GPO - U.S. Government Publishing Office

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Si vous le demandez, OCLC utilisera les informations de votre profil Federal Depository Library Program (FDLP) pour créer et mettre à jour des collections de base de connaissances dans Gestion des collections pour vos titres de publications officielles.

Pour commencer

Si vous avez besoin d'accéder à Gestion des collections (l'onglet Métadonnées dans l'interface WorldShare), suivez les étapes pour Créer un compte pour Gestion des collections. Les instructions vont vous guider pour remplir un formulaire de demande WorldShare Gestion des collections.

Un abonnement au Catalogage et métadonnées OCLC est requis pour la livraison des notices pour les collections listées ci-dessous. Si votre bibliothèque n'a pas d'abonnement au catalogage, consultez les Options pour les bibliothèques qui n'ont pas d'abonnement au catalogage.

Demander le chargement de collections

Vérifier que vos collections n'ont pas été sélectionnées manuellement

Si votre établissement a sélectionné manuellement une collection complète, OCLC n'écrasera pas vos sélections. Nous vous recommandons de vérifier que la collection n'a pas été sélectionnée manuellement avant le chargement initial des localisations par votre fournisseur.

Vérifier que vos collections n'ont pas été sélectionnées manuellement

Avant le chargement initial de vos collections, veuillez effectuer les actions suivantes :

Connectez-vous à l'interface WorldShare en suivant l'URL WorldShare de votre bibliothèque. [Remplacez le 'nomdevotrebibliothèque' par l'identifiant de votre bibliothèque].
Accédez à Métadonnées > Gestion des collections et repérez la boîte de recherche.
Sélectionnez Collection comme Type de données et Toutes les collections comme Étendue. Cliquez sur Chercher.
Lorsque la recherche a abouti à la collection, effectuez l'une des actions suivantes :
- Si la collection est sélectionnée dans son intégralité : vous devez la désélectionner. Notre système ne pourra pas écraser la collection avec les données sur les titres provenant directement de votre fournisseur. Si vous avez des localisations configurées dans WorldCat, la désélection de la collection supprimera ces localisations. Les localisations seront ajoutées une fois la collection chargée par OCLC (si Entretenir les localisations est sélectionné dans les Paramètres de l'établissement).
- Si la collection est partiellement sélectionnée pour représenter un sous-ensemble de titres disponibles dans les collections : le système écrasera vos sélections de titres et les données de vos collections. Si vous voulez préserver les sélections de titres et les données des collections avant qu'elles ne soient écrasées par OCLC, préservez-les avant de faire une demande pour qu'OCLC charge votre collection. Dans votre collection, accédez à Titres > Autres actions. Utilisez l'option de téléchargement des titres dans les fonds locaux et sélectionnez un format pour télécharger un fichier de données sur vos titres.
- Si la collection n'est PAS sélectionnée : allez à la section Demander le chargement automatisé d'une collection.

Note. - Lorsque le flux de localisations aura été configuré, OCLC sélectionnera toutes les collections applicables, conformément aux données reçues du fournisseur.

Contacter l'assistance technique d'OCLC

OCLC utilisera les informations de votre profil Federal Depository Library Program (FDLP) pour mettre à jour les collections de publications officielles spécifiques à votre bibliothèque. Si vous n’êtes pas sûr de connaître votre numéro de dépôt GPO, contactez le personnel d'assistance du Government Publishing Office (GPO) : https://www.gpo.gov/askgpo
Contactez l'assistance technique d'OCLC et indiquez vos références U.S. Government Publishing Office pour activer les flux automatisés de localisations en envoyant la phrase suivante :
```
Please create my library-specific government document collections in Collection Manager:
My WorldCat registry ID is: [numéro]
My GPO depository number is: [numéro]
```

Un mois peut être nécessaire pour que vos collections de publications officielles soient actives et visibles dans l'interface WorldShare.

Vérifier si votre collection a bien été chargée

Noms et ID des collections

La base de connaissances WorldCat globale contient de nombreuses collections. Utilisez les informations de la collection pour chercher les collections pertinentes. Lorsque vous effectuez une recherche dans Gestion des collections, inscrivez un terme signifiant suivi d'un astérisque (*) comme opérateur de troncature. Par exemple : U.S. Government*

Les collections de ce tableau sont disponibles pour le chargement automatique de collection.

