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Notes d'installation de Tipasa - Août 2022

 

Date d'installation : 21 août 2022

Introduction

Cette version de Tipasa offre une nouvelle fonctionnalité en plus de plusieurs corrections de problèmes. Cette nouvelle fonctionnalité vous aidera à gérer des chaînes de travail plus complexes. Notamment :

Beaucoup de ces améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.

Actions recommandées

Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Action
Pour des performances optimales, il est important de vider le cache de votre navigateur avant de commencer à travailler dans le Tipasa!
Assurez-vous d'utiliser les fonctionnalités de Traitement intelligent, y compris :
Si votre bibliothèque utilise les Services de gestion WorldShare ou Tipasa, nous vous encourageons à vérifier que votre intégration avec Circulation WorldShare est configurée pour répondre le mieux à vos besoins.

https://help.oclc.org/Resource_Shari...on_Integration

https://help.oclc.org/Resource_Shari...ns_integration

 Note. -  L'intégration des fonds locaux et de la disponibilité (catalogue en ligne) a été activée pour toutes les bibliothèques qui utilisent WorldShare.

Si votre bibliothèque utilise Alma d'Ex Libris, nous vous encourageons à activer l'intégration du catalogue en ligne pour la récupération automatique des fonds locaux et des informations sur la disponibilité, ainsi que l'intégration de la circulation pour la création automatique de documents temporaires et les prêts/retours automatisés. Veuillez contactez l'assistance technique  d'OCLC pour demander l'activation.

https://help.oclc.org/Resource_Shari...d_availability

https://help-fr.oclc.org/Resource_Sharing/Tipasa/Third-party_integrations/Third-party_Circulation_integration
Si votre bibliothèque utilise Sierra d'Innovative, nous vous encourageons à activer l'intégration du catalogue en ligne pour la récupération automatique des fonds locaux et des informations sur la disponibilité. Contactez l'assistance technique d'OCLC pour demander l'activation.

https://help.oclc.org/Resource_Shari...d_availability
Pour tous les autres systèmes de bibliothèque, si le lien vers le catalogue de votre bibliothèque n'a pas été configuré ou si ce lien doit être mis à jour, suivez les instructions ci-dessous. Lorsque vous avez activé les liens vers votre catalogue en ligne, vous pouvez chercher dans votre catalogue les documents demandés en tant qu'emprunteur ou prêteur.

https://help.oclc.org/Resource_Shari...online_catalog
Avez-vous mis à jour les adresses dans vos bordereaux de Données fixes d'emprunteur et de prêteur dans Configuration des services OCLC? Si ce n'est pas le cas, veuillez le faire pour tous vos partenaires d'emprunts et de prêts.  Les étiquettes d'adresse ne sont pas imprimées correctement si elles ne sont pas correctement formatées.
Y a-t-il eu des changements au niveau de vos coordonnées ou politiques de prêt? Si tel est le cas, veuillez effectuer les mises à jour appropriées dans le Répertoire des politiques OCLC.
N'oubliez pas d'utiliser les options de rapports pour Tipasa dans Conception de rapports WorldShare. Une vidéo offrant un aperçu de ses options est disponible dans l'OCLC Community Center:

https://www.oclc.org/community/ill_p...lytics.en.html

Actions de suivi

Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.

Action
Partagez ces notes d'installation avec vos collègues.
Vous êtes-vous inscrit aux alertes par courriel pour les nouvelles dans l'OCLC Community Center? Grâce à ces courriels, les notes d'installation et nouvelles de Tipasa vous seront envoyées directement dans votre boîte de réception de courriels. 

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

Automatiser les actions pour les nouvelles demandes de prêt afin d’assurer un traitement cohérent

Les automatisations de prêts vous permettent de traiter les demandes de prêt de manière constante et prévisible, conformément aux politiques que vous avez définies. Vous pouvez choisir d’appliquer des bordereaux de données fixes désignés pour les prêts en fonction des éléments suivants :

  • l’identité de la bibliothèque emprunteuse;
  • le type de demande; ou
  • le format matériel demandé.

