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Créez une collection de base de connaissances

Cette méthode permet de créer une collection de base de connaissances qui ne se trouve pas dans la base de connaissances globale WorldCat. Servez-vous de ces instructions pour créer une collection électronique qui ne se trouve pas dans la base de connaissances globale ou pour créer une collection de publications imprimées.

À propos de l'ajout de collections de la base de connaissances

Pour voir les collections de la base de connaissances globale, parcourez les collections disponibles dans la base de connaissances WorldCat (en anglais) (mises à jour mensuellement). Vous pouvez aussi lancer une recherche dans Gestion des collections afin d'accéder à toutes les collections disponibles. Sélectionnez Toutes les collections dans la liste déroulante Portée et cliquez sur Chercher.

Quand sélectionner intégralement une collection de la base de connaissances

Sélectionnez intégralement une collection de la base de connaissances si elle est disponible dans la base de connaissances WorldCat globale et que tous les titres de la collection correspondent à votre abonnement.

Quand modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres

Modifiez une collection de la base de connaissances si elle est disponible dans la base de connaissances WorldCat globale et si votre bibliothèque est abonnée à un sous-ensemble de titres de la collection.

Si votre bibliothèque est abonnée à un sous-ensemble des titres d'une collection, vous pouvez modifier la collection. Les options suivantes vous permettent de sélectionner la collection :

  • Sélectionnez les titres individuellement via la liste déroulante Titres de la collection.
  • Modifiez les sélections, la couverture et les autres données de titre en fonction des localisations propres à votre bibliothèque, un titre à la fois, soit dans l'interface, soit de façon groupée dans le tableau au format KBART, puis chargez le fichier modifié.
Dans quels cas créer une collection de la base de connaissances

Si votre bibliothèque a besoin d'une collection qui n'est pas encore représentée dans la base de connaissances WorldCat globale, créez une collection de la base de connaissances dans Gestion des collections en suivant les étapes indiquées sur cette page. Par exemple, si votre bibliothèque possède une collection spéciale ou une collection électronique unique, vous pouvez la créer.

Voici des instructions concernant la création de collections de la base de connaissances pour les périodiques imprimés ou la représentation des bases de données :

Pour certaines collections, OCLC et votre fournisseur peuvent ajouter et mettre à jour automatiquement les données de collection qu sont spécifiques à votre bibliothèque. Voir Fournisseurs et contacts pour le chargement automatique de collection pour plus d'informations.

 Mise en garde - Lorsque vous aurez demandé à ce que vos collections soient sélectionnées automatiquement, n'ajoutez, ne supprimez et ne mettez à jour aucun des titres de la collection. S'il y a un problème avec les titres sélectionnés ou manquants dans votre collection, veuillez contacter l'OCLC Support en fournissant des exemples. 

Pour découvrir d'autres méthodes permettant d'ajouter des collections de la base de connaissances, voir Choisir une méthode pour ajouter ou créer une collection de la base de connaissances.

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Sélectionner et modifier des collections dans la base de connaissances WorldCat (19:51)

Créez une collection de base de connaissances

Deux options s'offrent à vous pour ajouter des titres à votre collection. Suivez les instructions ci-dessous pour créer une collection et accéder à la collection créée. Suivez ensuite les étapes Ajouter des titres en chargeant un fichier KBART ou Ajouter des titres un par un dans l'interface.

Créer une collection

  1. Connectez-vous à l'interface WorldShare en suivant l'URL WorldShare de votre bibliothèque. Remplacez le nomdevotrebibliothèque par l'identifiant de votre bibliothèque : https://IDdebibliothèque.share.worldcat.org/wms
  2. Accédez à Métadonnées (ou Licences) > Gestion des collections.
  3. Cliquez sur Créer une collection et choisissez Collection Base de connaissances dans la liste déroulante Type de collection.
  4. Cliquez sur Créer .
  5. Ouvrez la section Propriétés d'une nouvelle collection :
    1. Inscrivez un nom de collection :
    2. Un ID de collection est généré automatiquement.
      • Vous avez la possibilité de personnaliser cet ID, mais sa valeur doit être unique parmi les collections.
    3. Précisez le Fournisseur (facultatif).
      • Lorsque vous créez une collection de la base de connaissances, vous pouvez remplir la zone Fournisseur. Si le fournisseur n'est pas encore répertorié dans la base de connaissances WorldCat, vous pouvez l'ajouter à votre base de connaissances locale en créant un fournisseur personnalisé. Ce dernier (par exemple, « Mon université ») apparaîtra dans les résultats de recherche dans Gestion des collections. Vous pourrez référencer ce fournisseur aux côtés des autres fournisseurs de la base de connaissances WorldCat quand vous ajoutez des liens d'un fournisseur spécifique pour WorldCat Discovery.
    4. Facultatif. Inscrivez une Description, sélectionnez des Attributs et inscrivez des notes publiques ou pour le personnel.
  1. Cliquez sur Créer .

