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Assistance OCLC

Champs d'une demande d'emprunt

Pour voir les champs d'une demande d'emprunt, cliquez sur l'ID de demande d'une demande d'emprunt existante ou créez une nouvelle demande en utilisant un bordereau vierge . Vous pouvez également configurer vos données fixes d'emprunteur et appliquer ces informations à la nouvelle demande (et modifier les champs au besoin).

 Note. - Les champs visibles changent selon l'État et le Type de la demande d'emprunt.

Demande

L'onglet Demande contient des informations sur la demande et sur l'usager, sur les options de livraison et sur la facturation, et contient l'historique de la demande.

Demandes multiples 

La section Demandes multiples permet à l'établissement de soumettre simultanément plusieurs demandes pour le même titre à des chaînes de prêteurs différentes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les clubs de lecture lorsque plusieurs exemplaires d'un titre sont requis.  Il est possible d'indiquer jusqu'à 20 demandes dans la boîte Nombre de demandes.

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Détails sur la demande

La section Détails sur la demande contient des informations bibliographiques sur la demande.

Descriptions des champs

CHAMP DESCRIPTION
Infos sur l'usager Passez le curseur de la souris sur l'icône pour voir des informations sommaires sur l'usager.
Source Système dans lequel la demande a été générée.
État État de la demande.
ID local Tout identifiant local (ex. : une cote ou un code-barres).
Titre/Périodique Titre du document (livre ou périodique [si la demande est pour un article]).
Titre uniforme Titre uniforme de l'ouvrage.
Auteur Auteur de l'ouvrage.

Éditeur

Nom de l’éditeur, lieu de publication et date de publication.
ISBN International Standard Book Number (numéro de 10 ou 13 chiffres).
ISSN International Standard Serial Number (numéro de 8 chiffres).
OCLC Numéro OCLC unique assigné aux notices WorldCat.
DOI Digital Object Identifier.
PMID PubMed Identifier.
Thèse Titre de la thèse.
Collection Titre de la collection.
Type

Indique le type de la demande (Copie ou Prêt).

Format Format du document.
Langue Langue du document.
Édition Édition du document.
Édition préférée Édition préférée du document (La plus récente, Cette édition, N'importe laquelle).
Titre de l'article Titre de l'article demandé.
Auteur de l'article Auteur de l'article.
Volume Volume du document.
Numéro Numéro de la publication dans lequel se trouve l'article.
Date de parution Date de parution du numéro de la publication.
Pages Numéros de page de l'article ou du chapitre.
Date de demande/Date de réception Date à laquelle la demande a été soumise et date à laquelle le document demandé a été reçu.
Renouvellement demandé Apparaît pour les demandes dans la file Renouvellement demandé. La date de renouvellement demandée apparaît lorsqu'elle a été spécifiée.
Renouvellement accepté/refusé Indique si la demande de renouvellement a été acceptée ou refusée.
Renouvellements Nombre de demandes de renouvellement.
Requis avant

Date avant laquelle vous devez avoir reçu le document. 

Note. - Pour assigner une période allant jusqu'à 99 jours, inscrivez +JJ pour que le système calcule une date qui tombe de 1 à 99 jours après la date d'aujourd'hui.

Date de retour Date à laquelle le document a été retourné.
Date d'échéance Date d'échéance de la demande.
Nouvelle date d'échéance Nouvelle date d'échéance après l'acceptation de la demande de renouvellement.
Vérification Source des informations bibliographiques.

Informations sur le prêt

Dans la section Bibliothèques prêteuses, vous pouvez indiquer les bibliothèques desquelles vous voulez emprunter le document. Vous pouvez inscrire jusqu'à 15 symboles d'établissement dans le champ Chaîne de prêteurs.

new_request_lending_libraries.png

Les informations sur les fonds, lorsqu'elles sont disponibles, sont affichées dans un tableau qui contient, entre autres, les renseignements ci-dessous.

