Valeurs KBART et formatage
Données de titre de la base de connaissances et formatage
Modifications dans l'interface WorldShare
Certaines règles de formatage des données s'appliquent indépendamment du fait que vous ajoutiez ou modifiiez la collection de la base de connaissances et les données de titre via un fichier KBART ou l'interface WorldShare. Par exemple, vous devez suivre la norme KBART pour les formats de date dans l'interface utilisateur de WorldShare et dans les fichiers KBART.
À propos des fichiers KBART
KBART est l'acronyme pour Knowledge Bases and Related Tools. Les fichiers KBART contiennent les listes de titres et les données de couverture des fournisseurs de contenus à afficher dans la base de connaissances. Pour plus de détails, voir le site NISO Knowledge Base and Related Tools (KBART).
Note. - Téléchargez le bordereau KBART pour référence ou pour créer une collection.
Avant de commencer à utiliser les fichiers KBART, veuillez noter les points suivants :
- Chaque ligne d'un fichier KBART définit un titre, et chaque en-tête de colonne de la feuille de calcul doit être conservée.
- Vous ne devez pas nécessairement remplir chaque colonne.
- Les champs obligatoires sont :
- publication_title (A)
- title_url (J)
- Ce champ n'est pas requis si coverage_depth (N) est « print » ou « other ».
- coverage_depth (N)
- oclc_entry_id (W)
- Les couvertures multiples doivent être représentées par une ligne distincte dans le fichier KBART pour chaque étendue de couverture par titre. Utilisez le même ID d'entrée OCLC (oclc_entry_id) pour chaque instance de la couverture pour l'associer au même titre.
- Les collections créées en utilisant l'ACTION « autofill » (remplissage automatique) ne nécessitent que les champs oclc_number (Y) et ACTION (Z).
- Utilisez le format de date correct pour les colonnes contenant des informations sur les dates.
- Planifiez la mise à jour des valeurs de la colonne ACTION :
- Lorsque vous téléchargez un fichier KBART, la valeur de la colonne ACTION décrit l'état de la collection au moment du téléchargement.
- Avant de charger un fichier, vous devez modifier la valeur de la colonne ACTION pour chaque titre pour indiquer au système comment traiter les données du fichier.
vous ne devez pas supprimer ni réorganiser les colonnes du fichier KBART. Les colonnes doivent être dans le bon ordre et vos données doivent avoir le format approprié pour que votre fichier KBART se charge correctement.
Des informations supplémentaires sur les zones de données KBART sont disponibles sur le site Web de l'UKSG : https://www.uksg.org/kbart/s5/guidelines
Créer, modifier et mettre en forme des données de titre au format KBART
. - Avant de charger votre fichier KBART dans l'interface WorldShare, enregistrez votre feuille de calcul en tant que fichier texte (.txt) délimité par des tabulations. S'il contient des diacritiques, enregistrez-le en tant que fichier Texte Unicode (.txt). Pour plus de détails, consultez la rubrique Choisir l'encodage du fichier chargé.
- Mise en garde - Les fichiers Excel (.xls) et (.xlsx) ne seront PAS chargés correctement.
Créer une collection
Ajouter des titres :
Lorsque vous créez une collection de la base de connaissances :
- Utilisez le format correct pour les dates.
- Indiquez l'ID de collection dans la colonne oclc_collection_id de votre fichier KBART. L'ID de collection de votre fichier doit correspondre à celui que vous avez créé pour que les titres se chargent correctement dans votre collection.
- Indiquez une valeur numérique unique pour chaque titre dans la colonne oclc_entry_id.
- Pour les titres que vous ajoutez à l'aide de la fonction de recherche de numéro OCLC dans l'interface ou à l'aide des numéros OCLC et du remplissage automatique de la colonne ACTION dans un fichier KBART, l'ID d'entrée correspond au numéro OCLC. Il est généré automatiquement.
- Ajoutez une valeur à chaque ligne de titre de la colonne ACTION : utiliser la valeur « raw » (brut)
- Vous pouvez aussi utiliser la fonction de remplissage automatique de la colonne ACTION si vous créez une collection et si vous souhaitez que le système remplisse automatiquement certaines des zones de données.
