Gérer les chaînes de travail de PEB manuel
Vous pouvez gérer les prêts entre bibliothèques (PEB) manuellement, en dehors des systèmes de PEB établis tels que Tipasa ou le PEB WorldShare. Avec la gestion manuelle des PEB, vous pouvez partager des documents avec des établissements qui utilisent des systèmes de PEB différents ou qui ne disposent pas d'un service de PEB standard.
En marquant une réservation comme une demande de PEB manuel, vous pouvez voir l'ID de demande externe et les détails sur l'établissement pendant que le système gère la réservation et le prêt comme une demande de PEB standard.
Note. - La fonctionnalité de PEB manuel dans Circulation WorldShare est destinée aux clients qui utilisent des systèmes externes, tels que ZFL. Les utilisateurs du PEB WorldShare et de Tipasa devraient continuer à utiliser la fonctionnalité Demandes hors système.
Configuration des chaînes de travail de PEB manuel
Le PEB manuel peut être activé dans Configuration des services OCLC sous Circulation WorldShare > Intégrations > Paramètres de PEB > Manuel.
Une fois cette fonctionnalité activée, vous pouvez également configurer une localisation et un emplacement sur les rayons temporaires par défaut pour les documents temporaires qui sont automatiquement créés dans le cadre des chaînes de travail de PEB manuel. De plus, vous pouvez choisir de supprimer automatiquement les documents temporaires lorsqu'ils sont retournés.
Pour créer et gérer des demandes de PEB manuel, le personnel doit disposer de l'autorisation MANAGE_MANUAL_ILL (Gestion PEB Manuel). Cette autorisation est disponible pour tous les rôles de Circulation sauf le rôle Étudiant-Employé Restrictions.Pour plus de détails, voir Rôles pour les comptes de Circulation.
Chaînes de travail de PEB manuel
Les chaînes de travail et fonctionnalités de PEB manuel ci-dessous sont disponibles.
Chaîne de travail du prêteur
Vous pouvez créer des demandes de prêt de PEB manuel directement depuis l'interface Circulation lorsque vous fournissez des documents à une autre bibliothèque en dehors d'un système de PEB automatisé. Les demandes de prêt de PEB manuel peuvent être créées directement dans l'interface Circulation dans les écrans suivants :
- Écran de la notice bibliographique.
- Écran du document.
- Écran des réservations de l'usager.
Note. - Votre compte doit disposer de la nouvelle autorisation MANAGE_MANUAL_ILL (Gestion PEB Manuel) pour créer ou modifier ces demandes. Pour les groupes WorldShare, les utilisateurs ne pourront créer une demande que pour les usagers de leur propre établissement et pour les documents appartenant à cet établissement.
Demande de prêt à partir de l'écran de la notice bibliographique
Pour créer une demande de prêt de PEB manuel à partir de l'écran de la notice bibliographique :
- Allez dans Circulation.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Recherche de documents.
- Cherchez une notice bibliographique.
- Cliquez sur le titre d'une notice bibliographique.
- Cliquez sur l’onglet Réservations
- Cliquez sur la flèche à côté de Créer une réservation puis sélectionnez Soumettre une demande de prêt de PEB manuel.
- La fenêtre Soumettre une demande de prêt de PEB manuel est présentée. Remplissez les champs suivants de la demande :
Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Champ automatiquement rempli. |
| Usager* | Saisissez ou scannez le code-barres de l'usager ou cherchez l'usager. Pour les demandes de PEB externes, un compte utilisateur dédié au suivi des demandes hors système doit être utilisé. Les options de recherche suivantes sont disponibles. Cliquez sur la liste déroulante à gauche du champ pour faire une sélection :
|
| ID de demande externe* | Saisissez l'ID de demande externe ou utilisez l'ID inscrit par défaut dans ce champ.
