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Assistance OCLC

Gestion automatisée des demandes

Utilisez cet écran pour configurer les automatisations dans Gestion automatisée des demandes pour les chaînes de travail de PEB.

Dans le cadre du Traitement intelligent, utilisez l'écran Gestion automatisée des demandes pour configurer les chaînes de PEB automatisées. Les automatisations sont formées de critères de correspondance que vous définissez, et des actions que le système effectue pour les demandes correspondantes.

Pour accéder à cet écran, connectez-vous à Configuration des services OCLC puis, dans le menu de navigation de gauche PEB WorldShare, cliquez sur Gestion automatisée des demandes.

L'écran Gestion automatisées des demandes est divisé en deux onglets :

  1. Emprunts (défaut)
  2. Prêt

Les automatisations sont une combinaison des éléments suivants :

  • Correspondances - Ce à quoi devrait ressembler la demande.
  • Actions - Ce que le système doit faire avec la demande.
  • Exceptions (emprunts uniquement) - Lorsque vous ne voulez pas que ces actions soient effectuées.
  • Priorité - Si une demande correspond à plusieurs automatisations, quelle série d'actions doit être exécutée.

 Note. - Les profils de Demande directe précédemment configurés apparaîtront dans l'écran Gestion automatisée des demandes en tant qu'automatisations.

Paramètre de persistance et Gestion automatisée des demandes

Nous recommandons aux bibliothèques de ne pas utiliser la persistance des données fixes et de désactiver le Paramètre de persistance dans Configuration des services OCLC > PEB WorldShare > Options du prêt entre bibliothèques.  Au lieu, vous pouvez gérer l’application de données fixes (emprunts et prêts) via les automatisations. 

Pour les demandes d’emprunt :

  • Lorsque le Paramètre de persistance est Oui dans Configuration des services OCLC > PEB WorldShare > Options du Prêt entre bibliothèques, le bordereau de données fixes DEFAULT a priorité sur l'application d'autres données fixes, incluant celles pouvant être appliquées via l'automatisation. Si vous utilisez des automatisations pour appliquer des données fixes aux demandes d'emprunts, désactivez le Paramètre de persistance. Voir Options du Prêt entre bibliothèques.

Pour les demandes de prêt :

  • La persistance des données fixes sera bloquée pour les demandes de prêt lorsqu'une automatisation a effectué une action pour appliquer un bordereau de données fixes.
  • Lorsque le Paramètre de persistance est Oui dans Configuration des services OCLC > PEB WorldShare > Options du Prêt entre bibliothèques, et qu'une automatisation a effectué une action pour appliquer un bordereau de données fixes à une demande :
    • La persistance sera désactivée pour cette demande de prêt.
    • Une message de mise en garde au texte orange apparaîtra dans le haut de l’écran rappelant à l'utilisateur que la persistance des données fixes est activée, mais qu'une automatisation a déjà effectué cette action, et suggérant de désactiver la persistence des données dans la configuration du service.
  • Lorsque le Paramètre de persistance est Oui dans Configuration des services OCLC > PEB WorldShare > Options du Prêt entre bibliothèques, et qu'une automatisation n'a pas effectué une action pour appliquer un bordereau de données fixes à une demande, la persistence des données fonctionnera comme d'habitude.

Emprunt 

Les automatisation vous permettent de déterminer comment les demandes soumises par les usagers sont traitées. OCLC vous recommande de créer au moins une automatisation d'emprunt pour les prêts et une pour les copies. Informations à considérer lors de la configuration d'automatisations :

  • Les automatisations sont appliquées en fonction du paramètre Priorité de l'automatisation. Une demande initiée par l'usager est comparée à toutes les automatisations. Parmi toutes les automatisations qui correspondent à la demande, l'automatisation avec la priorité la plus élevée (le chiffre le plus bas) sera appliquée à la demande.
    • Chaque automatisation doit avoir une valeur numérique unique pour le paramètre Priorité.
    • Attribuez la priorité la plus élevée (chiffre le plus bas) à vos automatisations les plus précises.
  • Chaque automatisation doit avoir au moins une Correspondance, une Action ou une Exception (pas une de chaque).  
    • Si vous ne sélectionnez aucun critère de correspondance, votre automatisation sera appliquée à toutes les demandes.  
    • Si vous sélectionnez des correspondances, mais pas d'actions ou exceptions, toutes les demandes qui correspondent à cette automatisation seront acheminées aux demandes à réviser.  