Ainsi, les frais de prêt, les notes, les politiques et les adresses sont appliqués avec précision aux demandes de prêt, ce qui vous permet de gagner du temps et de respecter les politiques et préférences locales de votre bibliothèque. De plus, vous pouvez appliquer automatiquement des mots-clés aux demandes de prêt entrantes.

Se préparer à l’automatisation des prêts

  • Assurez-vous que votre bibliothèque a configuré des bordereaux de données fixes pour les prêteurs pour les combinaisons de durées de prêt, de frais, d’adresses de retour et de notes de prêt que vous utilisez régulièrement. Exemples :
    • Frais. Si vous facturez des frais différents à différentes bibliothèques, assurez-vous d’avoir un bordereau de données fixes pour chacun de vos types de frais de prêt typiques. 
    • Durées de prêt. Si vous avez des durées de prêt différentes selon pour différents formats ou différentes bibliothèques, assurez-vous d'avoir un bordereau de données fixes avec des dates d'échéance différentes pour chacune de vos durées de prêt typiques.
    • Adresses d'expédition/postales. Si vous avez différentes adresses de livraison/postales que les emprunteurs doivent utiliser lorsqu'ils retournent vos documents, assurez-vous d’avoir un bordereau de données fixes pour chacune des adresses que les emprunteurs doivent utiliser.
    • Méthodes d'expédition. Si vous utilisez différentes méthodes d’expédition (par exemple, un service de messagerie avec certaines bibliothèques, l’expédition express dans certains cas et la poste le reste du temps), assurez-vous d’avoir des bordereaux de données fixes avec des informations pour « Retourner via » appropriées qui représentent les méthodes d’expédition ainsi que les adresses exactes pour « Retourner à » pour chaque méthode d’expédition.
  • Configuration des groupes personnalisés. Si vous souhaitez facturer des frais différents à différents emprunteurs, soit en fonction de leur adhésion (ou de leur manque d'adhésion) à un groupe réciproque, soit en fonction d'une relation « nous facturons ce que vous facturez », assurez-vous de créer un groupe personnalisé pour chaque ensemble de symboles auquel vous facturez habituellement un montant précis. (Par exemple, au cours de la dernière année, vous avez emprunter des documents a 50 bibliothèques qui vous chargent habituellement 10 $. Créez un groupe personnalisé avec ces 50 symboles et nommez ce groupe « Charge10. »)
  • Mise à jour du Répertoire des politiques. Idéalement, les politiques qui sont appliquées par le biais des automatisations (frais basés sur le format ou le groupe demandeur, les durées de prêt et les méthodes d’expédition) doivent correspondre aux valeurs indiquées sous l’onglet Politiques de votre dossier dans le Répertoire des politiques OCLC. C’est le bon moment pour réviser vos politiques et faire les mises à jour appropriées pour que les actions appliquées via les automatisations de prêts soient conformes à vos politiques dans le Répertoire des politiques OCLC.

Configurer des automatisations pour les prêts 

L'onglet Prêts est maintenant affichée dans l'écran Gestion automatisée des demandes de Configuration des services OCLC.  

Tout comme pour les automatisations pour les emprunts, l'écran contient une liste des actions standards qui sont effectuées pour toutes les nouvelles demandes de prêt soumises à votre bibliothèque. 

Automatisations principales

Sous le tableau des actions standards, vous pouvez configurer les principales automatisations pour les prêts.

Lorsque vous créez une nouvelle automatisation pour prêts, celle-ci est activée par défaut. La fonctionnalité d’activation n’est actuellement disponible que pour les automatisations de prêts. Si vous décochez la case et enregistrez l’automatisation, l'automatisation sera désactivée sans que vous ayez à la supprimer.

