Renouvellements en lot

Directives

• Le client Renouvellements en lot de Circulation WorldShare peut être téléchargé de l'OCLC Community Center. 
• Vous devez avoir une connexion Internet et les configurations appropriées pour que le Service SIP2 WorldShare puisse traiter les transactions.
• Le client de renouvellements en lot générera un nouveau nom d'utilisateur et un mot de passe pour chaque session. La configuration de l'adresse IP SIP2 devra être mise à jour par un utilisateur avec le rôle Circulation Admin pour chaque utilisation du client. Pour plus de détails, voir Adresses IP SIP2.
• Toutes les transactions non traitées seront perdues si vous quittez le client pendant le traitement des renouvellements ou si vous annulez le traitement. Vous pouvez saisir ces transactions ultérieurement dans un fichier.
• Le client de renouvellements en lot ne peut renouveler que le prêt des documents qui sont déjà prêtés à un usager. 
  • Les prêts seront renouvelés même si l'usager a dépassé les limites fixées dans sa Politique de type d'usager, sa Politique de limite de prêts ou la Politique de prêts. prêt.
  • Les prêts seront renouvelés même si les documents sont requis pour remplir une réservation ou une mise de côté.
    • Le prêt des documents rappelés ne peut pas être renouvelé. Pour prolonger la date d'échéance d'un document rappelé, vous devez supprimer la réservation à l'origine du rappel, effectuer le retour du document dans le système, prêter de nouveau le document au même usager avec la date d'échéance désirée, et recréer la réservation.
  • Le prêt des documents sera renouvelé si les documents ne sont pas encore échus, ou s'ils sont en retard ou très en retard.
  • Le renouvellement du prêt d'un document en retard ou très en retard peut entraîner l'application de frais de retard au compte de l'usager ou de la suspension de l'usager selon les politiques de prêt de votre établissement. Pour éviter les pénalités :
    • Option 1 - Supprimez temporairement les liens vers les Structures des factures et/ou les Structures de suspension dans vos Politiques de prêt.
    • Option 2 - Créez une fermeture spéciale dans les heures d'ouverture de votre bibliothèque et mettez à jour les Politiques de prêt pour ne pas que des frais ou des périodes de suspension soient cumulés lorsque la bibliothèque est fermée. Voir Heures d'ouverture pour plus de détails.
• Si votre bibliothèque a configuré l'Avis automatique de reçu de date d'échéance, les usagers recevront un avis par courriel confirmant la nouvelle date d'échéance des prêts. Ces avis automatiques sont envoyés au début de chaque heure. Pour plus détails, voir Avis et reçus > Autres avis aux usagers .

Étape 1 - Créer un fichier de prêts à renouveler

Le client de renouvellements en lot requiert un fichier CSV des prêts que vous voulez renouveler.

• Utilisez le rapport Tous les documents actuellement prêtés pour obtenir la liste des documents qui étaient prêtés à la fin de la journée précédente. Pour plus de détails, voir le rapport Tous les documents actuellement prêtés.
• Enlevez les documents que vous ne voulez pas prêter.
• Créez un fichier CSV avec les trois en-têtes de colonnes suivants :
  • patron_barcode : code-barres de l'usager auquel le document est prêté.
  • item_barcode : code-barres du document prêté.
  • due_date : la nouvelle date/heure d'échéance que vous souhaitez appliquer au prêt.
    • Chaque document du fichier peut avoir une date d'échéance différente.
    • Les dates d'échéance doivent être fournies en format ISO dans le fuseau horaire approprié. Par exemple, 2030-12-31T23:59:59

 Notes. 

• Les bibliothèques qui utilisent Conception de rapports WorldShare peuvent utiliser l'univers Circulation - États des documents pour créer une liste personnalisée des documents prêtés. Les données sur l'état des documents sont mises à jour chaque nuit. Pour plus de détails voir Univers Circulation - États des documents.
• Le processus ignorera les documents qui ne sont plus prêtés à l'usager spécifié ou qui ont été rappelés. Le système ne prêtera pas un document à un usager qui a déjà retourné ce document.

Étape 2 - Télécharger le client de renouvellements en lot

Vous devez télécharger le client depuis l'OCLC Community Center.

Télécharger le client de renouvellements en lot

1. Connectez-vous à l'OCLC Community Center.
2. Allez à la communauté WorldShare Circulation et sélectionnez le lien Bulk Renewal Client sous Liens rapides (Quick links).
3. Sélectionnez la version du client pour votre système d'exploitation, c'est-à-dire Windows ou macOS.
4. Enregistrez le client sur votre poste de travail. 
   • Sélectionnez un emplacement facile à trouver pour les employés qui utiliseront le client.

Aucune installation supplémentaire n'est requise.

Configuration requise

• Windows 7 ou version ultérieure
• macOS 
• Connexion Internet avec une adresse IP statique pour toute la durée du traitement

Étape 3 - Configurer le Service SIP2 WorldShare

Après avoir téléchargé le client de renouvellements en lot, vous devez configurer le Service SIP2 WorldShare (WMS SIP2 Service) pour qu'il accepter les messages de renouvellement de votre machine.