Actions standards pour les emprunts

Dans le haut de l'écran, sous Nouvelle demande d'emprunt, figure une liste des actions standard que le système effectue automatiquement pour les nouvelles demandes d'emprunt. Les quatre actions dans la gauche de l'écran seront affichées pour toutes les bibliothèques :

  • Notice bibliographique correspondante
    • Les demandes qui ne correspondent pas à une notice WorldCat ne seront pas automatisées et apparaîtront dans la file de demandes à réviser.
  • Vérification des fonds dans WorldCat
  • Vérification des fonds dans la base de connaissances
  • Vérification des fonds du Groupe personnalisé

Des actions supplémentaires sont disponibles dans Tipasa :

Configurer les automatisations principales pour les emprunts

Pour ajouter une automatisation :

  1. Sélectionnez l'onglet Emprunts.
  2. Cliquez sur + Ajouter nouvelle.
  3. Inscrivez un Nom et attribuez une Priorité.  Pour plus de détails, voir Champs des automatisations principales pour les emprunts.
  4. Sélectionnez un critère de correspondance dans la liste déroulante Correspondances. Pour plus de détails, voir Critères de correspondance des automatisations pour les emprunts.  
    • Si vous ne sélectionnez aucun critère de correspondance, votre automatisation sera appliquée à toutes les demandes.  
    • Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une correspondance pour ajouter un critère de correspondance supplémentaire.
  5. Sélectionnez les actions souhaitées dans la liste déroulante Actions. Pour plus de détails, voir Actions automatisées pour les emprunts.
    • Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une action pour ajouter une action supplémentaire.
  6. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une exception pour sélectionner une exception.  Pour plus de détails, voir Exceptions automatisées pour les emprunts.
    • Si une exception est présente pour une automatisation établie, seule l'exception sera appliquée et les autres actions sélectionnées ne seront pas effectuées.  
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier une automatisation :

  1. Dans la liste des automatisations principales, cliquez sur le bouton Modifier associé à l'automatisation.
  2. Modifiez les informations pertinentes. Utilisez le bouton Removebutton.png (moins) pour supprimer des correspondances, des actions et des exceptions.
  3. Click Save.

Pour supprimer une automatisation :

  1. Dans la liste des automatisations principales, cliquez sur le bouton Supprimer associé à l'automatisation.
  2. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer.

Champs des automatisations principales pour les emprunts

Champ Description
Nom*

Le nom de l'automatisation (20 caractères maximum, sans caractères spéciaux) qui indique clairement le groupe de demandes auxquelles s'applique cette automatisation. Le nom doit être unique.

Note. - Les noms ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, TEST est pareil à test.

 
EARTICLTEST
MAXCOPY

 Note. - Si vous aviez inclus une description dans vos profils de demande directe précédemment configurés, la description apparaîtra sous forme de texte en lecture seule dans l'automatisation.

Priorité*

Indiquez une priorité numérique pour chaque automatisation. 

  • Lorsqu'une demande initiée par un usager est générée, elle est comparée à toutes les automatisations configurées.  Lorsque la demande correspond à plusieurs automatisations, l'automatisation avec la priorité la plus élevée (le chiffre le plus bas) est appliquée à la demande.  
    • Chaque automatisation doit avoir une valeur numérique unique pour le paramètre Priorité.  

Critères de correspondance des automatisations pour les emprunts

Configurer des critères de correspondance en fonction des détails de la demande.

Champ Description
Âge du matériel

Pour les prêts :


Critères utilisés pour restreindre l'emprunt de documents qui sont très nouveaux ou très vieux.
Note.- Le chiffre que vous inscrivez dans le champ Âge du matériel doit être inférieur à celui inscrit dans le champ Mais pas plus vieux que.

Pour les copies : 

Inscrivez un nombre entier de 0 à 1000 représentant l'âge du matériel en année. 

Formats
  • Le ou les formats bibliographiques qui doivent être indiqués dans la demande pour que la demande corresponde à l'automatisation.
  • Sélectionnez un format dans la liste affichée. 
Langues La ou les langues qui doivent être indiquées dans la demande pour que la demande corresponde à l'automatisation.
Requis au plus tôt
  • Champs utilisés pour indiquer, s'il y a lieu, l'intervalle durant lequel l'usager doit recevoir le matériel.
  • Dans une demande de prêt, la date à laquelle l'usager veut le document est indiquée dans le champ Requis avant. Par exemple, si 4 est inscrit dans le champ Requis avant, l'usager doit recevoir le matériel à l'intérieur des quatre jours suivant la création de la demande. Pour correspondre à l'automatisation, la valeur pour le champ Requis avant dans la demande doit être comprise dans l'intervalle que vous avez indiqué dans l'automatisation pour les champs Requis au plus tôt et Pas plus tard que.
  • Par exemple, si la valeur dans l'automatisation pour Requis au plus tôt est 4 et la valeur pour Pas plus tard que est 7, une demande dont la valeur dans le champ Requis avant est 5 correspondra à l'automatisation. Toutefois si l'usager a indiqué 3 dans le champ Requis avant de la demande, cette demande ne correspondra pas à l'automatisation.
  • Inscrivez un nombre entier de 0 à 1000. 
Départements de l'usager
  • Département ou départements de l'usager, s'il y a lieu, pour lesquels l'automatisation s'applique. Maximum de 65 caractères alphanumériques.
  • Les départements d'usager ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, SCIENHUM est pareil à scienhum. Toutefois, l'orthographe est important. Ainsi, ScienHum n’est pas pareil à SCHU.
  • Si l'automatisation s’applique à plus d’un département, inscrivez chaque département séparé par une virgule.

