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Renouveler des abonnements

Comment renouveler des abonnements en utilisant une liste de renouvellements ou les renouvellements en lot Acquisitions WorldShare.

Aperçu

Il y a deux façons de renouveler des abonnements dans Acquisitions WorldShare. Vous pouvez renouveler des documents en utilisant une liste de renouvellements qui vous permet de renouveler des documents en commande auprès de plusieurs fournisseurs à la fois et dans plusieurs pages à la fois. Les listes de renouvellements vous permettent également d'utiliser le prix de paiement comme base du nouveau prix pour un abonnement renouvelé. Vous pouvez également renouveler des abonnements en utilisant les renouvellements en lot qui vous permet de renouveler uniquement les document d'un même fournisseur et ayant la même période budgétaire. Ces deux façons sont expliquées ci-dessous.

Renouveler en utilisant une liste de renouvellements

Vous pouvez renouveler jusqu'à 3000 documents à la fois en utilisant une liste de renouvellements.  Un abonnement est une commande pour un titre qui est publié de façon continue (pas de date de fin de publication), mais qui est habituellement acheté sur une base ponctuelle. L'acheteur doit habituellement renouveler l'abonnement lorsque celui-ci arrive à échéance.

Ajouter des documents à une liste de renouvellements

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés. Ou
    Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Abonnements.
  2. Cliquez sur Filtres (dans le haut de l'écran à droite) et sélectionnez État de renouvellement dans la liste déroulante.
    Ou
    Cherchez dans la liste de filtres en inscrivant un mot-clé dans la boîte de recherche. Cliquez sur État de renouvellement lorsque ce filtre apparaît.
     Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe.
  3. Cliquez à l'extérieur de la liste déroulante pour la fermer.
  4. Dans l'écran principal, cliquez sur État de renouvellement puis sur Non renouvelé > Appliquer pour chercher uniquement les documents en commande qui n'ont pas été renouvelés. Les documents en commande qui ont déjà été renouvelés ne peuvent pas être renouvelés en utilisant une liste de renouvellements.
  5. (Facultatif) Appliquez des filtres supplémentaires à vos résultats, tels que Fournisseur, Période budgétaire ou Paramètre de renouvellement > Renouveler.

     Note. - L'utilisation du filtre Période budgétaire est particulièrement utile pour vous assurer que vous renouveler uniquement les abonnements actuels.

  6. Cliquez sur Envoyer à la Liste de renouvellements et sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante :
    • Tous les documents en commande filtrés - Envoie tous les documents en commande dans la liste de résultats à une liste de renouvellements.
    • Documents en commande sélectionnés - Envoie uniquement les documents en commande que vous avez sélectionnés dans la liste de résultats à une liste de renouvellements.
  7. Dans la boîte de dialogue Envoyer à la liste de renouvellements, sélectionnez le bouton radio correspondant à la liste de renouvellements à laquelle vous souhaitez ajouter les documents en commande.
    Ou
    Dans la boîte de dialogue Envoyer à la liste de renouvellements, cliquez sur Nouvelle liste de renouvellements pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer les documents à une Nouvelle liste de renouvellements et inscrivez le Nom de la liste de renouvellements que vous créez.
  8. Cliquez sur Envoyer. La boîte de dialogue Documents envoyés à la Liste de renouvellements présente le sommaire des opérations :
    • Documents à ajouter - Le nombre de documents que vous avez sélectionnés pour les ajouter à la liste de renouvellement.
    • Documents ajoutés - Le nombre de documents que vous avez sélectionnés et qui ont été ajoutés avec succès à la liste de renouvellement.
    • Documents déjà dans la liste - Le nombre de documents déjà dans la liste de renouvellements.
    • Documents ignorés - Le nombre de documents qui n'ont pas été ajoutés à la liste de renouvellements. Les documents sont ignorés :
      • Lorsqu'ils ont déjà été ajoutés à la liste sélectionnée.
      • La limite de 3000 documents a été atteinte pour cette liste de renouvellements. Si cela se produit, vous pouvez créer une nouvelle liste de renouvellements avec les documents ignorés.
  9. Cliquez sur Aller à la Liste de renouvellements pour afficher la liste des renouvellements ou cliquez sur Fermer pour rester dans l'écran de recherche de documents.