- Les couvertures multiples doivent être représentées par une ligne distincte dans le fichier KBART pour chaque étendue de couverture par titre.
- Utilisez le même ID d'entrée OCLC (oclc_entry_id) pour chaque instance de la couverture pour l'associer au même titre.
Supprimer et sélectionner des titres
Sélectionner des titres faisant partie de votre abonnement, et supprimer les autres :
Pour sélectionner des titres :
- Supprimez les lignes de titres qui ne font pas partie de votre abonnement.
- Dans les lignes restantes qui correspondent à des titres de votre abonnement, remplacez la valeur de la colonne ACTION « raw » ou une autre valeur par « select » (sélectionner). Cette valeur indique au système que vous sélectionnez les titres de la collection, mais que vous ne modifiez aucune donnée sur les titres. Cette valeur indique que vous voulez que les données sur le titre soient mises à jour lors des mises à jour du fournisseur .
Remarque - Vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV (VLOOKUP) dans un logiciel tableur comme Microsoft Excel pour comparer et trouver les correspondances entre deux feuilles de calcul et identifier le sous-ensemble de titres auquel votre établissement est abonné.
Par exemple, vous pouvez télécharger un fichier KBART de tous les titres disponibles dans une collection de base de connaissances dans Gestion des collections, et comparer la liste à une feuille de calcul de votre fournisseur qui répertorie les documents auxquels votre bibliothèque est abonnée. Utilisez la fonction RECHERCHEV pour vous aider à identifier des documents dans le fichier KBART. Modifiez le fichier KBART au besoin et chargez-le pour sélectionner votre sous-ensemble de titres.
Pour les instructions sur l’utilisation de la fonction RECHERCHEV, veuillez consulter le site de support pour votre logiciel de tableur, tel que la documentation de Microsoft sur la fonction RECHERCHEV.
Couverture jusqu'à aujourd'hui
Si la couverture est jusqu'à aujourd'hui, laissez les colonnes suivantes vides dans votre chargement KBART :
- Date_last_issue_online (date du dernier numéro disponible en ligne)
- Num_last_vol_online (numéro du dernier volume disponible en ligne)
- Num_last_issue_online (numéro du dernier numéro disponible en ligne)
Plusieurs périodes de couverture
Pour plusieurs périodes de couverture pour un titre unique, prévoyez une ligne dans la feuille de calcul KBART pour chaque période de couverture. Les valeurs de chaque ligne doivent correspondre, sauf pour celles qui sont associées à la couverture d'un titre. Les données relatives à un titre unique seront réparties dans plusieurs colonnes.
Vous devez inclure un ID d'entrée OCLC unique (oclc_entry_id) pour chaque titre de votre collection. L'ID d'entrée OCLC (oclc_entry_id) sera identique dans chaque ligne pour un même titre possédant plusieurs couverture. L'ID d'entrée OCLC (oclc_entry_id) indique clairement que plusieurs entrées de couverture sont associées à un même titre.
Note. - Prévoyez une ligne dans la feuille de calcul KBART pour chaque période de couverture. Les valeurs de chaque ligne doivent correspondre, sauf pour celles qui sont associées à la couverture d'un titre.
Embargo et discontinuité de contenu
Utilisez la colonne embargo_info.
- R = Rolling, ou ce qui est également appelé « mur mobile ». R3Y serait un embargo de 3 ans qui change d'accès chaque mois
- P = Embargos statiques. P1M aurait toujours accès au mois précédent.
- D = jour, M = mois, Y = année
Exemples illustrant le format correct :
- Embargo : choisissez le niveau de détail adapté : P1Y, P12M, P365D
- Exemple : P1Y permet d'accéder à tout le contenu sauf à l'année en cours.
- Discontinuité de contenu : R1Y, R12M, R365D
- Discontinuité de contenu et embargo : R10Y;P30D
- Exemple : R10Y;P30D permet d'accéder à tout le contenu des 10 dernières années, à l'exception des 30 jours précédents.
Si R est utilisé, cela signifie que l'accès au périodique commence au début de la période indiquée. Si l'accès se termine à la période indiquée, P est utilisé.