  
ScienHum
Chimie
Biologie

Note de l'usager

Indique si l'usager a inscrit une note dans la demande. Correspondance :

  • Cocher « N'importe lequel des mots » pour récupérer les demandes qui contiennent n'importe quel des mots inscrits dans la note de l'usager. 
  • Inscrivez les mots-clés ou expressions dans la boîte de texte pour récupérer les demandes dont la note de l'usager contient ces mots-clés ou expressions. 
    • Lorsque plusieurs termes sont inscrits, ils sont combinés avec l'opérateur booléen OU.  
États de l'usager
  • État ou états d'usager, s'il y a lieu, pour lesquels l'automatisation s'applique. Maximum de 65 caractères alphanumériques.
  • Les états d'usager ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, PROFest pareil à prof. Toutefois, l'orthographe est important. Ainsi, Prof n’est pas pareil à Professeur.
  • Si l'automatisation s’applique à plus d’un états, inscrivez chaque état séparé par une virgule.

  
Étudiant
Diplômé
Professeur

L'usager paiera un maximum de
  • Le montant maximal (en dollars US) que l'usager paiera pour le matériel demandé.
  • Si la correspondance se fait sur la base du coût maximal de l'usager, envisagez de rendre le champ obligatoire dans les formulaires de demande, car les valeurs nulles ne correspondront jamais à une automatisation répondant à ce critère.
  • Pour qu'une demande corresponde à une automatisation, le montant indiqué dans la demande doit être égal ou supérieur au montant indiqué dans l'automatisation. Par exemple, si 7 (7,00 $) est indiqué dans la demande, et que 5 (5,00 $) est indiqué dans l'automatisation, la demande correspond à l'automatisation, c'est-à-dire qu'un usager qui accepte de payer un maximum de 7,00 $ acceptera de payer 5,00 $. Par contre, si l'automatisation indique 10, la demande ne correspond pas à l'automatisation parce que l'usager qui accepte de payer un maximum de 7,00 $ n'acceptera pas de payer 10,00 $.
  • Inscrivez un nombre. N'inscrivez par le symbole de dollar ($). Une valeur de 0 signifie que l'usager n'accepte pas de payer de frais pour le matériel demandé. 

 
6
6.00
6.10

Sources de la demande
  • Indique la source d'une demande est pertinente pour l'automatisation et, si oui, le nom des sources.
  • Si vous voulez que l'automatisation s'applique à des sources précises, inscrivez jusqu'à six sources dans les boîtes à cet effet. Le nom des sources peut contenir jusqu'à huit caractères alphanumériques. Les valeurs doivent être valides dans vos demandes de PEB. Le nom des sources peut contenir jusqu'à huit caractères alphanumériques. Les valeurs doivent être valides dans vos demandes de PEB.
  • Les noms de sources ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, FSILLest pareil à fsill. Toutefois, l'orthographe est important. Ainsi, FSlink n’est pas acceptable comme valeur valide pour FSILL.
  • Voir Sources de PEB pour plus d'informations.

 
FSILL
FSlink

Type de demande
  • Prêt - Seules les demandes de prêt seront admissibles pour cette automatisation. 
  • Copie - Seules les demandes de copie non retournables seront admissibles pour cette automatisation.

Actions automatisées pour les emprunts

Après avoir déterminé quelles demandes doivent être automatisées, des actions peuvent être configurées pour les automatisations.

 Note. - Certaines actions s'excluent mutuellement.  Les actions non disponibles sont automatiquement supprimées lors de la création de l'automatisation. 

Champ Description
Ajouter mots-clés à la demande

Sélectionnez le ou les mots-clés qui doivent automatiquement être appliqués aux demandes correspondant à cette automatisation. Appuyez sur la touche Entrée après avoir sélectionné un mot-clé et assurez-vous que le mot-clé devienne bleu avant d'enregistrer ce mot-clé. Pour plus d'informations sur les mots-clés de demandes, voir Mots-clés.

Actions supplémentaires disponibles
  • Appliquer données fixes
  • Créer chaîne de prêteurs
  • Acheminer demande à Révision
  • Acheminer demande à Révision pour achat
  • Acheminer demande à Acquisitions WorldShare
  • Envoyer demande aux prêteurs
Appliquer données fixes

Sélectionnez le bordereau de données fixes que vous voulez appliquer aux demandes qui correspondent à cette automatisation. Lorsque vous sélectionnez cette action, une liste déroulante contenant tous les bordereaux de données fixes actifs de votre établissement est présentée.  