Note. - Les ID ont une longueur maximale de 100 caractères et ne peuvent pas être vides ni contenir d’espaces. Les ID doivent être uniques par rapport aux autres ID de demandes externes et aux codes-barres. |
| Établissement demandeur |
Saisissez l'ISIL (Identifiant international normalisé pour les bibliothèques et les organismes apparentés) de l'établissement demandeur (défaut) ou cherchez un établissement.
|
| Réserver à | Sélectionnez l’emplacement où la réservation doit être effectuée. |
| Établissement de collecte | Champ automatiquement rempli avec l'établissement qui soumet la demande. Ne peut pas être modifié. |
| Succursale de collecte* | Par défaut, la succursale d'appartenance de l'usager. Il est possible de sélectionner une succursale différente dans la liste déroulante. |
| Endroit de collecte* | Points de services disponibles pour la succursale sélectionnée. Sélectionnez un endroit dans la liste déroulante. |
| Réservation* | Cliquez sur l'icône du calendrier pour sélectionner une date de début et une date de fin pour la demande de réservation. |
| Notes | Cliquez sur l'onglet Publiques ou Employés pour ajouter des notes sur la demande. Les notes sous l'onglet Employés ne sont pas visibles par les usagers. |
- Cliquez sur Soumettre une demande.
- Une fois la demande soumise avec succès, le document apparaîtra dans la liste Réservations à récupérer.
Demande de prêt à partir de l'écran du document
Pour créer une demande de prêt de PEB manuel à partir de l'écran du document :
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Recherche de documents.
- Pour faire une recherche par code-barres, balayez ou inscrivez le code-barres dans la boîte Entrer le code-barres. Si vous inscrivez le code-barres, cliquez ensuite sur OK ou appuyez sur <Entrée>.
- Pour chercher des documents, inscrivez un terme de recherche dans la boîte de texte. Pour des instructions pour limiter la recherche et choisir un index de recherche, voir Chercher des documents.
- Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
- Cliquez sur le titre du document : l'écran Exemplaires est présenté.
- Dans la colonne Action du document, cliquez sur l'icône de crayon : l'écran Détails sur le document est présenté.
- Dans le menu déroulant Plus d'actions dans le haut de l'écran, sélectionnez Soumettre une demande de prêt de PEB manuel et remplissez les champs de la demande dans l'écran Soumettre une demande de prêt de PEB manuel :
| Champ | Description |
|---|---|
| Niveau de la réservation | Affiché uniquement pour les réservations effectuées depuis l'écran Services aux usagers. Les réservations effectuées à partir de la notice bibliographique ou de la notice du document sont automatiquement considérées comme des réservations au niveau de la notice ou au niveau du document. |
| Titre | Champ automatiquement rempli. |
| Document | Champ automatiquement rempli. Affiché uniquement si la réservation est au niveau du document. |
| Usager* | Saisissez ou scannez le code-barres de l'usager ou cherchez l'usager. Pour les demandes de PEB externes, un compte utilisateur dédié au suivi des demandes hors système doit être utilisé. Cliquez sur la liste déroulante à gauche du champ pour faire une sélection. Les options de recherche suivantes sont disponibles :
|
| ID de demande externe* | Saisissez l'ID de demande externe ou utilisez l'ID inscrit par défaut dans ce champ.
Note. - Les ID ont une longueur maximale de 100 caractères et ne peuvent pas être vides ni contenir d’espaces. Les ID doivent être uniques par rapport aux autres ID de demandes externes et aux codes-barres. |
| Établissement demandeur |
Saisissez l'ISIL (Identifiant international normalisé pour les bibliothèques et les organismes apparentés) de l'établissement demandeur (défaut) ou cherchez un établissement.
|
| Établissement de collecte | Champ automatiquement rempli avec l'établissement qui soumet la demande. Ne peut pas être modifié. |
| Succursale de collecte* | Par défaut, la succursale d'appartenance de l'usager. Il est possible de sélectionner une succursale différente dans la liste déroulante. |
| Endroit de collecte* | Points de services disponibles pour la succursale sélectionnée. Sélectionnez un endroit de collecte dans la liste déroulante. |
| Réservation* | Cliquez sur l'icône du calendrier pour sélectionner une date de début et une date de fin pour la demande de réservation. |
| Rappel | Affiché pour les documents qui sont actuellement prêtés. Cochez la case et indiquez une date de rappel pour récupérer le document de l'emprunteur actuel afin de remplir la demande de prêt externe. |
| Prioriser | Cochez la case pour faire passer l'usager en tête de file (facultatif). Affiché lors de la création d'une nouvelle réservation (ou lors de la modification d'une réservation de PEB externe existante si la réservation n'a pas encore été remplie).