Tout comme pour les automatisations pour les emprunts, chaque automatisation doit avoir un Nom et une Priorité, et au moins une Action. Les automatisations pour lesquelles des actions sont définies, mais aucun critère de correspondance ne correspondra à toutes les demandes.  

Le champ Nom peut contenir des valeurs alphanumériques, des symboles et des espaces, et a une limite de 40 caractères.

Le champ Priorité vous permet d'indiquer quelle automatisation devrait être appliquée lorsqu'une demande correspond à plusieurs automatisations. Pour cette raison, il est recommandé de donner aux automatisations les plus spécifiques le score de priorité le plus bas.

Critères de correspondance disponibles (Correspondances)

  • Groupe d'emprunteurs
    • Vous pouvez choisir parmi une combinaison de groupes personnalisés et de groupes profilés pour définir des règles. Cela vous permet de créer des groupes personnalisés qui reflètent un groupe de bibliothèques auxquelles le même montant devrait être facturé ou qui devraient toutes voir une adresse de retour utilisant un service de messagerie ou utilisant un service d'expédition différent ou une adresse différente.  
  • Formats
    • Les formats font référence au format de matériel du document. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs formats.  Ces critères sont utiles si vous devez identifier les demandes pour lesquelles la durée du prêt, les notes, les restrictions ou les frais de prêt sont différentes (par exemple, vous prêtez des livres pendant 12 semaines, mais vous prêtez du matériel audiovisuel pendant 30 jours et vous exigez que ce matériel soit retourné dans une enveloppe matelassée).
  • Type de demande
    • Vous permet de spécifier des demandes de copie ou de prêt.  Si aucun type de demande n’est sélectionné, l’automatisation s’appliquera aux demandes de copie et de prêt. 
  • Emplacement de la succursale
    • Vous ne verrez ce critère de correspondance que si l’intégration du catalogue est activée et configurée. 
    • Vous permet d'identifier les demandes de prêt pour les documents détenus dans une succursale spécifique de votre système de bibliothèque. 
    • Les chaînes doivent être entrées en tant que des valeurs séparées par des virgules (par exemple, principale,ouest correspondra aux documents des succursales principale ou ouest; bibliothèque centrale, sud correspondra aux documents de la bibliothèque centrale ou de toute succursale ayant sud dans son nom.
    • Peut être utile pour marquer automatiquement des demandes pour un traitement plus rapide ou pour appliquer un bordereau de données fixes différent avec une adresse de retour qui indique l’emplacement de la succursale.   
    • La mise en correspondance n’est pas sensible à la casse.
    • Si votre bibliothèque utilise un système de circulation autre que Circulation des Services de gestion WorldShare (WorldShare), vous devriez utiliser ce critère de correspondance pour toutes les correspondances d’emplacement : emplacement de succursale ou sur les rayons. 
  • Emplacement sur les rayons 
    • Si votre bibliothèque utilise un système de circulation autre que WorldShare, vous ne devriez pas utiliser le critère de correspondance de Emplacement sur les rayons. Vous pouvez plutôt indiquer un emplacement sur les rayons à l’aide du critère de correspondance d’emplacement de la succursale. 
    • Vous permet d'identifier les demandes de prêt pour les documents qui sont dans un emplacement sur les rayons spécifique dans WorldShare. Si votre bibliothèque les Services de gestion WorldShare d'OCLC, vous pouvez :
      • Configurez les automatisations en fonction du nom de l'emplacement sur les rayons retourné par la recherche dans le catalogue. 
      • Utilisez n’importe quelle partie du nom de l’emplacement sur les rayons (par exemple, le critère de correspondance spécial pour l’emplacement sur les rayons correspondra aux documents qui se trouvent dans les collections spéciales, les documents spécialisés, etc). 
    • Peut être utile pour marquer automatiquement des demandes afin d’accélérer leur traitement ou pour faciliter la récupération des documents si votre bibliothèque veut affecter différents emplacements sur les rayons où récupérer des documents demandés via le PEB.
    • La mise en correspondance n’est pas sensible à la casse.

