Approbation et préparation des réservations
Configurer l'approbation et la préparation
Vous pouvez facultativement activer des paramètres pour l'approbation et la préparation des demandes de réservations dans Circulation WorldShare.Lorsque ces paramètres sont activés, le matériel n'apparaîtra pas comme étant prêt à être récupéré à l'usager ou à d'autres membres du personnel avant que la réservation ne soit approuvée et/ou préparée.
Pour demander automatiquement l'approbation ou la préparation lors du traitement des réservations, activez les nouvelles options Approbation du document et Préparation du document dans la section Fourniture de vos Politiques pour fourniture des réservations. (Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Réservations et mises de côté)
Vous pouvez demander manuellement une approbation ou une préparation pour une réservation en utilisant la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation dans Circulation WorldShare.
Note : Si votre bibliothèque est membre d'un groupe de circulation, veuillez noter que les Politiques pour fourniture des réservations sont contrôlées par l'établissement propriétaire du document. Par conséquent, le personnel de votre bibliothèque peut voir des messages d'approbation ou de préparation pour des documents non locaux qui seront récupérés dans l'une des succursales de votre bibliothèque même si votre bibliothèque n'a pas activé l'approbation ou la préparation pour les documents de votre propre collection.
L'un des rôles suivants est requis pour gérer l'état de préparation des documents réservés :
- Circulation Admin
- Circulation Comptoir
- Circulation Comptoir Confidentialité
- Étudiant-Employé
- Étudiant-Employé Circulation
L'un des rôles suivants est requis pour gérer l'état d'approbation des documents réservés :
- Circulation Admin
- Circulation Comptoir
- Circulation Comptoir Confidentialité
Pour plus de détails, voir Rôles pour les comptes de Circulation.
Afficher et modifier l'approbation ou la préparation des demandes de réservation existantes
Le système déterminera si l'approbation ou la préparation est requise par la politique de la bibliothèque lorsque le document est initialement retourné à l'endroit de collecte pour remplir la réservation. Vous pouvez voir et modifier la condition d'approbation ou de préparation dans la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation.
Les états d'approbation et de préparation de la réservation peuvent être modifiés jusqu'à ce que la réservation soit récupérée, utilisée, complétée, supprimée ou expirée.
Vous pouvez accéder à la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation dans l'écran Retour, dans la liste de réservations de l'usager ou dans le rapport Endroits de collecte :
- Dans le dossier d'usager, cliquez sur l'onglet Réservations.
- Trouvez la réservation puis, dans la colonne Actions, cliquez sur le menu
et sélectionnez Modifier. - Dans la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation, modifiez les états d'approbation et de préparation au besoin. États possibles :
- Non requise - L'approbation ou la préparation n'est pas requise. Le document peut être prêté ou utilisé sur place.
- Approbation et préparation requises - La réservation doit être approuvée et/ou le document préparé par un membre du personnel autorisé de la bibliothèque. Le document réservé ne sera pas affiché comme Prêt pour utilisation lorsque dans cet état.
- Approuvée/Préparée - L'approbation ou la préparation a été effectuée par un membre du personnel autorisé de la bibliothèque. Le document peut être prêté ou utilisé sur place.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Approuver ou préparer une demande de réservation
Une réservation conservera (et retournera à) l'état En préparation si une approbation ou une préparation est requise.
- L'usager demandeur ne recevra pas d'avis de récupérer la réservation et ne verra pas que le document est prêt dans Mon dossier, dans les bornes libre-service, etc. tant que les processus d'approbation et/ou de préparation ne seront pas terminés.
- Tant que la réservation n'est pas prête à être récupérée, Mon dossier indique que le document est en transit vers l'endroit de collecte.
- Pour garantir que les usagers disposent de la Durée sur le rayon des réservations adéquate pour récupérer le document, le système ne commencera pas à comptabiliser la Durée sur le rayon des réservations avant que l'état de la réservation ne soit Prêt pour utilisation.
Utilisez la colonne Actions pour confirmer l'approbation ou la préparation de la demande de réservation sous l'onglet Réservations du dossier de l'usager ou dans le Rapport Endroits de collecte. Utilisez le menu déroulant Actions pour sélectionner Approuver ou Préparer.
Sous l'onglet Réservations :
Dans le rapport Endroits de collecte :
Si un document doit être approuvé ou préparé pour remplir une réservation, vous verrez une mise en garde dans les endroits suivants :
- Colonne État dans la liste de réservations de l’usager - L'état s’affichera comme Approbation requise et/ou Préparation requise sera affiché.
- Retour du document - Lorsque le retour du document est effectué à la succursale de collecte pour remplir la réservation, le lien Approbation requise et/ou Préparation requise sera affiché.
- Prêt du document ou attribution de l'état Utilisé au document - Un avis de dérogation (outrepasser) sera affiché indiquant que le document nécessite une approbation et/ou une préparation.