Options de recherche pour Envoyer à la liste de renouvellements

Options de recherche de la fenêtre Envoyer à la liste de renouvellements - Tableau
Filtre Description
Nom de la liste de renouvellements Le nom de la liste de renouvellements.
Numéro de la liste de renouvellements Le numéro généré par le système et attribué à la liste de renouvellements.
Description La description que vous avez fournie pour votre liste de renouvellements.

Colonnes du tableau Envoyer à la Liste de renouvellements

Colonnes du tableau Envoyer à la Liste de renouvellements - Tableau
Colonne Description
Numéro de la liste de renouvellements Le numéro généré par le système et attribué à la liste de renouvellements.
Nom de la liste de renouvellements Le nom de la liste de renouvellements.
Description La description que vous avez fournie pour votre liste de renouvellements.
Documents actuels dans la liste Le nombre de documents actuellement dans la liste de renouvellements. Une liste de renouvellement peut contenir jusqu'à 3000 documents.
Date de création Date à laquelle la liste de renouvellements a été créée.

Renouveler les documents d'une liste de renouvellements

 Note. - Les documents d'une liste de renouvellements ne peuvent être renouvelés qu'une seule fois. Si une liste de renouvellements traitée a l'état Terminé avec problèmes, vous pouvez résoudre les problèmes liés aux documents non renouvelés et soumettre une nouvelle liste de renouvellements.

1. Ouvrir une liste de renouvellements

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Listes de renouvellements . Toutes les listes de renouvellements sont affichées.
  2. Cherchez ou allez à la liste de renouvellements pour laquelle vous voulez renouveler des documents.
  3. Cliquez sur le nom de la liste de renouvellements pour ouvrir la liste de renouvellements.
    • Dans l'écran contenant la liste de renouvellements, vous pouvez :
      • Modifier le nom de la liste dans le champ Nom de la liste de renouvellements.
      • Inscrire une description pour votre liste dans le champ Description.
      Cliquez sur Enregistrer si vous modifiez le nom de la liste ou entrez une description afin de sauvegarder vos modifications.

2. Remplir la section Paramètres de la liste de renouvellements

La section Paramètres de la liste de renouvellements vous permet de configurer des paramètres pour le renouvellement des documents. Les paramètres de la liste de renouvellements sont enregistrés lorsque vous cliquez sur Enregistrer ou lorsque vous renouvelez la liste de renouvellements (Actions > Renouveler document(s) en commande).

