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Politiques de prêt

Utilisez cet écran pour créer ou modifier des politiques de prêt pour vos usagers.

Pour accéder à cet écran, connectez-vous à Configuration des services et, dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Circulation WorldShare > Prêts > Politiques de prêt.

Utilisez cet écran pour configurer des politiques de prêt pour vos usagers.

Créer ou modifier des politiques de prêt

  1. Dans l'écran Politiques de prêt, cliquez sur Créer nouvelle, ou cliquez sur le nom de la politique que vous voulez modifier.
  2. Dans l'écran Créer une nouvelle politique ou Modifier politique, inscrivez le Nom de la politique.
  3. Remplissez les champs des sections Prêt, Renouvellement, Prêt en retard et Rappel.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Prêt

Prêt autorisé?

Indiquez si la politique nécessite une dérogation lorsque les documents sont prêtés. Paramètres disponibles :

  • Cette politique de prêt permet toujours le prêt : aucune dérogation (outrepasser) n'est requise.
  • Cette politique de prêt permet uniquement le prêt avec dérogation : une dérogation est requise.
  • Cette politique de prêt ne permet jamais le prêt : le personnel n'aura pas la possibilité d'outrepasser cette limite (dérogation).

 Note. - Pour plus de détails, voir Rôles pour les comptes de Circulation - Outrepasser

Durée du prêt

Indique pendant combien de temps un usager peut conserver un document prêté après le prêt du document.

  • La Durée du prêt peut être limitée par la date d'expiration de l'abonnement de l'usager, une date d'échéance fixe qui tombe pendant la période de prêt, une date d'échéance configurée par un système de prêt entre bibliothèques, un ajustement de date d'échéance, ou par un membre du personnel lors du prêt.

  • Si une Durée de renouvellement n'est pas indiquée, le système utilisera la même valeur que pour Durée du prêt.
  • Si aucune Durée du prêt n'est précisée, la date d'échéance du prêt sera 01/01/2099. 
  • Lorsque la durée du prêt est mesurée en jours, semaines ou mois, la date d'échéance sera le premier jour ouvert suivant de la bibliothèque si la date d'échéance initialement calculée tombe un jour où votre bibliothèque est fermée.
  • Les périodes de prêt mesurées en semaines seront calculées en jours (7 jours pour une semaine).
  • Pour les périodes de prêt mesurées en mois, le système tentera de fixer la date d'échéance à la même date que celle à laquelle le document a été emprunté. Par exemple, si un document a été prêté pour un mois le 27 janvier, la date d'échéance sera le 27 février.
    • Si la période de prêt commence à la fin d'un mois et que la date d'échéance tombe sur un mois plus court, la date d'échéance sera déplacée au dernier jour du mois plus court.
  • Lorsque la durée du prêt est mesurée en minutes ou en heures, utilisez le paramètre Ajustement de la date d'échéance pour modifier la date d'échéance si la date d'échéance initialement calculée est pendant que votre bibliothèque est fermée.
  • Les heures de service de la bibliothèque sont configurées dans l'écran Heures d'ouverture du module WorldCat Registry de Configuration des services OCLC. Les heures d'ouverture de la localisation du document sont utilisées pour fixer les dates d'échéance. Les heures d'ouverture de la succursale sont utilisées lorsque Paramètres de dérogation aux heures d'ouverture selon la succursale est activé.
  • Voir la section Prêts pour des détails sur la modification de l'état d'un prêt, le renouvellement de prêts et les restrictions applicables.

Ajustement de la date d'échéance

Sélectionnez un laps de temps afin que les documents soient échus à ou avant la fermeture de votre bibliothèque.

Les ajustements de date d'échéance sont appliqués automatiquement lors du prêt et lorsqu'un prêt est renouvelé par le personnel de votre bibliothèque, l'usager ou via le renouvellement automatique. Les pénalités de retard et les périodes de grâce commencent dès que le document est dû, conformément à vos politiques.

 Notes : 

  • Avant de choisir un ajustement de la date d'échéance, évaluez comment les changements de dates et d'heures d'échéance peuvent avoir un impact sur le calcul des pénalités de retard ou des délais de grâce, et quand les avis de retard sont envoyés à vos usagers. Réfléchissez à la façon dont votre bibliothèque effectue le retour des documents qui sont retournés quand votre bibliothèque est fermée.
  • Si votre bibliothèque utilise des structures de factures impayées ou des structures de suspension périodiques, évaluez si les usagers peuvent être plus ou moins pénalisés si, par exemple, vos prêts de longue durée auparavant dus à minuit sont maintenant dus à 20 h ou 2 h du matin, respectivement.
  • La date et l'heure d'échéance des documents déjà prêtés ne seront pas ajustées en fonction des modifications que vous pouvez apporter à vos politiques de prêt. Au lieu, tous les nouveaux ajustements seront honorés la prochaine fois qu'un document sera renouvelé ou emprunté dans le cadre de la politique mise à jour.
  • Les heures de service de la bibliothèque sont configurées dans l'écran Heures d'ouverture dans le module WorldCat Registry.

