Modifier une facture

Chercher des factures

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Factures > Factures.
2. Cherchez une facture.
   1. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les factures.
      Ou
   2. Cherchez une facture précise.
      1. Sélectionnez un index dans la liste déroulante.
         • Numéro de facture (défaut)
         • ID de facture externe
         • ID de référence du paiement
         • Numéro de facture du système
      2. Inscrivez les termes de recherche dans la boîte de recherche.
      3. Cliquez sur Chercher.
3. (Facultatif) Filtrez les résultats de la recherche en utilisant les Filtres.

Modifier des factures

Cliquez sur le numéro de facture et mettez à jour les champs de la facture au besoin :

Champs des factures - Tableau

Champ	Description
Date de paiement	Date à laquelle la facture a été payée. Cette date n'a pas besoin d'être identique à la date à laquelle l'état de la facture est passé à Payée et vous permet d'indiquer la date à laquelle le paiement a réellement été soumis au fournisseur, plutôt que la date à laquelle la facture a été marquée comme Payée dans Acquisitions. Vous pouvez voir la date à laquelle l'état de la facture est devenu Payée sous État.
Numéro de facture (obligatoire)	Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier une facture précise.
Date de la facture (obligatoire)	Date à laquelle la facture a été créée par le fournisseur.
ID de facture externe	Identifiant unique pour la facture utilisée par un système financier externe (exemple : le système financier du campus).
ID de référence du paiement	Numéro de chèque ou de transaction pour le paiement soumis pour cette facture.
Gestion des taxes	Sélectionnez une méthode pour le calcul des taxes. Méthode de calcul de taxe Description Taxer le coût du document Calcule le montant de la taxe en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix. Taxer les coûts du document, de l'expédition et du service Calcule le montant des taxes en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix, les frais d'expédition et de service. Inclure les taxes dans les coûts Calcule le montant des taxes en les considérant comme comprises dans le prix, les frais d'expédition et de service.
Devise	Devise (monnaie) utilisée par le fournisseur.
Taux de change	Taux de change pour la facture si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque. Cliquez sur Utiliser le tauxactuel pour remplir le champ Taux de change avec le taux de change actuel. Le système récupérera le taux que vous avez créé avant de récupérer un taux d'un service externe.  Note. - Ce champ apparaît uniquement si la devise de la bibliothèque est différente de la devis sélectionnée.
Notes	Notes ajoutées à un document par un utilisateur.

Modifier les informations sur les documents d'une facture

Les factures non payées peuvent être modifiées avant d'être payées. Dans la liste de factures, cliquez sur le numéro de facture d’une facture impayée.

Explications sur certaines colonnes :