  • Le bordereau de données fixes, s'il y a lieu, qui s'applique au groupe de demandes que vous automatisez. La liste contient tous les bordereaux de données fixes actifs de votre établissement.
  • Sélectionnez un bordereau de données fixes dans la liste. Laissez cette boîte vide si aucun bordereau de données fixes ne s'applique au groupe de demandes que vous automatisez.
    Note. - Si vous voulez appliquer un bordereau de données fixes pour cette automatisation, vous devez créer le bordereau AVANT de créer l'automatisation.
Actions supplémentaires disponibles
  • Ajouter mots-clés à la demande
  • Créer chaîne de prêteurs
  • Acheminer demande à Révision
  • Envoyer demande aux prêteurs
Créer chaîne de prêteurs

Sélectionnez cette option si vous voulez créer une chaîne de prêteurs pour la demande sans envoyer automatiquement la demande aux prêteurs.Lorsque vous sélectionnez cette action, vous devrez sélectionnez une File de groupes dans la liste déroulante contenant toutes les Files de groupes configurées pour votre établissement. Des chaînes de prêteurs seront appliquées aux demandes correspondantes qui seront transférées dans les demandes à réviser.

Actions supplémentaires disponibles
  • Ajouter mots-clés à la demande
  • Appliquer données fixes
  • Acheminer demande à Révision
  • Redirections - Les bibliothèques qui redirigent (dévient) les demandes pour une raison qui aurait un impact sur votre demande ne sont pas incluses dans la chaîne de prêteurs. Cela inclut le type de service, le format, le coût maximum de l'emprunteur, l'affiliation de groupe, les conditions de licence électronique ou l'âge su matériel. L'historique de l'automatisation montrera les prêteurs qui ont été exclus à cause de la redirection, afin que vous puissiez ajuster la demande lors de la resoumission pour obtenir une réponse plus favorable.
  • Couverture de la base de connaissances OCLC - Les fonds ajoutés sont tirés de la base de connaissances WorldCat et basés sur le fait que le prêteur détient l'année ou le volume demandé.
  • Conditions de la licence électronique - Les fonds ajoutés sont tirés de la base de connaissances WorldCat et basés sur le fait que le prêteur possède une licence qui autorise le PEB.
  • Publications en série imprimées
    • Les prêteurs seront ajoutés à la chaîne des prêteurs si :
      • Ils détiennent l'année ou le volume demandé selon les informations contenues dans les champs 853 et 863 de la Notice de fonds locale (NFL).
      • Ils ont des NFL pour le titre, mais le système ne peut pas déterminer si les fonds correspondent au document demandé.
      • Do not have a title-level deflection in the 008 field of the LHR indicating they will not lend or copy the item.
    • Les prêteurs sont ensuite triés par délai de traitement.
  • Délai de traitement
    • Les prêteurs sont triés par délai de traitement dans chaque Groupe personnalisé d'une File de groupes. Les préférences de l'utilisateur pour l'ordre de la chaîne de prêteurs sont conservées. L'ordre des délais de traitement est déterminé par les calculs ci-dessous afin de créer la meilleure chaîne de prêteurs pour chaque demande sans surcharger les prêteurs qui ont un délai de traitement qui est rapide :   
      • Le système calcule un délai de traitement moyen quotidien pour les prêteurs en fonction des données statistiques de la dernière année. Ce délai de traitement moyen est recalculé quotidiennement.
      • L'ampleur de la file d'attente active de chaque bibliothèque ou le nombre de demandes de prêt en attente sont pris en compte lors de l'attribution des demandes. L'ampleur de la file est calculée toutes les heures.
    • Le délai de traitement est calculé à partir du moment où une demande est assignée à un prêteur jusqu'au moment où le document est disponible pour l'emprunteur.
      • Pour les prêts - Le délai entre l'assignation au prêteur et la réception par l'emprunteur.
      • Pour les copies - Le délai entre l'assignation au prêteur et l'expédition du document par le prêteur.
Acheminer demande à Révision

L'automatisation déplacera les demandes correspondantes dans votre liste de demandes à réviser. Si vous ne sélectionnez pas une action qui achemine une demande ailleurs (vers les prêteurs, les demandes d'achat ou la livraison de documents), cette action s'appliquera par défaut.

Actions supplémentaires disponibles
  • Ajouter mots-clés à la demande
  • Appliquer données fixes
  • Créer chaîne de prêteurs
Acheminer demande à Révision pour achat

Les demandes seront envoyées à votre file Demandes d'achat > Demandes d'achat à réviser.

Actions supplémentaires disponibles
  • Ajouter mots-clés à la demande
Acheminer demande à Acquisitions WorldShare

Bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare uniquement.  L'automatisation acheminera les demandes correspondantes à Acquisitions WorldShare pour que l'achat des documents demandés soit considéré.

