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Meilleures pratiques pour la gestion des abonnements

Conseils et meilleures pratiques pour gérer vos abonnements dans Acquisitions WorldShare.

 Approfondissez vos connaissances grâce à une présentation dans l'OCLC Community Center : WorldShare Acquisitions Best Practices: Managing subscriptions (nécessite une connexion au Community Center)

Aperçu

Acquisitions WorldShare ne se limite pas aux achats ponctuels, mais peut également vous aider à gérer vos abonnements. La gestion des abonnements dans WorldShare Acquisitions a de nombreux avantages. Notamment :

  • Dossiers clairs des commandes, renouvellements, annulations, réceptions et facturations des ressources souscrites.
  • Gestion des tâches liées aux abonnements.
  • Conservation de toutes les transactions financières en un seul endroit (plutôt que dans des feuilles de calcul et autres).
  • Possibilité de se référer ultérieurement aux données d'acquisition (par exemple, la facture de cet abonnement a-t-elle été payée?).
  • Production de rapports et extraction de données sur les abonnements.
  • Importation de factures EDIFACT pour les abonnements.
  • Possibilité de synchroniser les factures de WorldShare avec le système du campus (via les API ou le Connecteur de factures du système comptable WorldShare).
  • Vérification du budget alloué aux abonnement.
  • Suivi du montant dépensé pour les abonnements pour les divers départements/facultés.

Les ressources par abonnement que vous pouvez commander comprennent :

  • Ressources WorldCat (périodiques imprimés)
  • Ressources électroniques de la base de connaissances (périodiques électroniques, livres électroniques, collections électroniques)
  • Ressources locales (fournitures, adhésions, etc.)

Cette documentation sur les meilleures pratiques contient les informations de base nécessaires pour créer des abonnements dans WorldShare, puis recevoir et facturer ces abonnements.

Ajouter des abonnements à une nouvelle commande

Commencez par chercher un document en utilisant Recherche de documents, Recherche de collections ou Ressources locales dans la panneau de navigation de gauche.

  1. Dans les résultats de recherche, trouvez la notice du titre que vous voulez commander et cliquez sur Ajouter à > Commande.
  2. Dans la boîte de dialogue Ajouter le document à une commande, sélectionnez les paramètres suivants :
    • Type d'acquisition - Abonnement
    • Type de traitement 
      • Produit électronique (pour toutes les ressources électroniques, par exemple les périodiques électroniques, les livres électroniques, les collections électroniques, etc.)
      • Publication en série (pour les publications en série imprimées)
      • Collection monographique (pour des détails sur les collections monographiques, voir Ajouter une collection monographique à une commande.
      • Locale
  3. Ajoutez des informations supplémentaires sur le document (ISBN, Période, date de début et date de fin) ou appliquez un bordereau

     Note. - La date de début et la date de fin sont des champs particulièrement importants à ajouter lors de la saisie des abonnements. Pour faciliter la gestion, il est recommandé d'ajouter la date de début et la date de fin à ce stade plutôt que plus tard dans le processus.

  4. Cliquez sur Nouvelle commande.
  5. Dans la boîte de dialogue Ajouter une nouvelle commande, sélectionnez Commande d'achat pour Type de commande et remplissez les autres champs.
    Champs pour l'ajout d'une nouvelle commande - Tableau
    Zone Description
    Nom de commande (requis) Donnez un nom unique et significatif à la commande afin de la distinguer des autres commandes. Suivez les pratiques locales.
    Type de commande (requis) Sélectionnez un type de commande dans la liste :
    Type de commande Description
    Entente fournisseur Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. La bibliothèque a le droit de retourner les documents qu'elle ne veut pas.
    Commande globale Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. Le fournisseur ne permet pas à la bibliothèque de retourner des documents.
    Entente ADD (Acquisitions dictées par les demandes) Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'achat de matériel en ligne basé sur l'utilisation des usagers.
    Liste de dons Liste de documents reçus (gratuitement ou moyennant des frais minimes) d'une personne ou d'un organisme.
    Liste de dépôt légal Liste de documents reçus dans le cadre d'un arrangement avec une entité gouvernementale pour la conservation de certaines ou de toutes ses publications.
    Commande d'achat Liste de documents créée par la bibliothèque et qui est transmise à un fournisseur.
    Commande permanente Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents faisant partie d'une collection ou d'une publication précise.
    Fournisseur (non requis pour les bons de commande) Lorsque vous tapez au clavier, des noms de fournisseur sont automatiquement suggérés. Les fournisseurs suggérés proviennent de votre liste de fournisseurs Fournisseurs.