  1. Dans l'écran de la liste de renouvellements, ouvrez la section Paramètres de la liste de renouvellements.
  2. Dans la liste déroulante Création de commande, choisissez comment regrouper les commandes.
    • Créer nouvelles commandes basées sur commandes précédentes (défaut) - Le système utilise la même structure, la même dénomination et les mêmes types de commande que ceux utilisés précédemment pour les commandes et les groupes de documents. Utilisez cette option lorsque vous avez déjà regroupé les abonnements de vos diverses commandes de façon logique.
    • Ajouter tous les documents à une seule commande - Tous les nouveaux documents commandés seront ajoutés à la commande que vous avez créée. Si vous sélectionnez ce regroupement, vous devrez :
      1. Cliquez sur Sélectionner une commande. La boîte de dialogue Sélectionner une commande est ouverte.
      2. Cliquez dans le bouton radio de la commande que vous voulez utiliser, puis cliquez sur Sélectionner. La commande que vous avez sélectionnée apparaîtra sous la liste déroulante de Création de commande.
        Ou
        Cliquez sur Nouvelle commande. Si vous sélectionnez cette option, vous devrez suivre les étapes pour créer une nouvelle commande.
      3. Cliquez sur Enregistrer. Lorsque vous renouvellerez la liste de renouvellements, tous les nouveaux documents commandés seront ajoutés à cette commande.
         Mise en garde - Tous les nouveaux documents seront placés dans une seule commande pour un seul fournisseur. Si les documents figurant dans la liste de renouvellements proviennent de plusieurs fournisseurs, vous recevrez un avertissement. Pensez à sélectionner Créer une commande par fournisseur si vous recevez cet avertissement.
    • Créer une commande par fournisseur - Tous les nouveaux documents commandés seront ajoutés à une nouvelle commande par fournisseur. Cette option est utile lorsque vos abonnements sont organisés de façon aléatoire parmi plusieurs commandes par fournisseur ou sur la base d'un document par commande. Les commandes créées à l'aide de cette méthode utilisent la convention de dénomination suivante : Commande d'abonnement - [Nom du fournisseur] - [Date].
  3. Cochez la case Appliquer taux de change actuel (pour commandes étrangères) pour appliquer automatiquement le taux de change actuel après le renouvellement. Ce paramètre est utile si la devise utilisée pour la commande est différente de la devise utilisée par votre établissement. Par défaut, cette case est décochée.
  4. Pour Augmentation du prix :
    1. Pour Augmentation basée sur ce prix source, sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante :
      • Prix du paiement (défaut) - Le montant de l'augmentation sera basé sur le prix du paiement qui apparaît dans la facture originale. S'il n'y a aucune facture payée pour un document, le système utilisera le prix de commande du document qui est renouvelé comme prix du nouveau document.
      • Prix de la commande - Le montant de l'augmentation sera basé sur le prix de la commande qui apparaît dans la commande originale.
    2. Indiquez un nombre (0 à 100) dans la boîte Montant de l'augmentation si vous prévoyez que le prix de renouvellement dépassera le prix du paiement initial.
      • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à deux décimales (8.75%, par exemple).
      • Utilisez les flèches pour augmenter ou diminuer le pourcentage de .01 à la fois.
      • Par défaut, le montant de l'augmentation est zéro pour cent (0 %).
    3. Pour Frais de service, cochez la case Appliquer un pourcentage d'augmentation aux frais de service si vous voulez appliquer le pourcentage d'augmentation utilisé lors du renouvellement des documents également au frais de service. Cela vous permet de prévoir un prix plus précis pour vos documents renouvelés.
  5. (Facultatif) Dans la section Passer les commandes, cochez la case Passer la ou les commandes après le renouvellement pour que le système passe automatiquement la ou les commandes après le renouvellement du ou des documents.
      Note. - Les commandes doivent être passées pour que le renouvellement soit complété. Si vous ne cochez pas cette case, vous devez passer la ou les commandes manuellement.
  6. Pour le champ État de réception, sélectionnez l'état de réception pour les nouveaux documents après le renouvellement. Cette option n'est disponible que si vous avez coché la case Passer la ou les commandes après le renouvellement à l'étape 5.
    • Identique au document précédent - Le système défini le même état de réception de document que l'état du document en cours de renouvellement. Cet état peut être utile lorsque vous avez défini les abonnements de l'année précédente comme Non suivi ou Reçu en fonction des paramètres préférés que vous souhaitez utiliser pour les années suivantes.
    • Non reçu
    • Non suivi
    • Partiellement reçu
    • Reçu
  7. Pour le champ Engagements, cochez la case Effacer tous les engagements restants pour que tout engagement restant pour les documents d'abonnement qui sont renouvelés soit effacé pourvu que les documents soient à la fois payés par le montant et aient au moins une facture.

     Note. - Vous pouvez utiliser ce paramètre lorsque vous savez que vous avez reçu toutes les factures de l'année pour tous les documents commandés partiellement payés et facturés par montant.

  8. Pour le champ Collection monographique, cochez la case Compléter les collections monographiques pour compléter toute collection monographique parmi les documents qui sont renouvelés en autant que tous les volumes d'une collection monographique ont été reçus.

     Note. - Utilisez ce paramètre uniquement si vous êtes certain que tous les documents des collections monographiques que vous renouvelez ont été entièrement reçus pour l'année et qu'aucun autre volume n'est attendu.

3. Remplir la section Allocation des postes budgétaires

La section Allocation des postes budgétaires vous permet de mapper le ou les postes budgétaires utilisés pour les documents renouvelés avec les postes de la prochaine période budgétaire. Un Poste cible doit être sélectionné pour chaque Poste source pour renouveler les documents de la liste de renouvellements.