Actions disponibles

  • Appliquer données fixes 
    • Vous pouvez appliquer les informations d'un bordereau de données fixes pour prêteur comme action.
  • Ajouter Mots-clés
    • Vous pouvez indiquer des mots des mots-clés qui seront appliqués aux nouvelles demandes de prêt qui correspondent à l’automatisation.  

Dans la section Automatisations principales, vous pouvez facilement voir quelles automatisations sont activées, ainsi que les correspondances, les actions et la priorité associées.

Note concernant la persistance des données fixes

Afin d'empêcher la persistance des données fixes de remplacer le travail effectué par une automatisation de prêt, la persistance des données fixes sera maintenant désactivée pour les demandes de prêt lorsqu'une automatisation a effectué une action pour appliquer un bordereau de données fixes.

Si la persistance des données fixes est activée dans Configuration des services et qu’une automatisation a effectué une action pour appliquer des données fixes à une demande : 

  • La persistance sera désactivée pour cette demande de prêt. 
  • Une message de mise en garde au texte orange apparaîtra dans le haut de l’écran vous rappelant que la persistance des données fixes est activée, mais qu'elle a été désactivée pour la demande.

Si vous avez activé la persistance des données fixes dans Configuration des services et qu'une automatisation n'a pas effectué d'action pour appliquer des données fixes à une demande : 

  • La persistance fonctionnera comme d'habitude. 
  • Aucune mise en garde ne sera affiché.

Nous recommandons aux bibliothèques de ne pas utiliser la persistance des données fixes.  Au lieu, vous pouvez gérer l’application de données fixes (emprunts et prêts) via les automatisations.  La Gestion automatisée des demandes, tant pour les Emprunts que pour les Prêts, vous permet de configurer des automatisations qui appliquent de manière prévisible et méthodique des bordereaux de données fixes spécifiques.  

Historique d'automatisation des prêts

Dans l'interface du personnel, dans l'écran Détails sur la demande sous Historique de la demande, toutes les demandes de prêt auront désormais une section Historique d'automatisation.  Cette section est la première qui apparaît sous Historique de la demande. Cette section contiendra :

  • La date/heure à laquelle l'automatisation a été appliquée.
  • Le nom de l’automatisation correspondante (ou qu’il n’existe aucune automatisation ou qu’il n’y a pas eu d’automatisation correspondante).
  • Le succès ou l'échec de l'application de données fixes à la demande.
  • Le succès ou l'échec de ajout de mots-clés à la demande.

Pour plus d’informations, voir Gestion automatisée des demandes

Intégrer Tipasa à III Sierra ou III Millennium pour rationaliser les chaînes de travail

Vous pouvez maintenant intégrer Tipasa à votre système de circulation III Sierra ou III Millennium via NCIP. Pour configurer l’intégration, vous aurez besoin des informations suivantes fournies par le fournisseur de votre système de circulation : 

  • Serveur NCIP fourni par Sierra ou Millennium.
  • Adresse de votre serveur NCIP. 
  • L'ID de votre bibliothèque pour le champ « À ID de l'agence ».

Configuration de l’intégration

Dans Configuration des services OCLC, allez sous PEB WorldShare > Intégration de Tipasa à Circulation non WorldShare. Dans le menu déroulant, choisissez votre système de circulation. 

Inscrivez l'adresse NCIP et l'ID dans le champ « De ID de l'agence ». Notez que le champ « De ID de l'agence » n’est pas requis et doit généralement être laissé vide.  Sélectionnez les actions que cette intégration doit effectuer pour emprunter et prêter, cochez la case « Activer l'intégration à Circulation », puis cliquez sur Enregistrer.