Nom des collections	ID des collections	Collections d'acquisitions dictées par les demandes	Fréquence d'envoi de données à OCLC par le fournisseur	Note.-s au sujet de la collection
U.S. Government Documents - électronique	govdocs.govdocse	Non	Mensuelle	Vérifiez que vos collections n'ont pas été sélectionnées manuellement avant de demander le chargement de collections.
U.S. Government Documents - non électronique	govdocs.govdocsp	Non	Mensuelle	Vérifiez que vos collections n'ont pas été sélectionnées manuellement avant de demander le chargement de collections.

OCLC a réparti vos titres en deux collections : les titres électroniques et les titres non électroniques. Cette répartition vous permet d'adapter vos paramètres et personnalisations en fonction du format. Par exemple, vous pouvez choisir d'intégrer les notices MARC de votre collection électronique et celles de la livraison de vos titres non électroniques dans des fichiers distincts. De même, vous pourriez ajouter des notes publiques uniques à afficher dans WorldCat Discovery dans chaque collection.

Mise en garde - Une fois votre collection chargée, n'ajoutez, ne supprimez ni ne mettez à jour aucun des titres de la collection. S'il y a un problème avec les titres sélectionnés ou manquants dans votre collection, veuillez contacter le service d'assistance technique d'OCLC en fournissant des exemples.

Vérifiez l’historique des activités ou cherchez votre collection

Nous vous conseillons de patienter jusqu'à ce que votre collection soit disponible avant de continuer, afin que tous les paramètres soient disponibles dans Gestion des collections.

Le temps requis pour que vos titres soient disponibles dépend du moment de votre demande, de la fréquence à laquelle votre fournisseur envoie des données, du moment auquel OCLC charge les données et de l'emplacement des données de votre établissement dans une file d'attente. La durée de traitement du chargement initial est approximativement comprise entre une semaine et un mois.

Mise en garde - Lorsque vous aurez demandé à ce que vos collections soient sélectionnées automatiquement, n'ajoutez, ne supprimez et ne mettez à jour aucun des titres de la collection. S'il y a un problème avec les titres sélectionnés ou manquants dans votre collection, veuillez contacter l'Assistance OCLC en fournissant des exemples.

Pour voir si votre collection est chargée dans l'interface WorldShare :

Ouvrez une session dans l'interface WorldShare en utilisant l'URL WorldShare de votre bibliothèque (https://nomdevotrebibliothèque.share.worldcat.org/wms [Remplacez le nomdevotrebibliothèque par l'identifiant de votre bibliothèque]).
Accédez à Métadonnées > Gestion des collections. Effectuez l'une des actions suivantes :
- Accédez à Historique des activités et consultez l'historique relatif à votre fournisseur. Voir Historique des activités dans Gestion des collections pour plus de détails.
- Cherchez la collection.

Configurer les paramètres de l'établissement

Connectez-vous à l'interface WorldShare en suivant l'URL WorldShare de votre bibliothèque.
- Remplacez le nomdevotrebibliothèque par l'identifiant de votre bibliothèque : https://IDdebibliothèque.share.worldcat.org/wms
Allez sous Métadonnées > Gestion des collections > Paramètres de l'établissement .
Configurez les paramètres suivants :

Symbole OCLC

Assurez-vous que votre symbole OCLC est sélectionné: Utilisez le paramètre Symbole OCLC pour vérifier que le symbole OCLC de votre établissement est sélectionné. Gestion des collections utilise le symbole affiché à cet emplacement pour gérer les localisations dans WorldCat et pour livrer les notices.

Mandataire et authentification

Entrez les informations du serveur mandataire pour que les usagers à distance soient dirigés vers votre serveur mandataire.

Gestion des collections vous aide à gérer l'accès aux documents par les usagers, en utilisant votre serveur mandataire comme intermédiaire pour les usagers à distance. Gestion des collections ajoute les informations de votre mandataire au début des liens du catalogue. Tant les usagers sur place qu'à distance recevront des liens au mandataire. Consultez la documentation relative à votre serveur mandataire pour savoir comment configurer les paramètres de votre mandataire afin que celui-ci ignore les usagers sur place et ne les oblige pas à s'identifier.