Accéder à la collection créée

  1. Accédez à la boîte de recherche Gestion des collections.
  2. Sélectionnez Mes collections sélectionnées comme Étendue, puis cliquez sur Chercher.
  3. Utilisez la liste déroulante Filtre en haut de l'écran afin de limiter les résultats de la recherche. Choisissez :
    • Collections que j'ai créées

      kb-i-created.png

Option 1 - Ajouter des titres en chargeant un fichier KBART

Télécharger un modèle KBART

  1. Accédez à la collection que vous avez créée, puis cliquez sur le nom de votre collection dans les résultats de la recherche pour l'ouvrir.
  2. Sélectionnez Actions pour collection > Télécharger les titres de cette collection. Vous pouvez également utiliser le modèle KBART.
     
    • Si vous sélectionnez Mes collections sélectionnées, le fichier ne sera pas immédiatement disponible. Un lien Télécharger ici apparaît pour la collection lorsque le fichier est prêt.

Ouvrir le fichier .txt dans un tableau KBART

Ouvrez le fichier .txt que vous avez téléchargé depuis l'interface WorldShare dans une application d'édition de feuilles de calcul.

  1. Ouvrez le fichier .txt dans le Bloc-notes ou TextEdit.
  2. Accédez à Modifier > Tout sélectionner et copiez la sélection complète.
  3. Ouvrez Office, Microsoft Excel ou votre application de feuille de calcul préférée.
  4. Cliquez dans la première cellule du tableau, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et collez le contenu. Le contenu du fichier .txt est alors inséré dans le tableau au format KBART.
  5. Il peut arriver que les fichiers texte délimités par des tabulations soient corrompus lors de leur ouverture. Vérifiez que les colonnes ne sont pas reformatées et corrigez le formatage si nécessaire. Par exemple, les colonnes ci-dessous peuvent nécessiter des corrections :
    • Colonnes de date
    • ISSN ou ISBN (print_identifier)
    • eISSN ou eISBN (online_identifier)
    • OCLC Entry ID (oclc_entry_id)

 Mise en garde - Si vous souhaitez télécharger les titres d'une très grande collection, par exemple une collection d'HathiTrust ou d'Internet Archive, les titres seront téléchargés mais seront tronqués. Pour plus de détails, voir Télécharger des fichiers volumineux pour les collections d'Internet Archive et d'HathiTrust et pour Mes titres sélectionnés (KBART).

Saisir les données de titre KBART

Vous ne devez pas nécessairement remplir chaque colonne du tableau KBART. Les valeurs requises dépendent du format de la collection que vous créez. Deux options sont disponibles pour entrer les données de titre.

Option A - Utiliser la valeur « autofill » (remplissage automatique)

Vous pouvez ajouter des numéros OCLC à un tableau au format KBART pour que le système renseigne certains des champs de données de titre. Ensuite, vous devrez saisir vos informations de couverture et les URL de titre. Pour obtenir des instructions, voir Valeurs KBART et formatage, Valeurs de remplissage automatique.

Option B - Saisie manuelle des données de titre

Vous pouvez renseigner les données de titre recommandées et inclure vos informations de couverture, ainsi que les URL de titre. Pour obtenir des instructions et des détails concernant les valeurs de données requises, voir Valeurs KBART et formatage, Valeurs recommandées par format.

Veillez à :

  • Utiliser le format correct pour les dates. Voir comment Représenter les informations sur la couverture et Utiliser le format de date correct
  • Indiquez l'ID de collection dans la colonne oclc_collection_id de votre fichier KBART. L'ID de collection de votre fichier doit correspondre à celui que vous avez créé pour que les titres se chargent correctement dans votre collection.
  • Indiquez une valeur numérique unique pour chaque titre dans la colonne oclc_entry_id.
  • Ajouter une valeur à chaque ligne de titre de la colonne ACTION : utiliser la valeur « raw » (brut)

    Pour plus de détails, voir Valeurs de la colonne ACTION KBART.

Enregistrer votre fichier

Avant de charger votre fichier dans l'interface WorldShare, enregistrez votre tableau en tant que fichier texte (.txt) délimité par des tabulations.

 Note. - Si le fichier contient des diacritiques, y compris des caractères non latins/non romains, enregistrez-le en format Texte Unicode (.txt).Lorsque vous chargez le fichier dans l'interface WorldShare, utilisez la liste déroulante Encodage du fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).

