Détails sur les dossiers d'usagers

Chercher un usager par code-barres

1. Sous Services aux usagers, balayez ou inscrivez le code-barres dans la boîte Entrer le code-barres.
2. Si vous inscrivez le code-barres, cliquez ensuite sur OK ou appuyez sur <Entrée>.

Les codes-barres sont sensibles à la casse lors de la recherche d'utilisateurs.

Chercher un usager

1. Sous Services aux usagers, sélectionnez un index dans le menu déroulant. Index disponibles :
   • Nom, ID, Courriel - Les termes de recherche saisis pour cet index renvoient des résultats basés sur les éléments suivants :
     • Nom - Nom, Prénom, Second prénom, Surnom.
     • ID - Code-barres, ID usager à la source, Identifiant PEB, PPID.
     • Courriel - Adresse électronique figurant dans la section Dossier de bibliothèque de la partie «Données de base sur l'usager» du dossier de l'usager. 

        Note. - Les résultats pour les noms et adresses électroniques cherchés dans l'index Nom, ID, Courriel peuvent être légèrement différents de ceux générés lors d'une recherche dans l'index individuel Nom ou Adresse électronique.

       • L'index Nom, ID, Courriel utilise un élément unique sur l'usager et cherche une correspondance à gauche d'une valeur pouvant faire l'objet d'une recherche. Exemple : 'smith'
       • Les recherches dans l'index individuel Nom  ou Courriel  permettent de chercher plusieurs éléments séparés par des espaces. Exemple: 'smith* john*'
   • Identifiant - Le code-barres de circulation, l'identifiant PEB, l'ID usager à la source et le PPID.
   • Nom (défaut) - Prénom, Second prénom ou Nom de famille de l'usager. 
      Note. - N'inscrivez pas de virgule (,) si vous cherchez le prénom et le nom de famille de l'usager.
   • Code-barres - Code-barres (numéro d’identification) de l'usager.  Les codes-barres sont sensibles à la casse lors de la recherche d'utilisateurs.
   • ID usager à la source - L'ID de l'usager dans un système externe (ex. : ILS, PeopleSoft, Banner, CAS).
   • Adresse électronique - Adresse électronique de l'usager.
   • Numéro de téléphone: Numéro de téléphone de l'usager.
   • Adresse - Adresse de l'usager (numéro, nom de la rue).
   • Code postal - Code postal de l'adresse postale principale de l'usager.
   • Chercher les usagers de toutes les bibliothèques - Décochez cette case pour chercher les usagers de votre établissement. Lorsque cette case est cochée, le système cherche les usagers de toutes les bibliothèques de votre groupe. Vous pouvez uniquement modifier les dossiers des usagers de votre établissement. 
      Note. - Cette option apparaît uniquement si vous faites partie d’un groupe de bibliothèques WorldShare. Le système se souvient de la dernière sélection de l'employé pour cette option et la sélectionne ou désélectionne automatiquement la prochaine fois que l'employé se connecte.
2. Inscrivez vos termes de recherche dans la boîte de recherche.
3. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
4. Pour voir un dossier d'usager, cliquez sur son nom.

 Note. - Le système se souvient de la dernière sélection de l'employé pour la deuxième option sous Services aux usagers et la sélectionne ou désélectionne automatiquement la prochaine fois que l'employé se connecte. 

Dossier d'usager

Cliquez sur le nom d'un usager pour voir les cinq sections de son dossier.

Sections du dossier d'usager - Tableau

Index	Description
Factures	Voir Payer, amnistier, rembourser ou annuler des factures.
Prêt	Permet de prêter des documents et de voir les prêts actifs. Voir Prêter des documents.
Historique	Présente les transactions pour le compte de l'usager, listées par date. Voir Historique.
Réservations	Permet de créer ou de supprimer des réservations et des mises de côté. Voir : Effectuer une réservation à partir du dossier d'un usager Modifier ou supprimer une réservation à partir d'un dossier d'usager Créer une mise de côté à partir du dossier d'un usager
Profil	Permet de mettre à jour l'identification, les coordonnées, les accès ou les privilèges. Voir Profil.

Prêt

Contient le Sommaire du compte (total de prêts, documents en retard et réservations) le solde des factures impayées, une section pour balayer les code-barres et la liste des documents actuellement prêtés.

• Si l'usager a un statut d'abonnement, ce statut apparaîtra dans le haut de l'écran.  Les dates d'expiration du statut d'abonnement seront affichées dans Sommaire du compte. Pour plus de détails, voir Gérer les abonnements à la bibliothèque.
• Si l'usager est suspendu, la date et l'heure de la fin de la suspension apparaissent en haut de l'écran. Pour plus de détails, voir Suspendre des usagers.

Utilisez l'écran de prêt pour prêter des documents à l'usager.  

Pour plus d'informations, voir les rubriques sous Prêts.  