Pour les prêts de courte durée mesurés en minutes ou en heures, les options d'ajustement ci-dessous sont disponibles.

Ajustements de la date d'échéance pour les prêts de courte durée Description
Aucune (défaut)

Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué.

Lors du calcul de la date d'échéance, les heures d'ouverture de votre bibliothèque sont ignorées : le prêt peut donc arriver à échéance lorsque votre bibliothèque est fermée.

  Note. -  Cet ajustement est recommandé pour les prêts de courte durée en libre-service : l'usager peut récupérer, emprunter et retourner des documents sans l'aide du personnel, à partir d'un endroit accessible en tout temps.

1 heure avant la fermeture

45 minutes avant la fermeture

30 minutes avant la fermeture

15 minutes avant la fermeture

Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué.

Si la durée du prêt doit prendre fin à la fermeture de la bibliothèque, le document sera dû 1 heure ou 45, 30 ou 15 minutes avant la dernière fermeture de la bibliothèque à l'intérieur de la durée du prêt. Votre durée de prêt peut être raccourcie pour garantir le retour des documents avant la fermeture de la bibliothèque.

Une dérogation est requise pour prêter des documents pendant la période de pré-fermeture ou lorsque votre bibliothèque est fermée. Si acceptée, la date d'échéance et l'heure seront passées, et le document sera dû immédiatement.

  Note. - Les ajustements de pré-fermeture peuvent être utilisés pour récupérer vos documents avec suffisamment de temps pour que le personnel de la bibliothèque puisse traiter les retours avant l'heure de fermeture. Ces ajustements ne sont pas recommandés si les usagers peuvent emprunter ou renouveler des documents pendant que votre bibliothèque est fermée.

À la fermeture précédente

Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué.

Si la durée du prêt doit prendre fin après la fermeture de la bibliothèque, le document sera dû à la dernière fermeture de la bibliothèque à l'intérieur de la durée du prêt. Votre durée de prêt peut être raccourcie pour garantir le retour des documents avant la fermeture de la bibliothèque.

Une dérogation est requise pour prêter des documents lorsque votre bibliothèque est fermée. Si acceptée, la date d'échéance et l'heure seront celles de la dernière fermeture de votre bibliothèque, et le document sera dû immédiatement.

  Note. - Les ajustements À la fermeture peuvent être utilisés pour récupérer vos documents pour la fermeture de la bibliothèque. Cet ajustement n'est pas recommandé si les usagers peuvent emprunter ou renouveler des documents pendant que votre bibliothèque est fermée.

À l'ouverture suivante

Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué.

Si la durée du prêt doit prendre fin lorsque la bibliothèque est fermée, le document sera dû à la prochaine ouverture de la bibliothèque. Votre durée de prêt peut être prolongée pour garantir que l'usager a suffisamment de temps pour consulter le document.

Une dérogation est requise si le système ne peut pas déplacer la date d'échéance car une date d'échéance fixe, une date d'expiration de l'usager, etc. deviendra effective avant la prochaine ouverture de votre bibliothèque.

  Note. - Considérez associer un ajustement À l'ouverture suivante à des dates d'échéance fixes si vous voulez que les documents soient retournés avant la fermeture lors de longues périodes pour les vacances, les pauses académiques, les rénovations de bâtiments, etc.

15 minutes après l'ouverture

30 minutes après l'ouverture

45 minutes après l'ouverture

1 heure après l'ouverture

Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué.

Si la durée du prêt doit prendre fin lorsque la bibliothèque est fermée, le document sera dû 15, 30, 45 minutes ou 1 heure après la prochaine ouverture de la bibliothèque. Votre durée de prêt peut être prolongée pour garantir que l'usager a suffisamment de temps pour consulter le document.

Une dérogation est requise si le système ne peut pas déplacer la date d'échéance car une date d'échéance fixe, une date d'expiration de l'usager, etc. deviendra effective avant la prochaine ouverture de votre bibliothèque.

  Note. - Considérez associer un ajustement À l'ouverture suivante à des dates d'échéance fixes si vous voulez que les documents soient retournés avant la fermeture lors de longues périodes pour les vacances, les pauses académiques, les rénovations de bâtiments, etc.

