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Voir et modifier une commande

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Comment trouver et modifier des commandes ouvertes et passées dans Acquisitions WorldShare.

Vous pouvez chercher et modifier des commandes ouvertes ou passées (soumises).

Chercher des commandes et des ententes existantes

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
  2. Cliquez sur Chercher. Toutes les commandes et ententes sont affichées.
    • Les résultats sont triés par titre.
    • Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
    • Pour personnaliser les colonnes affichées, voir Configurer les colonnes. Configuration par défaut : certaines colonnes ne sont pas visibles.
  3. Cliquez sur le Nom de commande ou le Numéro de commande pour voir ou modifier une commande ou une entente. Pour plus de détails, consulter la rubrique Voir et modifier une commande.

Modifier des commandes ou des ententes

Vous pouvez modifier les informations des champs ci-dessous des commandes et ententes ouvertes ou commandées.

Section Informations sur la commande

Champ Description
Numéro de compte Ajoutez le numéro de compte si applicable. Suivez les pratiques locales. Vous pouvez ajouter des numéros de compte sous Fournisseurs.

 Note.- Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.
Taux de change Entrez la valeur de la devise de votre bibliothèque en USD pour une autre devise.

La valeur ne peut pas être 0. Vous pouvez utiliser jusqu'à 10 positions décimales.

Ou

Cliquez sur Utiliser le taux actuel pour remplir le champ Taux de change avec le taux de change actuel. Le système récupérera le taux que vous avez créé avant de récupérer un taux d'un service externe.
ID de commande externe Inscrivez l'identifiant unique de la commande utilisé par un système financier externe (exemple: le système financier du campus). 
Devise Devise (monnaie) utilisée par le fournisseur. Si la devise utilisée par la bibliothèque est différente, ce champ devient modifiable pour permettre l'entrée du taux de change.

 Note. - Lorsque vous mettez à jour le taux de change, la commande est automatiquement enregistrée: le montant engagé pour chaque document commandé est donc recalculé.
Notes Ajoutez une note sur la commande s'il y a lieu.
Nom de commande Le nom de la commande. Ce champ est obligatoire.
No de commande Numéro assigné par le système lorsque la commande a été créée.

 Note. - Ce champ n’est pas modifiable.
Type de commande Le type de commande sélectionné lors de la création de la commande.

 Note : 

  • Vous pouvez modifier le type de commande pour une entente.
  • Vous ne pouvez pas modifier le type de commande pour une commande.
  • Pour plus de détails, voir Types de commande.
Type de commande Description
Entente fournisseur Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. La bibliothèque a le droit de retourner les documents qu'elle ne veut pas.
Commande globale Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé.
Entente ADD (Acquisitions dictées par les demandes) Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'achat de matériel en ligne basé sur l'utilisation des usagers.
Liste de dons Liste de documents reçus (gratuitement ou moyennant des frais minimes) d'une personne ou d'un organisme.
Liste de dépôt légal Liste de documents reçus dans le cadre d'un arrangement avec une entité gouvernementale pour la conservation de certaines ou de toutes ses publications.
Commande permanente Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents faisant partie d'une collection ou d'une publication précise.
Gestion des taxes

Sélectionnez une méthode pour le calcul des taxes.

 Note. - Lorsque vous modifiez la méthode utilisée pour Gestion des taxes, la commande est automatiquement enregistrée: le montant des taxes pour chaque document commandé est donc recalculé.

Méthode de calcul de taxe Description
Taxer le coût du document Calcule le montant de la taxe en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix.
Taxer les coûts du document, de l'expédition et du service Calcule le montant des taxes en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix, les frais d'expédition et de service.
Inclure les taxes dans les coûts Calcule le montant des taxes en les considérant comme comprises dans le prix, les frais d'expédition et de service.
Fournisseur Nom du fournisseur. Si le fournisseur utilise une devise différente de celle utilisée par la bibliothèque, le champ Devise (à droite de la boîte Commentaire) devient modifiable pour permettre l'entrée du taux de change.

 Notes. 
  • Si vous remplacez le fournisseur par un fournisseur qui utilise une devise différente, la boîte de dialogue Mettre à jour le fournisseur sera présentée. Vous devrez indiquer si vous voulez conserver votre devise actuelle ou utiliser celle du fournisseur. 
  • Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.
No de commande fournisseur Ajouter le numéro de commande du fournisseur si vous le connaissez. Suivez les pratiques locales.

 Note.- Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.

 

Section Informations sur les adresses

Champ Description
Adresse de facturation* Sélectionnez une adresse de facturation associée à la succursale de facturation dans la liste déroulante.
Succursale de facturation* Sélectionnez une succursale de facturation disponible pour la commande dans la liste déroulante.
Identique à l'adresse d'expédition Cochez cette case si l'Adresse de facturation est la même que l'Adresse d'expédition de la commande.

Si vous cochez cette case, les listes déroulantes Succursale de facturation et Adresse de facturation seront désactivées.
Adresse d'expédition* Sélectionnez une adresse d'expédition associée à la succursale d'expédition dans la liste déroulante.
Succursale d'expédition* Sélectionnez une succursale d'expédition disponible pour la commande dans la liste déroulante.
Type d'expédition Sélectionnez un type de livraison dans la liste déroulante (STD Standard, EX Express, ND Jour suivant, ou OTH Autre).
* Ces valeurs sont extraites des informations sur votre établissement dans le WorldCat Registry dans Configuration des services OCLC.

 Note. - Si vous sélectionnez une succursale d'expédition ou de facturation qui n'a pas d'adresse associée, vous recevrez le message suivant lorsque vous tenterez d'enregistrer la commande: La succursale sélectionnée [nom de la succursale] n'a pas d'adresse de facturation valide. Vous pourrez quand même passer la commande.

Configurer le nombre de documents commandés affiché

Vous pouvez configurer le nombre de documents commandés qui est affiché lorsque vous consultez une commande. Le nombre que vous sélectionnez sera enregistré pour les sessions futures lorsque vous utiliserez le même ordinateur et le même navigateur.

 Note.- Si deux commandes sont ouvertes avec un nombre différent de lignes sélectionnées, le nombre de lignes sélectionné dans la dernière commande sera utilisé comme valeur par défaut pour les commandes futures.

  1. Dans la liste de commande, cliquez sur le Nom de commande ou le Numéro de commande pour voir la commande.
  2. Sélectionnez un nombre dans la liste déroulante lignes, qui apparaît au-dessus de la colonne Total, pour configurer le nombre de lignes que vous verrez lorsque vous accéderez à l'écran Commande.
    • 5 (défaut)
    • 10
    • 20
    • 50

Supprimer une commande

 Mise en garde - Si vous supprimez une commande, vous ne pourrez pas annuler cette action.

Vous pouvez supprimer une commande en autant que tous les exemplaires des documents dans la commande répondent aux critères suivants :

  • État de réception : Non reçu ou Non suivi
  • État de la commande = Commandée, En commande, Annulée ou Annulation demandée
  • État de l'achat = Non facturé
  • État de renouvellement = Non renouvelé

 Note. - Si l'indicateur En commande indique Oui pour un document de la commande, la NDL en commande sera également supprimée pour le document.

Pour supprimer une commande :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
  2. Ouvrez la commande que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer la commande. Si la commande ne répond pas aux critères énumérés ci-dessus, l'un des messages suivants apparaît :
    Impossible de supprimer la commande.
    • Le document a été reçu, retourné ou retiré.
    • Le document a été facturé.
    • Le document a été renouvelé.
  3. Dans la boîte de dialogue Supprimer la commande, cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation apparaît et la commande est supprimée.