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Assistance OCLC

Politiques pour avis

Comment créer ou modifier des politiques d'avis et configurer les avis imprimés.

Pour accéder à cet écran, connectez-vous à Configuration des services et, dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Circulation WorldShare > Avis et reçus > Politiques pour avis.

Utilisez cet écran pour configurer les avis qui sont envoyés aux usagers lorsqu'ils ont des factures à payer, des réservations, des mises de côté, des documents en retard ou des documents qui ont été rappelés.

  • Les avis sont envoyés par courriel.
  • Le contenu de l'avis est généré au moment de l'envoi du courriel.  Les modifications apportées aux Politiques pour avis seront reflétées dans les courriels envoyés aux usagers si le courriel électronique a été envoyé après l'enregistrement des modifications. 
  • Les autres avis sont envoyés par le système tous les jours à 07:00, heure locale. L'heure locale est configurée dans l'écran Heures d'ouverture dans le module WorldCat Registry.
  • Les avis ci-dessous peuvent être configurés pour être envoyés au début de chaque heure. Contactez le service d'assistance technique d'OCLC pour obtenir de l'aide. Si ces avis ne sont pas configurés pour être envoyés au début de chaque heur, ils seront envoyés par le système tous les jours à 07:00, heure locale.
    • Avis d'expiration de réservation
    • Avis de récupérer une réservation
    • Avis d'expiration de mise de côté
  • Si le dossier d'usager ne contient pas d'adresse électronique, le système générera automatiquement un avis imprimé. Pour plus de détails, voir Imprimer des avis ci-dessous.
  • Les bibliothèques qui utilisent Tipasa devraient travailler avec le personnel du PEB pour évaluer les Politiques pour avis de Tipasa et déterminer si elles veulent utiliser les avis de Circulation WorldShare ou de Tipasa. Ceci évitera que plusieurs avis soient envoyés aux utilisateurs pour les prêts qui viennent à échéance, les documents en retard et qui doivent être récupérés à la bibliothèque.

Créer et modifier des politiques pour avis

  1. Dans l'écran Politiques pour avis, cliquez sur Créer nouvelle, ou cliquez sur le nom de la politique que vous voulez modifier.
  2. Dans l'écran Créer une nouvelle politique ou Modifier politique, inscrivez le nom de la politique.
  3. Fournissez une description pour la politique.
  4. Dans la liste déroulante Type d'avis, sélectionnez un type d'avis. Voir Types d'avis.
  5. Inscrivez un objet.
  6. Inscrivez un texte de début.
    • N'inscrivez pas plus de 500 caractères.
    • Le système génère une liste de documents, basée sur le Type d'avis, qui est affichée entre le texte de début et le texte de fin de l'avis.
    • (Facultatif)  Ajoutez le nom de votre établissement et les coordonnées pur vous joindre.
  7. Inscrivez un texte de fin.
    • N'inscrivez pas plus de 500 caractères.
    • (Facultatif)  Ajoutez le nom de votre établissement et les coordonnées pur vous joindre.
  8. Sélectionnez une option dans la liste Mode de livraison par défaut.
    • La livraison de l'avis par courriel est la seule option disponible pour l'instant.
    • Le système envoie des courriels de no-reply@oclc.org.
  9. Indiquez à quel moment l'avis doit être envoyé.
    • Cette option n'est pas disponible pour les Avis de récupérer une mise de côté et les Avis de création de mise de côté.
    • Pour les Avis de document en retard, vous pouvez choisir d'envoyer un avis avant l'évènement.
  10. Pour les avis de facture, inscrivez le montant qui déclenchera l'envoi de l'avis.
  11. (Facultatif) Pour ajouter des avis supplémentaires à la politique, cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter).
  12. (Facultatif) Cliquez sur Aperçu avant impression pour un aperçu de l'avis imprimé. Dans l'aperçu avant impression, seul la première section de l'avis (Avis 1) est affichée. Pour plus de détails, voir Imprimer des avis ci-dessous.
  13. Cliquez sur Enregistrer.

Pour activer une politique d'avis pour les reçus automatiques, allez sous Circulation WorldShare > Avis et reçus > Autres avis aux usagers.  Dans la section Reçus automatiques par courriel, sélectionnez les politiques d'avis appropriées.

Types d'avis

Descriptions des types d'avis disponibles.

Types d'avis Description
Avis de facture

Avis utilisé pour informer l'usager qu'il a des factures impayées.