Pour plus d'informations, voir Intégration d'un système de circulation d'un tiers

Notes

Créer des rapports de prêt entre bibliothèques personnalisés pour votre consortium Tipasa

Utiliser le nouveau rôle pour rapports PEB WorldShare Admin de groupe

Vous pouvez maintenant désigner les administrateurs de rapports assignés à votre groupe Tipasa et leur permettre de créer des rapports personnalisés à l'aide des univers Prêt entre bibliothèques et Circulation. Veuillez noter que tous les membres de votre consortium doivent être abonnés à Tipasa pour utiliser cette fonctionnalité. Pour plus d’informations, consultez les Notes d'installation de Rapports WorldShare - Juillet 2022

Problèmes corrigés

  • Si l'intégration à Circulation WorldShare est activée, vous ne verrez désormais la succursale et l'emplacement sur les rayons qu'une seule fois dans l'interface du personnel et le champ ID local. Auparavant, ces informations étaient dupliquées. 
  • Les chaînes de prêteurs créées via l'automatisation pour les demandes de revues électroniques excluront correctement les prêteurs dont les fonds dans la base de connaissances sont configurés pour un titre dans une collection ou des collections où la période de la couverture dans cette ou ces collections exclut la date/le volume demandés. Auparavant, les prêteurs qui excluaient certaines périodes de couverture de leur collection étaient ajoutés à la chaîne. 
  • Vous verrez maintenant du contenu dans le champ de vérification de l’interface du personnel qui contient des informations sur l’endroit où le document a été trouvé. Auparavant, « inconnu » était souvent affiché dans ce champ. 
  • Lorsque vous modifiez une automatisation avec des formats comme critère de correspondance, les formats supplémentaires n'apparaîtront plus comme étant sélectionnés. Auparavant, si vous aviez créé une automatisation avec des formats comme critère de correspondance, aviez enregistré l'automatisation, puis l'aviez modifiée de nouveau, des formats supplémentaires apparaissaient comme étant sélectionnés.

Problèmes connus

Pour une liste des problèmes actuels et récemment corrigés, voir Problèmes connus (en anglais).

Liens importants 

Product Insights: Resource Sharing

Pour vous aider à vous familiariser avec les améliorations et les résolutions de problèmes de cette version, assistez au prochain webinaire Product Insights: Resource Sharing

Date : mardi 25 octobre, 14 h, heure avancée de l'Est (New York,UTC - 04:00)
Inscription : https://www.oclc.org/community/ill_prime/events/rspi-oct-2022.en.htm

Veuillez noter les fuseaux horaires du webinaire lors de votre inscription. Les webinaires seront enregistrés et archivés pour visionnement dans l'OCLC Community Center. Veuillez vous inscrire, même si vous ne pouvez pas participer en temps réel, pour recevoir un lien vers le ou les enregistrements.

OCLC Resource Sharing Conference (RSC22) Web Series 

OCLC vous invite à vous inscrire aux prochaines présentations de la série 2022 OCLC Resource Sharing Conference (RSC22) Web Series. Cette année, la série de séances d'information virtuelles gratuites portera sur le PEB 101, l'automatisation des demandes, le contrôle des prêts numériques et le partage des ressources en cette période difficile. Des enregistrements sont disponibles dans le centre communautaire si vous ne pouvez pas assister à ces présentations en direct.

Séances d'information de la série RSC22 :

  • Mardi 14 juin, 11 h 00 | A look into the future of ILL services  
  • Mardi 21 juin, 13 h 00 | Controlled digital lending during global COVID-19 and beyond

Vous êtes également invité à consulter les enregistrements des sessions précédentes de cette série : 

  • Working smarter not harder: How to automate your holdings and configure policies to expedite fulfillment | Enregistrement
  • Lightning sessions: Resource sharing at the Internet Archive and E-book lending/borrowing demystified | Enregistrement
  • The persistence of CONTU: The results of two surveys | Enregistrement
  • Controlled digital lending for resource sharing: Law and policy since 2018 | Enregistrement

En partenariat avec IDS Project, des enregistrements de séances d'information ILL 101 sont également disponibles à l'Online Learning Institute.

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.