  1. Dans l'écran de la liste de renouvellements, ouvrez la section Allocation des postes budgétaires.
  2. Sélectionnez un Poste cible dans la liste déroulante. Vous pouvez également inscrire le nom du Poste cible dans la boîte de texte. Le Poste cible par défaut sera le poste budgétaire avec le même code de poste que le Poste source, mais dans la Période budgétaire suivante.
     Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe.
  3. (Facultatif) Par défaut, la Période budgétaire cible pour chaque document commandé en cours de renouvellement est la période budgétaire la plus ancienne après l'activation de la Période budgétaire source. Pour mettre à jour la Période budgétaire cible :
    1. Cliquez sur Mettre à jour les périodes budgétaires cibles. La boîte de dialogue Mettre à jour les périodes budgétaires cibles est présentée.
    2. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour les périodes budgétaires cibles, sélectionnez la Période budgétaire cible à laquelle vous voulez associer la Période budgétaire source dans la liste déroulante Période budgétaire cible.
    3. Cliquez sur Mettre à jour lorsque vous avez terminé de mettre à jour la ou les périodes budgétaires cibles. Le tableau Allocation des postes budgétaires sera actualisé avec la nouvelle période budgétaire. Confirmez qu'un poste cible est sélectionné dans la colonne Poste cible. Si la colonne est vide, (re)sélectionnez un poste cible.
       Note. - Si vous ajoutez des documents à une liste de renouvellements ouverte, le tableau Allocation des postes budgétaires sera automatiquement actualisé lorsque vous retournerez à la liste de renouvellements.

4. Remplir la section Documents dans la liste de renouvellements

La section Documents dans la liste de renouvellements vous permet de voir, chercher et filtrer les documents qui ont été ajoutés à la liste de renouvellements, et de voir s'ils vont être renouvelés ou s'ils ont été renouvelés.

  1. Dans l'écran de la liste de renouvellements, ouvrez la section Documents dans la liste de renouvellements.
  2. Consultez la liste de tous les documents dans la liste de renouvellements.
    • Les documents sont triés alphabétiquement par titre. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'un des titres de colonne suivants : Titre, Fournisseur, Date de début, Date de fin et État de traitement.
    • Par défaut, toutes les colonnes du tableau Documents dans la liste de renouvellements sont affichées. Vous pouvez afficher/masquer les colonnes.
      Colonnes du tableau Documents dans la liste de renouvellements - Tableau
      Colonne Description
      Titre Le titre du document ajouté à la liste de renouvellements. Cliquez sur le titre d'un document pour voir les détails sur le document et la commande.
      Fournisseur Le fournisseur duquel le document a été commandé.
      État de traitement
      Statut Description
      Ajouté Le document a été ajouté à la liste de renouvellements, mais n'a pas encore été renouvelé.
      Non renouvelé Le document commandé n'a pas pu être renouvelé par le système en raison d'un problème. Voir Raison de l'état pour plus de détails. Vous pouvez également cliquer sur le titred'un document pour voir des détails sur le document et la commande.
      Renouvelé Le document a été renouvelé par le système sans problème.
      Renouvelé avec problèmes Le document a été renouvelé par le système avec problème (par exemple, la devise de la commande cible est différente de la devise du paiement). Vous pouvez examiner les documents avec cet état de traitement et faire les modifications nécessaires.

       Note. - Vous pouvez filtrer les documents d'une liste de renouvellement avec n'importe quel de ces états.

      Raison de l'état La raison pour laquelle un document n'a pas été renouvelé ou a été renouvelé avec problèmes par le système.

      Cette colonne sera vide pour une liste dont les documents n'ont pas été renouvelés.

       
      Raison Description
      La devise cible ne correspond pas à la devise source. La devise du poste budgétaire cible pour le document commandé ne correspond pas à la devise du poste source.

      Les documents avec cet état seront renouvelés même s'ils génèrent une erreur. Vous pouvez revoir le document et indiquer la bonne devise pour le prix pour résoudre le problème.
      Déjà renouvelé Le document a été renouvelé et a l'état de renouvellement « Renouvelé ».