CHAMP DESCRIPTION
Bibliothèque/Localisation/Symbole Le nom de la bibliothèque, sa localisation et son symbole.
Jours pour répondre Nombre de jours pour répondre à une demande configuré par la bibliothèque dans le Répertoire des politiques. Pour plus de détails, voir Jours pour répondre.
Coût Frais de prêt pour les copies ou les prêts configurés par la bibliothèque dans le Répertoire des politiques.

 

Lorsqu'un prêteur a répondu Oui à la demande, ses informations seront affichées dans la section Informations sur le prêt.

CHAMP DESCRIPTION
Utiliser IFM (ILL Fee Management) L'utilisation de la Gestion des frais IFM (ILL Fee Management) par le prêteur est indiquée ici.
Notes sur le prêt Notes du prêteur concernant les modalités du prêt.
Retourner via Méthode préférée du prêteur pour le retour des documents prêtés.
Retourner à/Adresse Adresse de retour du prêteur.

Bibliothèque emprunteuse

Les informations sur la bibliothèque emprunteuse sont dans les sections où la bibliothèque emprunteuse a inscrit ses informations pour la Livraison électronique, l'Expédition et la Facturation.

ILL_Borrowing_Library_Fields.png

Affranchissement des droits

Les bibliothèques de l’Australie, de la Nouvelle-Zélande et du Royaume-Uni peuvent faire le suivi quant à l'acceptation par l'usager des conditions locales liées au droit d'auteur. Pour ajouter des informations sur le respect du droit d'auteur au formulaire de demande de vos usagers, voir Ajouter des conditions quant au respect du droit d'auteur pour les bibliothèques à l'extérieur des États-Unis.

« Signature pour reconnaissance du droit d'auteur » indique si l'usager a accepté ou non les conditions liées au droit d'auteur. Les options sont les suivantes :

  • Non applicable
  • Signature requise
  • Signature obtenue

Indiquez votre conformité au droit d'auteur pour les demandes de photocopies en sélectionnant l'un des codes valides pour votre pays.

RÉGION CONFORMITÉ AU DROIT D'AUTEUR
États-Unis
  • CCG Conforms to CONTU Guidelines
  • CCL Conforms to U.S. Copyright law
Australie
  • Australian Copyright Cleared
  • Australian License
  • S183 - Commonwealth
  • S183 - State
  • S200AB - Special case
  • S43 - Judicial Proceedings
  • S50 - for S49 client
  • S50(7) - for collection, previously supplied
  • S50(7A) - for collection, more than a reasonable portion
  • S50(7B) - for collection electronic
  • S50 - for collection
  • S50 - for parliamentarian
Nouvelle-Zélande
  • NZ Copyright Requirements
Royaume-Uni
  • UK Copyright Cleared
  • UK Fair Dealing

Livraison électronique

Indiquez vos choix quant à la méthode utilisée pour la livraison électronique. Vous pouvez sélectionner votre méthode préférée et une méthode alternative. Ces informations peuvent également être configurées dans les données fixes.

CHAMP DÉFINITION
Article Exchange Livraison via OCLC Article Exchange.
Électronique Livraison via courriel.
ILLiad/Odyssey Livraison via le logiciel ILLiad Odyssey.

 Note. - Les méthodes de livraison électronique sont configurées sous l'onglet Contacts dans le Répertoire des politiques OCLC. Connectez-vous aux Répertoire des politiques OCLC pour faire des modifications.

 

Expédition

Les bibliothèques emprunteuses peuvent configurer des informations sur l'expédition. Ces informations peuvent également être configurées dans les données fixes.

CHAMP DESCRIPTION INFOS CONFIGURABLES DANS LES DONNÉES FIXES?
Informations sur l'expédition Adresse d'expédition et coordonnées de la personne-ressource. Oui
Expédier via La méthode que vous préférez pour l'expédition. Oui
Affiliations de groupes Symboles, noms ou acronymes de vos groupes locaux réciproques. Oui
Notes sur l'emprunt Informations supplémentaires sur la demande si nécessaire. Oui

Facturation

Les bibliothèques emprunteuses peuvent configurer des informations sur la facturation. Ces informations peuvent également être configurées dans les données fixes.

