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Politiques pour avis

Comment créer ou modifier des politiques d'avis et configurer les avis imprimés.

Pour accéder à cet écran, connectez-vous à Configuration des services et, dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Circulation WorldShare > Avis et reçus > Politiques pour avis.

Utilisez cet écran pour configurer les avis qui sont envoyés aux usagers lorsqu'ils ont des factures à payer, des réservations, des mises de côté, des documents en retard ou des documents qui ont été rappelés.

  • Les avis sont envoyés par courriel.
  • The content of the notification is generated at the moment the email is sent.  Changes to the Notification Policies will be reflected in emails to patrons if the email was sent after the change was saved. 
  • Le système envoie les avis suivants toutes les heures au début de l’heure :
    • Avis d'expiration de réservation
    • Avis de ramasser une réservation
    • Avis d'expiration de mise de côté
  • Tous les autres avis sont envoyés par le système tous les jours à 07:00, heure locale. L'heure locale est configurée dans l'écran Heures d'ouverture dans le module WorldCat Registry.
  • Si le dossier d'usager ne contient pas d'adresse électronique, le système générera automatiquement un avis imprimé. Pour plus de détails, voir Imprimer des avis ci-dessous.
  • Les bibliothèques qui utilisent Tipasa devraient travailler avec le personnel du PEB pour évaluer les Politiques pour avis de Tipasa et déterminer si elles veulent utiliser les avis de Circulation WorldShare ou de Tipasa. Ceci évitera que plusieurs avis soient envoyés aux utilisateurs pour les prêts qui viennent à échéance, les documents en retard et qui doivent être ramassés à la bibliothèque.

Créer et modifier des politiques pour avis

  1. Dans l'écran Politiques pour avis, cliquez sur Créer nouvelle, ou cliquez sur le nom de la politique que vous voulez modifier.
  2. Dans l'écran Créer une nouvelle politique ou Modifier politique, inscrivez le nom de la politique.
  3. Fournissez une description pour la politique.
  4. Select a Notification Type from the list. See Notification Types.
  5. Inscrivez un objet.
  6. Inscrivez un texte de début.
    • N'inscrivez pas plus de 500 caractères.
    • Le système génère une liste de documents, basée sur le Type d'avis, qui est affichée entre le texte de début et le texte de fin de l'avis.
    • (Facultatif)  Ajoutez le nom de votre établissement et les coordonnées pur vous joindre.
  7. Inscrivez un texte de fin.
    • N'inscrivez pas plus de 500 caractères.
    • (Facultatif)  Ajoutez le nom de votre établissement et les coordonnées pur vous joindre.
  8. Sélectionnez une option dans la liste Mode de livraison par défaut.
    • La livraison de l'avis par courriel est la seule option disponible pour l'instant.
    • Le système envoie des courriels de no-reply@oclc.org.
  9. Indiquez à quel moment l'avis doit être envoyé.
    • Cette option n'est pas disponible pour les Avis de ramasser mise de côté et les Avis de création de mise de côté.
    • Pour les Avis de document en retard, vous pouvez choisir d'envoyer un avis avant l'évènement.
  10. Pour les avis de facture, inscrivez le montant qui déclenchera l'envoi de l'avis.
  11. (Facultatif) Pour ajouter des avis supplémentaires à la politique, cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter).
  12. (Facultatif) Cliquez sur Aperçu avant impression pour un aperçu de l'avis imprimé. Dans l'aperçu avant impression, seul la première section de l'avis (Avis 1) est affichée. Pour plus de détails, voir Imprimer des avis ci-dessous.
  13. Cliquez sur Enregistrer.

To activate a notification policy for automatic email receipts, open the WMS Circulation left navigation, select Notifications and Receipts, and then select the Additional Patron Notifications link.  Under the Automatic Email Receipts heading, select the appropriate notification policies.

Notification Types

Find descriptions for the available notification types.

Types d'avis Description
Avis de facture

Avis utilisé pour informer l'usager qu'il a des factures impayées.

Avis de ramasser une réservation

Avis utilisé pour informé l'usager que sa réservation est prête à être ramassée à la bibliothèque.

Avis d'expiration de réservation

Avis utilisé pour informer l'usager que sa demande de réservation a expirée avant qu'un document soit trouvé ou que sa réservation a été annulée.

Avis d'expiration de réservation sur rayons

Avis utilisé pour informer l'usager que sa réservation est expirée (le document a été retiré du rayon des réservations).

Avis d'expiration de mise de côté

Avis utilisé pour informer l'usager que sa mise de côté de document est expirée.

  • L'avis est ajouté à la file et sera envoyé lorsque la mise de côté sera expirée (l'usager n'a pas emprunté le document à l'intérieur de la durée de la mise de côté).
  • Utilisé dans Politiques pour mises de côté.
Avis de ramasser mise de côté

Avis utilisé pour informé l'usager que le document qu'il a fait mettre de côté est prêt à être ramassé à la bibliothèque.

Avis de création de mise de côté

Avis utilisé pour informer l'usager que sa mise de côté de document a bien été créée.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsqu'une mise de côté à été effectuée pour l'usager par le personnel.
  • Utilisé dans Politiques pour mises de côté.
Avis de document en retard

Avis utilisé pour informer l'usager que son document est en retard.