Utiliser le format de date approprié
Utilisez le format de date approprié :
- Si vous ne disposez que de l'année et du mois, utilisez le format AAAA-MM.
- Si vous ne disposez que de l'année, utilisez le format AAAA.
- Les cellules contenant des données de couverture pour des jours spécifiques doivent avoir le format suivant : AAAA-MM-JJ.
Définissez le format de date sur AAAA-MM-JJ dans votre application de la feuille de calcul :
- Sélectionnez les cellules que vous voulez mettre en forme (cellules avec années, mois ET jours).
- Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur les cellules sélectionnées et choisissez « Format de cellule... ».
Modifier d'autres données sur les titres
Modifiez les données de titre non relatives à la couverture :
Si vous modifiez les données sur un titre et ne voulez pas qu'OCLC écrase ces informations lorsque nous recevrons des mises à jour du fournisseur de données, utilisez la valeur « overlay » (superposer) dans la colonne ACTION.
Valeurs KBART
Valeurs recommandées par format
| Formats | Valeurs recommandées | Description |
|---|---|---|
|
Collection de périodiques électronique |
publication_title | Titre de la revue |
| title_url | URL du titre de la revue | |
| coverage_depth | Définissez cette valeur sur « full text » (texte intégral) | |
| print_identifier | Numéro ISSN de la revue | |
| online_identifier | Numéro eISSN de la revue | |
| oclc_number | Indiquez le numéro OCLC s'il est disponible | |
| oclc_entry_id |
Vous devez inclure une valeur numérique dans la colonne oclc_entry_id pour chaque titre d'un fichier KBART. Si vous n'incluez pas une valeur numérique unique, votre fichier ne sera pas chargé correctement.
|
|
|
date_first_issue_online num_first_vol_online num_first_issue_online |
Début de la période de couverture pour le titre. | |
|
date_last_issue num_last_vol_online num_last_issue_online |
Fin de la période de couverture. Laissez cette zone vide si la période de couverture est toujours en cours. | |
| emplacement | La succursale qui possède le matériel. | |
| title_notes | Zone de commentaire public visible pour l'utilisateur. | |
| staff_notes | Notes à l'attention du personnel qui sont visibles uniquement dans l'interface de Gestion des collections de WorldShare. | |
| vendor_id | Identifiant unique tel que le numéro de document dans les titres GovDoc. | |
| oclc_collection_name | Nom de la collection dans la base de connaissances. | |
| oclc_linkscheme | Permet de créer un lien au niveau de l'article. Voir Valeurs et contournement des modèles de liens pour en savoir plus. | |
| ACTION | Utilisez la valeur « raw » (brut) pour indiquer au système que le titre est ajouté pour la première fois. | |
|
Collection de livres numériques |
publication_title | Titre du livre numérique |
| title_url | URL du titre du livre numérique | |
| coverage_depth | Définissez cette valeur sur « ebook » | |
| print_identifier | Numéro ISBN de chaque livre numérique
Les traits d'union doivent être supprimés lorsqu'un numéro ISBN est ajouté à la colonne print_identifier |
|
| online_identifier | Numéro eISBN de chaque livre numérique | |
| oclc_number | Indiquez le numéro OCLC s'il est disponible | |
| oclc_entry_id |
Vous devez inclure une valeur numérique dans la colonne oclc_entry_id pour chaque titre d'un fichier KBART.Si vous n'incluez pas une valeur numérique unique, votre fichier ne sera pas chargé correctement.
|
|
| emplacement | La succursale qui possède le matériel. | |
| title_notes | Zone de commentaire public visible pour l'utilisateur. | |
| staff_notes | Notes à l'attention du personnel qui sont visibles uniquement dans l'interface Gestion des collections de WorldShare. | |
| vendor_id | Identifiant unique tel que le numéro de document dans les titres GovDoc. | |
| oclc_collection_name | Nom de la collection dans la base de connaissances. | |
| oclc_linkscheme | Permet de créer un lien au niveau de l'article. Voir Valeurs et contournement des modèles de liens pour en savoir plus. | |
| ACTION | Utilisez la valeur « raw » (brut) pour indiquer au système que le titre est ajouté pour la première fois. | |
|
Collection d'imprimés |
publication_title | Titre de la revue |
| coverage_depth | Définissez cette valeur sur print « (imprimé) » ou « other » (autre) | |
| print_identifier |
ISSN ou ISBN pour le titre Les traits d'union doivent être supprimés lorsqu'un numéro ISBN est ajouté à la colonne print_identifier |
|
| oclc_number | Indiquez le numéro OCLC s'il est disponible | |
| oclc_entry_id |
Vous devez inclure une valeur numérique dans la colonne oclc_entry_id pour chaque titre d'un fichier KBART. Si vous n'incluez pas une valeur numérique unique, votre fichier ne sera pas chargé correctement.
