Ajouter des documents déjà commandés à une facture
Aperçu
Vous pouvez ajouter des documents que vous avez déjà commandés à une facture. Cette action est effectuée dans l'écran Réception et facturation du module Acquisitions et est différente de l'action d'ajouter des documents que vous n'avez pas commandés à une facture. Pour savoir comment ajouter des documents directement à une facture (sans d'abord les commander), voir Ajouter directement des documents à une facture (sans d'abord les commander).
Il y a plusieurs façons d’ajouter un document déjà commandé à une facture :
- Facturer complètement les documents
- Facturer partiellement des documents
- Créditer les documents facturés
- Rembourser les documents facturés
- Facturer les suppléments
Ces options sont décrites en détail ci-dessous à l'Étape 3 - Ajouter des documents commandés à une facture.
Étape 1 - Sélectionnez une nouvelle facture ou une facture existante dans laquelle ajouter des documents commandés
Pour facturer des documents, vous devez soit créer une nouvelle facture, qui sera alors sélectionnée par défaut, soit sélectionner une facture existante.
Créer une nouvelle facture
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
- Dans le panneau de gauche sous Réception et facturation, cliquez sur Nouvelle facture.
- Remplissez les champs Fournisseur, Numéro de facture et Date de la facture.
- Cliquez sur Enregistrer. Cette facture sera automatiquement sélectionnée pour utilisation.
Sélectionner une facture existante
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
- Inscrivez le nom du fournisseur dans la boîte de recherche Fournisseur dans le panneau de gauche. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms de fournisseurs actifs contenant les caractères que vous entrez.
- Si le nom du fournisseur n'apparaît pas, assurez-vous que ce fournisseur est Actif sous Fournisseurs.
- Inscrivez le numéro de facture dans la boîte de recherche Numéro de facture. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms de fournisseurs actifs contenant les caractères que vous entrez.
Étape 2 - Trouvez des documents commandés à facturer
- Dans le panneau de gauche sous Réception et facturation sélectionnez un Type de traitement dans la liste déroulante.
- Produit électronique - Tous les produits électroniques.
- Locale - Unique - Ressource physique ou non qui ne fait pas partie de WorldCat ou de la base de connaissances (ex. : adhésion, mobilier, fournitures de bureau, technologies, etc.) et qui est reçue par le biais d'une seule transaction.
- Local - Abonnement - Ressource physique ou non qui ne fait pas partie de WorldCat ou de la base de connaissances (ex. : adhésion, mobilier, fournitures de bureau, technologies, etc.) et qui est reçue sur une base continue.
- Monographie - Monographies ayant un seul code-barres.
- Publication en série - Publications en série imprimées et monographies en plusieurs parties ayant plusieurs codes-barres.
- Sélectionnez Facturation dans la liste déroulante Action.
- Cliquez sur Voir les document.
- Cliquez sur Chercher texte dans le champ puis appuyez sur < Entrée >.
- Trouvez le ou les documents que vous voulez facturer en utilisant l'une de ces méthodes :
Trouver un document précis- Sélectionnez un filtre de recherche dans la liste déroulante Chercher.
- Dans la boîte Chercher texte, inscrivez un critère de recherche : les résultats apparaissent automatiquement lorsque vous cessez de taper.
- Pour retourner à la liste de documents en attente, effacez tout le texte dans la boîte Chercher texte.
Il est possible de chercher par code-barres uniquement lorsque les données de rangement ont été importées. Voir Importer des fichiers de données de facturation/rangement.
- Sélectionnez un numéro de commande dans la liste déroulante Chercher.
- Inscrivez le numéro de commande complet, y compris « PO » et les tirets (-), dans la boîte de recherche. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
- Pour retourner à la liste de documents en attente, effacez tout le texte dans la boîte Chercher texte.
- Vous pouvez également affiner votre recherche avec l'un des filtres ci-dessous.
Étape 3 - Ajoutez des documents commandés à une facture
Vous pouvez facturer tous les exemplaires d'un document commandé ou quelques exemplaires seulement Lors de la facturation de quelques exemplaires d'un document, le prix des exemplaires non facturés restera engagé dans le budget (tant que le type de la commande est Commande d'achat).
