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Ajouter des documents déjà commandés à une facture

Comment ajouter des documents déjà commandés à une facture dans Acquisitions WorldShare.

Vous pouvez ajouter des documents que vous avez déjà commandés à une facture. Cette action est effectuée dans l'écran Réception et facturation du module Acquisitions et est différente de l'action d'ajouter des documents que vous n'avez pas commandés à une facture. Pour savoir comment ajouter des documents directement à une facture (sans d'abord les commander), voir Ajouter directement des documents à une facture (sans d'abord les commander).

Trouver des documents commandés pour facturation

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Sélectionnez un type de traitement dans la liste déroulante Type de traitement.
    • Produit électronique - Tous les produits électroniques.
    • Locale - Unique - Ressource physique ou non qui ne fait pas partie de WorldCat ou de la base de connaissances (ex. : adhésion, mobilier, fournitures de bureau, technologies, etc.) et qui est reçue par le biais d'une seule transaction.
    • Local - Abonnement - Ressource physique ou non qui ne fait pas partie de WorldCat ou de la base de connaissances (ex. : adhésion, mobilier, fournitures de bureau, technologies, etc.) et qui est reçue sur une base continue.
    • Monographie - Monographies ayant un seul code-barres.
    • Publication en série - Publications en série imprimées et monographies en plusieurs parties ayant plusieurs codes-barres.
  3. Sélectionnez Facturation dans la liste déroulante Action.
  4. Cliquez sur Voir les document.
  5. Cliquez sur Chercher texte dans le champ puis appuyez sur < Entrée >.
  6. Trouvez les documents que vous voulez facturer.

    Trouver un document précis
    1. Sélectionnez un filtre de recherche dans la liste déroulante Chercher.
    2. Dans la boîte de recherche, inscrivez un code-barres, un numéro ISBN, ISSN ou OCLC, ou un titre. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
    3. Pour retourner à la liste de documents en attente, effacez tout le texte dans la boîte de recherche.
    4. Il est possible de chercher par code-barres uniquement lorsque les données de rangement ont été importées. Voir Importer des fichiers de données de facturation/rangement.
       
    Trouver tous les documents d'une commande
    1. Sélectionnez un numéro de commande dans la liste déroulante Chercher.
    2. Inscrivez le numéro de commande complet, y compris "PO" et les tirets (-), dans la boîte de recherche. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
    3. Pour retourner à la liste de documents en attente, effacez tout le texte dans la boîte de recherche.
  7. Vous pouvez également affiner votre recherche avec l'un des filtres ci-dessous.
    Filtres de recherche - Tableau
    Pour chercher par Utiliser cette méthode
    Recherche Dans la liste, sélectionnez un index pour limiter votre recherche :
    • Mot-clé
    • Titre (valeur par défaut)
    • Numéro d'exemplaire
    • Code-barres
    • Numéro OCLC
    • Numéro de facture
    • ISBN
    • ISSN
    • No de document
    • No de commande
    Type de contenu Dans la liste Type de contenu, sélectionnez le type de contenu du document.
    • Pour retourner à la liste complète de documents, sélectionnez l'espace blanc dans la liste.
    Succursale Dans la liste Succursale, sélectionnez la succursale à laquelle le document sera expédié.
    • La succursale apparaît dans la colonne Localisation de la commande.
    • Pour retourner à la liste de documents en attente, sélectionnez l'espace blanc dans la liste.
    État de la commande (ne peut pas être modifié lorsque l'action « Réception » est sélectionnée). Sélectionnez l'état de la commande :
    • Commandée
    • Annulation demandée
    • Non annulée
    • Annulée
    État de réception Sélectionnez le degré de réception de la commande. Les options différent selon le type de traitement.
    État de l'achat Sélectionnez le niveau de facturation de la commande :
    • Non facturé
    • Partiellement facturé
    • Facturé
    • Partiellement payé
    • Payé

Sélectionner une nouvelle facture ou une facture existante dans laquelle ajouter des documents commandés

Pour facturer des documents, vous devez soit créer une nouvelle facture, qui sera alors sélectionnée par défaut, soit sélectionner une facture existante. 

Créer une nouvelle facture

  1. Dans le panneau de gauche sous Réception et facturation, cliquez sur Nouvelle facture.
  2. Remplissez les champs Fournisseur, Numéro de facture et Date de la facture.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Cette facture sera automatiquement sélectionnée pour utilisation.