Actions supplémentaires disponibles
  • Ajouter mots-clés à la demande
Envoyer demande aux prêteurs
  • Sélectionnez cette option si vous voulez acheminer automatiquement la demande aux prêteurs.
    • Lorsque vous sélectionnez cette action, vous devrez sélectionnez une File de groupes dans la liste déroulante contenant toutes les Files de groupes configurées pour votre établissement. Les demandes correspondantes seront acheminées aux prêteurs de la File de groupes sélectionnée qui possèdent le document demandé.  
    • Vous devrez également sélectionner le nombre minimum de prêteurs dans votre File de groupes sélectionnée qui détiennent le document demandé.  Vous pouvez sélectionner une valeur de 1 à 5.  
      • Ce n'est pas le nombre total de bibliothèques qui possèdent des localisations WorldCat pour le document demandé. Il s'agit du nombre minimum de prêteurs de votre File de groupes désignée qui doivent détenir le document avant que la demande ne soit envoyée automatiquement à ces prêteurs.
    •  Note. - Un usager approuvé doit être associé à la demande pour que l'automatisation envoie la demande aux prêteurs. Si aucun usager n’a été associé à la demande, ou si l'usager associé n’est pas approuvé ou est bloqué, la chaîne de prêteurs sera toujours créée et des données constantes appliquées, mais la demande sera envoyée à la file Nouvelles demandes à réviser.

  • Si cela s'applique à une demande de prêt, vous devriez également indiquer une action pour Appliquer les données fixes, puis sélectionner le bordereau de données fixes de votre choix. Le bordereau de données fixes sélectionné devraient inclure une adresse d'expédition et une adresse de facturation. Si vous n'indiquez pas un bordereau de données fixes avec cette action, votre demande sera transférée à la révision avec un message dans l'Historique d'automatisation indiquant que l'adresse d'expédition et/ou de facturation (shipToAddress1 et/ou billToAddress1) manquent.
  • Publications en série imprimées
    • Les prêteurs seront exclus de la chaîne des prêteurs si :
      • Ils ne détiennent pas l'année ou le volume demandé selon les informations contenues dans les champs 853 et 863 de la Notice de fonds locale (NFL).
      • Ils ont une redirection pour les demandes au niveau du titre dans la zone 008 de la NFL qui indique qu'ils ne prêteront pas ou ne feront pas de copie du document.
    • Une fois que ces prêteurs ont été exclus, les prêteurs restants sont triés par délai de traitement.
  • Délai de traitement
    • Le délai de traitement est calculé à partir du moment où une demande est assignée à un prêteur jusqu'au moment où le document est disponible pour l'emprunteur.
      • Pour les prêts - Le délai entre l'assignation au prêteur et la réception par l'emprunteur.
      • Pour les copies - Le délai entre l'assignation au prêteur et l'expédition du document par le prêteur.
    • Lenders are sorted by turnaround time within each Custom Holdings Group in a Custom Holdings Path. User's preferences for ordering the lender string are retained. Turnaround time order is determined by the below calculations to create the best lender string for each request without overwhelming lenders who have a quick turnaround time:   
      • Le système calcule un délai de traitement moyen quotidien pour les prêteurs en fonction des données statistiques de la dernière année. Ce délai de traitement moyen est recalculé quotidiennement.
      • L'ampleur de la file d'attente active de chaque bibliothèque ou le nombre de demandes de prêt en attente sont pris en compte lors de l'attribution des demandes. L'ampleur de la file est calculée toutes les heures.
Actions supplémentaires disponibles
  • Ajouter mots-clés à la demande
  • Appliquer données fixes

Exceptions automatisées pour les emprunts

Configurez des exceptions qui s'appliquent au lieu des actions définies, le cas échéant.

Champ Description
Si demande en double, Acheminer à Révision

Les demandes possiblement en double seront acheminées à votre liste de demandes à réviser.

Si détenu par Groupe personnalisé, Acheminer à Révision
  • Si vous voulez que les demandes correspondant à cette automatisation soient acheminées à votre file Nouvelles demandes à réviser lorsqu'un ou plusieurs membres de l'un de vos groupes personnalisés possèdent le document, sélectionnez le Groupe personnalisé dans la liste.
  • Cette liste contient le nom de tous vos Groupes personnalisés. Si les fonds de groupe ne sont pas pertinents pour les demandes que vous automatisez, ne sélectionnez pas de Groupe personnalisé.

 

  • Le nom du groupe qui représente toutes les succursales de votre bibliothèque.
  • Le nom du groupe qui représente le consortium avec lequel vous avez des ententes particulières pour les PEB.
Si détenu par mon établissement, Acheminer à Livraison de documents

Lorsque cette option est sélectionnée, toutes les demandes de vos usagers pour les documents détenus par votre établissement seront déplacées dans votre file Livraison de documents pour traitement distinct.