 

Pour les prêts de longue durée mesurés en jours, semaines ou mois, les options d'ajustement ci-dessous sont disponibles.

Ajustements de la date d'échéance pour les prêts de longue durée Description
Minuit (défaut)

Le document sera dû à 23:59 à la date d'échéance calculée. Si votre bibliothèque est ouverte après minuit, le document sera dû avant la fermeture.

Si la durée du prêt se termine un jour où votre bibliothèque est fermée, la date d'échéance sera reportée à 23:59 le premier jour d'ouverture après cette fermeture.

  Conseil - Laissez le champ de la durée de prêt vide pour permettre les prêts permanents ou à terme. S'il n'y a aucune autre limite, un document dans le cadre d'une politique de prêt permanent n'aura pas de date d'échéance, n'accumulera pas de pénalités de retard et aucun avis de retard ne sera envoyé. Cependant, les prêts se verront attribuer une date d'échéance (entre autres) si l'usager a une date d'expiration, si la politique spécifie des dates d'échéance fixes, ou si le prêt doit honorer une date d'échéance fournie par un système de prêt entre bibliothèques.

À la fermeture

Le document sera dû à 23:59 à la fermeture à la date d'échéance calculée. Si votre bibliothèque est ouverte après minuit, le document sera dû à la prochaine date civile à l'heure de fermeture que vous avez configurée. Par exemple, si vos heures d'ouverture sont de 8 h 00 à 2 h 00 (am), la date d'échéance exacte sera samedi à 2 h 00 si le document est dû le vendredi.

Si la durée du prêt se termine un jour où votre bibliothèque est fermée, la date d'échéance sera reportée à l'heure de fermeture du premier jour d'ouverture après cette fermeture.

  Conseil - Pour configurer un prêt pour la journée, indiquez 0 jour comme Durée du prêt et sélectionnez À la fermeture comme Ajustement de la date d'échéance. Le document sera dû la prochaine fois que votre bibliothèque fermera. Vous voulez que les documents soient retournés à la fermeture le jour suivant? Indiquez 1 jour comme Durée du prêt et sélectionnez À la fermeture comme Ajustement de la date d'échéance.

Dates d'échéance fixes

Configurez les dates auxquelles les prêts seront échus à votre établissement. Par exemple, le dernier jour du trimestre. (Limite de 25 caractères.)

  • Les dates d'échéance fixes sont appliquées lorsqu'un document est prêté ou renouvelé.
  • Les dates d'échéance fixes doivent être configurées bien avant pour chaque politique de prêt applicable.  Les dates configurées peuvent être supprimées lorsqu'elles sont passées.  
  • Les dates d'échéance fixes sont appliquées lors des renouvellements effectués par le personnel de la bibliothèque ou par les usagers. Les dates d'échéance fixes ne sont pas appliquées lors des renouvellements automatiques.
  • Les dates d'échéance fixes doivent être configurées pour chaque politique de prêt.
  • Vous pouvez configuré plusieurs dates d'échéance fixes.
  • Si une date d'échéance fixe est passée, elle ne sera plus appliquée.
  • Alors que la date de prêt se rapproche de la date d'échéance fixe, la durée du prêt sera raccourcie afin de refléter la date d'échéance fixe.

Facture fixe pour prêts

Montant fixe appliqué dans le dossier de l'usager lorsque des documents sont prêtés. Vous pouvez créer des factures fixes dans l'écran Structures des factures.

  • Si vous configurez une Facture fixe pour les prêts, les usagers ne pourront pas emprunter des documents avec un système de libre-service.

Renouvellement

Durée du renouvellement

Indique pendant combien de temps un usager peut conserver un document prêté après le renouvellement du prêt. Cette durée s'applique lorsqu'un membre du personnel ou un usager renouvelle un prêt. 

  • Lors des renouvellements, la nouvelle date d'échéance ne pourra pas être un jour où la bibliothèque est fermée.

  • La Durée du renouvellement peut être différente de la Durée du prêt.
  • Si une Durée de renouvellement n'est pas indiquée, le système utilisera la même valeur que pour Durée du prêt.
  • Indiquez si la Durée du renouvellement commence après :
    • la transaction de renouvellement;
      • Sélectionnez cette option si la durée du renouvellement doit être calculée à partir du moment du renouvellement.  Le temps ne sera ajouté à la durée du prêt que si la date d'échéance tombe avant la fin de la durée du renouvellement.
    • la date d'échéance initiale
      • Sélectionnez cette option si la durée du renouvellement doit être calculée à partir de la date d'échéance actuelle du prêt. Le temps sera toujours ajouté à la durée du prêt lorsqu'un renouvellement est réussi.