Sélectionner une facture existante

  1. Sélectionnez le fournisseur.
    • Inscrivez le nom du fournisseur dans la boîte de recherche Fournisseur dans le panneau de gauche. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms de fournisseurs actifs contenant les caractères que vous entrez.
      • Si le nom du fournisseur n'apparaît pas, assurez-vous que ce fournisseur est Actif sous Fournisseurs.
  2. Sélectionnez la facture.
    • Inscrivez le numéro de facture dans la boîte de recherche Numéro de facture. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms de fournisseurs actifs contenant les caractères que vous entrez.

Ajouter un document déjà commandé à une facture

Il y a plusieurs façons d’ajouter un document déjà commandé à une facture.

Vous pouvez facturer tous les exemplaires d'un document commandé ou quelques exemplaires seulement Lors de la facturation de quelques exemplaires d'un document, le prix des exemplaires non facturés restera engagé dans le budget (tant que le type de la commande est Commande d'achat).

Il y a cinq types de facturation :

  • Complètement facturé - 100 % du coût des exemplaires sont facturés. Lorsque la facture est payée, le prix total des exemplaires est désengagé.
  • Partiellement facturé - Un pourcentage des exemplaires a été facturé. Lorsque la facture est payée, le pourcentage non facturé reste engagé pour les documents.
  • Supplément - Coût additionnel pour un document qui a déjà été facturé. Vous pouvez créez un supplément uniquement pour un document dont le pourcentage de facturation est 100 %.
  • Document crédité - Le fournisseur vous offre un crédit que vous pourrez utiliser lorsque vous lui commanderez d'autres documents.
  • Document remboursé - Semblable à un document crédité, mais dans ce cas, le fournisseur vous rembourse le montant payé. Vous n'avez pas à lui commander d'autres documents.

Facturation complète de tous les exemplaires

Cette section décrit le processus pour la facturation de tous les exemplaires d'un document (voir la définition pour Complètement facturé ci-dessus). Il s'agit de la façon habituelle de facturer un document.

  1. Après avoir trouvé les documents commandés à facturer et sélectionné la facture, vous devez ajouter ces documents à la facture.
  2. Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture. La boîte de dialogue Ajouter le document à la facture est présentée avec le type de paiement Payer en entier sélectionné par défaut.
  3. Cliquez sur Ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture. Le document est placé dans le haut de la liste dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session. 100 % apparaît dans la colonne de facturation.

Documents partiellement facturés

Cette section décrit le processus pour la facturation partielle des exemplaires d'un document (voir la définition pour Partiellement facturé ci-dessus). Ce mode de facturation est utilisé lorsque vous payez pour un document en plusieurs versements, et voulez qu'une partie du montant seulement soit désengagé lors du paiement.

Utilisez cette fonctionnalité pour ne pas payer la facture dans son intégralité.

Facturation partielle des documents par pourcentage

Vous pouvez facturer partiellement un document selon le pourcentage attribué au document dans la facture. L'engagement pour l'exemplaire sera réduit par le pourcentage du document.

  1. Après avoir trouvé le documents commandé à facturer et sélectionné la facture (voir les étapes ci-dessus), vous devez ajouter le document à la facture.
  2. Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture.
  3. Dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture, sélectionnez le type de paiement Payer par pourcentage.
  4. Inscrivez une valeur pour le champ % à facturer pour le moment ou sélectionnez-la en utilisant les flèches. Vous pouvez sélectionner une valeur de 0 à 100 %.
  5. Cliquez sur Ajouter .
    • Le document est transféré dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session dans le bas de l'écran.
    • La colonne Facturé indiquera le pourcentage que vous avez sélectionné.

Facturation partielle des documents par montant

Vous pouvez payer partiellement un document selon le montant payé pour le document. L'engagement pour l'exemplaire sera réduit par le montant payé dans la facture.

Cette procédure est utile lorsque vous traitez des documents qui sont facturés plusieurs fois, ou qui sont en plusieurs parties/volumes, et que le prix de chaque partie/volume est incertain.