      Un document doit avoir l'état de renouvellement « Non renouvelé » pour pouvoir être renouvelé. Utilisez le filtre État de renouvellement pour limiter votre recherche.
      Pas un Abonnement Le Type d'acquisition du document est « Unique » (commande unique). Un document doit avoir le Type d'acquisition « Abonnement » pour pouvoir être renouvelé. Utilisez le filtre Type d'acquisition pour limiter votre recherche.
      Dans Commande ouverte L'État de commande du document est Ouverte.

      Un document doit avoir l'État de commande Commandée pour pouvoir être renouvelé.
      Aucun poste pour le document Aucun poste budgétaire n'est alloué au document. Au moins un poste budgétaire doit être alloué à un document pour que celui-ci puisse être renouvelé.
      Marqué comme Ne pas renouveler (Annulé) Le document ne peut pas être renouvelé car il a été marqué pour annulation (Ne pas renouveler (Annulé)).

      Un document doit avoir l'état de renouvellement « Renouveler » pour pouvoir être renouvelé.
      Marqué comme Ne pas renouveler (En attente de révision) Le document ne peut pas être renouvelé car il est actuellement en révision et pourrait être annulé (Ne pas renouveler (En attente de révision)).
      Tous les exemplaires annulés Tous les exemplaires du document ont été annulés dans le système.

      Vous pouvez annuler l'annulation si le ou les documents ne devaient pas être annulés.
      Erreur système Une erreur est survenue lors du renouvellement du document.
      Commande de renouvellement Le nom de la commande de renouvellement.

      Cette colonne sera vide pour une liste dont les documents n'ont pas été renouvelés. Lorsqu'un document a été renouvelé, cliquez sur le nom de la commande de renouvellement pour voir la nouvelle commande qui a été créée.
      Document renouvelé Le numéro attribué par le système au document renouvelé.

      Cette colonne sera vide pour une liste dont les documents n'ont pas été renouvelés.Lorsqu'un document a été renouvelé, cliquez sur le numéro du document renouvelé pour voir le nouveau document renouvelé qui a été créé.
      Début Date à laquelle l'abonnement commence.
      Fin de la réservation Date à laquelle l'abonnement prend fin.
  3. Inscrivez une partie ou la totalité du titre dans la boîte Chercher par Titre, puis cliquez sur Chercher pour chercher un titre précis.
  4. Cliquez sur un filtre (Fournisseur, Début, Fin, État de traitement et/ou Raison de l'état), sélectionnez la ou les valeurs du filtre que vous voulez appliquer, puis cliquez sur Appliquer pour filtrer la liste des documents en cours de renouvellement. Pour effacer les valeurs d'un filtre, cliquez sur Réinitialiser.
    • Si vous choisissez de filtrer par Date de début ou Date de fin, sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Il y a plus de __ jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
      • Plus de __ jours à partir de maintenant - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
      • À l'intérieur des __ prochains jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
      • Période personnalisée - Indiquez une période en utilisant les boîtes De et À, ou sélectionnez les dates avec le calendrier (Bouton de calendrier).
  5. Retirer des documents d'une liste de renouvellements.

     Note. - Si vous ajoutez des documents à une liste de renouvellements ouverte, le tableau des documents dans la liste de renouvellements sera automatiquement actualisé lorsque vous retournerez à la liste de renouvellements.

5. Renouveler le ou les documents d'une liste de renouvellements

Après avoir choisi les paramètres de votre liste de renouvellements, alloué vos postes budgétaires et vérifié que vous renouvelez les bons documents, cliquez sur Actions > Renouveler document(s) en commande. L'état de traitement passera à En cours alors que le système commence à renouveler le ou les documents dans la liste des renouvellements.

Lorsque le système a terminé de renouveler le ou les documents dans la liste de renouvellements, un message de confirmation affiche les informations suivantes :

  • La date et l'heure auxquelles le renouvellement a été effectué.
  • Le nombre total de commandes de renouvellement utilisées.
  • Le nombre total de documents traités.
  • Le nombre de documents renouvelés.
  • Le nombre de documents renouvelés avec problèmes et la raison.
  • Le nombre de documents non renouvelés et la raison.

Si la liste de renouvellements contient des documents pour lesquels la devise source est différente de votre devise cible, le système appliquera automatiquement le taux de change à ces documents dans le cadre du processus de renouvellement.