Sommaire du compte - Tableau

Section	Description
Documents prêtés	Liste des documents prêtés (inclut les documents prêtés à des usagers mandataires). Pour plus de détails sur le prêt de documents, voir Prêter de documents.
Date d'expiration	Date à laquelle l'usager n'aura plus de privilèges de circulation et ne pourra plus effectuer de transactions (emprunts, réservations, etc.). Les privilèges de circulation de l'usager prendront fin à 23:59:59 à la date indiquée.
Réservations prêtes à être récupérées	Lien à la section Réservations.
Succursale d'appartenance	Succursale d'appartenance préférée de l'usager.
Dernière activité	Date de la dernière activité de l'usager. Actions qui mettent à jour la dernière date d'activité : prêt, retour, renouvellement, création d'une demande de réservation, récupération d'un document réservé, création d'une mise de côté ou d'une réservation de salle, paiement d'une facture, authentification SIP2.
Notes	Note sur l'usager écrite par un membre du personnel de la bibliothèque. Voir Profil, ci-dessous pour plus de détails sur l'entrée de notes.
L'usager a des factures impayées.	Montant total des factures, amendes, frais impayés. Cliquez sur un montant pour ouvrir l'onglet Factures.
En retard	Nombre de documents en retard
Type d'usager	Type de compte de l'usager (étudiant, professeur, enfant, adulte, etc.)

Réservations

Contient des informations sur les demandes de réservation et les mises de côté.

Sections Réservations - Tableau

Section	Description
Réservations	Présente la liste des demandes de réservation et permet de créer et de supprimer des réservations.
Documents mis de côté	Présente la liste des documents mis de côté et permet de créer et de supprimer des mises de côté.

Voir :

• Effectuer une réservation à partir du dossier d'un usager
• Modifier ou supprimer une réservation à partir d'un dossier d'usager
• Créer une mise de côté à partir du dossier d'un usager

Documents litigieux

Contient la liste des documents prêtés qu'un usager a déclaré perdus, n'avoir jamais eus ou déjà retournés. Utilisez cette liste pour voir si des documents litigieux sont associés aux blocages du compte de l'usager imposés par les Politiques de types d'usagers.

Le tableau sous Documents litigieux comprend les colonnes suivantes :

• Date
• Raison du litige
• Titre
• Code-barres

Les membres du personnel de la bibliothèque ayant les rôles suivants pourront consulter l'onglet Documents litigieux :

• Circulation Admin
• Circulation Comptoir
• Étudiant-Employé
• Étudiant-Employé Circulation

 Notes.

• L'onglet Documents litigieux n'apparaîtra pas pour les usagers mandataires : tous les documents litigieux sont affichés dans le compte de l'utilisateur principal.
• La notice d'un document retiré ne sera pas éliminé dans le système d l'état du document est Retiré (Perdu), Retiré (Déclaré retourné), ou Retiré (Déclaré n'avoir jamais eu).
  • Un document retiré n'est éliminé du système que lorsque la durée de conservation des documents supprimés définie par la bibliothèque est terminée si l'état actuel du document est Retiré (disponible), Retiré (non disponible) ou Retiré (manquant).
• Un compte d'usager ne peut pas être supprimé si l'usager a des documents déclarés perdus, retournés ou n'avoir jamais eus à son actif qui n'ont pas été retirés et éliminés dans WorldShare.
  • Pour effacer les documents litigieux associés à un usager, vous devez effectuer le retour de ces documents puis, facultativement, retirer les documents ou les marquer comme étant manquants.

Pour les groupes de circulation :

• L'onglet Documents litigieux comprend les documents de tous les établissements du groupe qui ont été contestés par cet usager. De plus, le personnel peut consulter la liste complète des documents litigieux de tous les usagers de son groupe.

Factures

Présente des informations sur les factures impayées (amendes et frais) et sur l'historique du compte quant aux amendes et frais payés, amnistiés et remboursés.

Sections Factures - Tableau

Section	Description
Compte	Présente la liste de factures impayées.
Historique du compte	Liste des factures payées, amnistiées et remboursées. Pour plus d'informations sur une transaction, dans la colonne Raison, cliquez sur Détails.

Voir Payer, amnistier, rembourser ou annuler des factures.

Profil

Explications sur certains champs.

Champs du profil - Tableau

Champ	Description
Bloqué?	Les privilèges sont suspendus pour les usagers bloqués. Utilisez une note pour le personnel pour indiquer le motif de la suspension. Les blocages effectués par le personnel peuvent être outrepassés de la même façon que les blocages effectués par le système.  Pour plus de détails, voir Bloquer un usager.
Exempté de recouvrement	Paramètre réservé pour une fonctionnalité future.
Date d'expiration	Date à laquelle l'usager n'aura plus de privilèges de circulation et ne pourra plus effectuer de transactions (emprunts, réservations, etc.). Les privilèges de circulation de l'usager prendront fin à 23:59:59 à la date indiquée.
Succursale d'appartenance	Succursale d'appartenance préférée de l'usager.
Identité vérifiée	Indique si l'identité de l'usager a été établie avec une pièce d'identité valide (permis de conduire, carte d'assurance maladie, etc.).
Type d'usager	Type de compte de l'usager (étudiant, professeur, enfant, adulte, etc.)
Notes	Note sur l'usager écrite par un membre du personnel de la bibliothèque. Plusieurs notes peuvent être ajoutées. Les notes pour le personnel ne sont pas affichées aux usagers dans WorldCat Local/WorldCat Discovery, mais sont visibles dans l'écran de prêt. Les notes publiques ne sont pas affichées aux usagers dans WorldCat Local/WorldCat Discovery, mais sont visibles dans l'écran de prêt. Ces paramètres sont facultatifs et doivent être activés dans Configuration des services OCLC (Circulation WorldShare > Administration/Général > Affichage des informations sur les usagers). Pour plus de détails, voir Affichage des informations sur les usagers. Les notes du personnel et publiques peuvent être affichées dans une fenêtre éclair en tapant un point d'exclamation (!) au début de la note. Les notes dans les fenêtres éclairs seront affichées lorsque le compte sera initialement consulté.

Historique

Voir Historique de l'usager.