Note. - Les utilisateurs doivent disposer de l’autorisation MOVE_HOLD_REQUEST (Déplacer Demande Réservation) pour pouvoir utiliser Prioriser. |
| Notes | Cliquez sur l'onglet Publiques ou Employés pour ajouter des notes sur la demande. Les notes sous l'onglet Employés ne sont pas visibles par les usagers. |
- Cliquez sur Soumettre une demande.
- Une fois la demande soumise avec succès, le document apparaîtra dans la liste Réservations à récupérer.
Demande de prêt à partir de l'écran des réservations de l'usager
Pour créer une demande de prêt de PEB manuel à partir de l'écran des réservations de l'usager :
- Cherchez un usager.
- Cliquez sur le nom de l'usager pour lequel la demande sera effectuée. Pour les demandes de PEB externes, un compte utilisateur dédié au suivi des demandes hors système doit être utilisé.
- Cliquez sur l’onglet Réservations
- Cliquez sur la flèche à côté de Créer une réservation puis sélectionnez Soumettre une demande de prêt de PEB manuel.
- La fenêtre Soumettre une demande de prêt de PEB manuel est présentée. Remplissez les champs suivants de la demande :
Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Champ automatiquement rempli. |
| Usager* | Saisissez ou scannez le code-barres de l'usager ou cherchez l'usager. Pour les demandes de PEB externes, un compte utilisateur dédié au suivi des demandes hors système doit être utilisé. Cliquez sur la liste déroulante à gauche du champ pour faire une sélection. Les options de recherche suivantes sont disponibles :
|
| ID de demande externe* | Saisissez l'ID de demande externe ou utilisez l'ID inscrit par défaut dans ce champ.
Note. - Les ID ont une longueur maximale de 100 caractères et ne peuvent pas être vides ni contenir d’espaces. Les ID doivent être uniques par rapport aux autres ID de demandes externes et aux codes-barres. |
| Établissement demandeur |
Saisissez l'ISIL (Identifiant international normalisé pour les bibliothèques et les organismes apparentés) de l'établissement demandeur (défaut) ou cherchez un établissement.
|
| Réserver à | Sélectionnez l’emplacement où la réservation doit être effectuée. |
| Établissement de collecte | Champ automatiquement rempli avec l'établissement qui soumet la demande. Ne peut pas être modifié. |
| Succursale de collecte* | Par défaut, la succursale d'appartenance de l'usager. Il est possible de sélectionner une succursale différente dans la liste déroulante. |
| Endroit de collecte* | Points de services disponibles pour la succursale sélectionnée. Sélectionnez un endroit dans la liste déroulante. |
| Réservation* | Cliquez sur l'icône du calendrier pour sélectionner une date de début et une date de fin pour la demande de réservation. |
| Notes | Cliquez sur l'onglet Publiques ou Employés pour ajouter des notes sur la demande. Les notes sous l'onglet Employés ne sont pas visibles par les usagers. Les notes sous l'onglet Employés ne sont pas visibles par les usagers. |
- Cliquez sur Soumettre une demande.
- Une fois la demande soumise avec succès, le document apparaîtra dans la liste Réservations à récupérer.
Gérer les demandes de prêt de PEB manuel
Affichez, modifiez et supprimez des demandes de prêt de PEB manuel. L'ID de demande externe est présent dans le système et est affiché dans l'État du document, dans la liste des réservations de l'usager et dans la liste de Réservations à récupérer.
Les demandes de prêt de PEB manuel sont identifiées comme Manuelle dans Circulation.Le personnel disposant de l'autorisation MANAGE_MANUAL_ILL (Gestion PEB Manuel) peut modifier l'ID de demande externe et l'Établissement demandeur lorsque la demande est active. Tous les autres champs suivent les règles et nécessitent les autorisations de modification existantes de Circulation.
Chaîne de travail de l'emprunteur
Vous pouvez créer des demandes d'emprunt de PEB manuel lorsque vous demandez des documents à une autre bibliothèque en dehors d'un système de PEB automatisé. Utilisez l'option Créer une demande d'emprunt de PEB manuel dans l'interface Circulation pour soumettre ce type de demandes. Les demandes d'emprunt de PEB manuel peuvent être créées directement dans l'interface Circulation dans les écrans suivants :
- Écran de la notice bibliographique.