 Mise en garde - Si un poste budgétaire désactivé est utilisé comme poste cible dans le tableau Allocation des postes budgétaires, un message d'erreur sera affiché et :

  • La liste de renouvellements ne sera pas renouvelée.
  • Le poste cible sera retiré du tableau Allocation des postes budgétaires.

Vous devrez sélectionner un nouveau poste cible dans le tableau Allocation des postes budgétaires pour renouveler la liste avec succès.

Traiter les documents qui n'ont pu être renouvelés

Vous pouvez résoudre les problèmes liés aux documents dont l'état de traitement est Non renouvelé dans les listes de renouvellements avec l'état de liste de renouvellements est Terminé avec problèmes. Après avoir résolu les problèmes liés aux documents non renouvelés, vous devrez créer une nouvelle liste de renouvellements et y ajouter les documents non renouvelés pour les renouveler.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Listes de renouvellements . Toutes les listes de renouvellements sont affichées.
  2. Trouvez une liste de renouvellements avec l'état Terminé avec problèmes.
  3. Cliquez sur le nom de la liste de renouvellements pour ouvrir la liste de renouvellements.
  4. Ouvrez la section Documents dans la liste de renouvellements.
  5. Cliquez sur le filtre État de traitement et sélectionnez Non renouvelé dans la liste déroulante.
  6. Cliquez sur Appliquer pour filtrer les documents en commande. La colonne Raison de l'état indique la raison pour laquelle un document n'a pas été renouvelé par le système. Pour plus de détails sur les raisons de l'état d'un document, voir la section Colonnes du tableau Documents dans la liste de renouvellements ci-dessus.
  7. Si le problème indiqué pour Raison de l'état peut être résolu (par exemple, en ajoutant un poste budgétaire, en modifiant le paramètre de renouvellement, en passant une commande, etc.), cliquez sur le Titre du document pour voir les détails sur le document et la commande.
  8. Une fois le problème résolu, ajoutez le document à une nouvelle liste de renouvellements.
  9. Répétez les étapes 1 à 8 pour tous les documents dont l'état de traitement est Non renouvelé.

Chercher et filtrer les listes de renouvellements

Voir toutes les listes de renouvellements

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Listes de renouvellements . Toutes les listes de renouvellements sont affichées.
    • Les résultats sont triés alphabétiquement par nom de liste de renouvellements.
    • Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
    • Pour personnaliser les colonnes affichées, voir Afficher ou masquer les colonnes. Par défaut, toutes les colonnes sont affichées.
  2. Cliquez sur le nom de la liste de renouvellements pour voir ou modifier la liste de renouvellements.

Chercher des listes de renouvellements

  1. Dans la liste, sélectionnez un index pour la recherche et inscrivez un terme de recherche dans la boîte. Index disponibles :
    • Nom de la liste de renouvellements
    • Numéro de la liste de renouvellements
    • Description
  2. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
Afficher ou masquer les colonnes

Vous pouvez choisir les colonnes qui sont affichées dans le tableau.

  1. Cliquez sur la roue dentée grise (Roue dentée grise) au-dessus de la colonne de droite.
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.
Colonnes de la liste de renouvellements
Colonnes de la liste de renouvellements - Tableau
Colonne Description
Numéro de la liste de renouvellements Le numéro généré par le système et attribué à la liste de renouvellements.
Nom de la liste de renouvellements Le nom de la liste de renouvellements.
Description La description que vous avez fournie pour votre liste de renouvellements.
Documents actuels dans la liste Le nombre de documents actuellement dans la liste de renouvellements. Une liste de renouvellement peut contenir jusqu'à 3000 documents.
État de la Liste de renouvellements
Statut Description
Nouvelle
  • Une liste de renouvellements qui n'a pas encore été traitée.
  • Les documents dans une liste de renouvellements avec cet état peuvent être renouvelés.
Terminée
  • Une liste de renouvellements qui a été traitée sans problème.
  • Les documents dans une liste de renouvellements avec cet état ne peuvent pas être renouvelés de nouveau.
Terminé avec problèmes
  • Une liste de renouvellements qui a été traitée, mais un ou plusieurs documents de cette liste n'ont pas été renouvelés ou ont été renouvelés avec problèmes.
  • Les documents dans une liste de renouvellements avec cet état ne peuvent pas être renouvelés de nouveau.
En cours
  • Une liste de renouvellements qui est en cours de traitement.
  • Les documents dans une liste de renouvellements avec cet état ne peuvent pas être renouvelés de nouveau.
Ajout de documents
  • De nouveaux documents sont actuellement ajoutés à la liste de renouvellements.
  • Les documents dans une liste de renouvellements avec cet état ne peuvent pas être renouvelés.
Interrompu
  • Le traitement de la liste de renouvellements a été interrompu. Vous devez régler la raison identifiée dans le message et réessayer de renouveler.
  • Les documents dans une liste de renouvellements avec cet état peuvent être renouvelés.
Message Description
L'une des périodes budgétaires cibles a été fermée ou désactivée et ne peut pas être utilisée. Vérifiez l'allocation des postes budgétaires mise à jour par le système et réessayez. Les documents de la liste de renouvellements n'ont pas pu être renouvelés parce qu'un ou plusieurs des postes cibles alloués dans la section Allocation des postes budgétaires ont été fermés ou désactivés.