 Note. - S'il plusieurs postes budgétaires sont associés au document, l'engagement pour chaque poste est réduit de façon proportionnelle par le montant ou pourcentage alloué au poste. Par exemple, si vous avez facturé un document en utilisant deux postes budgétaires avec 100,00 $ alloué à chaque poste, et que le montant de la facture était 100,00 $, le reste de l'engagement pour chaque poste sera 50,00 $ après le paiement de la facture.

  1. Après avoir trouvé le documents commandé à facturer et sélectionné la facture (voir les étapes ci-dessus), vous devez ajouter le document à la facture.
  2. Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture.
  3. Dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture, sélectionnez le type de paiement Payer par montant. Le montant engagé pour le document est affiché ainsi que le champ Prix unitaire.
  4. Indiquez le prix unitaire pour le document qui est facturé.
  5. Cliquez sur Ajouter .
    • Le document est transféré dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session dans le bas de l'écran.
    • La colonne Facturé affichera --- alors que le montant du document est désengagé selon le montant payé dans la facture plutôt que selon un pourcentage.

Facturation du même document par montant

Vous pouvez facturer le même document par montant plusieurs fois.Cette procédure est utile lorsque vous traitez des documents qui sont facturés plusieurs fois, ou qui sont en plusieurs parties/volumes, et que le prix de chaque partie/volume est incertain.

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Sélectionnez Monographie ou Périodique dans la liste déroulante Type de traitement.
  3. Sélectionnez Facturation dans la liste déroulante Action.
  4. Cliquez sur Voir les document.
  5. Sélectionnez Partiellement payé dans la liste déroulante État de l'achat.
  6. Trouvez le document que vous avez déjà facturé.
  7. Sélectionnez Ajouter débit à la facture dans la liste déroulante Action.
  8. Dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture, sélectionnez le montant encore engagé pour le document est affiché ainsi que le champ Prix unitaire.
  9. Indiquez le prix unitaire pour le document qui est facturé.
    Ou
    S'il s'agit de la dernière partie/du dernier volume pour ce document, cochez la case cliquez sur Effacer l'engagement et marquer les exemplaires comme étant payés. Si vous cochez cette case :
    • Tout montant engagé restant pour le document sera immédiatement effacé et remis à 0.00.
    • Lorsque toutes les factures pour le document auront été payées, les exemplaires résultant seront marqués comme Payé plutôt que Partiellement payé.
  10. Cliquez sur Ajouter .

Facturation de certains exemplaires d'un document

Cette section décrit le processus pour facturer certains exemplaires d'un document, partiellement ou complètement.

  1. Après avoir trouvé le documents commandé à facturer et sélectionné la facture (voir les étapes ci-dessus), vous devez ajouter le document à la facture.
  2. Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture.
  3. La fenêtre Ajouter le document à la facture est présentée.
  4. Pour facturer uniquement certains exemplaires du document, réduisez la quantité d'exemplaires que vous voulez facturer. Indiquez si vous voulez payer le montant complet ou par versements (voir les instructions ci-dessus sur le paiement complet ou partiel). Cliquez sur OK.
  5. Le document est transféré dans la section document(s) traité(s) au cours de cette session dans le bas de l'écran.

Suppléments

Cette section décrit le processus pour la facturation de tous les exemplaires d'un document (voir la définition pour Supplément ci-dessus). Ce mode de facturation est souvent utilisé lorsqu'un fournisseur a facturé, par erreur, un montant inférieur au montant total du document. Vous pouvez utiliser cette option uniquement si le document est déjà 100 % facturé et payé.

  1. Après avoir trouvé le documents commandé à facturer et sélectionné la facture (voir les étapes ci-dessus), vous devez ajouter le document à la facture.
  2. Dans la colonne Facturation, vous verrez maintenant le bouton Sélectionner une action plutôt que le bouton Ajouter à la facture. Sélectionnez l'action Supplément.
  3. Dans la fenêtre Ajouter le document à la facture, modifiez la quantité et le montant.
  4. Dans la fenêtre Ajouter le document à la facture, modifiez la quantité et le montant :
    1. Montant - Dans le cas de suppléments, inscrivez le montant du fournisseur.
    2. Quantité - Tout nombre égal ou inférieur au nombre total d'exemplaires indiqué dans la boîte.
  5. Cliquez sur OK.
  6. Le document est transféré dans la section 'document(s) traité(s) au cours de cette session'.