Note: Document Delivery must first be turned on in order for you to select this option. See Set up Document Delivery for more information.

Si détenu par mon établissement, Acheminer à Révision Les demandes seront acheminées à votre liste Nouvelles demandes à réviser si votre établissement possède le document demandé.

Utiliser les automatisations pour les emprunts avec Tipasa

Les automatisation vous permettent de déterminer comment les demandes soumises par les usagers sont traitées. Lorsqu'une demande est soumise par un usager et correspond à une automatisation, vous pouvez déterminer si la demande doit être envoyée aux prêteurs ou acheminée à votre liste Nouvelles demandes à réviser.

Avec Tipasa, vous pouvez configurer vos automatisations pour qu'elles fonctionnent avec les fonctionnalités suivantes : Droit d'auteur, Livraison de documents et Expéditeurs reconnus. Vous pouvez configurer plusieurs automatisations pour qu'elles correspondent aux fonctionnalités de Tipasa, mais gardez à l'esprit les points suivants lorsque vous créez vos automatisations :

  • Automations are applied based on the Priority setting.  A patron-generated request is compared against all automations.  Of all the automations that match the request, the automation with the highest priority, or lowest assigned Priority number, will be applied to the request.  
    • Chaque automatisation doit avoir une valeur numérique unique pour le paramètre Priorité.  
  • OCLC vous recommande de créer une automatisation pour les prêts et une automatisation pour les copies.

Automatisations de base pour les emprunts

Un ensemble d'automatisations recommandé serait Acheminer demande à Révision si la demande est en double ou Acheminer demande à Révision ou Acheminer à Livraison de documents si le document est détenu. Si cette automatisation n'est pas configurée, le système applique des données fixes et transfère la demande dans la liste de demandes à réviser.  

Exemples

Tipasa_Basic_Automations.png

  1. Prêts

    Si la demande n'est pas en double et que le document n'est pas détenu par votre établissement, le système appliquera le bordereau de données fixes et créera une chaîne de prêteurs basée sur les bibliothèques de la File de groupes qui possèdent le document demandé, et acheminera la demande à la liste de demandes à réviser .
     
    1. Sous Correspondances, sélectionnez Type de demande > Prêt .   
    2. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une exception et sélectionnez Si demande en double, Acheminer à Révision.   
    3. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une exception et sélectionnez Si détenu par mon établissement, Acheminer à Livraison de documents.
    4. Sous Actions, sélectionnez Envoyer demande aux prêteurs, puis sélectionnez la File de groupes qui doit être utilisée. 
      • Un usager approuvé doit être associé à la demande pour que l'automatisation envoie la demande aux prêteurs. Si aucun usager n’a été associé à la demande, ou si l'usager associé n’est pas approuvé ou est bloqué, la demande sera envoyée à la file Nouvelles demandes à réviser.
    5. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une action et sélectionnez Appliquer données fixes, puis sélectionnez le bordereau de données fixes qui doit être utilisé.  
  2. Copies

    Si la demande n'est pas en double et que le document n'est pas détenu par votre établissement, le système appliquera le bordereau de données fixes et créera une chaîne de prêteurs basée sur les bibliothèques de la File de groupes qui possèdent le document demandé, et acheminera la demande à la liste de demandes à réviser .
     
    1. Sous Correspondances, sélectionnez Type de demande > Copie.   
    2. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une exception et sélectionnez Si demande en double, Acheminer à Révision.   
    3. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une exception et sélectionnez Si détenu par mon établissement, Acheminer à Livraison de documents.
    4. Sous Actions, sélectionnez Envoyer demande aux prêteurs, puis sélectionnez la File de groupes qui doit être utilisée. 
      • Un usager approuvé doit être associé à la demande pour que l'automatisation envoie la demande aux prêteurs. Si aucun usager n’a été associé à la demande, ou si l'usager associé n’est pas approuvé ou est bloqué, la demande sera envoyée à la file Nouvelles demandes à réviser.
    5. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une action et sélectionnez Appliquer données fixes, puis sélectionnez le bordereau de données fixes qui doit être utilisé.

Automatisations avancées pour les emprunts

Exemples d'automatisations avancées  

Exemples

Tipasa_Advanced_Automation.png

  1. Note de l'usager

    Les demandes qui contiennent une note de l'usager ne seront pas envoyées aux prêteurs : le personnel pourra lire la note de l'usager et remplir la demande en conséquence.  
     
    1. Sous Correspondance, sélectionnez Note de l'usager.  Cocher N'importe lequel des mots pour récupérer les demandes qui contiennent n'importe quel des mots inscrits dans la note de l'usager.
    2. Sous Actions, sélectionnez Acheminer demande à Révision.
       
  2. ACHAT

    Les demandes de livres et de livres numériques des professeurs seront acheminées à la liste Demandes d'achat à réviser. 
     