Charger votre fichier

  1. Cherchez la collection que vous avez créée. Cliquez sur le nom de votre collection dans les résultats de la recherche pour l'ouvrir.
  2. Sélectionnez l'option Charger les titres dans cette collection de la liste déroulante Actions pour collection.
  3. Dans le champ Charger le fichier de collection, choisissez l'étendue de votre fichier :
    • Mettre à jour les modifications uniquement (défaut) Si vous choisissez cette option, le système recherche uniquement les modifications dans le fichier et utilise la valeur ACTION spécifiée pour déterminer comment traiter les modifications. Choisissez cette option si :
      • Vous créez une collection pour la première fois.
      • Vous avez apporté des modifications aux données de titre et vous utilisez la valeur ACTION « overlay » ou « covoverlay ».
    • Remplacer tous les titres de la collection
      Si vous choisissez « Remplacer tous les titres de la collection », le système supprimera ou désélectionnera les sélections de titres existantes dans la collection et les remplacera par les informations du nouveau fichier que vous chargez. Choisissez cette option si :
      • Vous utilisez un fichier pour supprimer ou désélectionner des titres d'une collection.kb_upload_collection_file.png
  4. Encodage du fichier chargé
    1. Conservez l'encodage de fichier par défaut UTF-8, sauf si vous avez besoin de le modifier. Si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains, utilisez la liste déroulante Encodage du fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).
      Les options suivantes sont disponibles :
      • UTF-8
      • ISO-88591 (LATIN-1)
      • UTF-16LE (Texte Unicode/Excel)
  5. Localisez et sélectionnez votre fichier .txt, puis cliquez sur Charger
  6. Une fois le chargement terminé, prévisualisez le rapport et décidez d'approuver le chargement KBART ou de le supprimer et de recommencer.
    • L'aperçu du téléchargement sera disponible pendant 72 heures à compter de la date de génération.
  7. La collection sera verrouillée pour réindexation jusqu'à ce que vos modifications aient été traitées.

 Mise en garde : les fichiers Excel (.xls) et (.xlsx) ne seront PAS chargés correctement. Vous devez enregistrer votre fichier au format de fichier texte délimité par des tabulations (.txt Texte Unicode).

Voir l'état du chargement de votre fichier

 Note. - Lorsque vous signalez un problème, indiquez votre  ID WorldCat Registry et joignez le fichier que vous essayez de charger. Si possible, ajoutez une autorisation pour votre mandataire afin que nous puissions accéder aux liens aux textes intégraux. Ces informations sont nécessaires au diagnostic et à la résolution de certains problèmes.

Après avoir chargé une collection de base de connaissances dans Gestion des collections, vous pouvez vérifier l'état de chargement de votre fichier en ouvrant la section Historique de la collection dans le profil de la collection.  Vous pouvez également consulter l'historique de votre établissement dans la section Historique des activités pour votre établissement. Voir Historique des activités pour obtenir des instructions et des informations concernant les rapports détaillés de l'historique des activités.

Option 2 - Ajouter des titres un par un dans l'interface

Ajout d'un titre

  1. Accédez à la collection que vous avez créée, puis cliquez sur le nom de votre collection dans les résultats de la recherche pour l'ouvrir.
  2. Développez la section Titres.

Cette section présente la liste des titres de la collection que les utilisateurs ont sélectionnée. Pour trouver la liste des paramètres de titres, consultez Paramètres de titres dans les collections de la base de connaissances  et/ou la documentation sur le mode de modification d'une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres pour plus d’informations.

Ajouter un titre global

Lorsque vous consultez une collection globale, utilisez le menu déroulant Ajouter un titre global et sélectionnez Créer un titre pour ajouter un titre de base de connaissances. Voir Comment ajouter un nouveau titre à une collection existante pour plus de détails.

kb_add_global_title.png

Ajouter un titre local

Lorsque vous consultez une collection locale, utilisez le menu déroulant Ajouter un titre local pour sélectionner la façon dont vous ajouterez un titre de base de connaissances à votre collection locale. Sélectionnez Créer un titre ou Créer en utilisant un numéro OCLC pour préremplir.

kb_add_local_title.png

Créer un titre

Sélectionnez cette option pour ajouter de nouveaux titres par saisie manuelle des informations. Pour ajouter manuellement des données de titre :