    Inscrivez le nom du fournisseur entre guillemets droits (ex. : "VB Jour" pour effectuer une recherche par expression exacte. La recherche par expression exacte est utile lorsque le nom d'un fournisseur se termine par un mot qui peut correspondre à d'autres mots dans un nom de fournisseur (ex. : VB Jour correspond au nom de fournisseurs contenant le mot Journal).
    No de commande fournisseur Ajouter le numéro de commande du fournisseur si vous le connaissez. Suivez les pratiques locales.
    Gestion des taxes Sélectionnez une méthode pour le calcul des taxes.
    Méthode de calcul de taxe Description
    Taxer le coût du document Calcule le montant de la taxe en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix.
    Taxer les coûts du document, de l'expédition et du service Calcule le montant des taxes en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix, les frais d'expédition et de service.
    Inclure les taxes dans les coûts Calcule le montant des taxes en les considérant comme comprises dans le prix, les frais d'expédition et de service.
    Commentaires Ajoutez une note sur la commande s'il y a lieu. Suivez les pratiques locales.
  6. Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle commande apparaîtra dans le tableau Commandes existantes.
  7. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le document à la nouvelle commande.
  8. (Facultatif) Cliquez sur le Nom de la commande pour ajouter des détails sur le document commandé (par exemple, Poste, Emplacement, Prix, etc.) s'ils n'ont pas été ajoutés dans la section Détails sur le document du bordereau.

Pour plus d'informations sur la recherche par type de ressource, voir :

Bordereaux de commande

L'application d'un bordereau de commande lors de l'ajout d'un document à une commande peut s'avérer utile pour un certain nombre de raisons :

  • Il vous permet de pré-remplir les champs du document commandé avec les informations enregistrées dans le bordereau.
  • Il active la section Détails sur le document pour le document, ce qui vous permet d'ajouter des détails sur le document au moment où vous ajoutez le document à la commande, plutôt que devoir enregistrer des informations puis revenir au document.
  • Certains fournisseurs, par exemple EBSCO, peuvent fournir un fichier contenant les informations concernant l'abonnement sous forme de codes-barres qui peuvent être balayés (scannés).

Pour savoir comment créer un nouveau bordereau de commande, voir Créer un bordereau de commande.

 Note. - Après avoir appliqué un bordereau de commande, vous pouvez toujours remplacer les valeurs du bordereau ou saisir des valeurs qui ne figurent pas dans le bordereau. 

Appliquer un bordereau de commande 

  1. Dans la fenêtre 'Ajouter un document à une commande', modifiez les paramètres au besoin.Voir Ajouter des abonnements à une nouvelle commande pour des informations sur les paramètres disponibles.
  2. Dans la liste déroulante sous Appliquer un bordereau de commande, cliquez sur le bordereau que vous voulez utiliser.
  3. Vérifiez et modifiez les détails dans la section Détails sur le document (Bordereau: [nom]). Vous pouvez modifier ou appliquer les champs suivants à un document en commande lorsque vous utilisez un bordereau commande.

     Note. - L'utilisation de la section Détails sur le document pour ajouter une valeur dans le champ No de document du fournisseur pour chaque document est particulièrement utile si vous comptez importer des factures EDIFACT pour abonnements plus tard.

    Champs disponibles dans un bordereau de commande - Tableau
    Onglet Champ modifiable
    Généralités
    • Demandeur
    • Afficher dans WorldCat
    Ordre
    • No de document du fournisseur
    Emplacement
    • Quantité
    • Succursale
    • Emplacement
    Prix
    • Prix unitaire
    • % | Escompte
    • % | Frais de service
    • % | Expédition
    • % | Taxe 1
    • % | Taxe 2
    Budget/Poste
    • Affecter par
    • Budget(s)
    • Poste(s)
    • Pourcentage
    Notes. Toutes les notes existantes.
    Champs personnalisés
    • Nom de l'employé
    • Priorité
    • Date retourné
    • Département académique
  4. Pour ajouter le document à la commande, dans la colonne Action (à droite), cliquez sur Ajouter :
  5. Cliquez sur Fermer.