  Note. - Vous devrez accéder Configuration des services OCLC pour continuer. Consultez la rubrique Rôles pour les comptes de Circulation pour des détails sur la connexion à Configuration des services OCLC.

Exécuter le client de renouvellements en lot

1. Trouvez le fichier du programme en utilisant le menu Démarrer (Windows) ou le Launchpad (Mac).
2. Exécutez le programme en double-cliquant sur le fichier du programme : WorldShare Circulation Bulk Renewal 1.0.0.exe (Windows) ou WorldShare Circulation Bulk Renewal 1.0.0.dmg (Mac).
3. Dans l'écran d'accueil du client, cliquez sur Get Started (Commencer) .
4. Sur l'écran SIP2 Server Details (Détails sur le serveur SIP2) :
   1. Sélectionnez le centre de données de votre établissement. Si vous ne savez pas quel est ce centre, contactez le service d'assistance technique d'OCLC.
   2. Notez l'adresse IP locale, le nom d'utilisateur SIP2 et le mot de passe SIP2, ainsi que le nom d'utilisateur et le mot de passe fournis par le client.

       Mise en garde -  Ne fermez pas le client de renouvellements en lot à ce stade. Si vous fermez le client ou cliquez sur le bouton « Précédent », un nouveau nom d'utilisateur et un nouveau mot de passe seront générés.

Étape 4 - Traiter les renouvellements

1. Dans l'écran Renewal Details :
   1. Sélectionnez le fuseau horaire des dates d'échéance que vous avez indiquées dans le fichier CSV créé à l'Étape 1.
      1. Le client utilisera par défaut le fuseau horaire utilisé par votre système d'exploitation.
   2. Utilisez le bouton Browse for File pour localiser le fichier CSV créé à l'Étape 1.
      1. Sélectionnez le fichier et attendez que le client valide si le fichier est conforme au format requis.
      2. S'il est valide, un message de confirmation et un aperçu des données apparaîtront pour la première entrée de votre fichier. Vérifiez si les données sont correctes.
      3. S'il n'est pas valide, un message d'erreur sera présenté. Corrigez les erreurs et essayez de charger le fichier de nouveau. 
2. Cliquez sur Next dans l'écran Renewal Details pour continuer vers l'écran de confirmation.
3. Dans l'écran Input Confirmation, vérifiez que les informations sur votre établissement et le fichier CSV sont exactes.
4. Cliquez sur Start pour commencer le traitement des renouvellements dans Circulation WorldShare.
   1. Si votre bibliothèque a configuré l'Avis automatique de reçu de date d'échéance, les usagers recevront un avis par courriel confirmant la nouvelle date d'échéance des prêts. Ces avis automatiques sont envoyés au début de chaque heure.
5. Dans l'écran Renewal Progress, suivez la progression des renouvellements.
   1. Le client de renouvellements en lot indiquera le pourcentage de renouvellements effectués ainsi que le nombre de renouvellements réussis et échoués.
   2. Les dix tentatives de renouvellement les plus récentes apparaîtront à l'écran pour référence.
   3. Utilisez le bouton Cancel pour terminer le traitement si un pourcentage important de renouvellements échoue. Vérifiez votre fichier CSV et réessayez.
      1. Note - Utilisez le bouton Export Details pour obtenir un fichier CSV avec des détails sur les tentatives de renouvellement, y compris les messages de réussite et d'échec.
   4. Note. - Le délai de traitement peut varier en fonction du nombre de prêts que vous souhaitez renouveler et d'autres facteurs.
   5. Note. - La fermeture du client pendant le traitement des renouvellements entraînera le non-renouvellement des documents non traités. Vous perdrez également tous les détails sur les transactions réussies ou échouées qui ont déjà été traitées. Utilisez le bouton Cancel si vous souhaitez terminer le traitement.
6. Lorsque le traitement est terminé :
   1. L'optionExport Details est affichée. Cliquez sur Export Details pour obtenir un fichier CSV avec des détails sur les tentatives de renouvellement, y compris les messages de réussite et d'échec.
   2. L'option Start Over vous ramènera à l'écran SIP2 Server Details si vous souhaitez traiter un autre fichier. 
   3. Note. - Avant de traiter un nouveau fichier, vous devez mettre à jour la configuration de l'adresse IP SIP2 avec le nouveau nom d'utilisateur et le nouveau mot de passe générés par le client de renouvellements en lot.

 Note. - Si vous traitez des renouvellements en lot depuis votre domicile ou depuis une machine qui n'a pas d'adresse IP statique, envisagez de supprimer ou de désactiver la configuration d'adresse IP SIP2 créée pour le client de renouvellements en lot une fois le traitement terminé. Cela réduira le risque d'accès indésirable au service SIP2 WorldShare.