Notes d'installation de Tipasa - Août 2022

Se préparer à l’automatisation des prêts

• Assurez-vous que votre bibliothèque a configuré des bordereaux de données fixes pour les prêteurs pour les combinaisons de durées de prêt, de frais, d’adresses de retour et de notes de prêt que vous utilisez régulièrement. Exemples :
  • Frais. Si vous facturez des frais différents à différentes bibliothèques, assurez-vous d’avoir un bordereau de données fixes pour chacun de vos types de frais de prêt typiques. 
  • Durées de prêt. Si vous avez des durées de prêt différentes selon pour différents formats ou différentes bibliothèques, assurez-vous d'avoir un bordereau de données fixes avec des dates d'échéance différentes pour chacune de vos durées de prêt typiques.
  • Adresses d'expédition/postales. Si vous avez différentes adresses de livraison/postales que les emprunteurs doivent utiliser lorsqu'ils retournent vos documents, assurez-vous d’avoir un bordereau de données fixes pour chacune des adresses que les emprunteurs doivent utiliser.
  • Méthodes d'expédition. Si vous utilisez différentes méthodes d’expédition (par exemple, un service de messagerie avec certaines bibliothèques, l’expédition express dans certains cas et la poste le reste du temps), assurez-vous d’avoir des bordereaux de données fixes avec des informations pour « Retourner via » appropriées qui représentent les méthodes d’expédition ainsi que les adresses exactes pour « Retourner à » pour chaque méthode d’expédition.
• Configuration des groupes personnalisés. Si vous souhaitez facturer des frais différents à différents emprunteurs, soit en fonction de leur adhésion (ou de leur manque d'adhésion) à un groupe réciproque, soit en fonction d'une relation « nous facturons ce que vous facturez », assurez-vous de créer un groupe personnalisé pour chaque ensemble de symboles auquel vous facturez habituellement un montant précis. (Par exemple, au cours de la dernière année, vous avez emprunter des documents a 50 bibliothèques qui vous chargent habituellement 10 $. Créez un groupe personnalisé avec ces 50 symboles et nommez ce groupe « Charge10. »)
• Mise à jour du Répertoire des politiques. Idéalement, les politiques qui sont appliquées par le biais des automatisations (frais basés sur le format ou le groupe demandeur, les durées de prêt et les méthodes d’expédition) doivent correspondre aux valeurs indiquées sous l’onglet Politiques de votre dossier dans le Répertoire des politiques OCLC. C’est le bon moment pour réviser vos politiques et faire les mises à jour appropriées pour que les actions appliquées via les automatisations de prêts soient conformes à vos politiques dans le Répertoire des politiques OCLC.

Configurer des automatisations pour les prêts 

L'onglet Prêts est maintenant affichée dans l'écran Gestion automatisée des demandes de Configuration des services OCLC.  

Tout comme pour les automatisations pour les emprunts, l'écran contient une liste des actions standards qui sont effectuées pour toutes les nouvelles demandes de prêt soumises à votre bibliothèque. 

Automatisations principales

Sous le tableau des actions standards, vous pouvez configurer les principales automatisations pour les prêts.

Lorsque vous créez une nouvelle automatisation pour prêts, celle-ci est activée par défaut. La fonctionnalité d’activation n’est actuellement disponible que pour les automatisations de prêts. Si vous décochez la case et enregistrez l’automatisation, l'automatisation sera désactivée sans que vous ayez à la supprimer.

Tout comme pour les automatisations pour les emprunts, chaque automatisation doit avoir un Nom et une Priorité, et au moins une Action. Les automatisations pour lesquelles des actions sont définies, mais aucun critère de correspondance ne correspondra à toutes les demandes.  

Le champ Nom peut contenir des valeurs alphanumériques, des symboles et des espaces, et a une limite de 40 caractères.

Le champ Priorité vous permet d'indiquer quelle automatisation devrait être appliquée lorsqu'une demande correspond à plusieurs automatisations. Pour cette raison, il est recommandé de donner aux automatisations les plus spécifiques le score de priorité le plus bas.

Critères de correspondance disponibles (Correspondances)