  • Vous pouvez choisir d'avoir des avis de retard différents selon vos politiques de prêt. Pour envoyer des avis de courtoisie, configurez l'avis afin qu'il soit envoyé avant l'évènement. Les avis suivants sont configurés dans la même politique pour avis.
  • Vous pouvez choisir de facturer des frais pour l'envoi d'un avis de retard à un usager. Les frais indiqués seront facturés par avis et non par le nombre des documents mentionnés dans l'avis. Pour facturer des frais, créez d'abord une Structure de facture pour les frais, puis sélectionnez la structure de facture appropriée dans la liste déroulante Facture pour l'envoi d'avis dans la Politique pour avis. Par défaut, aucuns frais ne sont facturés.
  • L'avis est ajouté à la file pour être envoyé avant que le document soit en retard (si configuré) et/ou après que le document soit en retard.
  • Utilisé dans Politiques de prêt.
Avis de rappel

Avis utilisé pour informer l'usager que son document a été rappelé.

Avis de confirmation de réservation de salle

Avis utilisé pour informer l'usager que sa réservation de salle a été effectuée.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsque la salle est réservée.
  • Utilisé dans Réservation de salles.
Avis d'expiration de réservation de salle

Avis utilisé pour informer l'usager que sa réservation de salle a été annulée.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsque le document est prêté.
  • Utilisé dans Réservation de salles.
Avis de rappel qu'une salle a été réservée

Avis utilisé pour informer l'usager qu'une salle est réservée pour lui.

  • L'avis est ajouté à la file pour être envoyée avant l'évènement.
  • Utilisé dans Réservation de salles.
Avis de suspension

Avis utilisé pour informer l'usager d'une suspension.

  • L'avis est envoyé à chaque heure à tout usager qui a encouru une période de suspension au cours de l'heure précédente.
  • Les avis de suspension contiennent des détails sur les évènements liés à la suspension et la date ou l'heure jusqu'à laquelle le compte de l'usager a été suspendu.
  • Utilisé dans Politiques de types d'usagers
Avis automatique de reçu pour retour

Avis utilisé pour informer l'usager que son document a été retourné.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsque le document est retourné.
  • Utilisé dans Autres avis aux usagers.
Avis automatique de reçu de date d'échéance

Avis utilisé pour informer l'usager de la date d'échéance de son document.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsque le document est prêté.
  • Utilisé dans Autres avis aux usagers.
Membership Bill Notification

Use to notify patrons that a membership bill has been created against their account.

  • Includes the billed amount and the period of membership time this will purchase.
  • Used in Membership Policies.
Membership Confirmation Notification

Use to notify patrons that their membership has been activated.

  • Includes the original billed amount and the expiration date of the membership.
  • Used in Membership Policies.

Copier des politiques pour avis

  1. Cliquez sur le nom de la politique que vous voulez copier.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Copier. Une copie de la politique est affichée.
  3. Inscrivez un nom pour cette nouvelle politique et modifiez les champs au besoin.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des politiques pour avis

 Les politiques ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées.

  1. Cliquez sur le nom de la politique que vous voulez supprimer.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Supprimer.
  3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK.

Imprimer des avis 

Les paramètres suivants s'appliquent pour tous les types d'avis :

  • Les avis imprimés seront créés pour tous les comptes d'usagers qui ne contiennent pas une adresse électronique. Pour plus de détails, voir Configurer l'impression des avis ci-dessous.
  • Pour l'impression des avis, le format de papier standard de la bibliothèque est utilisé par défaut :
    • A4 (210 x 297 mm) : Australie, Europe, Afrique du Sud, Nouvelle-Zélande.
    • Letter (8,5 x 11 pouces) : États-Unis, Canada.
  • Le format par défaut peut être utilisé avec la plupart des enveloppes à fenêtre de chaque région.

Configurer l'impression des avis

Pour configurer l'impression des avis vous avez besoin de :

Pour plus d’informations sur la création d'une application pour gérer les avis imprimés, consultez le guide Notification Management Application.

Notification translations for multilingual WMS groups

Configure the below Notification Policies with custom translations for all primary languages used by group aware libraries.  When an email notification is generated, the system will use the translation that matches the language preference of the patron's home library.  

To use this feature, at least one member library must select a different language or country in the Currency and Locale settings of the WorldCat Registry. 

Translations are optional. If no translation exists, the notification will be delivered using the default language. Translations will not apply to printed receipts, emails sent manually from the staff interface, or print notices created for patrons without an email address. The default translation of the printing/sending institution will be used.

  1. On the Notification Policies screen, click the Policy Name to add a translation.
  2. On the Edit Policy screen, select the additional language tab.
  3. Select the Activate setting to send notifications in this language if it matches the language preference of the patron's home library.
  4. Enter the translated text for Subject, Start Text, and End Text.
  5. Sélectionnez une option dans la liste Mode de livraison par défaut.
    • La livraison de l'avis par courriel est la seule option disponible pour l'instant.
    • Le système envoie des courriels de no-reply@oclc.org.
  6. Indiquez à quel moment l'avis doit être envoyé.
    • Cette option n'est pas disponible pour les Avis de ramasser mise de côté et les Avis de création de mise de côté.
    • Pour les Avis de document en retard, vous pouvez choisir d'envoyer un avis avant l'évènement.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

  Note: The following notification types are always sent by the patron's home library. At this time, translated text can be provided in Service Configuration but will not be used by the system:

  • Avis de facture
  • Avis d'expiration de réservation
  • Avis de suspension

 

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