Colonnes des documents facturés - Tableau

Colonne	Description
Budget/Poste	La liste du haut est pour les budgets (si plus d'un budget est actif). La liste du milieu est pour le poste budgétaire auquel le coût du document sera imputé : Fenêtre du poste budgétaire Colonne gauche Colonne du milieu Colonne droite Nom du poste Code du poste Poste parent Affecter plusieurs postes à un document Dans la liste Poste, cliquez sur Affecter plusieurs postes (dans le bas Dans Affecter plusieurs postes au document, sélectionnez Poste. Indiquez le pourcentage du coût du document qui sera payé par le poste budgétaire. (Assurez-vous que les pourcentages totalisent 100 %). Utilisez les boutons Ajouter () et Supprimer () pour ajouter ou effacer des postes budgétaires. Cliquez sur Enregistrer.
Total calculé	Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes.
Champs personnalisés	Cliquez sur l'icône dans la colonne Champs personnalisés () pour modifier les champs personnalisés du document facturé.
Escompte (%)	Toute réduction appliquée au document (inscrire un pourcentage). Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois. Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Fact. (%)	Indique le pourcentage du document qui a été facturé.
Notes	Notes sur le document commandé. Cliquez sur le bouton Ajouter note () pour ajouter une nouvelle note. Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier note () pour ajouter ou modifier une note.
Frais de service	Frais de service appliqués au document. Sélectionnez le type dans la liste déroulante : Sélectionnez Par unité pour entrer une valeur par unité qui sera ensuite multipliée par le nombre dans la colonne Qté (Quantité). Ce nombre est ajouté au Total calculé. Sélectionnez Total pour entrer la valeur totale des frais de service du document. Ce nombre est ajouté au Total calculé.  Note :  Si vous modifiez le type après avoir entré un montant, la valeur saisie ne sera pas recalculée (par exemple, un total entré de 19.99 deviendra la valeur par unité et entraînera une mise à jour du Total calculé). Les Frais de services peuvent être modifiés pour plusieurs documents à la fois. Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Expédition	Frais d'expédition appliqués au document. Ces frais sont calculés en multipliant les frais d'expédition par le nombre indiqué dans la colonne Qté. Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois. Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Taxe 1 (%)	Valeur entrée par l’utilisateur et indiquant la Taxe 1 du document. Sélectionnez le type dans la liste déroulante : Sélectionnez Total pour entrer le montant total de la Taxe 1 du document. La valeur entrée est ajoutée au Total calculé. Sélectionnez Pourcentage pour entrer le pourcentage de la Taxe 1 pour le document. Cette valeur est multipliée par le prix pour calculer le montant de la taxe, puis est ajoutée au Total calculé.  Note :  Si vous modifiez le type après avoir entré un montant, la valeur saisie ne sera pas recalculée (par exemple, un total entré de 3.75 sera appliqué comme valeur de pourcentage de 3.75 % et entraînera une mise à jour du Total calculé). Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple). Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%). Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
Taxe 2 (%)	Valeur entrée par l’utilisateur et indiquant la Taxe 2 du document. Sélectionnez le type dans la liste déroulante : Sélectionnez Total pour entrer le montant total de la Taxe 2 du document. La valeur entrée est ajoutée au Total calculé. Sélectionnez Pourcentage pour entrer le pourcentage de la Taxe 2 pour le document. Cette valeur est multipliée par le prix pour calculer le montant de la taxe, puis est ajoutée au Total calculé.  Note :  Si vous modifiez le type après avoir entré un montant, la valeur saisie ne sera pas recalculée (par exemple, un total entré de 3.75 sera appliqué comme valeur de pourcentage de 3.75 % et entraînera une mise à jour du Total calculé). Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple). Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%). Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
Montant de la taxe	Somme de la Taxe 1 (%) et de la Taxe 2 (%).
Taxe (%)	Toute taxe applicable au document (inscrite en pourcentage). Pour taxer les frais de service et l'expédition, cochez la case Inclure la taxe sur les frais de service et l'expédition pour la commande complète au-dessus du tableau. Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois. Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus. Pour ajouter une seconde colonne Taxe à la facture, voir Configurer les colonnes ci-dessus.
À dépenser	Montant à dépenser pour la période budgétaire sélectionnée.
A prépayer	Montant à prépayer pour la période budgétaire sélectionnée.
Total	Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes. Le total est mis à jour chaque fois que vous faites une modification. Ce champ peut être modifié en cliquant sur le total. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour le total : Sélectionnez Utiliser un nouveau montant et inscrivez le nouveau montant. Cliquez sur Mettre à jour.  Note. - Si vous modifiez la devise du fournisseur, le Total général sera vraisemblablement différent du Total de l'établissement. La différence dépend du taux de change entre les deux devises : vous devez indiquer le taux de change lorsque vous modifiez la devise du fournisseur.
Prix unit. (prix unitaire)	Prix du document.

Payer une facture

1. (Facultatif) Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Payer maintenant. Voir Payer une facture.
   • Annuler un paiement
   • Changer l'état pour Prête ou Ouverte

Configurer le nombre de documents facturés affiché

Vous pouvez configurer le nombre de documents facturés qui est affiché lorsque vous consultez une commande. Le nombre que vous sélectionnez sera enregistré pour les sessions futures lorsque vous utiliserez le même ordinateur et le même navigateur.

 Note.- Si deux factures sont ouvertes avec un nombre différent de lignes sélectionnées, le nombre de lignes sélectionné dans la dernière facture sera utilisé comme valeur par défaut pour les factures futures.

1. Dans la liste de factures, cliquez sur le numéro de la facture.
2. Sélectionnez un nombre dans la liste déroulante lignes, qui apparaît au-dessus de la colonne Total, pour configurer le nombre de lignes que vous verrez lorsque vous accéderez à l'écran Facture.
   • 5 (défaut)
   • 10
   • 20
   • 50