- Écran des réservations de l'usager.
Les demandes d'emprunt de PEB manuel sont gérées comme les réservations et prêts PEB standards et restent liées à l'ID de demande externe pour toute la durée du traitement de la demande. L'ID de demande externe est affiché dans l'État du document, dans la Liste de réservations de l'usager et dans la liste Réservations à récupérer. Pour plus de détails sur la recherche d'ID de demandes externes, voir Recherche de documents temporaires ci-dessous.
Les demandes d'emprunt de PEB manuel créent automatiquement un document temporaire, génèrent un ID de demande externe modifiable, et vous permettent d'enregistrer l'Établissement prêteur à l'aide d'un ISIL, d'un Symbole OCLC, d'un ID du WorldCat Registry ou d'une entrée textuelle. Vous pouvez, au besoin, indiquer une date d'échéance du prêt PEB.
Demande d'emprunt à partir de l'écran de la notice bibliographique
Pour créer une demande d'emprunt de PEB manuel à partir de l'écran de la notice bibliographique :
- Allez dans Circulation.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Recherche de documents.
- Cherchez une notice bibliographique.
- Cliquez sur le titre d'une notice bibliographique.
- Cliquez sur l’onglet Réservations
- Cliquez sur la flèche à côté de Créer une réservation puis sélectionnez Soumettre une demande d'emprunt de PEB manuel.
- La fenêtre Soumettre une demande d'emprunt de PEB manuel est présentée. Remplissez les champs suivants de la demande :
Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Champ automatiquement rempli. |
| Usager* | Saisissez ou scannez le code-barres de l'usager ou cherchez l'usager. Pour les demandes de PEB externes, un compte utilisateur dédié au suivi des demandes hors système doit être utilisé. Cliquez sur la liste déroulante à gauche du champ pour faire une sélection. Les options de recherche suivantes sont disponibles :
|
| ID de demande externe* | Saisissez l'ID de demande externe ou utilisez l'ID inscrit par défaut dans ce champ.
Note. - Les ID ont une longueur maximale de 100 caractères et ne peuvent pas être vides ni contenir d’espaces. Les ID doivent être uniques par rapport aux autres ID de demandes externes et aux codes-barres. |
| Établissement prêteur |
Saisissez l'ISIL (Identifiant international normalisé pour les bibliothèques et les organismes apparentés) de l'établissement prêteur (défaut) ou cherchez un établissement.
|
| Date d'échéance du prêt | Saisissez une date d'échéance pour le prêt. Les dates peuvent être saisies dans le champ dans le format MM/JJ/AAAA ou en cliquant sur l'icône du calendrier. |
| Établissement de collecte | Champ automatiquement rempli avec l'établissement qui soumet la demande. Ne peut pas être modifié. |
| Succursale de collecte* | Par défaut, la succursale d'appartenance de l'usager. Il est possible de sélectionner une succursale différente dans la liste déroulante. |
| Endroit de collecte | Points de services disponibles pour la succursale sélectionnée. Sélectionnez un endroit dans la liste déroulante. |
| Réservation* | Cliquez sur l'icône du calendrier pour sélectionner une date de début et une date de fin pour la demande de réservation. |
| Suspendre | Saisissez l'intervalle de dates durant lequel la réservation doit être suspendue (facultatif). Les dates peuvent être saisies dans le champ dans le format MM/JJ/AAAA ou en cliquant sur l'icône du calendrier. |
| Notes | Cliquez sur l'onglet Publiques ou Employés pour ajouter des notes sur la demande. Les notes sous l'onglet Employés ne sont pas visibles par les usagers. |
- Cliquez sur Soumettre une demande.
Demande d'emprunt à partir de l'écran des réservations de l'usager
Pour créer une demande d'emprunt de PEB manuel à partir de l'écran des réservations de l'usager :
- Cherchez un usager.
- Cliquez sur le nom de l'usager pour lequel la demande sera effectuée. Pour les demandes de PEB externes, un compte utilisateur dédié au suivi des demandes hors système doit être utilisé.