L'allocation des postes budgétaires est automatiquement ajustée par le système.

Vous devez vérifier les mises à jour, puis renouveler de nouveau les documents de la liste.
Votre allocation de postes budgétaires a été mise à jour dans le cadre de la vérification préalable au renouvellement. Révisez l'allocation des postes budgétaires et réessayez. Les documents de la liste de renouvellements n'ont pu être renouvelés parce que le ou les postes alloués dans la section Allocation des postes budgétaires ont été mis à jour après leur ajout à la liste de renouvellements.

L'allocation des postes budgétaires est automatiquement mise à jour par le système.

Vous devez vérifier les mises à jour, puis renouveler de nouveau les documents de la liste.
Révisez la section Allocation des postes budgétaires pour vous assurez que toutes les périodes budgétaires cibles du tableau correspondent à un poste cible, puis réessayez. Les documents de la liste de renouvellements n'ont pu être renouvelés en raison d'un problème d'allocation de poste (supprimé, mis à jour, non alloué, etc.).

Vous devez examiner la section Allocation des postes budgétaires pour confirmer que tous ont un poste cible et que tous les documents de la section Documents dans la liste de renouvellements ont un poste budgétaire alloué.

Une fois les vérifications ci-dessus effectuées, essayez de renouveler les documents de la liste de renouvellements.
La commande cible a été supprimée. Sélectionnez une nouvelle commande puis réessayez. Les documents de la liste de renouvellements n'ont pu être renouvelés parce que l'option de commande unique a été utilisée et que la commande cible est manquante.

Vous devez sélectionnez une nouvelle commande puis essayer de renouveler de nouveau les documents de la liste de renouvellements.
Le taux de change ne peut pas être récupéré du serveur. Veuillez réessayer de renouveler les documents de la liste de renouvellements sans sélectionner l'option Appliquer taux de change actuel (pour commandes étrangères). Les documents de la liste de renouvellements n'ont pu être renouvelés parce que le système n'a pas été en mesure de récupérer le taux de change.

Vous devez :
  • Essayez de nouveau de renouveler les documents de la liste de renouvellements.
    Ou
  • Désélectionnez l'option Appliquer taux de change actuel (pour commandes étrangères) dans la section Paramètres de la liste de renouvellements, puis essayer de nouveau de renouveler les documents de la liste de renouvellements.
Date de création Date à laquelle la liste de renouvellements a été créée.
Date de renouvellement Date à laquelle les documents de la liste de renouvellements ont été renouvelés.

Retirer des documents d'une liste de renouvellements

 Note. - Les documents en commande ne peuvent pas être retirés d'une liste de renouvellements ayant l'état Terminé.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Listes de renouvellements . Toutes les listes de renouvellements sont affichées.
  2. Cliquez sur le nom de la liste de renouvellements pour ouvrir la liste de renouvellements que vous voulez modifier.
  3. Dans l'écran de la liste de renouvellements, ouvrez la section Documents dans la liste de renouvellements.
  4. Dans le tableau affiché, cochez la case de tous les documents que vous voulez supprimer de la liste de renouvellements. Ou
    Cochez la case Titre dans le haut du tableau pour sélectionner tous les documents dans la liste de renouvellements.