  • Vous pouvez configurer l'avis pour qu'il soit envoyé après qu'un certain montant a été atteint. 
    • Si la valeur n'est pas inscrite ou est zéro (0) pour le montant des frais cumulés, des avis seront envoyés pour chaque facture.
  • Inclut les détails sur la facture d'abonnement si disponibles. Voir Politiques d'abonnement.
  • Utilisé dans Politiques de types d'usagers
Avis de récupérer une réservation

Avis utilisé pour informé l'usager que sa réservation est prête à être récupérée à la bibliothèque.

Avis d'expiration de réservation

Avis utilisé pour informer l'usager que sa demande de réservation a expirée avant qu'un document soit trouvé ou que sa réservation a été annulée.

Avis d'expiration de réservation sur rayons

Avis utilisé pour informer l'usager que sa réservation est expirée (le document a été retiré du rayon des réservations).

Avis d'expiration de mise de côté

Avis utilisé pour informer l'usager que sa mise de côté de document est expirée.

  • L'avis est ajouté à la file et sera envoyé lorsque la mise de côté sera expirée (l'usager n'a pas emprunté le document à l'intérieur de la durée de la mise de côté).
  • Utilisé dans Politiques pour mises de côté.
Avis de récupérer une mise de côté

Avis utilisé pour informé l'usager que le document qu'il a fait mettre de côté est prêt à être récupéré à la bibliothèque.

Avis de création de mise de côté

Avis utilisé pour informer l'usager que sa mise de côté de document a bien été créée.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsqu'une mise de côté à été effectuée pour l'usager par le personnel.
  • Utilisé dans Politiques pour mises de côté.
Avis de document en retard

Avis utilisé pour informer l'usager que son document est en retard.

  • Vous pouvez choisir d'avoir des avis de retard différents selon vos politiques de prêt. Pour envoyer des avis de courtoisie, configurez l'avis afin qu'il soit envoyé avant l'évènement. Les avis suivants sont configurés dans la même politique pour avis.
  • Vous pouvez choisir de facturer des frais pour l'envoi d'un avis de retard à un usager. Les frais indiqués seront facturés par avis et non par le nombre des documents mentionnés dans l'avis. Pour facturer des frais, créez d'abord une Structure de facture pour les frais, puis sélectionnez la structure de facture appropriée dans la liste déroulante Facture pour l'envoi d'avis dans la Politique pour avis. Par défaut, aucuns frais ne sont facturés.
  • L'avis est ajouté à la file pour être envoyé avant que le document soit en retard (si configuré) et/ou après que le document soit en retard.
  • Utilisé dans Politiques de prêt.
Avis de rappel

Avis utilisé pour informer l'usager que son document a été rappelé.

Avis de confirmation de réservation de salle

Avis utilisé pour informer l'usager que sa réservation de salle a été effectuée.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsque la salle est réservée.
  • Utilisé dans Réservation de salles.
Avis d'expiration de réservation de salle

Avis utilisé pour informer l'usager que sa réservation de salle a été annulée.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsque le document est prêté.
  • Utilisé dans Réservation de salles.
Avis de rappel qu'une salle a été réservée

Avis utilisé pour informer l'usager qu'une salle est réservée pour lui.

  • L'avis est ajouté à la file pour être envoyée avant l'évènement.
  • Utilisé dans Réservation de salles.
Avis de suspension

Avis utilisé pour informer l'usager d'une suspension.

  • L'avis est envoyé à chaque heure à tout usager qui a encouru une période de suspension au cours de l'heure précédente.
  • Les avis de suspension contiennent des détails sur les évènements liés à la suspension et la date ou l'heure jusqu'à laquelle le compte de l'usager a été suspendu.
  • Utilisé dans Politiques de types d'usagers
Avis automatique de reçu pour retour

Avis utilisé pour informer l'usager que son document a été retourné.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsque le document est retourné.
  • Pour les bibliothèques qui participent à la circulation de groupe, l'usager recevra l'avis tel que configuré par son établissement d'appartenance.
  • Utilisé dans Autres avis aux usagers.
Avis automatique de reçu de date d'échéance

Avis utilisé pour informer l'usager de la date d'échéance de son document.

