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Politiques pour documents très en retard et perdus

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Comment configurer des politiques pour les documents très en retard ou déclarés perdus.

Pour accéder à cet écran, connectez-vous à Configuration des services et, dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Circulation WorldShare > Prêts > Politiques pour documents très en retard.

À propos de documents très en retard et perdus

Lorsqu'un document devient très en retard ou est déclaré perdu, le coût de remplacement et les frais de traitement sont appliqués selon les politiques configurées dans cet écran. Les frais sont facturés différemment pour les documents Très en retard et les documents Déclarés perdus.

Documents très en retard

  • Lorsqu'un document devient très en retard, sont état devient Très en retard (Prêté) dans Circulation WorldShare.
  • Lorsqu'un document Très en retard (Prêté) est rappelé, la date pour Très en retard est recalculée.

Pour des informations sur l'affichage des états aux usagers et au personnel, voir Vérifier l'état ou la localisation d'un document.

Lorsqu'un document très en retard est retourné

Les actions suivantes sont effectuées dans Circulation WorldShare lorsqu'un document très en retard est retourné :

  • Une mise en garde pour les factures en retard ou la suspension de l'usager configurée dans les Politiques de prêt sera affichée lors du retour du document. Les pénalités de retard seront calculées à partir de la date d'échéance jusqu'à ce que le document devienne en retard.
  • Le coût de remplacement est effacé dans le dossier de l'usager s'il n'a pas encore payé les frais.
  • Les frais de traitement sont effacés si la politique a été configuré de façon a annuler ces frais lorsque le document est retourné et que l'usager ne les a pas encore payé.
  • Des frais de retard sont facturés à l'usager à partir de la date où le prêt du document a été échu pour la première fois.

Documents perdus

  • L'état d'un document n'est pas automatiquement changé pour Perdu après voir été Très en retard. L'état du document devient Perdu lorsque le personnel change l'état du document prêté à l'usager pour « Déclaré perdu ».

Pour des instructions pour marquer des documents comme étant déclarés perdus, voir Modifier l'état du prêt.

Lorsqu'un document perdu est retourné

Les actions suivantes sont effectuées dans Circulation WorldShare lorsqu'un document perdu est retourné :

  • Le message suivant est affiché : Le document {titre} avait auparavant été déclaré Perdu par l'usager.
  • Le coût de remplacement est effacé dans le dossier de l'usager s'il n'a pas encore payé les frais.
  • Les frais de traitement sont effacés si la politique a été configuré de façon a annuler ces frais lorsque le document est retourné et que l'usager ne les a pas encore payé.
  • Les frais de retard ne sont pas facturés lorsqu'un document est marqué comme étant Perdu, ou lorsqu'un document perdu est retourné.

Politiques pour documents très en retard et perdus

Créer et modifier des politiques

  1. Dans l'écran Politiques pour documents très en retard et perdus, cliquez sur Créer nouvelle, ou cliquez sur le nom de la politique que vous voulez modifier.
  2. Dans l'écran Créer une nouvelle politique ou Modifier la politique, inscrivez ou modifiez le nom de la politique.
  3. Remplissez les champs des section Général et Avis.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Général

Description des champs de la section Général de Politiques pour documents très en retard et perdus :

