Chercher et filtrer des factures
Comment chercher et filtrer des factures dans Acquisitions WorldShare.
Note. - Pour les utilisateurs qui effectuent des acquisitions par succursale, les résultats de recherche seront filtrés en fonction de la succursale à laquelle ils sont connectés par défaut. Voir À propos des acquisitions par succursales.
Voir toutes les factures
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Factures > Factures.
- Cliquez sur Chercher. Toutes les factures sont présentées.
- Les résultats sont triés par numéro de facture.
- Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
- Pour personnaliser les colonnes affichées, consultez la section Configurer les colonnes. Configuration par défaut : certaines colonnes ne sont pas visibles.
- Cliquez sur un numéro de facture pour afficher ou modifier la facture. Pour plus de détails, voir Modifier une facture.
Chercher des factures
- Sélectionnez un index dans la liste déroulante.
- Inscrivez les termes de recherche dans la boîte de recherche.
- Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
Afficher ou masquer les colonnes
Vous pouvez choisir les colonnes qui sont affichées dans le tableau.
) au-dessus de la colonne de droite.Colonnes des factures
- Colonnes des factures - Tableau
-
Colonne Description Case à cocher Pour supprimer une facture, cochez sa case et cliquez sur Supprimer . Une facture non payée peut être supprimée même si elle contient des documents. Date d'exportation Date à laquelle le fichier de factures a été exporté vers le serveur d'échange de fichiers OCLC. Date de paiement Date à laquelle la facture a été payée. Cette date ne doit pas nécessairement correspondre à la Date de paiement du système. Numéro de facture Le numéro de la facture. Ce numéro peut contenir des lettres et des chiffres. Date de la facture Date à laquelle la facture a été créée. Facture reçue Date à laquelle votre bibliothèque a reçu physiquement les factures de fournisseurs, indépendamment de la date de facturation indiquée sur la facture elle-même. Quantité de documents Nombre de documents inclus dans la facture. État de la facture État Description Ouverte Non payée. Peut être supprimée. Payé Payée. Ne peut pas être supprimée, mais le paiement peut être annulé. Prête pour paiement Non payée. Ne peut pas être supprimée, mais peut être payée. État de réception État Description Non reçue ( 
)Aucun document figurant dans la facture n'a été reçu. Partiellement reçue ( 
)Certains documents figurant dans la facture ont été reçus. Reçue ( 
)Tous les documents figurant dans la facture ont été reçus. Date de paiement du système Date à laquelle l'état de la facture est devenu Payée. Numéro de facture du système Numéro généré par le système et attribué à une facture. Total Montant total de la facture Fournisseur Fournisseur qui a envoyé les documents figurant dans la facture.
Filtres pour les factures
Vous pouvez filtrer les factures en utilisant les filtres dans le haut de l'écran.
- Cliquez sur l'un des filtres (voir le tableau Filtres pour les factures ci-dessous pour des détails sur les filtres).
- Sélectionnez les valeurs appropriées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs pour un même filtre. Lorsque plus d'une valeur est sélectionnée, le système cherche toutes et n'importe quelle de ces valeurs.
- Cliquez sur Appliquer. Une fois le filtre appliqué, vous pouvez passer le pointeur de la souris sur le nom du filtre pour voir les valeurs sélectionnées.
- (Facultatif) Pour supprimer le filtre, cliquez sur Réinitialiser.
Afficher ou masquer les filtres
Vous pouvez choisir les filtres qui sont affichés. Par défaut, uniquement certains filtres sont affichés. Un crochet apparaît à côté des filtres sélectionnés.
- Cliquez sur Filtres (dans le haut de l'écran, à droite).
- Pour sélectionner ou désélectionner un filtre, cliquez sur son nom.
- (Facultatif) Vous pouvez chercher dans la liste de filtres en inscrivant un mot-clé dans la boîte de recherche.
Filtres pour les factures
- Filtres pour les factures - Tableau
-
Filtre Description Date d'exportation Date à laquelle le fichier de factures a été exporté vers le serveur d'échange de fichiers OCLC. Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats : - Il y a plus de [ x ] jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte (ex. : Il y a plus de 30 jours).
- Du [ x ] Au [ x ] - Indiquez une date pour les champs Du et Au pour limiter les résultats à une plage de dates précise. Les dates doivent avoir le format MMJJAAAA (ex. : 04/05/2020). Vous pouvez inscrire les dates manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier (
) pour les sélectionner.
Date de paiement Date du paiement de la facture.
Cette date n'a pas besoin d'être identique à la date à laquelle l'état de la facture est passé à Payée et vous permet d'indiquer la date à laquelle le paiement a réellement été soumis au fournisseur, plutôt que la date à laquelle la facture a été marquée comme Payée dans Acquisitions.
Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats :- Il y a plus de [ x ] jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte (ex. : Il y a plus de 30 jours).
- Du [ x ] Au [ x ] - Indiquez une date pour les champs Du et Au pour limiter les résultats à une plage de dates précise. Les dates doivent avoir le format MMJJAAAA (ex. : 04/05/2020). Vous pouvez inscrire les dates manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier () pour les sélectionner.
Facture reçue Date à laquelle votre bibliothèque a reçu physiquement les factures de fournisseurs, indépendamment de la date de facturation indiquée sur la facture elle-même.
Choisissez votre méthode de filtrage :
- Il y a plus de ___ jours - Permet de trouver les factures plus anciennes qui peuvent nécessiter une attention particulière.
- Du ___ Au ___ - Permet de chercher des plages de dates spécifiques à l'aide des icônes de calendrier.
État de la facture État Description En attente de paiement La facture doit être payée. Ouverte La facture n'a pas été payée. Payé La facture e été payée. Prête pour paiement La facture est prête à être payée. Date de paiement du système Date à laquelle l'état de la facture est devenue Payée.
Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats :- Il y a plus de [ x ] jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte (ex. : Il y a plus de 30 jours).
- Du [ x ] Au [ x ] - Indiquez une date pour les champs Du et Au pour limiter les résultats à une plage de dates précise. Les dates doivent avoir le format MMJJAAAA (ex. : 04/05/2020). Vous pouvez inscrire les dates manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier () pour les sélectionner.
Fournisseur Lorsque vous tapez au clavier, des suggestions de fournisseurs de votre liste sont présentées.