Vous pouvez outrepasser les informations relatives au mandataire pour une seule collection dans les paramètres de collection de la base de connaissances. Consultez la section Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances.

Type de mandataire

Allez sous Paramètres de l'établissement > Mandataire et authentification > Mandataire.
Sélectionnez le mandataire :
- Aucun (valeur par défaut)
- EZproxy
- Mandataire III WAM

URL de base

Si vous utilisez EZproxy :
- Inscrivez votre URL de base. Exemple d'une URL de base EZproxy : http://ezproxy.oclc.org/login?url=
Si vous utilisez III WAM Proxy :
- Inscrivez le Nom de l'hôte. Exemple d'un nom d'hôte du mandataire III WAM : sys.lib.proxy.edu

Mise en garde : N'inscrivez PAS d'espace après l'URL de base.

Nom d’utilisateur et mot de passe

(Facultatif) Saisissez vos identifiants dans les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe. Les données pour le nom d'utilisateur et le mot de passe sont utilisées par OCLC pour le débogage uniquement.

Permettre l'utilisation du mandataire pour les collections en libre accès

Déterminez si vous voulez autoriser l'utilisation d'un mandataire pour les collections en libre accès. Une fois ce paramètre configuré à Oui, il sera possible d'activer les paramètres de mandataire au niveau des collections. Cela permet aux bibliothèques de présenter des contenus en libre accès avec des informations de mandataire dans des collections à accès mixte.

La valeur par défaut est Non.

Note. - Il est possible de mettre à jour les paramètres du mandataire au niveau de la collection avant d'activer cette fonctionnalité. Une fois que le paramètre est changé pour Oui, les paramètres seront reconnus et appliqués. Les paramètres du mandataire seront visibles, mais ne seront pas appliqués si le paramètre est Non. Ceci peut être vérifié dans Formule pour lien du titre.

(Facultatif) Sélectionnez Désactiver temporairement pour WorldCat Discovery et WorldCat.org.

Vous pouvez utiliser ce paramètre pour désactiver temporairement les informations sur le mandataire pour l'affichage des liens dans WorldCat Discovery et WorldCat.org sans qu'il y ait d'impact sur les notices MARC. En cas de problème avec le service de mandataire de la bibliothèque, les usagers de la bibliothèque pourront continuer à accéder aux ressources de la bibliothèque au sein du réseau de la bibliothèque.

Rapports (Rapports sur les localisations WorldCat et/ou Rapports sur les notices)

Activez les rapports par courriel

Si vous activez les rapports sous Paramètres de l'établissement > Rapports, les rapports seront disponibles par courriel peu après la livraison des fichiers de notices et/ou la modification de vos localisations dans WorldCat. Lorsque votre premier rapport sera disponible, vous recevrez un courriel de Usage_Statistics@oclc.org avec pour objet : « Le rapport [nom du rapport] que vous avez demandé pour [AAAAMMJJ] ».

Vous ne recevrez pas de courriel les jours où il n'y a aucune activité. Les rapports sont également disponibles sur le portail Statistiques d’utilisation OCLC. Ils sont identiques aux rapports qui vous sont envoyés par courriel. Voyez comment accéder aux rapports sur le portail Statistiques d'utilisation OCLC.

Pour recevoir des rapports par courriel :

Allez sous Paramètres de l'établissement > Rapports.
Sélectionnez Oui pour recevoir des rapports par courriel.
Saisissez votre code d'autorisation pour le catalogage ou un code d'administrateur. Il s'agit d'un numéro de 9 chiffes commençant par 100. Un seul code d'autorisation est requis par établissement.
Développez la liste et sélectionnez les Types de rapports que vous voulez recevoir.
- Pour obtenir des détails sur le contenu de chaque type de rapport, consultez Comprendre les rapports envoyés par courriel.
Inscrivez la ou les adresses électroniques auxquelles les rapports doivent être envoyés. Si vous inscrivez plus d'une adresse électronique, séparez chaque adresse par un point-virgule (;).
Modifiez les options Format de rapport et Recevoir rapport sous forme de au besoin.
Cliquez sur Enregistrer.

Il est impossible de ne recevoir que certains rapports par courriel. Tous les rapports sélectionnés seront envoyés aux adresses électroniques indiquées.

