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Accueil - Assistance OCLC

Modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF
Suivez les instructions permettant de télécharger un tableau au format KBART contenant des données de titres, modifiez les données en fonction de votre abonnement, puis chargez la collection.

À propos de l'ajout de collections de la base de connaissances

Pour voir les collections de la base de connaissances globale, parcourez les collections disponibles dans la base de connaissances WorldCat (en anglais) (mises à jour mensuellement). Vous pouvez aussi lancer une recherche dans Gestion des collections afin d'accéder à toutes les collections disponibles. Désélectionnez Mes collections sélectionnées, puis cliquez sur Chercher.

Quand sélectionner intégralement une collection de la base de connaissances

Sélectionnez intégralement une collection de la base de connaissances si elle est disponible dans la base de connaissances WorldCat globale et que tous les titres de la collection correspondent à votre abonnement.

Quand modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres

Modifiez une collection de la base de connaissances si elle est disponible dans la base de connaissances WorldCat globale et si votre bibliothèque est abonnée à un sous-ensemble de titres de la collection.

Si votre bibliothèque est abonnée à un sous-ensemble des titres d'une collection, vous pouvez modifier la collection. Les options suivantes vous permettent de sélectionner la collection :

  • Sélectionnez les titres individuellement via la liste déroulante Titres de la collection.
  • Modifiez les sélections, la couverture et les autres données de titre en fonction des localisations propres à votre bibliothèque, un titre à la fois, soit dans l'interface, soit de façon groupée dans le tableau au format KBART, puis chargez le fichier modifié.
Dans quels cas créer une collection de la base de connaissances

Si votre bibliothèque a besoin d'une collection qui n'est pas encore représentée dans la base de connaissances WorldCat globale, créez une collection de la base de connaissances dans Gestion des collections en suivant les étapes indiquées sur cette page. Par exemple, si votre bibliothèque possède une collection spéciale ou une collection électronique unique, vous pouvez la créer.

Voici des instructions concernant la création de collections de la base de connaissances pour les périodiques imprimés ou la représentation des bases de données :

Pour certaines collections, OCLC et votre fournisseur peuvent ajouter et mettre à jour automatiquement les données de collection qu sont spécifiques à votre bibliothèque. Voir Fournisseurs et contacts pour le chargement automatique de collection pour plus d'informations.

 Mise en garde - Lorsque vous aurez demandé à ce que vos collections soient sélectionnées automatiquement, n'ajoutez, ne supprimez et ne mettez à jour aucun des titres de la collection. S'il y a un problème avec les titres sélectionnés ou manquants dans votre collection, veuillez contacter l'Assistance OCLC en fournissant des exemples. 

Pour découvrir d'autres méthodes permettant d'ajouter des collections de la base de connaissances, voir Choisir une méthode pour ajouter ou créer une collection de la base de connaissances.

Modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres

Deux options vous permettent de modifier les titres dans les collections. Suivez les instructions pour chercher une collection de la base de connaissances, puis choisissez une option :

Chercher une collection de la base de connaissances

  1. Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Dans la liste déroulante Type de données, choisissez Collection.
  3. Choisissez une Étendue de recherche pour limiter les résultats. Options disponibles :
    • Mes collections sélectionnées  - Recherche parmi les collections spécifiques à votre bibliothèque que vous avez créées ou sélectionnées.
    • Toutes les collections -  Recherche parmi les documents disponibles dans les collections globales de la base de connaissances WorldCat.
    • Collections non sélectionnées - Recherche des collections qui ne sont pas actuellement sélectionnées pour les ajouter dans votre base de connaissances.
    • Option Mes collections sélectionnées de Gestion des collections
  4. Dans le champ Terme(s) de recherche, saisissez les termes voulus ou laissez le champ vide.
  5. Cliquez sur Chercher.

    Filtre
  6. Une fois les résultats de recherche affichés, vous pouvez les filtrer en utilisant la liste déroulante Filtrer par située dans le haut des résultats de recherche.

     Note. - Les filtres affichés dépendent des Paramètres de l'établissement et du niveau d'abonnement de votre bibliothèque.

