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Ajouter directement des documents à une facture (sans d'abord les commander)

Comment trouver des documents et les ajouter directement à une facture sans d'abord les commander dans Acquisitions WorldShare.

Vous pouvez ajouter des documents directement à une facture sans d'abord les commander. Cette action peut être effectuée pour les frais de port ou d'expédition, ou pour les documents qui n'ont pas besoin d'être commandés. Les documents créés avec ce processus sont quand même liés à une ressource locale, mais ne sont pas des documents commandés.

Chercher des factures existantes

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Factures > Factures.
  2. Cherchez une facture.
    1. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les factures.
      Ou
    2. Cherchez une facture précise.
      1. Sélectionnez un index dans la liste déroulante.
        • Numéro de facture (défaut)
        • ID de facture externe
        • ID de référence du paiement
        • Numéro de facture du système
      2. Inscrivez les termes de recherche dans la boîte de recherche.
      3. Cliquez sur Chercher.
  3. (Facultatif) Filtrez les résultats de la recherche en utilisant les Filtres.

Ajouter directement un document à une facture

  1. Ouvrez la facture en cliquant sur son numéro en hyperlien dans les résultats de recherche.
  2. Dans le menu déroulant Ajouter document, sélectionnez le document à ajouter.
    1. Crédit - Un document crédité réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
    2. Débit - Un document débité augmente le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
    3. Remboursement - Un document remboursé réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
    4. Favori - Un document favori est une ressource locale créée par l'utilisateur. Pour plus de détails, voir Gérer les ressources locales favorites.
  3. Dans la boîte de dialogue Ajouter la ressource locale à la facture, vous pouvez facilement ajouter un document à une ressource locale nouvelle ou existante.
    1. Ressource locale existante
      1. Dans la boîte de dialogue Ajouter ou chercher un document, entrez votre ou vos termes de recherche dans le champ Ressource locale. Lorsque vous tapez, le système suggère automatiquement des correspondances possibles.
      2. Si la ressource locale que vous voulez sélectionner est la première dans la liste, appuyez sur < Entrée >. La ressource locale est créée et ajoutée à la facture.
      3. Si la ressource locale que vous voulez sélectionner apparaît plus bas dans la liste, utilisez les touches fléchées de votre clavier ou la souris pour sélectionner la ressource locale.
         Notes.
        • Vous pouvez également continuer de taper le nom de la ressource locale pour qu'elle soit affichée au début de la liste.
        • Une ressource locale inactive sera affichée lors d'une recherche uniquement si aucune autre ressource locale ne corresponde à votre requête. Lorsque la ressource est sélectionnée, sont état devient Active.
    2. Nouvelle ressource locale
      1. Dans la boîte de dialogue Ajouter ou chercher un document, entrez votre ou vos termes de recherche dans le champ Ressource locale. Lorsque vous tapez, le système suggère automatiquement des correspondances possibles.
      2. Si aucune ressource locale ne correspond à vos termes de recherche, elle apparaîtra comme une nouvelle ressource locale (nouvelle) dans les résultats de recherche.
      3. Appuyez sur < Entrée > ou sélectionnez ce résultat pour créer une nouvelle ressource locale.