Notez que si vous saisissez des valeurs dans la section Détails sur le document lors de l'application d'un bordereau, celles-ci resteront en vigueur pendant votre session jusqu'à ce que vous sélectionniez un nouveau bordereau ou que vous saisissiez manuellement de nouvelles valeurs.

Passer la commande

Ouvrez la commande que vous souhaitez placer, effectuez des modifications s'il y a lieu, et cliquez sur Enregistrer la commande dans le haut de l’écran.

  1. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Passer la commande.
  2. Dans la fenêtre Passer la commande, suivez les pratiques locales pour déterminer si vous devez ou non cocher la case 'Aviser le fournisseur de cette commande'.
    • Oui - Passer la commande et aviser le fournisseur.
      1. Cochez la case.
      2. Cliquez sur Continuer.
      3. Allez à l'étape 3.
    • Non - Passer la commande mais ne pas aviser le fournisseur.
      1. Ne cochez pas la case.
      2. Cliquez sur Passer la commande.
  3. Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
    1. Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
      1. Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Envoyer les informations de commande EDIFACT à votre fournisseur par courriel pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
      2. Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
      3. Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
      4. Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Envoyer les informations de commande EDIFACT à votre fournisseur par courriel pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
    2. À - La personne, chez le fournisseur, à qui doit être envoyé l'avis concernant votre commande.
    3. Répondre à - La personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter s'il a des questions concernant la commande.
      • Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans Configuration des services OCLC sous WorldCat Registry > Contacts.
      • Vous pouvez définir un contact récurrent pour les fournisseurs qui répondent à une commande dans les Paramètres de l'établissement de votre système. Pour plus de détails, voir Créer un contact récurrent pour les réponses.
      • Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
  4. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Courriel (EDIFACT et HTML)
      1. (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
      2. Cliquez sur Envoyer la commande.
      3. Vérifiez l'état de la commande pour confirmer qu'elle a été passée.
        • Un état de commande qui reste Ouverte indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur.
        • Un état de commande qui reste Passée indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur. Pour les commandes par FTP (EDIFACT), cela confirme que la commande a été livrée avec succès au serveur FTP cible. Pour les commandes par courriel (EDIFACT et HTML), le système peut confirmer que l'avis a été accepté par le serveur SMTP sortant, mais ne peut pas signaler d'autres erreurs, par exemple une adresse électronique incorrecte.
    2. Impression
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.

Recevoir les abonnements

Il est recommandé d'utiliser l'option de réception en lot dans la recherche de documents commandés pour la réception d'abonnements. 

Réception partielle de plusieurs documents

La réception partielle de documents indiquera que vous avez commencé à recevoir les documents, mais que vous n'avez pas entièrement reçu le contenu lié à l'abonnement.

  1. Cherchez des documents commandés en utilisant l'une des méthodes décrites dans la rubrique Chercher et filtrer des documents commandés.
  2. Cochez la case des documents que vous voulez mettre à jour. Pour sélectionner tous les documents de l'écran, cochez la case dans le haut du tableau.
  3. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Recevoir > Réception partielle.
  4. Dans la boîte de dialogue Réception partielle, cliquez sur Réception partielle.

Réception de plusieurs documents

La réception des documents indiquera que la totalité de l'abonnement a été reçue. 

  1. Cherchez des documents commandés en utilisant l'une des méthodes décrites dans la rubrique Chercher et filtrer des documents commandés.
  2. Cochez la case des documents que vous voulez mettre à jour. Pour sélectionner tous les documents de l'écran, cochez la case dans le haut du tableau.
  3. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Recevoir > Recevoir.
  4. Dans la boîte de dialogue Recevoir, cliquez sur Recevoir.

Ne pas suivre l'état de réception

Vous pouvez choisir l'option Ne pas suivre lorsque vous ne souhaitez pas suivre l'état de réception de vos abonnements. Cet état de réception peut être hérité lors du renouvellement, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de le reconfiguré chaque année.

Suivez les instructions ci-dessous pour ne pas suivre l'État de réception d'une publication en série ou d'un produit électronique dans l'écran Documents commandés ou Abonnements.

  1. Cherchez des documents commandés en utilisant l'une des méthodes décrites dans la rubrique Chercher et filtrer des documents commandés.
  2. Cochez la case des documents pour lesquels vous ne voulez pas effectuer de suivi. Pour ne pas effectuer le suivi de tous les documents du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
  3. Dans le haut du tableau, cliquez sur Recevoir > Ne pas suivre.
  4. Dans la fenêtre Ne pas suivre, cliquez sur Ne pas suivre.