Il y a cinq types de facturation :
- Facturer complètement les documents - 100 % du coût des exemplaires qui sont facturés. Lorsque la facture est payée, le prix total des exemplaires est désengagé.
- Facturer partiellement les documents - Un pourcentage des exemplaires qui sont facturés. Lorsque la facture est payée, le pourcentage non facturé reste engagé pour les documents.
- Créditer des documents facturés - Cela permet au fournisseur de vous offrir un crédit que vous pourrez utiliser lorsque vous lui commanderez d'autres documents.
- Rembourser des documents facturés - Semblable aux document crédités, le fournisseur vous rembourse le montant payé. Vous n'avez pas à lui commander d'autres documents.
- Facturer les suppléments - Coût additionnel pour un document qui a déjà été facturé. Vous pouvez créez un supplément uniquement pour un document dont le pourcentage de facturation est 100 %.
Facturer complètement tous les exemplaires
Cette section décrit le processus pour la facturation de tous les exemplaires d'un document (voir la définition pour Complètement facturé ci-dessus). Il s'agit de la façon habituelle de facturer un document.
- Sélectionnez la facture et trouvez le ou les documents commandés à facturer.
- Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture.
- La boîte de dialogue Ajouter le document à la facture est présentée avec le type de paiement Payer en entier sélectionné par défaut.
- Cliquez sur Ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture. Le document est placé dans le haut de la liste dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session. 100 % apparaît dans la colonne de facturation.
Facturer partiellement des documents
Cette section décrit le processus pour la facturation partielle des exemplaires d'un document (voir la définition pour Partiellement facturé ci-dessus). Ce mode de facturation est utilisé lorsque vous payez pour un document en plusieurs versements, et voulez qu'une partie du montant seulement soit désengagé lors du paiement.
Facturer partiellement des documents par pourcentage
Vous pouvez facturer partiellement un document selon le pourcentage attribué au document dans la facture. L'engagement pour l'exemplaire sera réduit par le pourcentage du document.
- Sélectionnez la facture et trouvez le ou les documents commandés à facturer.
- Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture, sélectionnez le type de paiement Payer par pourcentage.
- Inscrivez une valeur pour le champ % à facturer pour le moment ou sélectionnez-la en utilisant les flèches. Vous pouvez sélectionner une valeur de 0 à 100 %.
- Cliquez sur Ajouter .
- Le document est transféré dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session dans le bas de l'écran.
- La colonne Facturé indiquera le pourcentage que vous avez sélectionné.
Facturer partiellement des documents par montant
Vous pouvez payer partiellement un document selon le montant payé pour le document. L'engagement pour l'exemplaire sera réduit par le montant payé dans la facture.
Cette procédure est utile lorsque vous traitez des documents qui sont facturés plusieurs fois, ou qui sont en plusieurs parties/volumes, et que le prix de chaque partie/volume est incertain.
Note. - S'il plusieurs postes budgétaires sont associés au document, l'engagement pour chaque poste est réduit de façon proportionnelle par le montant ou pourcentage alloué au poste. Par exemple, si vous avez facturé un document en utilisant deux postes budgétaires avec 100,00 $ alloué à chaque poste, et que le montant de la facture était 100,00 $, le reste de l'engagement pour chaque poste sera 50,00 $ après le paiement de la facture.
- Sélectionnez la facture et trouvez le ou les documents commandés à facturer.
- Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture, sélectionnez le type de paiement Payer par montant. Le montant engagé pour le document est affiché ainsi que le champ Prix unitaire.
- Indiquez le prix unitaire pour le document qui est facturé.
- Cliquez sur Ajouter .
- Le document est transféré dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session dans le bas de l'écran.
- La colonne Facturé affichera --- alors que le montant du document est désengagé selon le montant payé dans la facture plutôt que selon un pourcentage.
Facturer le même document par montant
Vous pouvez facturer le même document par montant plusieurs fois.Cette procédure est utile lorsque vous traitez des documents qui sont facturés plusieurs fois, ou qui sont en plusieurs parties/volumes, et que le prix de chaque partie/volume est incertain.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
- Sélectionnez Monographie ou Périodique dans la liste déroulante Type de traitement.
- Sélectionnez Facturation dans la liste déroulante Action.
- Cliquez sur Voir les document.
