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Assistance OCLC

Chercher et filtrer les factures

Comment chercher et filtrer des factures dans Acquisitions WorldShare.

 

Voir toutes les factures

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Factures > Factures.
  2. Cliquez sur Chercher. Toutes les factures sont présentées.
    • Les résultats sont triés par numéro de facture.
    • Pour modifier ce tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
    • Pour personnaliser les colonnes affichées, consultez la section Configurer les colonnes. Configuration par défaut : certaines colonnes ne sont pas visibles.
  3. Click the Invoice # to view or edit the invoice. For details, see Edit an invoice.

Chercher des factures

  1. Sélectionnez un index dans la liste déroulante.
    • Numéro de facture (défaut)
    • ID de facture externe
    • ID de référence du paiement
    • Numéro de facture du système
  2. Inscrivez les termes de recherche dans la boîte de recherche.
  3. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.

Afficher ou cacher les colonnes

Vous pouvez choisir les colonnes qui sont affichées dans le tableau.

  1. Cliquez sur la roue dentée grise (Roue dentée grise) au-dessus de la colonne de droite.
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.

Colonnes des factures

Colonnes des factures - Tableau
Colonne Description
Action Pour supprimer une facture, cliquez sur Supprimer. Une facture non payée peut être supprimée même si elle contient des documents.
Date d'exportation Date à laquelle le fichier de factures a été exporté vers le serveur d'échange de fichiers OCLC.
Date de paiement Date à laquelle la facture a été payée. Cette date ne doit pas nécessairement correspondre à la Date de paiement du système.
No facture Le numéro de la facture. Ce numéro peut contenir des lettres et des chiffres.
Date de la facture Date à laquelle la facture a été créée.
Qté documents Nombre de documents inclus dans la facture.
État de la facture
État Description
Ouverte Non payée. Peut être supprimée.
Payée Payée. Ne peut pas être supprimée, mais le paiement peut être annulé.
Prête Non payée. Ne peut pas être supprimée, mais peut être payée. 
État de réception
État Description
Non reçue (Icône Non reçue) Aucun document figurant dans la facture n'a été reçu.
Partiellement reçue (Icône Partiellement reçue) Certains documents figurant dans la facture ont été reçus.
Reçue (Reçue) Tous les documents figurant dans la facture ont été reçus.
Date de paiement du système Date à laquelle l'état de la facture est devenu Payée.
Numéro de facture du système Numéro généré par le système et attribué à une facture.
Total Montant total de la facture
Fournisseur Fournisseur qui a envoyé les documents figurant dans la facture.

Filtres pour les factures

Vous pouvez filtrer les factures en utilisant les filtres dans le haut de l'écran.

  1. Cliquez sur l'un des filtres (voir le tableau Filtres pour les factures ci-dessous pour des détails sur les filtres).
  2. Sélectionnez les valeurs appropriées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs pour un même filtre. Lorsque plus d'une valeur est sélectionnée, le système cherche toutes et n'importe quelle de ces valeurs.
  3. Cliquez sur Appliquer. Une fois le filtre appliqué, vous pouvez passer le pointeur de la souris sur le nom du filtre pour voir les valeurs sélectionnées.
  4. (Facultatif) Pour supprimer le filtre, cliquez sur Réinitialiser.

Afficher ou cacher les filtres

Vous pouvez choisir les filtres qui sont affichés. Par défaut, uniquement certains filtres sont affichés. Un crochet apparaît à côté des filtres sélectionnés.

  1. Cliquez sur Filtres (dans le haut de l'écran, à droite).
  2. Pour sélectionner ou désélectionner un filtre, cliquez sur son nom.
  3. (Facultatif) Vous pouvez chercher dans la liste de filtres en inscrivant un mot-clé dans la boîte de recherche.

Filtres pour les factures

Filtres pour les factures - Tableau
Filtre Description
Date d'exportation Date à laquelle le fichier de factures a été exporté vers le serveur d'échange de fichiers OCLC. Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats :
  • Il y a plus de [ x ] jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte (ex. : Il y a plus de 30 jours).
  • Du [ x ] Au [ x ] - Indiquez une date pour les champs Du et Au pour limiter les résultats à un intervalle de dates précis. Les dates doivent avoir le format MMJJAAAA (ex. : 04/05/2020). Vous pouvez inscrire les dates manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier (Bouton de calendrier) pour les sélectionner.
Date de paiement Date du paiement de la facture.

Cette date n'a pas besoin d'être identique à la date à laquelle l'état de la facture est passé à Payée et vous permet d'indiquer la date à laquelle le paiement a réellement été soumis au fournisseur, plutôt que la date à laquelle la facture a été marquée comme Payée dans Acquisitions.

Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats :
  • Il y a plus de [ x ] jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte (ex. : Il y a plus de 30 jours).
  • Du [ x ] Au [ x ] - Indiquez une date pour les champs Du et Au pour limiter les résultats à un intervalle de dates précis. Les dates doivent avoir le format MMJJAAAA (ex. : 04/05/2020). Vous pouvez inscrire les dates manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier (Bouton de calendrier) pour les sélectionner.
État de la facture
État Description
En attente de paiement La facture doit être payée.
Ouverte La facture n'a pas été payée.
Payée La facture e été payée.
Prête pour paiement La facture est prête à être payée.
Date de paiement du système Date à laquelle l'état de la facture est devenue Payée.

Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats :
  • Il y a plus de [ x ] jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte (ex. : Il y a plus de 30 jours).
  • Du [ x ] Au [ x ] - Indiquez une date pour les champs Du et Au pour limiter les résultats à un intervalle de dates précis. Les dates doivent avoir le format MMJJAAAA (ex. : 04/05/2020). Vous pouvez inscrire les dates manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier (Bouton de calendrier) pour les sélectionner.
Fournisseur Lorsque vous tapez au clavier, des suggestions de fournisseurs de votre liste sont présentées.

 

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