Facturer les abonnements 

Vous pouvez ajouter des documents que vous avez déjà commandés à une facture. Cette action est effectuée dans l'écran Réception et facturation du module Acquisitions et est différente de l'action d'ajouter des documents que vous n'avez pas commandés à une facture. Pour savoir comment ajouter des documents directement à une facture (sans d'abord les commander), consultez la rubrique Ajouter directement des documents à une facture (sans d'abord les commander).

Trouver des documents commandés pour facturation

Suivez ces étapes pour chercher un document commandé pour sa facturation.

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Sélectionnez un type de traitement dans la liste déroulante Type de traitement.
    • Produit électronique - Tous les produits électroniques.
    • Local - Unique - Ressource physique ou non qui ne fait pas partie de WorldCat ou de la base de connaissances (ex. : adhésion, mobilier, fournitures de bureau, technologies, etc.) et qui est reçue par le biais d'une seule transaction.
    • Local - Abonnement - Ressource physique ou non qui ne fait pas partie de WorldCat ou de la base de connaissances (ex. : adhésion, mobilier, fournitures de bureau, technologies, etc.) et qui est reçue sur une base continue.
    • Monographie - Monographies ayant un seul code-barres.
    • Publication en série - Publications en série imprimées et monographies en plusieurs volumes ayant plusieurs codes-barres.
  3. Sélectionnez Facturation dans la liste déroulante Action.
  4. Cliquez sur Voir les document.
  5. Cliquez sur Chercher texte dans le champ puis appuyez sur < Entrée >.
  6. Trouvez les documents que vous voulez facturer.

    Trouver un document précis
    1. Sélectionnez un filtre de recherche dans la liste déroulante Chercher.
    2. Dans la boîte de recherche, inscrivez un code-barres, un numéro ISBN, ISSN ou OCLC, ou un titre. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
    3. Pour retourner à la liste de documents en attente, effacez tout le texte dans la boîte de recherche.
    4. Il est possible de chercher par code-barres uniquement lorsque les données de rangement ont été importées. Voir Importer des fichiers de données de facturation/rangement.
       
    Trouver tous les documents d'une commande
    1. Sélectionnez un numéro de commande dans la liste déroulante Chercher.
    2. Inscrivez le numéro de commande complet, y compris "PO" et les tirets (-), dans la boîte de recherche. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
    3. Pour retourner à la liste de documents en attente, effacez tout le texte dans la boîte de recherche.
  7. Vous pouvez également affiner votre recherche avec l'un des filtres ci-dessous.
    Filtres de recherche - Tableau
    Pour chercher par Utiliser cette méthode
    Recherche Dans la liste, sélectionnez un index pour limiter votre recherche :
    • Mot-clé
    • Titre (valeur par défaut)
    • Numéro d'exemplaire
    • Code-barres
    • Numéro de facture
    • ISBN
    • ISSN
    • No de document
    • No de commande
    Type de contenu Dans la liste Type de contenu, sélectionnez le type de contenu du document.
    • Pour retourner à la liste complète de documents, sélectionnez l'espace blanc dans la liste.
    Succursale Dans la liste Succursale, sélectionnez la succursale à laquelle le document sera expédié.
    • La succursale apparaît dans la colonne Localisation de la commande.
    • Pour retourner à la liste de documents en attente, sélectionnez l'espace blanc dans la liste.
    État de la commande (ne peut pas être modifié lorsque l'action « Réception » est sélectionnée). Sélectionnez l'état de la commande :
    • Commandée
    • Annulation demandée
    • Non annulée
    • Annulée
    État de réception Sélectionnez l'état de réception de la commande :
    • Non reçu
    • Reçu
    • Retourné
    • Retiré
    État de l'achat Sélectionnez le niveau de facturation de la commande :
    • Non facturé
    • Partiellement facturé
    • Facturé
    • Partiellement payé
    • Payé

​Sélectionner une nouvelle facture ou une facture existante dans laquelle ajouter des documents commandés

Pour facturer des documents, vous devez soit créer une nouvelle facture, qui sera alors sélectionnée par défaut, soit sélectionner une facture existante. 

