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Rappeler des documents

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Comment rappeler des documents qui sont prêtés dans Circulation WorldShare.

Les documents peuvent être rappelés uniquement s'ils sont empruntés par des usagers.

Rappeler un document

  1. Dans le panneau de gauche, utilisez la section Recherche de documents pour récupérer le document. Pour plus de détails sur la recherche de documents, voir Chercher un document.
  2. Si vous avez cherché le document (vous n'avez pas balayé ou inscrit son code-barres) :
    1. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le titre du document.
    2. Dans l'écran Exemplaires, dans la ligne du document que vous voulez rappeler, cliquez sur Voir/Modifier.
  3. Dans l'écran Détails sur le document, cliquez sur Créer réservation dans le coin supérieur droit.
  4. Dans la fenêtre Réserver :
    1. Utilisez le champ Usager pour récupérer le dossier de l'usager qui a le document que vous voulez rappeler.
    2. Remplissez les champs suivants :
      1. Collecte - Si l'usager préfère récupérer le document à une localisation, sélectionnez-la dans la liste déroulante.
      2. Réservation - Pour indiquer une date d'expiration, cliquez sur le bouton de calendrier et sélectionnez une date.
      3. Suspension (Facultatif) - Si l'usager n'a pas besoin du document durant une période donnée, indiquez cette période en utilisant le bouton de calendrier.
      4. Mettre l'usager en tête de la file d'attente - Met le nom de l'usager en première place dans la liste de réservations.
      5. Notes (Facultatif) - Inscrivez des détails supplémentaires sur la demande de l'usager avant ou après la fourniture de la réservation. Les usagers peuvent voir et mettre à jour les notes lorsqu'ils sont connectés à WorldCat Discovery > Mon dossier.
    3. Cochez la case Rappeler document de.
    4. (Facultatif). Utilisez l'icône de calendrier pour sélectionner une date d'échéance lors du rappel d'un document en retard. 
      • Les dates passées seront grisées et ne seront pas une option.  Si vous saisissez une date qui est passée, un message d'erreur sera affiché vous invitant à choisir une date dans le futur afin que la demande de rappel soit traitée correctement.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.


Pour plus de détails sur les états, voir États des documents.

  • L'état du document indique que le document a été rappelé auprès de l'usager que vous indiquez.
  • Dans le dossier de l'usager, sous l'onglet Réservations, une nouvelle réservation au niveau du document apparaît.

 Note. - Si un document très en retard est rappelé manuellement, les frais de retard, y compris les factures partiellement réglées, sont automatiquement annulés conformément à la politique pour les documents très en retard et les documents perdus. Voir Politique pour documents très en retard et perdus pour plu de détails. 

Modifier la date d'échéance d'un document rappelé

Si vous voulez accorder plus de temps à usager pour un document, mais que vous souhaitez toujours que les pénalités de rappel et les politiques d'avis soient appliquées, modifiez la date d'échéance d'un document rappelé tout en laissant le prêt en état de rappel.

  1. Sous l'onglet Prêts du dossier d'usager :
  2. Cochez la case (première colonne à gauche) du document rappelé pour lequel vous souhaitez modifier la date d'échéance.
  3. Cliquez sur le bouton Modifier date d'échéance dans le coin inférieur gauche de l'écran.
  4. Dans la boîte de dialogue Choisir la date d'échéance, saisissez la nouvelle date d'échéance souhaitée ou sélectionnez une date à l'aide du calendrier. 
    • Si vous sélectionnez une date d'échéance qui dépasse celle autorisée par la politique, vous devrez confirmer la dérogation à cette politique avant de pouvoir poursuivre, si votre rôle le permet. Les Employés Étudiants devront demandé à un membre du personnel pour une dérogation/approuver la nouvelle date d'échéance. Voir Rôles pour les comptes de Circulation pour plus de détails sur les autorisations de dérogation.
  5. Sélectionnez Choisir la date d'échéance. 

 Notes. 

  • Pour les prêts en retard ou très en retard, vous ne pouvez pas modifier manuellement la date d'échéance, quel que soit l'état du rappel. Pour modifier la date d'échéance d'un prêt déjà en retard, utilisez l'option de renouvellement. Toutefois, le renouvellement du document le libèrera de son état Rappelé. 
  • Pour les groupes de circulation, tout employé peut renouveler ou modifier une date d'échéance pour n'importe quel prêt de groupe.
  • Si les avis automatiques de reçus de prêt sont activés, la modification de la date d'échéance d'un prêt enverra un reçu à l'usager. Si vous n'êtes pas certain si ces reçus de prêt sont activés pour votre établissement, les administrateurs de la circulation peuvent vérifier le paramètre dans Politique pour avis de date d'échéance dans Configuration des services OCLC.

Pour plus de détails, voir Modifier la date d'échéance.

Libérer les documents rappelés 

Les documents rappelés peuvent être libérés de leur état de rappel de cdes façons :

  • Effectuer le retour du document lorsqu'il est retourné.
  • Renouveler le document si les documents rappelés ne sont plus nécessaires pour répondre aux demandes de documents.
    •  Le document passera alors à l'état adéquat (prêté, en retard, etc.).

Pour renouveler des prêts :

  1. Allez sous l'onglet Prêts du dossier de l'usager.
  2. Cochez la case (première colonne à gauche) de chaque document qui doit être renouvelé.
    • Pour renouveler le prêt de tous les documents, cochez la case dans le haut de la colonne.
  3. Cliquez sur Renouveler (dans le bas de l'écran, à gauche).
    • Facultatif. Vous pouvez utiliser l'option Renouv. avec date d'échéance pour indiquer une date d'échéance antérieure ou postérieure à celle que votre politique attribuerait normalement. Si vous sélectionnez une date d'échéance qui dépasse celle autorisée par la politique, vous devrez confirmer la dérogation avant de pouvoir poursuivre.
  4. Une dérogation est nécessaire pour renouveler des documents qui ont été rappelés. Les Employés Étudiants devront demandé à un membre du personnel pour une dérogation/approuver le renouvellement. Voir Rôles pour les comptes de Circulation pour plus de détails sur les autorisations de dérogation.

Après avoir confirmé toute dérogation, le prêt sera libéré de son été « Rappelé » et le système recalculera la date d'échéance du prêt en fonction de la durée de renouvellement de votre politique de prêt.

Pour plus de détails, voir Renouveler des documents ou Retourner des documents.