- Sélectionnez Partiellement payé dans la liste déroulante État de l'achat.
- Trouvez le document que vous avez déjà facturé.
- Sélectionnez Ajouter débit à la facture dans la liste déroulante Action.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture, sélectionnez le montant encore engagé pour le document est affiché ainsi que le champ Prix unitaire.
- Indiquez le prix unitaire pour le document qui est facturé.
Ou
S'il s'agit de la dernière partie/du dernier volume pour ce document, cochez la case cliquez sur Effacer l'engagement et marquer les exemplaires comme étant payés. Si vous cochez cette case :- Tout montant engagé restant pour le document sera immédiatement effacé et remis à 0.00.
- Lorsque toutes les factures pour le document auront été payées, les exemplaires résultant seront marqués comme Payé plutôt que Partiellement payé.
- Cliquez sur Ajouter .
Facturer certains exemplaires d'un document
Cette section décrit le processus pour facturer certains exemplaires d'un document, partiellement ou complètement.
- Sélectionnez la facture et trouvez les documents commandés à facturer.
- Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture.
- La fenêtre Ajouter le document à la facture est présentée.
- Pour facturer uniquement certains exemplaires du document, réduisez la quantité d'exemplaires que vous voulez facturer. Indiquez si vous voulez payer le montant complet ou par versements (voir les instructions ci-dessus sur le paiement complet ou partiel).
- Cliquez sur Add.
- Le document est transféré dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session dans le bas de l'écran.
Créditer des documents facturés
Cette section décrit le processus pour créditer des documents facturés (voir la définition pour Créditer des documents facturés dans le haut de cette section).Un document crédité réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture. Vous ne pouvez appliquer un crédit qu’aux documents dont l'État de l’achat est Payé.
- Sélectionnez la facture et trouvez le ou les documents commandés à facturer.
- Lorsque vous cherchez des documents commandés à créditer, filtrez par l'État d’achat Payé.
- Dans la colonne Facturé, cliquez sur la liste déroulante Sélectionner une action, puis sélectionnez Ajouter crédit à la facture.
- Dans la fenêtre Ajouter le document à la facture, sélectionnez le montant à créditer :
- Prix total du document par exemplaire (paramètre par défaut).
- Inscrivez un montant.
- Cliquez sur Add.
- Le document est transféré dans la section Document(s) traité(s) au cours de cette session.
Rembourser des documents
Cette section décrit le processus pour rembourser des documents facturés (voir la définition pour Créditer des documents facturés dans le haut de cette section). Un document crédité réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture. Vous ne pouvez appliquer un crédit qu’aux documents dont l'État de l’achat est Payé.
- Sélectionnez la facture et trouvez le ou les documents commandés à facturer.
- Lorsque vous cherchez des documents commandés à rembourser, filtrez par l'État d’achat Payé.
- Dans la colonne Facturé, cliquez sur la liste déroulante Sélectionner une action, puis sélectionnez Ajouter remboursement à la facture.
- Dans la fenêtre Ajouter le document à la facture, sélectionnez le montant à rembourser :
- Prix total du document par exemplaire (paramètre par défaut).
- Inscrivez un montant.
- Cliquez sur Add.
- Le document est transféré dans la section Document(s) traité(s) au cours de cette session.
Suppléments
Cette section décrit le processus pour la facturation de tous les exemplaires d'un document (voir la définition Facturer les suppléments ci-dessus). Ce mode de facturation est souvent utilisé lorsqu'un fournisseur a facturé, par erreur, un montant inférieur au montant total du document. Vous pouvez utiliser cette option uniquement si le document est déjà 100 % facturé et que l'État de l'achat est Payé.
- Sélectionnez la facture et trouvez le ou les documents commandés à facturer.
- Lorsque vous cherchez des documents auxquels ajouter un supplément, filtrez par l'État d’achat Payé.
- Dans la colonne Facturé, cliquez sur la liste déroulante Sélectionner une action, puis sélectionnez Ajouter supplément à la facture.
- Dans la fenêtre Ajouter le document à la facture, modifiez le montant :
- Montant - Indiquez le montant du fournisseur par exemplaire.
- Cliquez sur Add.
- Le document est transféré dans la section Document(s) traité(s) au cours de cette session.