Zone Description
Estimer les frais pour documents très en retard après Moment après la date d'échéance où les frais sont évalués.
Source préférée pour le montant du coût de remplacement Sélectionnez une méthode pour déterminer le coût de remplacement.
  • Notice du document, Type de média :
    1. Le système cherchera le coût de remplacement indiqué dans la notice du document. Le coût provient de la notice de fonds local (NFL) : zone 876 $c.
    2. Si aucun coût n'est indiqué dans la notice de document, le système déterminera le coût en se basant sur les coûts de remplacement configurés dans l'écran Coût de remplacement pour les types de médias.
    3. Si aucun coût n'est trouvé, des frais ne sont pas facturés.
  • Type de média, Notice du document 
    1. Le système déterminera le coût en se basant sur les coûts de remplacement configurés dans l'écran Coût de remplacement pour les types de médias.
    2. Si aucun coût n'est trouvé pour le type de média, le système cherchera le coût dans le notice du document. Le coût provient de la notice de fonds local (NFL) : zone 876 $c.
    3. Si aucun coût n'est trouvé, des frais ne sont pas facturés.
Raison de la facturation du coût de remplacement Sélectionnez une raison de facturation dans la liste déroulante.
  • N'utilisez pas la même raison de facturation que celle utilisée pour Structure de la facture pour frais de traitement.
  • Par exemple, n'utilisez pas la raison Document perdu pour les deux champs.
  • Créez des raisons de facturation dans l'écran Raisons de facturation.
Structure de la facture pour les frais de traitement Sélectionnez une facture fixe dans la liste déroulante.
  • Ne sélectionnez pas une structure de facture qui utilise la même raison de facturation que celle utilisée pour Raison de la facturation du coût de remplacement.
  • Par exemple, n'utilisez pas la raison Document perdu pour les deux champs.
  • Créez une facture fixe dans l'écran Structures de factures.
Annuler les frais de traitement lorsque le document est retourné? Cochez la case pour annuler les frais de traitement si un document est retourné, en plus du coût de remplacement.
Afficher les documents très en retard avec les prêts actifs dans Mon dossier, SIP2 et NCIP?

Cochez la case pour permettre à vos usagers de voir les documents très en retard dans leur liste d'emprunts actifs dans Mon dossier et avec les bornes de prêt en libre-service. Tous les prêts actuels et futurs refléteront ces configurations et apparaîtront dans les endroits suivants :

  • Mon dossier
  • WMS SIP2 - Réponse d’informations sur l'usager
  • WMS NCIP - Profil de l'usager - Recherche d'usager

Avis

Si des modifications sont apportées à une politique, vous pouvez reprogrammer manuellement les avis au niveau de la politique.   Pour plus de détails, voir Reprogrammer un avis. 

Avis de document très en retard

Après avoir créé un Avis de document très en retard dans la section Prêts de Avis de nouvelle génération, configurez les paramètres suivants :

  • Premier choix d'adresse de réponse - Sélectionnez l'adresse de réponse pour l'avis. Options disponibles :
  • Deuxième choix d'adresse de réponse - Sélectionnez la deuxième adresse de réponse. Ce paramètre apparaît uniquement si l'option Utiliser l’adresse configurée par type d'usager est sélectionnée comme Premier choix d'adresse de réponse. 
  • Emprunt par mandataire - Déterminez comment envoyer des avis lorsqu'un document est emprunté par un compte mandataire. Options disponibles :
    • Envoyer uniquement à l'usager principal
    • Envoyer uniquement à l'usager mandataire
    • Envoyer à l'usager principal et à l'usager mandataire
  • Programmation des avis - Indiquez quand l'avis doit être envoyé après la date d'échéance. 
    • Indiquez quand, après que le document soit devenu très en retard, l'avis doit être envoyé. Options disponibles : Options disponibles :
      • Minutes
      • Heures
      • Jours
      • Semaines
      • Mois
    • Sélectionnez le Moment de l'envoi de l'avis. Options disponibles :
      • Au moment de l'échéance
      • À une heure précise. Si cette option est sélectionnée, une boîte supplémentaire, permettant d'indiquez l'heure, sera affichée.
    • Sélectionnez le Bordereau d'avis. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le bordereau Avis de document très en retard souhaité. Pour plus de détails, voir Avis de document très en retard. 
  • Répéter le dernier avis? 
    • Indiquez s'il faut envoyer de nouveau l'avis selon un calendrier précis. Options disponibles :
      • Jamais 
      • Quotidien
      • Hebdomadaire
      • Mensuel

Copier des politiques

  1. Cliquez sur le nom de la politique que vous voulez copier.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Copier. Une copie de la politique est affichée.
  3. Inscrivez un nom pour cette nouvelle politique et modifiez les champs au besoin.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des politiques

Les politiques ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées.

  1. Cliquez sur le nom de la politique que vous voulez supprimer.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Supprimer.
  3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK.

Politiques associées

Les Politiques pour documents très en retard et perdus dépendent de :

Les Politiques pour documents très en retard et perdus sont utilisées dans :