Créer une nouvelle facture

  1. Dans le panneau de gauche sous Réception et facturation, cliquez sur Nouvelle facture.
  2. Remplissez les champs Fournisseur, Numéro de facture et Date de la facture.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Cette facture sera automatiquement sélectionnée pour utilisation.

​Sélectionner une facture existante

  1. Sélectionnez le fournisseur.
    • Inscrivez le nom du fournisseur dans la boîte de recherche Fournisseur dans le panneau de gauche. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms de fournisseurs actifs contenant les caractères que vous entrez.
      • Si le nom du fournisseur n'apparaît pas, assurez-vous que ce fournisseur est Actif sous Fournisseurs.
  2. Sélectionnez la facture.
    • Inscrivez le numéro de facture dans la boîte de recherche Numéro de facture. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms de fournisseurs actifs contenant les caractères que vous entrez.

​Ajouter un document déjà commandé à une facture

Il y a plusieurs façons d’ajouter un document déjà commandé à une facture.

Vous pouvez facturer tous les exemplaires d'un document commandé ou quelques exemplaires seulement Lors de la facturation de quelques exemplaires d'un document, le prix des exemplaires non facturés restera engagé dans le budget (tant que le type de la commande est Commande d'achat).

Il y a cinq types de facturation :

  • Complètement facturé - 100 % du coût des exemplaires sont facturés. Lorsque la facture est payée, le prix total des exemplaires est désengagé.
  • Partiellement facturé - Un pourcentage des exemplaires a été facturé. Lorsque la facture est payée, le pourcentage non facturé reste engagé pour les documents.
  • Supplément - Coût additionnel pour un document qui a déjà été facturé. Vous pouvez créez un supplément uniquement pour un document dont le pourcentage de facturation est 100 %.
  • Document crédité - Le fournisseur vous offre un crédit que vous pourrez utiliser lorsque vous lui commanderez d'autres documents.
  • Document remboursé - Le fournisseur vous rembourse le montant payé. Vous n'avez pas à lui commander d'autres documents.

Facturation complète de tous les exemplaires

Cette section décrit le processus pour facturer en totalité tous les exemplaires d'un document. Il s'agit de la façon habituelle de facturer un document.

  1. Après avoir trouvé les documents commandés à facturer et sélectionné la facture, vous devez ajouter ces documents à la facture.
  2. Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture. La boîte de dialogue Ajouter le document à la facture est présentée avec le type de paiement Payer en entier sélectionné par défaut.
  3. Cliquez sur Ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture. Le document est placé dans le haut de la liste dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session. 100 % apparaît dans la colonne de facturation.

Facturation partielle des documents

Vous pouvez également facturer partiellement des documents. Ce mode de facturation est utilisé lorsque vous payez pour un document en plusieurs versements, et voulez qu'une partie du montant seulement soit désengagé lors du paiement. Pour des instructions sur la facturation partielle, veuillez consulter les rubriques suivantes :

Voir les abonnements en cours

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
  2. Cliquez sur Abonnements.
  3. Utilisez la boîte de recherche pour chercher des abonnements.
    1. Inscrivez un terme de recherche dans la boîte.
    2. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
  4. Appliquez des filtres aux documents souscrits. Vous pouvez ajouter le filtre Période budgétaire avec la période budgétaire actuelle sélectionnée, ou filtrer par date de début et date de fin pour afficher les documents approchant la date de fin d'abonnement.
    1. Cliquez sur le nom du filtre.
    2. Sélectionnez les valeurs appropriées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs pour un même filtre. Lorsque plus d'une valeur est sélectionnée, le système cherche n'importe quelle de ces valeurs.
    3. Cliquez sur Appliquer. Une fois le filtre appliqué, vous pouvez passer le pointeur de la souris sur le nom du filtre pour voir les valeurs sélectionnées.
  5. (Facultatif) Cliquez sur Enregistrer la recherche.
    1. Dans la fenêtre Enregistrer la recherche, inscrivez un nom pour la recherche.
    2. Cliquez sur Enregistrer. Le nom de la recherche apparaît dans le titre de l'écran actif et dans l'écran Recherches de commandes.
  6. Pour exécuter la recherche enregistrée ultérieurement, cliquez sur Commandes > Recherches de documents commandés dans le panneau de navigation de gauche. Cliquez ensuite sur le nom de la recherche enregistrée.