    • Type de collection - Dans la deuxième liste déroulante, sélectionnez un type de collection.
      • Collections de partenaires de catalogage
      • Bases de données (ne contiennent pas de titres)
      • Collections de la base de connaissances
      • Collections de requêtes
    • Collections que j'ai créées
    • Avec contenu en libre accès
    • Collections d'acquisitions dictées par les demandes
    • Abandonnée 
    • Collections de livraison de documents
    • Google Scholar - Dans la deuxième liste déroulante, sélectionnez Activé ou Désactivé.
    • Entretien des localisations WorldCat - Dans la deuxième liste déroulante, sélectionnez Activé ou Désactivé.
    • Livraison des notices MARC - Dans la deuxième liste déroulante, sélectionnez Activée ou Désactivée.
    • Collections cataloguées par OCLC
    • Partage - Dans la deuxième liste déroulante, sélectionnez une option.
      • Collections partagées par ma bibliothèque
      • Collections partagées avec ma bibliothèque
    • Utilisation du mandataire
      • Activé
      • Désactivé
  7. (Facultatif) Ajoutes des filtres supplémentaires en utilisant l'icône + verte (collection-manager-add-icon.png).
  8. Cliquez sur Filtrer pour appliquer les filtres aux résultats.

Chercher des collections de partenaires de catalogage

Cherchez les collections de partenaires de catalogage que vous avez déjà créées :

  1. Accédez à la boîte de recherche dans Gestion des collections.
  2. Sélectionnez Collection comme Type de données et Mes collections sélectionnées comme Étendue.
  3. Cliquez sur Chercher. La recherche trouvera toutes les collections que votre bibliothèque a sélectionnées ou créées.
  4. Sélectionnez Collections de partenaires de catalogage dans le filtre de la liste déroulante.

Chercher des collections cataloguées par OCLC

Pour plus d’informations sur ce type de collection, consultez la rubrique Collections cataloguées par OCLC.

Filtre pour les collections cataloguées par OCLC

  1. Dans l'interface WorldShare, allez sous Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Sélectionnez Collection comme Type de données et Toutes les collections comme Étendue.
  3. Laissez la boîte de recherche vide et cliquez sur Chercher.
  4. Pour filtrer les résultats de recherche, sélectionnez Collections cataloguées par OCLC dans la liste déroulante.

cm-oclc-cataloged.png

Résultats de recherche de collection

Dans vos résultats de recherche, le type de collection sera indiqué et d’autres informations seront affichées.

Résultats de recherche de collections dans Gestion des collections - Tableau
Type de collection Colonne Description
Collections de partenaires de catalogage, collections de la base de connaissances et collections de requêtes Collection Cliquez sur le nom d'une collection pour la voir ou la modifier.

L'ID de collection peut être utilisé à la place du nom d'une collection lorsqu'un flux de données est rendu obsolète.
Type / Attributs

Le type de collection.

Collections de partenaires de catalogage - Attributs disponibles
Attribut Description
Livraison MARC activée Le paramètre Activer la livraison des notices MARC de la collection est activé.
Livraison MARC désactivée Le paramètre Activer la livraison des notices MARC de la collection est désactivé.
Collection de la base de connaissances - Attributs disponibles
Attribut Description
Acquisitions dictées par les demandes La collection fait partie du programme d'acquisitions dictées par les demandes. Dans le cadre de ce programme, OCLC travaille avec le fournisseur pour mettre à jour automatiquement les métadonnées de la collection.
Abandonnées La collection n'est plus entretenue ou mise à jour via les mises à jour des données de la base de connaissances.
Livraison de documents La collection est disponible à l'utilisateur par le biais du programme de livraison de documents de votre bibliothèque.
Google Scholar désactivé Les titres de la collection ne sont pas soumis à Google pour la création de liens dans Google Scholar. Pour plus de détails, voir Google Scholar.
Google Scholar activé Les titres de la collection sont soumis à Google pour la création de liens dans Google Scholar. Pour plus de détails, voir Google Scholar.
Licence(s) disponible(s) La collection a des licences disponibles. Cliquez sur Licence(s) disponible(s) pour afficher l'état de la licence (actuelle, expirée, etc.). Pour plus d'informations, consultez la section Modifier, renouveler ou résilier une licence.
Créée localement La collection est une collection personnalisée créée par votre établissement.
Cataloguée par OCLC La collection est cataloguée par le personnel d'OCLC et mise à disposition par le fournisseur via Gestion des collections.
Libre accès La collection est en accès libre.
Collection de requêtes - Attributs disponibles
Attribut Description
Livraison unique Vous recevrez une seule fois un fichier de notices pour une collection de requêtes WorldCat.
Livraison continue Vous recevrez des notices sur une base continue.
Fournisseur Le vendeur ou le fournisseur de contenus qui fournit la collection. Cliquez sur un nom de fournisseur pour afficher toutes les collections fournies par le fournisseur.
Mise à jour La date et l’heure auxquelles la collection a été mise à jour.
Sélection

Indique si la collection a été ajoutée à vos fonds, et si cela est le cas, combien de titres de la collection figurent dans vos fonds.