CHAMP DESCRIPTION INFOS CONFIGURABLES DANS LES DONNÉES FIXES?
Informations sur la facturation Inscrivez l'adresse pour la facturation et les coordonnées de la personne-ressource. Cliquez sur Mêmes infos que l'expédition pour utiliser les informations déjà inscrites dans les champs de la section Expédition. Sinon, inscrivez d'autres informations. Oui
Notes sur la facturation Informations supplémentaires sur la facturation si nécessaire. Oui
Utiliser IFM (ILL Fee Management) pour paiement Cochez la case Gestion des frais IFM pour activer cette fonctionnalité. Pour plus de détails, voir Gestion des frais IFM. Oui
Coût maximum

Montant maximal que vous acceptez de payer pour le document. Inscrivez le montant que vous pouvez payer et cochez la case Gestion des frais IFM pour activer la fonctionnalité.

Note. - Ce montant est le coût total et non le coût par page.

Si vous n'acceptez pas de payer des frais, laissez la case décochée et inscrivez =0.00 dans le champ Coût maximum.

Note. - Si vous n'inscrivez rien dans ce champ, vous serez responsable des frais facturés par le prêteur, peu importe le montant. Si la case Gestion des frais IFM n'est pas cochée et que le champ Coût maximum est vide, le prêteur pourra inscrire un montant dans le champ Coût maximum lorsqu'il vous retournera la demande. Vous accepterez automatiquement de payer le montant indiqué par le prêteur lorsque vous mettrez à jour cette demande.

Oui

Usager

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CHAMP DESCRIPTION
Nom

Le nom de l'usager.

  • Pour de meilleurs résultats, utilisez le format : nom, prénom, second prénom ou initiale.
  • Si nécessaire, ajoutez des détails pour différencier des usagers portant un nom semblable.
  • N'inscrivez pas de numéro d'identification de l'usager dans ce champ. Utilisez plutôt le champ ID de l'usager.

Exemples :

  • Dansereau, Paul Émile
  • Chartrand, Robert, Faculté Sciences
ID Numéro utilisé pour l'identification de l'usager.
État État de l'usager (au sein de la bibliothèque, de l'université, de l'entreprise, etc.) sélectionné dans une liste d'états personnalisés.

...

Département Département (ou faculté) associé à l'usager. Pour plus d'informations sur l'ajout de départements, voir 11. Valeurs des champs. Utilisez les noms de département de façon uniforme.
Informations sur l'usager Adresse de l'usager, numéro de téléphone ou de télécopieur.
Courriel Adresse électronique de l'usager.
Endroit de collecte Endroit de collecte privilégié par l'usager (maximum de 400 succursales).

La boîte de sélection Endroit de collecte permet de sélectionner un emplacement parmi vos emplacements configurés dans le WorldCat Registry, ou d'inscrire du texte (par exemple, Envoyer à l'adresse de l'usager).  

 Notes.

  • Lorsqu'une valeur du WorldCat Registry est sélectionnée, l'ID du WorldCat Registry est enregistrée dans la demande. Seule le nom de l'emplacement est affiché dans l'interface utilisateur.
    • Le nom de l'emplacement apparaît sous forme de valeur lorsque l'Endroit de collecte apparaît dans le système (par exemple, les bordereaux d'impression, les données insérées dans les avis, l'exportation, etc.).
    • Si vous passez d'un emplacement du WorldCat Registry à un emplacement indiqué textuellement, ID du WorldCat Registry sera supprimé de la demande.
  • Lorsqu'un emplacement indiqué textuellement est ajouté à une demande, la nouvelle valeur apparaîtra dans la liste déroulante lors de l'affichage de cette demande. Si vous ouvrez une demande différente, vous ne verrez que les valeurs du WorldCat Registry dans la liste déroulante. Pour supprimer l'emplacement indiqué textuellement, cliquez sur le x à côté de la valeur dans la zone.
Notes

Informations supplémentaires sur l'usager s'il y a lieu. Ce champ ne peut pas être réutilisé.

Des informations sur l'usager peuvent également être ajoutées dans les données fixes ou modifiées directement dans le bordereau.