|
|
|
date_first_issue_online num_first_vol_online num_first_issue_online |
Début de la période de couverture pour le titre | |
|
date_last_issue num_last_vol_online num_last_issue_online |
Fin de la période de couverture. Laissez cette zone vide si la période de couverture est toujours en cours. | |
| emplacement | La succursale qui possède le matériel. | |
| title_notes | Zone de commentaire public visible pour l'utilisateur. | |
| staff_notes | Notes à l'attention du personnel qui sont visibles uniquement dans l'interface Gestion des collections de WorldShare. | |
| vendor_id | Identifiant unique tel que le numéro de document dans les titres GovDoc. | |
| oclc_collection_name | Nom de la collection dans la base de connaissances. | |
| oclc_linkscheme | Permet de créer un lien au niveau de l'article. Voir Valeurs et contournement des modèles de liens pour en savoir plus. | |
| ACTION | Utilisez la valeur « raw » (brut) pour indiquer au système que le titre est ajouté pour la première fois. |
Valeur « Autofill »
Note. - L'action de remplissage automatique « autofill » est utilisée pour les collections de la base de connaissances créées localement. Vous pouvez l'utiliser pour divers formats, mais elle est souvent employée pour les collections de périodiques imprimés. En saisissant uniquement le numéro OCLC, vous pouvez demander au système de générer des données sur les titres associées. Effectuez l'une des actions suivantes :
- Inscrivez les numéros OCLC un par un dans l'interface pour une collection locale. Pour plus d'informations, voir Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances - Recherche par numéro OCLC.
- Chargez une feuille de calcul KBART des numéros OCLC dans une collection locale. Laissez tous les en-têtes de colonne inchangés et remplissez uniquement la colonne oclc_number. Inscrivez autofill dans chaque ligne de la colonne ACTION, comme indiqué ci-dessous :
| En-tête de colonne KBART | Valeurs |
|---|---|
| oclc_number | Entrez un numéro OCLC dans chaque ligne de la colonne oclc_number. Lors du chargement, le système remplira les autres champs des titres avec les données de la notice WorldCat.* |
| ACTION | Inscrivez le mot autofill dans chaque ligne de la colonne ACTION. Cela donne pour instruction au système de remplir les données liées aux titres.* |
* Vous devrez peut-être ajouter des données supplémentaires sur les titres qui ne peuvent pas être fournies par la notice WorldCat, comme des informations sur la couverture et des URL pour les titres.
Ajouter des données de titre
Après avoir créé une collection de données de titre entrées automatiquement par le système :
- Assurez-vous que le format indiqué est correct.
- Ajoutez des informations sur les titres. Par exemple :
- Si vous avez ajouté des publications en série, ajoutez les informations de couverture.
- Si vous utilisez KBART, utilisez l'étendue de chargement Update pour ajouter un intervalle de couverture et ne pas supprimer les valeurs de couverture existantes; utilisez l'étendue de chargement Replace pour remplacer les valeurs de couverture par de nouvelles valeurs, mais n'oubliez pas d'inclure tous vos titres dans le fichier, car les titres manquants seront supprimés.
- Lorsque vous travaillez avec des collections locales, utilisez raw comme valeur ACTION.
- Si vous avez ajouté des titres électroniques, ajoutez une URL de titre.
- Si vous avez ajouté des publications en série, ajoutez les informations de couverture.
- Avant de charger votre fichier, une fois que vous avez modifié ces colonnes :
Voir Créer une collection dans la base de connaissances pour obtenir davantage d'instructions.
