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Assistance OCLC

Terminologie des acquisitions

Consultez les tableaux ci-dessous pour des détails sur les termes utilisés dans le module Acquisitions WorldShare.

Types de commande

Type de commande Définition Créée pour Procédures Postes budgétaires
Entente fournisseur Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. La bibliothèque a le droit de retourner les documents qu'elle ne veut pas.

Chaque entente pour laquelle, et chaque fournisseur avec lequel, vous avez un accord qui prévoit la réception de documents.

Vous pouvez assigner un nom à l'entente fournisseur afin qu'il reflète le nom du fournisseur, l'année couverte ou le genre de documents inclus (YBP, Fiction 2015).

  1. Ajoutez des documents à une entente fournisseur lorsque vous les recevez du fournisseur.
  2. Recevez et facturez les documents.
Les postes budgétaires ne sont pas engagés. Vous pouvez désigner un poste budgétaire pour ces documents dans un budget. Les montants sont soustraits (dépensés) des postes budgétaires lorsque les documents sont facturés et payés.
Commande globale Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. Le fournisseur ne permet pas à la bibliothèque de retourner des documents.

Chaque entente pour laquelle, et chaque fournisseur avec lequel, vous avez un accord qui prévoit la réception de documents.

Vous pouvez assigner un nom à la commande globale afin qu'il reflète le nom du fournisseur, l'année couverte ou le genre de documents inclus (YBP, Fiction 2015).

  1. Ajoutez des documents à une entente globale lorsque vous les recevez du fournisseur.
  2. Recevez et facturez les documents.

Cette chaîne de travail est la même que pour les ententes fournisseurs.

Les postes budgétaires ne sont pas engagés. Vous pouvez désigner un poste budgétaire pour ces documents dans un budget. Les montants sont soustraits (dépensés) des postes budgétaires lorsque les documents sont facturés et payés.
Entente ADD (Acquisitions dictées par les demandes) Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'achat de matériel en ligne basé sur l'utilisation des usagers. (En anglais : Patron Driven Acquisitions ou PDA).

Chaque entente pour livres électroniques que vous avez contractée.

Vous pouvez assigner un nom à l'entente ADD afin qu'il reflète le nom du fournisseur, l'année couverte ou le genre de documents inclus (EBL, Collection personnalisée 2015). 

  1. Ajoutez des documents à une entente ADD après le déclenchement de l'achat.
  2. Recevez et facturez les documents.
Les postes budgétaires ne sont pas engagés. Vous pouvez désigner un poste budgétaire pour ces documents dans un budget. Les montants sont soustraits (dépensés) des postes budgétaires lorsque les documents sont facturés et payés.
Liste de dons Liste de documents reçus (gratuitement ou moyennant des frais minimes) d'une personne ou d'un organisme. Vous pouvez conserver une liste pour tous les dons reçus, ou créer une liste pour chaque donateur.
  1. Ajoutez des documents à une liste de dons lorsque vous les recevez du donateur.
  2. Effectuez la réception des documents.
N/A
Liste de dépôt légal Liste de documents reçus dans le cadre d'un arrangement avec une entité gouvernementale pour la conservation de certaines ou de toutes ses publications. Titres reçus d'une agence fédérale ou provinciale qui distribue gratuitement des publications à la bibliothèque de dépôt.
  1. Add items to a Legal Deposit List when they are received. Or add items to claim through Missing order items.
  2. Effectuez la réception des documents.
N/A
Commande d'achat Liste de documents créée par la bibliothèque et qui sera transmise à un fournisseur. Chaque groupe de documents que vous comptez commander à un fournisseur.

Deux options :

1a. Passez une commande auprès d'un fournisseur.

1b. Effectuez le suivi de la commande dans Acquisitions WorldShare.

 

2a. Passez une commande dans Acquisitions WorldShare.

2b. Avisez le fournisseur par le biais d'Acquisitions WorldShare.

Lorsque vous passez une commande dans Acquisitions WorldShare, les postes budgétaires sont engagés. Les montants sont soustraits (dépensés) des postes budgétaires lorsque la facture est payée.
Commande permanente

Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents faisant partie d'une collection ou d'une publication précise.

Utilisez les commandes permanentes uniquement lorsque les documents d'une collection sont catalogués séparément (chaque document a une notice bibliographique unique) .

Si vous utilisez une seule notice bibliographique pour la collection ou la publication, ne créez pas de commande permanente. Ajoutez le document à un bon de commande en utilisant le type de traitement Périodique.

Chaque livre d'une collection ou publication reçu d'un fournisseur au fur et à mesure que les nouveaux titres ou nouvelles éditions sont publiés.

Le nom de la commande permanente devrait refléter le nom de la publication ou de la collection. Par exemple : État du monde ou Art de bâtir.

  1. Ajoutez les publications annuelles ou de référence en utilisant une notice pour l'année ou l'édition.
  2. Ajoutez les volumes d'une collection de livres publiés avec des titres uniques en plus du titre de la collection en utilisant une notice pour le titre unique.
  3. Recevez et facturez les documents.
Les postes budgétaires ne sont pas engagés. Vous pouvez désigner un poste budgétaire pour ces documents dans un budget. Les montants sont soustraits (dépensés) des postes budgétaires lorsque les documents sont facturés et payés.

Types d'acquisition

Types d'acquisition Utiliser pour commander Achat complété Exemples de documents
Unique Titres précis et nombre d'exemplaires. En une seule transaction. Livres, livres électroniques, DVD, numéros déjà parus d'un périodique.
Abonnement Périodiques ou ressources électroniques en continu. Après une période convenue ou un nombre de numéros convenus. Périodiques, périodiques électroniques, bases de données agrégées.

Types de traitement

Type de traitement Utiliser pour Exemples
Produit électronique Tous les produits électroniques.
  • Périodiques électroniques
  • Livres électroniques
  • Collections électroniques
Monographie Monographies pour lesquelles un seul code-barres est assigné.
  • Livre qui est complet en un seul volume.
  • DVD ou ensemble de DVD qui est prêté comme un seul document.
Périodique Périodiques imprimés et monographies en plusieurs parties pour lesquels plusieurs codes-barres sont assignés.
  • Livre de référence qui est publié en deux volumes.
  • CD audio qui comprend deux disques qui ont chacun leur propre code-barres.