De nombreuses bibliothèques qui livrent régulièrement des notices sélectionnent le Rapport sur les notices mises à jour. Ce rapport affiche les modifications critiques, telles que les fusions de numéros OCLC, et indique la raison pour laquelle vous avez reçu une notice mise à jour alors que vous n'avez pas activé les mises à jour WorldCat.

Instructions en fonction de vos besoins

Télécharger des notices MARC dans WorldCat

Activer la livraison de notices dans les paramètres

Gestion des collections crée, met à jour et supprime les notices au fur et à mesure qu'elles sont disponibles, en fonction des localisations de votre sélection de catégorie GPO. Pour activer la livraison des notices MARC pour votre établissement :

Aller sous Gestion des collections > Paramètres de l'établissement.
Ouvrez la section Notices MARC. Sélectionnez Oui pour activer les options relatives aux notices.
Configurez les paramètres des différents onglets pour personnaliser vos notices selon vos besoins. Pour obtenir des instructions complètes, consultez la section Configurer les paramètres des notices MARC de l’établissement pour les collections de la base de connaissances.

Activer la livraison de notices dans chaque collection

Cherchez votre collection dans la zone de recherche sous Métadonnées > Gestion des collections.
Cliquez sur le nom d'une collection pour l'ouvrir.
Développez la section Localisations et notices MARC.
Pour Activer la livraison des notices MARC, sélectionnez Utiliser le paramètre d'établissement.
(Facultatif) Envisagez l'utilisation de ces paramètres populaires :

Livrer les notices de cette collection dans un fichier distinct

Vous avez la possibilité de faire livrer votre fichier de notices dans un fichier distinct par d'autres collections.

Après avoir sélectionné Utiliser le paramètre d'établissement pour le paramètre Activer la livraison des notices MARC, cliquez sur l'onglet Livraison de notices.
Dans le paramètre Fichier de livraison, sélectionnez Livrer les notices de cette collection dans un fichier distinct.
Attribuez un nom de fichier. Si vous voulez plusieurs collections dans le même fichier distinct, saisissez le même nom de fichier dans les deux collections. Par exemple, entrez « Gov Docs » comme nom de fichier dans deux collections de Government Documents différentes.

Ne pas inclure les notices déjà contenues dans WorldCat

Vous avez la possibilité de renoncer à recevoir de nouvelles notices pour les titres pour lesquels vous avez déjà activé les localisations dans WorldCat. En d'autres termes, vous pouvez choisir de ne recevoir de nouvelles notices que pour les titres que vous ne détenez pas encore dans WorldCat.

Par défaut, le paramètre « Inclure les nouvelles notices déjà détenues dans WorldCat » de Livraison de notices est sélectionné. Vous devez modifier le paramètre pour renoncer à recevoir de nouvelles notices pour les titres pour lesquels vous avez déjà activé les localisations dans WorldCat.

Après avoir sélectionné Utiliser le paramètre d'établissement pour le paramètre Activer la livraison des notices MARC, cliquez sur l'onglet Livraison de notices.
Dans le paramètre Livraison de notices, sélectionnez Ne pas inclure les notices déjà contenues dans WorldCat.

Télécharger vos notices

Téléchargez vos fichiers de notices dans WorldShare, onglet Métadonnées.

Reportez-vous à la rubrique Télécharger des fichiers de Mes fichiers.

Voir Comprendre les rapports reçus par courriel et Procédure de traitement des notices.

Gérer les localisations dans WorldCat

Gestion des collections vous permet d'entretenir automatiquement vos localisations dans WorldCat au fur et à mesure que des titres sont ajoutés, supprimés ou mis à jour dans vos collections.

Allez sous Paramètres de l'établissement > Localisations WorldCat.
Sélectionnez Ouipour Entretenir les localisations.
Une fois que vous avez activé les localisations WorldCat dans les paramètres de l'établissement, le paramètre au niveau de la collection pour les collections de base de connaissances est activé par défaut.

Utiliser des données de la collection avec d'autres services

Affichez les liens aux textes intégraux, élevez des liens d'un fournisseur précis, et bien plus encore.

Consultez la section Utiliser des données de la collection avec d'autres services.