Valeurs de la colonne ACTION KBART
À propos de la colonne ACTION
Selon les valeurs modifiées dans un fichier KBART pour un titre donné, utilisez la valeur ACTION appropriée. La valeur sélectionnée indique au système comment traiter vos données. Elle définit les données à mettre à jour et les données à conserver lors de la mise à jour des collections à l'aide des données des fournisseurs. Une valeur doit figurer dans la colonne ACTION de chaque ligne de votre feuille de calcul.
Toutefois, vous pouvez utiliser une combinaison de valeurs dans une même feuille de calcul. Consultez le tableau des valeurs ACTION pour vous aider à choisir les valeurs :
Tableau de valeurs ACTION
| Cas d'utilisation | Valeur ACTION | Définition |
|---|---|---|
| Sélectionner un sous-ensemble de titres globaux en utilisant un fichier KBART | select |
Utilisez la valeur « select » (sélectionner) dans la colonne ACTION pour les lignes que vous ne voulez pas modifier. Cette valeur indique que vous voulez que les données sur le titre soient mises à jour lors des mises à jour du fournisseur. Cette valeur déclenchera la sélection de titre lors du chargement. Si vous supprimez certains titres et que vous n'avez pas modifié les titres restants, utilisez « select ». OCLC conservera votre sous-ensemble de titres et mettra à jour les URL, les données sur la couverture et les autres informations lorsque des mises à jour provenant du fournisseur seront reçues. |
| Modifier une collection globale en modifiant un fichier KBART | covoverlay |
Utilisez la valeur « covoverlay » dans la colonne ACTION où vous avez apporté des modifications à la couverture du titre. À utiliser lors de la modification des données sur la couverture. Cette valeur indique au système d'ignorer toute modification des données sur les titres autres que les données liées à la couverture. Les modifications que vous avez apportées à la couverture ne seront pas écrasées lors de futures mises à jour du fournisseur. Si vous avez des lignes dans la même feuille de calcul dans lesquelles vous n'avez pas fait de modifications, utilisez « select » dans la colonne ACTION. |
| Modifier une collection globale en modifiant un fichier KBART | overlay |
Utilisez la valeur « overlay » lorsque vous modifiez des informations non relatives à la couverture. Si vous modifiez les données sur un titre et ne voulez pas qu'OCLC écrase ces informations lorsque nous recevrons des mises à jour du fournisseur de données, utilisez la valeur « overlay » (superposer) dans la colonne ACTION. Une fois le fichier chargé, la valeur « overlay » indique au système d'ajuster UNIQUEMENT les zones de la ligne de titre qui diffèrent de l'état de fichier précédent. Les modifications chargées avec la valeur « overlay » ne seront pas écrasées lors des mises à jour de données réalisées par la suite par OCLC. De même, les données de collection chargées avec cette valeur ne seront pas mises à jour si une autre bibliothèque modifie les zones pertinentes à l'aide de la fonction de gestion coopérative. Cependant, les mises à jour réalisées par OCLC et via la fonction coopérative sur des zones que vous n'avez pas modifiées seront appliquées. Par exemple, si vous ajoutez une note publique sur un titre en ne modifiant pas les autres zones de données de ce titre et en utilisant la valeur « overlay », et si une bibliothèque ajoute ensuite un numéro OCLC par le biais de la gestion coopérative, vous recevrez quand même ce numéro. |
| Créer une nouvelle collection locale ou apporter des modifications aux titres d'une collection locale | raw | Utilisez la valeur « raw » pour chaque titre de la colonne ACTION . |
| Ajouter des titres à une collection locale avec un fichier KBART et des données générées par le système | autofill | Utilisez la fonction de remplissage automatique de la colonne ACTION si vous créez une collection et si vous souhaitez que le système remplisse automatiquement certaines des zones de données. |
Remarque - L'étendue sélectionnée lors du chargement du fichier, ainsi que les valeurs de la colonne ACTION, indiquent au système comment traiter vos titres. Délimitez attentivement le chargement. Voir Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances - Actions pour collection pour plus de détails sur le téléchargement et le chargement des fichiers KBART.