affichés sous l'onglet Factures dans le dossier de l'usager dans Circulation WorldShare. L'ID de la demande sera affiché dans les notes sur la facture.
    • Lorsqu'un document est prêté, le système vérifie les rangées du tableau, dans l'ordre suivant, pour trouver les correspondances :
      1. De haut en bas (rangées).
      2. De gauche en droite (paramètres dans la rangée).
         
    • Champs de la section Frais de l'usager :
       
      Champ Description
      Politique d'usager Limites imposées aux usagers.  Pour plus de détails, voir Politiques de types d'usagers.  
      Type de demande Indiquez si cette politique est applicable pour les demandes de prêt ou de copie.
      Raison de facturation

      Indiquez la raison de facturation applicable pour cette politique.  

      Pour que des frais de PEB soient appliqués, la valeur pour la Raison de facturation associée doit être Applicable à tout sous le paramètre Associée à.  

      Voir Raisons de facturation pour plus de détails. 

      Type de frais

      Indiquez le type de frais applicable :

      • Fixes
        • Un montant fixe, dans votre devise locale configurée dans WorldShare, est porté au le compte de l’usager.
      • Frais de prêt
        • Les frais de la bibliothèque prêteuse sont portés au compte de l'usager.
          •  Si la devise pour les frais de prêt est différente de votre devise locale dans WorldShare, les frais seront des Frais fixes dans votre devise locale configurée dans WorldShare. Configurez l'Alternative pour frais de prêt afin de déterminer le montant de ces frais fixes.
      Montant des frais

      Indiquez le montant des frais fixes.

      Ce montant est facturé à l'usager peu importe les frais chargés par la bibliothèque prêteuse.

      Si vous ne voulez pas que des frais à l'usager soient calculés dans certains cas :

      • Sélectionnez Fixes pour Type de frais.
      • Inscrivez 0.00 comme Montant des frais.
      Alternative pour frais de prêt

      Configurez le montant des frais fixes dans la devise de la bibliothèque prêteuse si cette devise est différente de votre devise locale configurée dans WorldShare. 

      Si vous ne voulez pas que des frais à l'usager soient calculés dans certains cas :

      • Sélectionnez Fixes pour Type de frais.
      • Inscrivez 0.00 comme Montant des frais.

       
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 3 - Personnaliser le formulaire de demande de vos usagers

Pour utiliser l'intégration avec le Formulaire de demande des usagers :

Le Formulaire de demande des usagers doit contenir un champ ID de l'usager, obligatoire et non modifiable, afin que l'usager soit obligé d' inscrire son code-barres usager lorsqu'il soumet une demande de PEB. Si vous n'avez pas déjà configuré ce champ, remplissez les étapes ci-dessous. Pour plus de détails sur la configuration du Formulaire de demande des usagers, voir Configurer le formulaire de demande des usagers.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur PEB WorldShare > Formulaires de demande des usagers
  2. Assurez-vous que votre formulaire contient un champ ID d'usager. Vous pouvez changer le nom de ce champ pour Code-barres de l'usager ou pour une autre appellation.
  3. Select the required check box for the Patron ID field to require patrons to enter this information when placing a request. If no Patron ID or an invalid Patron ID is entered, the integration process will not work.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour utiliser l'intégration sans le Formulaire de demande des usagers :

Si vous n'utilisez pas le Formulaire de demande des usagers pour permettre aux usagers de créer leurs propres demandes, le personnel peut fournir l'ID de l'usager dans l'écran de demande de PEB pour déclencher l'intégration Tipasa-Circulation WorldShare.

Étape 4 - Activer l'intégration de Tipasa et de Circulation WorldShare

Après avoir complété les étapes ci-dessus, activez l'intégration de Tipasa et de Circulation WorldShare.

 Mise en garde - L'activation des fonctionnalités de cet écran est la dernière étape.  L'intégration sera basée sur les paramètres configurés après l'enregistrement de cette page.

  1. Dans Configuration des services OCLC, allez sous PEB WorldShare et sélectionnez Intégration de Tipasa à WorldShare.
  2. Dans la section Circulation, cochez Oui pour Activer l'intégration à Circulation WorldShare.
  3. Facultatif.  Configurez des options supplémentaires pour les sections Emprunts et Prêts.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

 Note. - Si vous avez déjà activé l'intégration de Circulation sous PEB WorldShare > Options du Prêt entre bibliothèques, allez sous Options du Prêt entre bibliothèques et décochez Oui après avoir complété les étapes ci-dessus.

Options d'emprunt  
Configuration Description
Créer une notice de document pour circulation lorsque le document est reçu Lorsque le document est marqué comme étant reçu dans Tipasa, le document temporaire est créé dans Circulation WorldShare.
Utiliser le code-barres de document expédié par le fournisseur

Le code-barres de document expédié par le fournisseur est le code-barres du document tel qu'indiqué par la bibliothèque prêteuse dans la demande.  Si activé, le code-barres du fournisseur est mis à jour automatiquement dans le champ Code-barres temporaire de la demande d'emprunt.  

 Note. - Le code-barres du fournisseur peut être remplacé dans la demande.

Si le fournisseur n'indique pas de code-barres dans la demande, vous devrez en saisir un manuellement à la réception du document.  Vous pouvez sélectionner la valeur que vous souhaitez pour le code-barres, comme le code-barres sur le document ou l'ID de la demande de prêt entre bibliothèques.

Utiliser l'ID de demande comme code-barres du document L'ID de demande est un numéro unique assigné à votre demande de PEB après que vous l'ayez soumise. Si activé, l'ID de la demande est mise à jour automatiquement dans le champ Code-barres temporaire de la demande d'emprunt.
 

 Note. - Le code-barres du fournisseur peut être remplacé dans la demande.

Effectuer le retour du document lorsqu'il est retourné Lorsque le document est marqué comme étant retourné dans Tipasa, le document temporaire est retourné dans Circulation WorldShare.
Facturer à l'usager lors de l'expédition Imposer automatiquement des frais à l'usager lorsque la bibliothèque prêteuse indique que le document est Expédié/En transit.

Options de prêt  
Configuration Description
Prêter le document lorsqu'il est expédié Lorsque le personnel de Tipasa répond Oui à une demande, le document est prêté au compte usager de l'établissement emprunteur dans WorldShare Circulation.  
Effectuer le retour du document lorsqu'il est retourné Lorsque le document est marqué par Doc retourné/Demande complétée dans Tipasa, il est retourné et apparaît comme étant disponible dans Circulation WorldShare.