Pour supprimer une collection de partenaire de catalogage et/ou une collection de la base de connaissances de vos fonds, cliquez sur Désélectionner.

Pour supprimer une collection de requêtes de vos fonds, cliquez sur Supprimer.
Partage Indique si vous avez partagé la collection avec un ou plusieurs établissements.

Pour voir les bibliothèques avec lesquelles vous avez partagé la collection, cliquez sur le nom de la collection. Dans la collection, ouvrez la section Partage.
Action

Cliquez sur Ajouter à... pour :

  • Ajouter la collection à une licence (cliquez sur Ajouter à...  > Licence)
  • Créer une nouvelle commande (cliquez sur Ajouter à... > Commande)
  • Ajouter la collection à une demande d'achat sans quitter la Gestion des collections (cliquez  sur Ajouter à... > Demande d'achat)

Option 1 - Modifier les titres à l'aide d'un fichier KBART

Télécharger un fichier au format KBART contenant des données de titres

Accéder à la collection
  1. Accédez à Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Dans la zone de recherche, cherchez votre collection de la base de connaissances. Désélectionnez Mes collections sélectionnées, si nécessaire.
  3. Cliquez sur le nom de la collection pour l'ouvrir.
  4. Sélectionnez Actions pour collection > Télécharger les titres de cette collection.
    • Si vous sélectionnez Mes collections sélectionnées, le fichier ne sera pas immédiatement disponible. Un lien Télécharger ici apparaît pour la collection lorsque le fichier est prêt.
Délimiter le téléchargement
  1. Dans le champ Télécharger le fichier de collection, choisissez l'étendue de votre fichier :
    • Titres disponibles dans la collection
      Si vous n'avez pas sélectionné de titres dans la collection, la seule option affichée pour l'étendue sera « Titres disponibles dans la collection ». Si vous choisissez l'étendue « Titres disponibles dans la collection », votre fichier contiendra les données du titre complet de la collection de la base de connaissances globale et permettra de sélectionner les titres souhaités pour les localisations locales de votre bibliothèque.
      • Vous voulez télécharger les données pour tous les titres disponibles dans la collection.
    • Mes titres sélectionnés Si vous avez sélectionné des titres dans la collection, vous pourrez voir l'entendue « Mes titres sélectionnés ». En sélectionnant cette étendue, votre fichier ne contiendra que vos titres sélectionnés et/ou modifiés.
      • Vous voulez télécharger les données pour tous les titres disponibles dans la collection.
        • Le fichier sera généré. L'utilisateur est invité à revenir à la collection et à sélectionner le lien Télécharger icilorsque le fichier est prêt.
  2. Cliquez sur Télécharger.
  3. Le fichier que vous téléchargez est un fichier .txt Pour modifier le fichier, ouvrez-le dans Microsoft Excel ou dans une application semblable permettant de modifier des tableaux. 
Ouvrir le fichier .txt dans un tableau KBART

Ouvrez le fichier .txt que vous avez téléchargé depuis l'interface WorldShare dans une application d'édition de feuilles de calcul.

  1. Ouvrez le fichier .txt dans le Bloc-notes ou TextEdit.
  2. Accédez à Modifier > Tout sélectionner et copiez la sélection complète.
  3. Ouvrez Office, Microsoft Excel ou votre application de feuille de calcul préférée.
  4. Cliquez dans la première cellule du tableau, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et collez le contenu. Le contenu du fichier .txt est alors inséré dans le tableau au format KBART.
  5. Il peut arriver que les fichiers texte délimités par des tabulations soient corrompus lors de leur ouverture. Vérifiez que les colonnes ne sont pas reformatées et corrigez le formatage si nécessaire. Par exemple, les colonnes ci-dessous peuvent nécessiter des corrections :
    • Colonnes de date
    • ISSN ou ISBN (print_identifier)
    • eISSN ou eISBN (online_identifier)
    • OCLC Entry ID (oclc_entry_id)

 Mise en garde - Si vous souhaitez télécharger les titres d'une très grande collection, par exemple une collection d'HathiTrust ou d'Internet Archive, les titres seront téléchargés mais seront tronqués. Pour plus de détails, voir Télécharger des fichiers volumineux pour les collections d'Internet Archive et d'HathiTrust et pour Mes titres sélectionnés (KBART).