Renouvellement automatique

Cliquez sur Oui pour activer les renouvellements automatiques. Le personnel ou l'usager peut tenter de renouveler manuellement le prêt d'un document éligible au renouvellement automatique. L'automatisation reprendra la prochaine fois que le document sera dû.

  • Tous les documents avec cette politique de prêt seront admissibles pour renouvellement automatique.
  • Le renouvellement automatique échouera dans les cas suivants :
    • Le compte de l'usager est expiré, bloqué ou suspendu.
    • Le compte de l'usager est en violation des politiques.
    • Les Limites de prêts ont été dépassées, même si le personnel a déjà outrepasser la politique.
    • La Politique de prêt indique une Facture fixe pour renouvellements (nécessite une confirmation de l'employé).
    • Le document a été rappelé.
    • Le document est requis pour remplir une réservation ou une mise de côté.
    • La Limite de renouvellements automatiques a été dépassée.
    • Le renouvellement automatique a précédemment échoué.
    • Si une dérogation du personnel est nécessaire pour la circulation.
  • Le renouvellement automatique ne sera appliqué aux documents que lorsqu'il sera activé, et que les documents auront été prêtés ou renouvelés manuellement. Les documents prêtés avant que le renouvellement automatique ne soit activé devront être prêtés ou renouvelés manuellement, puis prêtés de nouveau pour le renouvellement automatique s'applique pour ces documents.
  • Généralement, les renouvellements automatiques sont traités à 7 h 00 (heure de l'établissement) le jour où le document est dû.
  • Il est recommandé de configurer une Période de grâce pour retard pour les cas où les documents ne peuvent pas être renouvelés automatiquement afin que les usagers aient le temps de retourner les documents et éviter d'encourir des amendes.
  • Il est recommandé de modifier la Politique pour avis de rappel pour expliquer que le document doit être retourné car il est requis par un autre usager ou parce que le renouvellement automatique n'est pas autorisé.
  • Si la limite de prêts a été atteinte, le renouvellement automatique ne sera pas effectué.
  • Si la limite de la valeur des prêts a été atteinte, le renouvellement automatique ne sera pas effectué.
  • Si la la limite de la durée du renouvellement automatique est plus longue que la durée de la limite du renouvellement du prêt, la durée de la limite de renouvellement de prêt sera utilisée.
    • Le nombre de renouvellements automatiques permis est déterminé par la Limite de renouvellements automatiques.
    • Le nombre total de renouvellements (automatiques et manuels) permis est déterminé par Politiques de limites de prêts appropriées.
    • Le renouvellement automatique échouera si l'une de ces limites a été atteinte.
  • Les documents sont renouvelés s'ils ne sont pas requis pour remplir une demande de réservation en attente :
     
    Scénario Le document est-il automatiquement renouvelé?
    Il n'y a pas de demande de réservation active. Oui
    Il y a une demande de réservation et un autre document est disponible pour remplir la réservation. Oui
    Il y a une demande de réservation et aucun autre document n'est disponible pour remplir la réservation. Non. Un Avis de rappel de document est envoyé à l'usager. La date d'échéance du document est ajustée en fonction de la Période de rappel et de la Durée minimum du prêt.
    Il y a plusieurs demandes de réservation qui ne peuvent pas être remplies par d'autres documents disponibles. Non. Un Avis de rappel de document est envoyé à l'usager. La date d'échéance du document est ajustée en fonction de la Période de rappel et de la Durée minimum du prêt.

Limite de renouvellements automatiques

Le nombre de renouvellements automatiques permis est déterminé par la Limite de renouvellements automatiques. Si vous avez coché Oui pour Renouvellement automatique, inscrivez le nombre de fois qu'un document peut être renouvelé automatiquement. Si vous ne voulez pas que ce champ s'applique, sélectionnez Aucune limite.

  • Le nombre total de renouvellements (automatiques et manuels) permis est déterminé par Politiques de limites de prêts appropriées.
  • Le renouvellement automatique échouera si l'une de ces limites a été atteinte.

Facture fixe pour renouvellements

Montant fixe appliqué dans le dossier de l'usager lorsque des documents sont renouvelés. Vous pouvez créer des factures fixes dans l'écran Structures des factures.

  • Si vous configurez une Facture fixe pour les renouvellements, les usagers ne pourront pas emprunter des documents avec un système de libre-service.

Prêt en retard

Champ Description
Période de grâce pour retard

Indique le délai, après la date d'échéance, avant qu'un usager ne soit pénalisé pour un document en retard. 

