Passer une commande
Comment trouver, passer et envoyer de nouveau une commande dans Acquisitions WorldShare.
Chercher une commande
Note. - Il n'est pas possible de passer une commande à partir d'une entente. Par défaut, les ententes ont l'état Passée.Passer une commande
Avant de passer une commande : ouvrez la commande, effectuez des modifications s'il y a lieu, et cliquez sur Enregistrer la commande dans le haut de l’écran.
- Cliquez sur Passer la commande.
- Dans la fenêtre Passer la commande, suivez les pratiques locales pour déterminer si vous devez ou non cocher la case 'Aviser le fournisseur de cette commande'.
Note. - Les raisons pour informer le fournisseur d’une commande varient. Par exemple, si vous avez déjà passé la commande sur le site Web du fournisseur ou si la commande fait partie d’un abonnement en cours, vous n’avez pas besoin d’en informer le fournisseur. Sinon, vous pouvez informer le fournisseur via WorldShare.
- Oui - Passer la commande et aviser le fournisseur.
- Cochez la case.
- Cliquez sur Continuer.
- Allez à l'étape 3.
- Non - Passer la commande mais ne pas aviser le fournisseur.
- Ne cochez pas la case.
- Cliquez sur Passer la commande.
- La commande est passée.
- Oui - Passer la commande et aviser le fournisseur.
- Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Configurer les messages EDIFACT pour un fournisseur pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
- Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
- Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
- FTP (EDIFACT) - Envoyez un message de commande EDIFACT par FTP. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Configurer les messages EDIFACT pour un fournisseur pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
- Destinataire (Courriel ou Imprimer) - La personne ou le service du fournisseur qui recevra votre avis de commande.
- Répondre à (Courriel (HTML) ou Imprimer) - La personne de votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter au sujet de votre commande.
- Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans Configuration des services OCLC sous WorldCat Registry > Contacts.
- Vous pouvez définir un contact récurrent pour les fournisseurs qui répondent à une commande dans les Paramètres de l'établissement de votre système. Pour plus de détails, voir Créer un contact récurrent pour les réponses.
- Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
- Courriel (EDIFACT et HTML) et FTP (EDIFACT)
- (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur Envoyer la commande.
- Vérifiez l'état de la commande pour confirmer qu'elle a été passée.
- Un état de commande qui reste Ouverte indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur.
- Un état de commande Passée indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur. Pour les commandes par FTP (EDIFACT), cela confirme que la commande a été livrée avec succès au serveur FTP cible. Pour les commandes par courriel (EDIFACT et HTML), le système peut confirmer que l'avis a été accepté par le serveur SMTP sortant, mais ne peut pas signaler d'autres erreurs, par exemple une adresse électronique incorrecte.
- Impression
- Cliquez sur Continuer.
- Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.
- Courriel (EDIFACT et HTML) et FTP (EDIFACT)
Réenvoyer une commande
Avant de réenvoyer une commande : ouvrez la commande, effectuez des modifications s'il y a lieu, et cliquez sur Enregistrer la commande dans le haut de l’écran.
- Cliquez sur Réenvoyer commande.
- Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
- Courriel (EDIFACT) - Envoyez un message de commande EDIFACT par courriel. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Envoyer les informations de commande EDIFACT à votre fournisseur par courriel pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
- Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
- FTP (EDIFACT) - Envoyez un message de commande EDIFACT par FTP. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Configurer les messages EDIFACT pour un fournisseur pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
- À - La personne, chez le fournisseur, à qui doit être envoyé l'avis concernant votre commande.
- Répondre à - La personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter s'il a des questions concernant la commande.
- Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans le système Configuration des services OCLC (WorldCat Registry > Contacts).
- Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
- Courriel (EDIFACT et HTML) ou FTP (EDIFACT)
- (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
- Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Envoyer commande.
- Vérifiez l'état de la commande pour confirmer qu'elle a été passée.
- Un état de commande qui reste Ouverte indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur.
- Un état de commande Passée indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur. Pour les commandes par FTP (EDIFACT), cela confirme que la commande a été livrée avec succès au serveur FTP cible. Pour les commandes par courriel (EDIFACT et HTML), le système peut confirmer que l'avis a été accepté par le serveur SMTP sortant, mais ne peut pas signaler d'autres erreurs, par exemple une adresse électronique incorrecte.
- Impression
- Cliquez sur Continuer.
- Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.
- Courriel (EDIFACT et HTML) ou FTP (EDIFACT)
Données de commande EDIFACT
Si vous choisissez d'envoyer la commande par message EDIFACT (Courriel ou FTP), les éléments suivants seront inclus dans le fichier de données de commande que vous envoyez au fournisseur.