• Groupe d'emprunteurs
  • Vous pouvez choisir parmi une combinaison de groupes personnalisés et de groupes profilés pour définir des règles. Cela vous permet de créer des groupes personnalisés qui reflètent un groupe de bibliothèques auxquelles le même montant devrait être facturé ou qui devraient toutes voir une adresse de retour utilisant un service de messagerie ou utilisant un service d'expédition différent ou une adresse différente.  
• Formats
  • Les formats font référence au format de matériel du document. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs formats.  Ces critères sont utiles si vous devez identifier les demandes pour lesquelles la durée du prêt, les notes, les restrictions ou les frais de prêt sont différentes (par exemple, vous prêtez des livres pendant 12 semaines, mais vous prêtez du matériel audiovisuel pendant 30 jours et vous exigez que ce matériel soit retourné dans une enveloppe matelassée).
• Type de demande
  • Vous permet de spécifier des demandes de copie ou de prêt.  Si aucun type de demande n’est sélectionné, l’automatisation s’appliquera aux demandes de copie et de prêt. 
• Emplacement de la succursale
  • Vous ne verrez ce critère de correspondance que si l’intégration du catalogue est activée et configurée. 
  • Vous permet d'identifier les demandes de prêt pour les documents détenus dans une succursale spécifique de votre système de bibliothèque. 
  • Les chaînes doivent être entrées en tant que des valeurs séparées par des virgules (par exemple, principale,ouest correspondra aux documents des succursales principale ou ouest; bibliothèque centrale, sud correspondra aux documents de la bibliothèque centrale ou de toute succursale ayant sud dans son nom.
  • Peut être utile pour marquer automatiquement des demandes pour un traitement plus rapide ou pour appliquer un bordereau de données fixes différent avec une adresse de retour qui indique l’emplacement de la succursale.   
  • La mise en correspondance n’est pas sensible à la casse.
  • Si votre bibliothèque utilise un système de circulation autre que Circulation des Services de gestion WorldShare (WorldShare), vous devriez utiliser ce critère de correspondance pour toutes les correspondances d’emplacement : emplacement de succursale ou sur les rayons. 
• Emplacement sur les rayons 
  • Si votre bibliothèque utilise un système de circulation autre que WorldShare, vous ne devriez pas utiliser le critère de correspondance de Emplacement sur les rayons. Vous pouvez plutôt indiquer un emplacement sur les rayons à l’aide du critère de correspondance d’emplacement de la succursale. 
  • Vous permet d'identifier les demandes de prêt pour les documents qui sont dans un emplacement sur les rayons spécifique dans WorldShare. Si votre bibliothèque les Services de gestion WorldShare d'OCLC, vous pouvez :
    • Configurez les automatisations en fonction du nom de l'emplacement sur les rayons retourné par la recherche dans le catalogue. 
    • Utilisez n’importe quelle partie du nom de l’emplacement sur les rayons (par exemple, le critère de correspondance spécial pour l’emplacement sur les rayons correspondra aux documents qui se trouvent dans les collections spéciales, les documents spécialisés, etc). 
  • Peut être utile pour marquer automatiquement des demandes afin d’accélérer leur traitement ou pour faciliter la récupération des documents si votre bibliothèque veut affecter différents emplacements sur les rayons où récupérer des documents demandés via le PEB.
  • La mise en correspondance n’est pas sensible à la casse.

Actions disponibles

• Appliquer données fixes 
  • Vous pouvez appliquer les informations d'un bordereau de données fixes pour prêteur comme action.
• Ajouter Mots-clés
  • Vous pouvez indiquer des mots des mots-clés qui seront appliqués aux nouvelles demandes de prêt qui correspondent à l’automatisation.  

Dans la section Automatisations principales, vous pouvez facilement voir quelles automatisations sont activées, ainsi que les correspondances, les actions et la priorité associées.

Note concernant la persistance des données fixes

Afin d'empêcher la persistance des données fixes de remplacer le travail effectué par une automatisation de prêt, la persistance des données fixes sera maintenant désactivée pour les demandes de prêt lorsqu'une automatisation a effectué une action pour appliquer un bordereau de données fixes.

Si la persistance des données fixes est activée dans Configuration des services et qu’une automatisation a effectué une action pour appliquer des données fixes à une demande : 

• La persistance sera désactivée pour cette demande de prêt. 
• Une message de mise en garde au texte orange apparaîtra dans le haut de l’écran vous rappelant que la persistance des données fixes est activée, mais qu'elle a été désactivée pour la demande.

Si vous avez activé la persistance des données fixes dans Configuration des services et qu'une automatisation n'a pas effectué d'action pour appliquer des données fixes à une demande : 

• La persistance fonctionnera comme d'habitude. 
• Aucune mise en garde ne sera affiché.

Nous recommandons aux bibliothèques de ne pas utiliser la persistance des données fixes.  Au lieu, vous pouvez gérer l’application de données fixes (emprunts et prêts) via les automatisations.  La Gestion automatisée des demandes, tant pour les Emprunts que pour les Prêts, vous permet de configurer des automatisations qui appliquent de manière prévisible et méthodique des bordereaux de données fixes spécifiques.  

Historique d'automatisation des prêts

Dans l'interface du personnel, dans l'écran Détails sur la demande sous Historique de la demande, toutes les demandes de prêt auront désormais une section Historique d'automatisation.  Cette section est la première qui apparaît sous Historique de la demande. Cette section contiendra :

• La date/heure à laquelle l'automatisation a été appliquée.
• Le nom de l’automatisation correspondante (ou qu’il n’existe aucune automatisation ou qu’il n’y a pas eu d’automatisation correspondante).
• Le succès ou l'échec de l'application de données fixes à la demande.
• Le succès ou l'échec de ajout de mots-clés à la demande.

Pour plus d’informations, voir Gestion automatisée des demandes. 

Configuration de l’intégration

Dans Configuration des services OCLC, allez sous PEB WorldShare > Intégration de Tipasa à Circulation non WorldShare. Dans le menu déroulant, choisissez votre système de circulation. 

Inscrivez l'adresse NCIP et l'ID dans le champ « De ID de l'agence ». Notez que le champ « De ID de l'agence » n’est pas requis et doit généralement être laissé vide.  Sélectionnez les actions que cette intégration doit effectuer pour emprunter et prêter, cochez la case « Activer l'intégration à Circulation », puis cliquez sur Enregistrer.

Pour plus d'informations, voir Intégration d'un système de circulation d'un tiers. 

Utiliser le nouveau rôle pour rapports PEB WorldShare Admin de groupe

Vous pouvez maintenant désigner les administrateurs de rapports assignés à votre groupe Tipasa et leur permettre de créer des rapports personnalisés à l'aide des univers Prêt entre bibliothèques et Circulation. Veuillez noter que tous les membres de votre consortium doivent être abonnés à Tipasa pour utiliser cette fonctionnalité. Pour plus d’informations, consultez les Notes d'installation de Rapports WorldShare - Juillet 2022.