  • L'avis est ajouté à la file et est envoyé lorsque le document est prêté.
  • Pour les bibliothèques qui participent à la circulation de groupe, l'usager recevra l'avis tel que configuré par son établissement d'appartenance.
  • Utilisé dans Autres avis aux usagers.
Avis de facture pour abonnement

Utilisé pour informer l'usager qu'une facture pour abonnement a été créée pour son compte.

  • Comprend le montant facturé et la période d'abonnement couverte par ce montant.
  • Utilisé dans Politiques d'abonnement.
Avis de confirmation d'abonnement

Utilisé pour informer l'usager que son abonnement a été activé.

  • Comprend le montant facturé initial et la date d'expiration de l'abonnement.
  • Utilisé dans Politiques d'abonnement.
Avis de rappel d'expiration d'abonnement

Utilisé pour informer l'usager que son abonnement expirera bientôt.

  • Indiquez combien de jours, avant l'expiration de l'abonnement, un Rappel d'expiration d'abonnement doit être envoyé à l'usager dans les Politiques d'abonnement.
  • Utilisé dans Politiques d'abonnement.

Copier des politiques pour avis

  1. Cliquez sur le nom de la politique que vous voulez copier.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Copier. Une copie de la politique est affichée.
  3. Inscrivez un nom pour cette nouvelle politique et modifiez les champs au besoin.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des politiques pour avis

 Les politiques ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées.

  1. Cliquez sur le nom de la politique que vous voulez supprimer.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Supprimer.
  3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK.

Imprimer des avis 

Les paramètres suivants s'appliquent pour tous les types d'avis :

  • Les avis imprimés seront créés pour tous les comptes d'usagers qui ne contiennent pas une adresse électronique. Pour plus de détails, voir Configurer l'impression des avis ci-dessous.
  • Pour l'impression des avis, le format de papier standard de la bibliothèque est utilisé par défaut :
    • A4 (210 x 297 mm) : Australie, Europe, Afrique du Sud, Nouvelle-Zélande.
    • Letter (8,5 x 11 pouces) : États-Unis, Canada.
  • Le format par défaut peut être utilisé avec la plupart des enveloppes à fenêtre de chaque région.

Configurer l'impression des avis

Pour configurer l'impression des avis vous avez besoin de :

 

Traduction des avis pour groupes WorldShare multilingues

Configurez les Politiques pour avis ci-dessous en ajoutant des traductions personnalisées pour toutes les langues principales utilisées par votre groupe. Lorsqu'un avis par courriel est généré, le système utilisera la traduction qui correspond à la langue préférée par la bibliothèque d'appartenance de l'usager.  

Pour utiliser cette fonctionnalité, au moins une bibliothèque membre doit sélectionner une langue différente ou un pays différent dans les paramètres de Devise et paramètres régionaux du WorldCat Registry. 

Les traductions sont facultatives. Si aucune traduction n'est configurée, l'avis sera envoyé dans la langue par défaut. Les traductions ne s'appliqueront pas aux reçus imprimés, aux courriels envoyés manuellement à partir de l'interface du personnel, ou aux avis imprimés créés pour les usagers n'ayant pas d'adresse électronique. La langue par défaut de l'établissement qui imprime les reçus et avis, ou envoie les courriels, sera utilisée.

  1. Dans l'écran Politiques pour avis, cliquez sur le Nom de la politiquepour ajouter une traduction.
  2. Dans l'écran Modifier politique, sélectionnez l'onglet pour la langue supplémentaire.
  3. Sélectionnez le paramètre Activer pour envoyer les avis dans cette langue si elle correspond à la langue préférée par la bibliothèque d'appartenance de l'usager.
  4. Inscrivez le texte traduit dans les champs Objet, Texte de début et Texte de fin.
  5. Sélectionnez une option dans la liste Mode de livraison par défaut.
    • La livraison de l'avis par courriel est la seule option disponible pour l'instant.
    • Le système envoie des courriels de no-reply@oclc.org.
  6. Indiquez à quel moment l'avis doit être envoyé.
    • Cette option n'est pas disponible pour les Avis de récupérer une mise de côté et les Avis de création de mise de côté.
    • Pour les Avis de document en retard, vous pouvez choisir d'envoyer un avis avant l'évènement.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

  Note. - Les types d'avis suivants sont toujours envoyés par la bibliothèque d'appartenance de l'usager. Pour l'instant, le texte traduit peut être fourni dans Configuration des services, mais il ne sera pas utilisé par le système :

  • Avis de facture
  • Avis d'expiration de réservation
  • Avis de suspension