Historique de la demande

La section Historique de la demande fournie des détails sur les actions et translations liées à la demande d'emprunt.

CHAMP DESCRIPTION
Copiée de Si la demande a été créée à partir d'une autre demande, un lien à l'ID de la demande originale est affiché.
Historique de Demande directe Contient des informations sur l'activité de Demande directe, la validation de l'usager et la gestion des droits d'auteur.
Historique du prêteur Contient le symbole OCLC de chaque bibliothèque prêteuse qui a agit en lien avec la demande, dont la réponse et la date de la réponse.
Historique IFM (ILL Fee Management) Contient toutes les activités liées à la gestion des frais IFM, et indique si la gestion des frais IFM a été utilisée pour la demande.
Historique des avis Consignation de tous les courriels et textos envoyés en rapport avec la demande.
Historique de circulation

Pour les bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare et ont activé l'Intégration de Circulation. Cette section indique si un document temporaire a été créé, fourni le code-barres et d'autres détails sur la demande.

Pour plus de détails sur l’intégration du service Circulation, voir Intégration de Circulation WorldShare.

Achat

Utilisez l’onglet Achat pour réviser les prix et voir les liens vers des sites de fournisseurs comme Amazon et Get It Now (si vous êtes abonné au service).

Champs Description
Sommaire de la demande Détails bibliographiques sur le document demandé, dont les champs Titre/Périodique, Auteur, Éditeur, ISBN et ISSN, et la date Requis avant.
Infos sur l'usager Informations sommaires sur l'usager qui a fait la demande, dont les champs, Nom, ID, État, Département, Adresse et Notes.
Options d’achat Liens vers les sites Web des fournisseurs et prix du document.

Notes du personnel

L'onglet Notes du personnel vous permet de conserver des notes qui peuvent être consultées et cherchées uniquement par le personnel de votre bibliothèque. Des notes du personnel peuvent être ajoutées dans les demandes actives et fermées. Le nombre sur l'onglet indique combien de notes il y a pour la demande.

Ajouter ou modifier une note destinée au personnel

Tous les membres du personnel peuvent ajouter, modifier et supprimer des notes. Tous les membres du personnel peuvent modifier des notes existantes. Le nom de l'auteur de la note initiale est affiché dans la colonne de gauche, et le nom du dernier utilisateur qui a modifié la note est affiché sous le nom de l'auteur de la note initiale.

 Note. - Seuls les employés ayant le rôle WorldShare ILL Admin peuvent voir le nom de l'auteur d'une note du personnel.Les employés ayant le rôle WorldShare ILL User verront la date et l'heure de la création ou modification de la note, et le nom de la bibliothèque.  

La dernière note ajoutée apparaîtra dans le haut de la liste sous l'onglet Notes du personnel. Les notes modifiées seront listées selon le moment de la mise à jour.

Ajouter une note du personnel

 Note. - Jusqu'à 500 notes par demande sont permises.

  1. Dans la demande, cliquez sur Note sous Actions (haut de l'écran, à droite).
  2. Ajoutez le texte de votre note dans la boîte Ajouter une note du personnel.
    • Limite de 500 caractères par note.
  3. Cliquez sur Ajouter .
    • Pour effacer le texte ajouté dans la boîte Ajouter une note du personnel, cliquez sur Annuler.

Supprimer une note du personnel

  1. Dans la demande, cliquez sur l'onglet Notes du personnel.
  2. Cliquez sur le bouton à droite de la note du personnel que vous voulez modifier.
  3. Sélectionnez Modifier.
  4. Faites les modifications nécessaires dans la boîte de texte.

  5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications apportées.

Un message indique que la note a été mise à jour.

Supprimer une note du personnel

 Mise en garde - Les notes supprimées ne peuvent pas être récupérées.

  1. Dans la demande, cliquez sur l'onglet Notes du personnel.
  2. Cliquez sur le bouton à droite de la note du personnel que vous voulez supprimer.
  3. Sélectionnez Supprimer.
  4. Un message vous demande de confirmer la suppression de la note.
  5. Cliquez sur Supprimer.

Un message indique que la note a été supprimée.