    1. Sous Correspondances, sélectionnez Statut de l'usager > Professeur/Faculté.
    2. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une correspondance et sélectionnez Formats .  Sélectionnez Livre et Texte électronique dans la liste des formats disponibles.
    3. Sous Actions, sélectionnez Acheminer demande à Révision pour achat.
       
  3. AUDIOVISUEL

    Toute demande correspondant aux formats spécifiques sera envoyée à un ensemble précis de prêteurs configurés comme un Groupe personnalisé de prêteurs reconnus pour remplir des demandes de documents audiovisuels pour un coût et une période de prêt raisonnables.  
     
    1. Under Matches, select Formats and choose Sound Recording LP, Visual Material DVD, Sound Recording Cassette, Sound Recording, Visual Material VHS, Sound Recording CD, and Visual Material.  You can select multiple formats from the available list.  
    2. Sous Actions , sélectionnez Créer chaîne de prêteurs puis sélectionnez la File de groupes contenant des prêteurs reconnus pour remplir ces types de demandes. 
    3. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une action et sélectionnez Appliquer données fixes, puis sélectionnez le bordereau de données fixes qui doit être utilisé.

Prêt

Avec la Gestion automatisée des demandes, les prêteurs peuvent appliquer des bordereaux de données fixes désignés aux demandes de prêt en fonction de l'identité de la bibliothèque emprunteuse, du type de demande ou du format de document demandé. Ainsi, les frais de prêt, les notes, les politiques et les adresses sont appliqués avec précision aux demandes de prêt, ce qui permet de gagner du temps et de respecter les politiques et préférences locales. De plus, les prêteurs peuvent appliquer automatiquement des mots-clés aux demandes de prêt entrantes.

  • Les automatisations sont appliquées en fonction du paramètre Priorité de l'automatisation. Une demande initiée par l'usager est comparée à toutes les automatisations. Parmi toutes les automatisations qui correspondent à la demande, l'automatisation avec la priorité la plus élevée (le chiffre le plus bas) sera appliquée à la demande.
    • Chaque automatisation doit avoir une valeur numérique unique pour le paramètre Priorité.
    • Attribuez la priorité la plus élevée (chiffre le plus bas) à vos automatisations les plus précises.
  • Si vous ne sélectionnez aucun critère de correspondance, votre automatisation sera appliquée à toutes les demandes.   

Actions standards pour les prêts

Dans le haut de l'écran, sous Nouvelle demande d'emprunt, figure une liste des actions standard que le système effectue automatiquement pour les nouvelles demandes d'emprunt. Toutes les bibliothèques verront les actions dans la gauche de l'écran :

  • Redirections
  • Vérification du statut du prêteur
  • Vérification des fonds dans la base de connaissances
  • Vérification des affiliations de groupes
  • Temps pour répondre
  • Vérification de la disponibilité en temps réel

Des actions supplémentaires sont disponibles dans Tipasa :

  • Vérification des fonds dans le catalogue en ligne
  • Attribution des Priorités de prêt

Configurer les automatisations principales pour les prêts

Pour ajouter une automatisation :

  1. Sélectionnez l'onglet Prêts.
  2. Cliquez sur + Ajouter nouvelle.
  3. La case Activée sera cochée par défaut et l'automatisation prendra effet immédiatement après l'enregistrement. Oui sera affiché dans la colonne Activée de l'automatisation.
  4. Inscrivez un Nom et attribuez une Priorité.  Pour plus de détails, voir Champs des automatisations principales pour les prêts.
  5. Sélectionnez un critère de correspondance dans la liste déroulante Correspondances. Pour plus de détails, voir Critères de correspondance des automatisations pour les prêts.  
    • Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une correspondance pour ajouter un critère de correspondance supplémentaire.
  6. Sélectionnez les actions souhaitées dans la liste déroulante Actions. Pour plus de détails, voir Actions automatisées pour les prêts.
    • Les automatisations pour lesquelles des actions sont définies, mais aucun critère de correspondance ne correspondra à toutes les demandes.
    • Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une action pour ajouter une action supplémentaire. 
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier une automatisation :

  1. Dans la liste des automatisations principales, cliquez sur le bouton Modifier associé à l'automatisation.
  2. Modifiez les informations pertinentes. Utilisez le bouton Removebutton.png (moins) pour supprimer des correspondances, des actions et des exceptions.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une automatisation :

  1. Dans la liste des automatisations principales, cliquez sur le bouton Supprimer associé à l'automatisation.
  2. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer.

Champs des automatisations principales pour les prêts

Champ Description
Activer

Par défaut, lorsqu'une automatisation est créée, la case Activée sera cochée et l'automatisation prendra effet immédiatement après l'enregistrement. Oui sera affiché dans la colonne Activée de l'automatisation.

