Détails sur les dossiers d'usagers
Services aux usagers
Chercher un usager par code-barres
- Sous Services aux usagers, balayez ou inscrivez le code-barres dans la boîte Entrer le code-barres.
- Si vous inscrivez le code-barres, cliquez ensuite sur OK ou appuyez sur <Entrée>.
Les codes-barres sont sensibles à la casse lors de la recherche d'utilisateurs.
Chercher un usager
- Sous Services aux usagers, sélectionnez un index dans le menu déroulant. Index disponibles :
- Nom, ID, Courriel - Les termes de recherche saisis pour cet index renvoient des résultats basés sur les éléments suivants :
- Nom - Nom, Prénom, Second prénom, Surnom.
- ID - Code-barres, ID usager à la source, Identifiant PEB, PPID.
- Courriel - Adresse électronique figurant dans la section Dossier de bibliothèque de la partie «Données de base sur l'usager» du dossier de l'usager.
Note. - Les résultats pour les noms et adresses électroniques cherchés dans l'index Nom, ID, Courriel peuvent être légèrement différents de ceux générés lors d'une recherche dans l'index individuel Nom ou Adresse électronique.
- L'index Nom, ID, Courriel utilise un élément unique sur l'usager et cherche une correspondance à gauche d'une valeur pouvant faire l'objet d'une recherche. Exemple : 'smith'
- Les recherches dans l'index individuel Nom ou Courriel permettent de chercher plusieurs éléments séparés par des espaces. Exemple: 'smith* john*'
- Identifiant - Le code-barres de circulation, l'identifiant PEB, l'ID usager à la source et le PPID.
- Nom (défaut) - Prénom, Second prénom ou Nom de famille de l'usager.
N'inscrivez pas de virgule (,) si vous cherchez le prénom et le nom de famille de l'usager. - Code-barres - Code-barres (numéro d’identification) de l'usager. Les codes-barres sont sensibles à la casse lors de la recherche d'utilisateurs.
- ID usager à la source - L'ID de l'usager dans un système externe (ex. : ILS, PeopleSoft, Banner, CAS).
- Adresse électronique - Adresse électronique de l'usager.
- Numéro de téléphone: Numéro de téléphone de l'usager.
- Adresse - Adresse de l'usager (numéro, nom de la rue).
- Code postal - Code postal de l'adresse postale principale de l'usager.
- Chercher les usagers de toutes les bibliothèques - Décochez cette case pour chercher les usagers de votre établissement. Lorsque cette case est cochée, le système cherche les usagers de toutes les bibliothèques de votre groupe. Vous pouvez uniquement modifier les dossiers des usagers de votre établissement.
Cette option apparaît uniquement si vous faites partie d’un groupe de bibliothèques WorldShare. Le système se souvient de la dernière sélection de l'employé pour cette option et la sélectionne ou désélectionne automatiquement la prochaine fois que l'employé se connecte.
- Nom, ID, Courriel - Les termes de recherche saisis pour cet index renvoient des résultats basés sur les éléments suivants :
- Inscrivez vos termes de recherche dans la boîte de recherche.
- Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
- Pour voir un dossier d'usager, cliquez sur son nom.
Note. - Le système se souvient de la dernière sélection de l'employé pour la deuxième option sous Services aux usagers et la sélectionne ou désélectionne automatiquement la prochaine fois que l'employé se connecte.
Actions possibles pour les résultats de recherche
Si votre bibliothèque fait partie d'un groupe de bibliothèques, vous pouvez voir les usagers de toutes ces bibliothèques, mais vous ne pouvez modifier que les dossiers des usagers de votre bibliothèque.
Dossier d'usager
Cliquez sur le nom d'un usager pour voir les cinq sections de son dossier.
Prêt
Contient le Sommaire du compte (total de prêts, documents en retard et réservations) le solde des factures impayées, une section pour balayer les code-barres et la liste des documents actuellement prêtés.
- Si l'usager a un statut d'abonnement, ce statut apparaîtra dans le haut de l'écran. Les dates d'expiration du statut d'abonnement seront affichées dans Sommaire du compte. Pour plus de détails, voir Gérer les abonnements à la bibliothèque.
- Si l'usager est suspendu, la date et l'heure de la fin de la suspension apparaissent en haut de l'écran. Pour plus de détails, voir Suspendre des usagers.
Utilisez l'écran de prêt pour prêter des documents à l'usager.
Pour plus d'informations, voir les rubriques sous Prêts.
Réservations
Contient des informations sur les demandes de réservation et les mises de côté.
Voir :
Documents litigieux
Contient la liste des documents prêtés qu'un usager a déclaré perdus, n'avoir jamais eus ou déjà retournés. Utilisez cette liste pour voir si des documents litigieux sont associés aux blocages du compte de l'usager imposés par les Politiques de types d'usagers.
Le tableau sous Documents litigieux comprend les colonnes suivantes :
- Date
- Raison du litige
- Titre
- Code-barres
Les membres du personnel de la bibliothèque ayant les rôles suivants pourront consulter l'onglet Documents litigieux :
- Circulation Admin
- Circulation Comptoir
- Étudiant-Employé
- Étudiant-Employé Circulation
Notes.
- L'onglet Documents litigieux n'apparaîtra pas pour les usagers mandataires : tous les documents litigieux sont affichés dans le compte de l'utilisateur principal.
- La notice d'un document retiré ne sera pas éliminé dans le système d l'état du document est Retiré (Perdu), Retiré (Déclaré retourné), ou Retiré (Déclaré n'avoir jamais eu).
- Un document retiré n'est éliminé du système que lorsque la durée de conservation des documents supprimés définie par la bibliothèque est terminée si l'état actuel du document est Retiré (disponible), Retiré (non disponible) ou Retiré (manquant).
- Un compte d'usager ne peut pas être supprimé si l'usager a des documents déclarés perdus, retournés ou n'avoir jamais eus à son actif qui n'ont pas été retirés et éliminés dans WorldShare.
- Pour effacer les documents litigieux associés à un usager, vous devez effectuer le retour de ces documents puis, facultativement, retirer les documents ou les marquer comme étant manquants.
Pour les groupes de circulation :
- L'onglet Documents litigieux comprend les documents de tous les établissements du groupe qui ont été contestés par cet usager. De plus, le personnel peut consulter la liste complète des documents litigieux de tous les usagers de son groupe.
Factures
Présente des informations sur les factures impayées (amendes et frais) et sur l'historique du compte quant aux amendes et frais payés, amnistiés et remboursés.
Profil
Explications sur certains champs.
Historique
Voir Historique de l'usager.