  • Le calcul de la période de grâce est basé sur le paramètre Cumuler les frais et/ou la durée de suspension lorsque la bibliothèque est fermée?.  La période de grâce n'inclura pas les heures de fermeture de la bibliothèque si ce paramètre est activé.
  • Si un document est retourné avant la fin de la période de grâce, aucune pénalité ne sera appliquée.
  • Si un document est retourné après la fin de la période de grâce, l'usager encourt des frais et/ou est suspendu à partir du moment où le document devient en retard.
  • Une bibliothèque peut choisir de commencer le calcul des pénalités après la période de grâce en ajoutant la durée de la période de grâce comme une période initiale de zéro pénalité dans la Structure de facture ou Structure de suspension appropriée .
  • Si un document est rappelé, la Période de grâce pour rappel sera appliquée à la place.
Facture fixe pour retards Montant fixe appliqué dans le dossier de l'usager lorsque des documents en retard sont retournés. Vous pouvez créer des factures fixes dans l'écran Structures des factures.
Facture périodique pour retards Montant appliqué périodiquement dans le dossier de l'usager lorsque des documents prêtés à l'usager sont en retard. Vous pouvez créer des factures périodiques dans l'écran Structures de factures.
Suspension pour retard Sélectionnez la structure de suspension pour suspendre automatiquement le compte d'un usager.  Voir Structures des suspensions.  
Politique pour avis de retard

Sélectionnez l'avis de retard qui sera envoyé à l'usager. Vous pouvez créer des avis de retard dans l'écran Politiques pour avis.

Cumuler les frais et/ou la durée de suspension lorsque la bibliothèque est fermée?

Indiquez s'il faut cumuler les frais et périodes de suspension des usagers aux usagers lorsque la bibliothèque est fermée. Les heures de service de la bibliothèque sont configurées dans l'écran Heures d'ouverture dans le module WorldCat Registry.  Ce paramètre détermine si les heures de fermeture de votre bibliothèque sont considérées pour les périodes de grâce.

  • Si la valeur est Non, les périodes de grâce n'incluront pas le temps durant lequel votre bibliothèque est fermée.
  • Si la valeur est Oui, les périodes de grâce incluront le temps durant lequel votre bibliothèque est fermée.

Rappel

Champ Description
Période de rappel

Laps de temps alloué à l'usager pour retourner un document rappelé. Lorsqu'un document est rappelé, la date d'échéance et la date pour Très en retard sont recalculées.

  • Le système utilisera la première date d'échéance de rappel calculée et la date d'échéance précédente pour déterminer quand le document doit être considéré comme en retard. Pour plus de détails, voir Rappeler des documents.
Période de grâce pour rappel Laps de temps avant que des amendes soient facturées pour les documents rappelés.
Durée minimum du prêt

Durée minimum de la période de prêt. Lorsqu'un document est rappelé, la Date d'échéance du rappel sera ajoutée afin que le document soit échu après la durée minimum du prêt.

  • Si le renouvellement automatique échoue, la Période de rappel et la Durée minimum du prêt sont utilisées pour calculer la nouvelle date d'échéance du document. 
Facture fixe pour rappels Montant fixe appliqué dans le dossier de l'usager lorsque des documents en retard sont retournés. Vous pouvez créer des factures fixes dans l'écran Structures des factures.
Facture périodique pour rappels Montant appliqué périodiquement dans le dossier de l'usager lorsque des documents prêtés à l'usager sont en retard. Vous pouvez créer des factures périodiques dans l'écran Structures de factures.
Politique pour avis de rappel Un Avis de rappel de document est envoyé à l'usager lorsque le document en sa possession est rappelé ou que le renouvellement automatique échoue.Vous pouvez créer des avis pour les rappels dans l'écran Politiques pour avis.

Mises à jour en lot

Utilisez cette section pour indiquer si vous voulez ou non facturer les frais aux usagers pour toutes les politiques lorsque la bibliothèque est fermée.

Copier des politiques de prêt

  1. Cliquez sur le nom de la politique que vous voulez copier.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Copier. Une copie de la politique est affichée.
  3. Inscrivez un nom pour cette nouvelle politique et modifiez les champs au besoin.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des politiques de prêt

Les politiques de prêt peuvent être supprimées uniquement si elles n'ont jamais été utilisées. Les politiques de prêt sont liées aux données historiques et statistiques conservées par le système.

  1. Cliquez sur le nom de la politique que vous voulez supprimer.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Supprimer.
  3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK.

Politiques associées

Les Politiques de prêt dépendent de :

Les Politiques de prêt sont utilisées dans :