    Le nombre de documents sélectionnés pour être retirés de la liste est affiché sur le bouton Retirer documents en commande.
  5. Cliquez sur Retirer document(s) en commande. La boîte de dialogue Retirer le ou les documents en commande sélectionnés est présentée.
  6. Dans la boîte Retirer le ou les documents en commande sélectionnés, cliquez sur Retirer pour supprimer les documents sélectionnés de la liste de renouvellements.

Supprimer une liste de renouvellements

 Note. - Les documents dans une liste de renouvellements avec l'état Terminé ne peuvent pas être retirés de la liste.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Listes de renouvellements . Toutes les listes de renouvellements sont affichées.
  2. Cliquez sur le nom de la liste de renouvellements pour ouvrir la liste de renouvellements que vous voulez supprimer.
  3. Dans l'écran de la liste de renouvellements, cliquez sur Actions > Supprimer Liste de renouvellements. La boîte de dialogue Supprimer la liste de renouvellements est présentée.
  4. Dans la boîte de dialogue Supprimer la liste de renouvellements, cliquez sur Supprimer pour supprimer la liste.

Renouveler en utilisant les renouvellements en lot

Un abonnement est une commande pour un titre qui est publié de façon continue (pas de date de fin de publication), mais qui est habituellement acheté sur une base ponctuelle. L'acheteur doit habituellement renouveler l'abonnement lorsque celui-ci arrive à échéance.

Méthode suggérée pour renouveler des abonnements

Les documents peuvent être renouvelés en lot uniquement s'ils proviennent du même fournisseur et ont la même période budgétaire.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes  Abonnements.
  2. Cliquez sur Chercher.
  3. Filtrer les documents par Fournisseur, Période budgétaire et État de renouvellement.
  4. Dans la boîte Lignes, inscrivez 100 par page (si nécessaire).
  5. (Facultatif) Utilisez des valeurs supplémentaires pour filtrer les résultats.
  6. Cochez la case dans le haut du tableau, à gauche, pour sélectionner tous les documents.
  7. Cliquez sur Renouveler.
  8. Effectuez les opérations pour le renouvellement (voir Processus de renouvellement ci-dessous).
  9. Si vous renouvelez plus de 100 abonnements, répétez le processus de renouvellement pour chaque page de documents.
  10. Passez la commande. Pour plus de détails, voir Passer une commande.

Processus de renouvellement

  1. Sélectionnez les documents que vous voulez renouveler. Suivez la Méthode suggérée pour renouveler des abonnements ci-dessus.
  2. Cliquez sur Renouveler.
  3. Dans la fenêtre Renouveler abonnements, cliquez sur Commencer.
     Note. -Les abonnements ne peuvent pas être renouvelés s'ils ont été déjà été renouvelés, n'ont pas été commandés (la commande n'a pas été passée), leur Paramètre de renouvellement est Ne pas renouveler ou tous les exemplaires du document ont été annulés.
  4. Inscrivez le pourcentage correspondant à l'augmentation anticipée du prix du ou des abonnements pour le prochain cycle de renouvellement. Inscrivez 0 si le prix ne devrait pas être augmenté.
  5. Cliquez sur Suivant.
  6. Sélectionnez le Budget dans la liste déroulante.
    • Vous pouvez sélectionner le budget en cours ou le prochain budget disponible pour utilisation.
    • S'il n'y a qu'un budget dans la liste, vous devrez peut-être activer le prochain budget pour pouvoir l'utiliser. Pour plus de détails, voir Activer une période budgétaire future pour utilisation.
  7. Dans la liste déroulante Poste, sélectionnez un ou plusieurs postes budgétaires.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Sélectionnez le bouton radio de la commande à laquelle vous voulez ajouter les abonnements renouvelés. Pour chercher une commande, utilisez la boîte de recherche et le filtre Type de commande.
  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Révisez les documents que vous voulez renouveler. Les dates du début et de la fin de la période d'abonnement seront automatiquement mises à jour.
  12. Cliquez sur Renouveler.