  1. Dans le menu déroulant Ajouter un titre local, sélectionnez Créer un titre.
  2. Inscrivez le Titre.
  3. Sélectionnez l'Étendue de la couverture. Options disponibles :
    • Fichier audio
    • Livre numérique
    • Image
    • Périodique - Résumé
    • Périodique - Texte intégral
    • Périodique - Indexation
    • Périodique - Texte intégral sélectionné
    • Périodique - Imprimé
    • Vidéo
    • Autres
  4. Remplissez les champs obligatoires. Les champs obligatoires varient selon l'Étendue de la couverture :
    • Si vous créez une collection de ressources électroniques, saisissez une URL de titre qui renvoie à une page d'accueil pour chaque titre.
    • Si vous créez une collection de revues imprimées, sélectionnez Périodique - Imprimé sous Étendue de couverture, puis sélectionnez Ajouter une couverture sous Couverture et entrez les détails de la couverture pour chaque titre. Voir Couverture pour plus de détails.
    • Utilisez le format de date correct (AAAA-MM-JJ). Voir Valeurs KBART et formatage pour plus de détails.
  5. Inscrivez les informations appropriés dans la section Liens. Voir la section Paramètres au niveau du titre dans les collections de la base de connaissances - Liens
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Répétez ces étapes pour ajouter chaque titre, jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les titres de la collection.

Créer un titre en utilisant un numéro OCLC pour remplir les champs automatiquement

Sélectionnez cette option pour que le système remplisse automatiquement les champs de données du titre. Pour ajouter un titre automatiquement :

  1. Dans le menu déroulant Ajouter un titre local, sélectionnez Créer en utilisant un numéro OCLC pour préremplir.
  2. Saisissez le numéro OCLC dans le champ qui s'affiche, puis cliquez sur Continuer. Le système trouvera la notice WorldCat et insèrera automatiquement les informations disponibles dans les champs suivants :
    • Titre, Numéro OCLC, Étendue de la couverture, etc.
  3. Nous vous recommandons de vérifier l'Étendue de la couverture pour vous assurer qu'elle est exacte.
  4. Si nécessaire, indiquez les éléments suivants :
    1. Vos informations de couverture
    2. Les URL des titres

Sélection automatique des titres

Le paramètre Sélection automatique des titres dans les collections globales de la base de connaissances permet la sélection automatique des titres au fur et à mesure qu'ils sont ajoutés via les mises à jour de données d'OCLC. Vous pouvez activer ou désactiver ce paramètre, que vous ayez sélectionné une collection dans son intégralité ou que vous ayez sélectionné un sous-ensemble de titres.

Le paramètre par défaut dépend du fait que vous ayez sélectionné tous les titres ou un sous-ensemble de titres dans une collection :

  • Tous les titres d'une collection sont sélectionnés - Activé par défaut
  • Un sous-ensemble de titres dans une collection est sélectionné - Désactivé par défaut

Vous pouvez activer ou désactiver ce paramètre à tout moment. Par exemple, si tous les titres d'une collection sont sélectionnés, sauf ceux qui sont restreints à une région, le paramètre sera désactivé par défaut. Activez Sélection automatique des titres si vous voulez que les nouveaux titres ajoutés soient automatiquement sélectionnés. L'activation de ce paramètre ne modifiera pas vos sélections de titres actuelles. Au contraire, les titres ajoutés lors des mises à jour de données ultérieures seront automatiquement sélectionnés.

 Note. - Lorsqu'une collection est mise à jour par un flux de localisations automatisé, vous ne devez pas sélectionner l'option Sélection automatique des titres dans la section Titres des paramètres de la collection. Voir Fournisseurs et contacts pour le chargement automatique de collection pour plus d'informations.

Pour en savoir plus, voir Paramètres de titre pour les collections de la base de connaissances.

Demander à OCLC de créer un modèle de lien pour votre collection (facultatif)

Les modèles de liens sont requis pour que les articles s'affichent en texte intégral. Indépendamment de la manière dont la collection est créée (un titre à la fois ou par chargement d'un fichier), un modèle de lien est requis pour que les collections de périodiques numériques pointent vers des articles en texte intégral. Sans modèle de lien, les citations des articles pointent vers la page d'accueil du journal au lieu de l'article.

OCLC peut créer un modèle de liens pour vous uniquement si :

  • tous les titres sont sur la même plate-forme;
  • le fournisseur utilise une structure uniforme pour sa syntaxe de liaison; et
  • la plate-forme prend en charge les liens au niveau des articles.

Voir Valeurs et contournement des modèles de liens pour en savoir plus.

Mettre votre collection à la disposition des autres bibliothèques

Apprenez à ajouter une collection personnalisée à la base de connaissances WorldCat globale pour que toutes les autres bibliothèques du service Gestion des collections puissent sélectionner et utiliser les données de titre de la collection. Voir Gestion coopérative.

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