Le personnel peut modifier les automatisations et décocher la case Activée pour que l'automatisation ne soit plus en vigueur et que Non soit affiché dans la colonne Activée

Nom*

Le nom de l'automatisation (40 caractères maximum) qui indique le groupe de demandes auxquelles s'applique cette automatisation. Le nom doit être unique.

Les noms ne sont pas sensibles à la casse. 

 

Priorité*

Indiquez une priorité numérique pour chaque automatisation. La priorité doit être un entier positif de 9 chiffres ou moins.

  • Lorsque la demande correspond à plusieurs automatisations, l'automatisation avec la priorité la plus élevée (le chiffre le plus bas) est appliquée à la demande.  
    • Chaque automatisation doit avoir une valeur numérique unique pour le paramètre Priorité.  

Critères de correspondance des automatisations pour les prêts

Champ Description
Groupe d'emprunteurs
  • Vous pouvez choisir parmi une combinaison de Groupes personnalisés et de Groupes profilés pour définir des règles.

 

Formats
  • Le ou les formats bibliographiques qui doivent être indiqués dans la demande pour que la demande corresponde à l'automatisation.
  • Sélectionnez un format dans la liste affichée. 
Type de demande

Indiquez s'il s'agit de demandes de prêt ou de copie :

  • Prêt - Seules les demandes de prêt seront admissibles pour cette automatisation. 
  • Copie - Seules les demandes de copie non retournables seront admissibles pour cette automatisation.

Si aucun type de demande n’est sélectionné, l’automatisation s’appliquera aux demandes de copie et de prêt.

Emplacement de la succursale

Identifiez les demandes de prêt pour les documents détenus dans une succursale spécifique de votre système de bibliothèque.

  • Séparez chaque nom de succursale par une virgule. Dans ce cas, le système ne fait pas de distinction entre les lettres majuscules et minuscules.

 Note. - Uniquement disponible pour les utilisateurs de Tipasa dont l'Intégration du catalogue est activée. 

  • Utilisateurs de Tipasa qui utilisent les Services de gestion WorldShare (WorldShare) :
    • Configurez une automatisation en fonction du nom de la succursale retourné lors d'une recherche dans le catalogue. 
      • N’importe quelle partie du nom de la succursale peut être utilisée car le système fera une recherche par mot-clé ou par « mot-clé expression » et ne cherche pas une correspondance de texte complet.  
    • Il est également possible de configurer une automatisation pour un emplacement de succursale en fonction du nom de l’Emplacement sur les rayons, car le système voit le nom complet de la succursale ainsi que l’emplacement sur les rayons dans les champs Emplacement de la succursale et Emplacement sur les rayons.
  • Utilisateurs de Tipasa qui ont configuré l'Intégration du catalogue dans des systèmes non WorldShare :
    • L’emplacement complet du document (Succursale et Emplacement sur les rayons) apparaît dans le même champ.  N’utilisez pas Emplacement sur les rayons comme critère de correspondance, car l’emplacement du document est dans le champ de l'emplacement de la succursale.
Emplacement sur les rayons

Disponible uniquement pour les utilisateurs de Tipasa avec l'Intégration du catalogue activée.

Identifiez les demandes de prêt pour les documents détenus dans emplacement sur les rayons spécifique de votre système de bibliothèque.

  • La mise en correspondance n’est pas sensible à la casse.

 Note. - Uniquement disponible pour les utilisateurs de Tipasa dont l'Intégration du catalogue est activée. 

  • Utilisateurs de Tipasa qui utilisent les Services de gestion WorldShare (WorldShare) :
    • Configurez une automatisation en fonction du nom de l'emplacement sur les rayons retourné par la recherche dans le catalogue. 
      • N’importe quelle partie du nom de l'emplacement sur les rayons peut être utilisée car le système fera une recherche par mot-clé ou par « mot-clé expression » et ne cherche pas une correspondance de texte complet.  
  • Utilisateurs de Tipasa qui ont configuré l'Intégration du catalogue dans des systèmes non WorldShare :
    • N’utilisez pas Emplacement sur les rayons comme critère de correspondance, car l’emplacement du document est dans le champ de l'emplacement de la succursale. Spécifiez un Emplacement sur les rayons en utilisant plutôt le critère de correspondance Emplacement de la succursale.

Actions automatisées pour les prêts

Champ Description
Appliquer données fixes Appliquez un bordereau de données fixes pour prêteur comme action.
Ajouter mots-clés à la demande

Sélectionnez le ou les mots-clés qui doivent automatiquement être appliqués aux demandes correspondant à cette automatisation.  Appuyez sur la touche Entrée après avoir sélectionné un mot-clé et assurez-vous que le mot-clé devienne bleu avant d'enregistrer ce mot-clé. Pour plus d'informations sur les mots-clés de demandes, voir Mots-clés.

Utiliser les automatisations pour les prêts avec Tipasa

Veuillez consulter la rubrique Gestion automatisée des demandes de prêt  pour des cas d'utilisation et des exemples.