- Cliquez sur l’onglet Réservations
- Cliquez sur la flèche à côté de Créer une réservation puis sélectionnez Soumettre une demande d'emprunt de PEB manuel.
- La fenêtre Soumettre une demande d'emprunt de PEB manuel est présentée. Remplissez les champs suivants de la demande :
Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre* | Saisissez un titre et cliquez sur Trouver. Par défaut, le titre est sélectionné directement dans WorldCat. Pour saisir du texte libre, cliquez sur l'icône de la loupe et sélectionnez Texte libre. |
| Usager | Champ automatiquement rempli avec le nom de l'usager pour lequel la demande est effectuée. Ne peut pas être modifié. |
| ID de demande externe* | Saisissez l'ID de demande externe ou utilisez l'ID inscrit par défaut dans ce champ.
Note. - Les ID ont une longueur maximale de 100 caractères et ne peuvent pas être vides ni contenir d’espaces. Les ID doivent être uniques par rapport aux autres ID de demandes externes et aux codes-barres. |
| Établissement prêteur |
Saisissez l'ISIL (Identifiant international normalisé pour les bibliothèques et les organismes apparentés) de l'établissement prêteur (défaut) ou cherchez un établissement.
|
| Date d'échéance du prêt | Saisissez une date d'échéance pour le prêt. Les dates peuvent être saisies dans le champ dans le format MM/JJ/AAAA ou en cliquant sur l'icône du calendrier. |
| Établissement de collecte | Champ automatiquement rempli avec l'établissement qui soumet la demande. Ne peut pas être modifié. |
| Succursale de collecte* | Par défaut, la succursale d'appartenance de l'usager. Il est possible de sélectionner une succursale différente dans la liste déroulante. |
| Endroit de collecte | Points de services disponibles pour la succursale sélectionnée. Sélectionnez un endroit dans la liste déroulante. |
| Réservation* | Saisissez un intervalle de dates pour la réservation. Les dates peuvent être saisies dans le champ dans le format MM/JJ/AAAA ou en cliquant sur l'icône du calendrier. |
| Suspendre | Saisissez l'intervalle de dates durant lequel la réservation doit être suspendue (facultatif). Les dates peuvent être saisies dans le champ dans le format MM/JJ/AAAA ou en cliquant sur l'icône du calendrier. |
| Notes | Cliquez sur l'onglet Publiques ou Employés pour ajouter des notes sur la demande. Les notes sous l'onglet Employés ne sont pas visibles par les usagers. Les notes sous l'onglet Employés ne sont pas visibles par les usagers. |
- Cliquez sur Soumettre une demande.
Gérer les demandes d'emprunt de PEB manuel
Les demandes d'emprunt de PEB manuel sont identifiées comme Manuelle dans Circulation.Le personnel disposant de l'autorisation MANAGE_MANUAL_ILL (Gestion PEB Manuel) peut modifier l'ID de demande externe, l'Établissement prêteur et la date d'échéance du prêt lorsque la demande est active. Tous les autres champs suivent les règles et nécessitent les autorisations de modification existantes de Circulation.
Recherche de documents temporaires
Vous pouvez chercher des documents temporaires liés aux demandes externes en utilisant l'index Demande externe sous Recherche de documents.
Pour chercher un document temporaire lié à une demande externe :
- Allez dans Circulation.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Recherche de documents.
- Sélectionnez Documents temporaires dans la liste déroulante Type de données.
- Sélectionnez Demande externe dans la liste déroulante Index.
- Saisissez l'ID de demande externe dans la boîte de recherche Terme(s).
- Cliquez sur Chercher.
Note. - Les documents temporaires liés aux demandes d'emprunt de PEB manuel seront automatiquement retirés lors du retour du document si la bibliothèque a configuré le retrait automatique des documents temporaires liés aux demandes de PEB. Pour plus de détails, voir Paramètres de PEB. Les documents temporaires créés pour des demandes d'emprunt de PEB manuel seront aussi retirés si la réservation est supprimée.
Avis aux usagers
Les ID de demandes externes sont aussi inclus dans les Avis de nouvelle génération pour les avis de prêt et de retard pertinents.