Modifier les données de titre au format KBART

Voir Valeurs KBART et formatage, Valeurs recommandées par format pour :

  • Supprimer les titres auxquels vous n'avez pas accès
  • Modifier les informations sur la couverture
  • Modifier d'autres données sur les titres
  • Ajouter des valeurs dans la colonne ACTION

    Pour plus de détails, voir Valeurs de la colonne ACTION KBART.

Enregistrer votre fichier

Avant de charger votre fichier dans l'interface WorldShare, enregistrez votre tableau en tant que fichier texte (.txt) délimité par des tabulations.

 Note. - Si le fichier contient des diacritiques, y compris des caractères non latins/non romains, enregistrez-le en format Texte Unicode (.txt).Lorsque vous chargez le fichier dans l'interface WorldShare, utilisez la liste déroulante Encodage du fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).

Charger votre fichier

  1. Accédez à Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Cherchez une collection de la base de connaissances. Désélectionnez Mes collections sélectionnées, si nécessaire.
  3. Cliquez sur le nom de la collection pour l'ouvrir.
  4. Sélectionnez l'option Charger les titres dans cette collection de la liste déroulante Actions pour collection.
  5. Dans le champ Charger le fichier de collection, choisissez l'étendue de votre fichier :
    • Mettre à jour les modifications uniquement (défaut) Si vous choisissez cette option, le système recherche uniquement les modifications dans le fichier et utilise la valeur ACTION spécifiée pour déterminer comment traiter les modifications. Choisissez cette option si :
      • Vous créez une collection pour la première fois.
      • Vous avez apporté des modifications aux données de titre et vous utilisez la valeur ACTION « overlay » ou « covoverlay ».
    • Remplacer tous les titres de la collection
      Si vous choisissez « Remplacer tous les titres de la collection », le système supprimera ou désélectionnera les sélections de titres existantes dans la collection et les remplacera par les informations du nouveau fichier que vous chargez. Choisissez cette option si :
      • Vous utilisez un fichier pour supprimer ou désélectionner des titres d'une collection.kb_upload_collection_file.png
  6. Encodage du fichier chargé
    1. Conservez l'encodage de fichier par défaut UTF-8, sauf si vous avez besoin de le modifier. Si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains, utilisez la liste déroulante Encodage du fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).
      Les options suivantes sont disponibles :
      • UTF-8
      • ISO-88591 (LATIN-1)
      • UTF-16LE (Texte Unicode/Excel)
  7. Localisez et sélectionnez votre fichier .txt, puis cliquez sur Charger. 
  8. Une fois le chargement terminé, prévisualisez le rapport et décidez d'approuver le chargement KBART ou de le supprimer et de recommencer.
    • L'aperçu du téléchargement sera disponible pendant 72 heures à compter de la date de génération.
  9. La collection sera verrouillée pour réindexation jusqu'à ce que vos modifications aient été traitées.

 Mise en garde : les fichiers Excel (.xls) et (.xlsx) ne seront PAS chargés correctement. Vous devez enregistrer votre fichier au format de fichier texte délimité par des tabulations (.txt Texte Unicode).

Voir l'état du chargement de votre fichier

 Note. - Lorsque vous signalez un problème, indiquez votre  ID WorldCat Registry et joignez le fichier que vous essayez de charger. Si possible, ajoutez une autorisation pour votre mandataire afin que nous puissions accéder aux liens aux textes intégraux. Ces informations sont nécessaires au diagnostic et à la résolution de certains problèmes.

Après avoir chargé une collection de la base de connaissances dans Gestion des collections, vous pouvez vérifier l'état de chargement de votre fichier en ouvrant la section Historique de la collection dans le profil de la collection.  Vous pouvez également consulter l'historique de votre établissement dans la section Historique des activités pour votre établissement. Voir Historique des activités dans Gestion des collections pour plus de détails.

Option 2 - Modifier les titres un par un dans l'interface

  • À la fin de cette session, vous aurez acquis les connaissances de base pour lancer une recherche et effectuer des actions courantes sur les collections de la base de connaissances.

Pour modifier un titre à la fois :

  1. Accédez à la collection. Ouvrez-la et développez la section Titres.
  2. Modifiez les informations :
    • Sélectionnez/Désélectionnez les titres
    • Modifiez les informations sur la couverture, etc.

Pour en savoir plus, voir Valeurs KBART et formatage.