Notes d'installation de Circulation WorldShare - Février 2023

Interface des employés

L'onglet Documents litigieux apparaîtra la prochaine fois que vous vous connecterez à WorldShare. Il n'y a rien à activer ou à configurer.

Tous les membres du personnel de la bibliothèque ayant les rôles suivants pourront consulter l'onglet Documents litigieux :

• Circulation Admin
• Circulation Comptoir
• Étudiant-Employé
• Étudiant-Employé Circulation

 Note. Dans une prochaine version, les membres du personnel ayant l'autorisation sera également accordée au personnel de la bibliothèque ayant le rôle Étudiant-Employé Restrictions pourront également voir cet onglet.

L'écran contient les documents qui sont actuellement comptabilisés dans le nombre de documents déclaré perdus, n'avoir jamais eus ou déjà retournés de l'usager. La liste de ces documents n'est pas historique : un prêt n'apparaîtra plus sous l'onglet Documents litigieux lorsque le document aura été retourné et que le « litige » aura été effacé du compte de l'usager. Pour voir l'historique des documents litigieux, vous devez activer l'Historique des transactions du personnel ou trouvez les évènements correspondants dans le Rapport détaillé sur les Évènements de Circulation.

La liste des documents litigieux ne contiendra que les documents qui n'ont pas été retirés et purgés dans WorldShare. Voir ci-dessous pour plus de détails sur les modifications apportées à la chaîne de travail et comment les usagers et les documents sont supprimés.

Usagers mandataires et groupes de circulation

L'onglet Documents litigieux n'apparaîtra pas pour les usagers mandataires : tous les documents litigieux sont affichés dans le compte de l'utilisateur principal, quel que soit l'usager mandataire qui est responsable de l'emprunt.

Si votre bibliothèque participe à un groupe de circulation, l'onglet Documents litigieux comprendra les documents de tous les établissements du groupe qui ont été contestés par cet usager. De plus, vous pourrez consulter la liste complète des documents litigieux de tout usager de votre groupe.

Modifications de la chaîne de travail : suppression des notices de document et des comptes d'usager liés aux documents litigieux

Auparavant, WorldShare permettait à votre bibliothèque de 1) supprimer un compte d'usager avec des documents litigieux; et 2) de retirer et de purger les documents ayant un état litigieux (déclaré retourné, déclaré n'avoir jamais eu, etc.) Toutefois, le retrait d'un document litigieux ne réduisait pas le nombre de documents litigieux de l'usager, ce qui pouvait entraîner un blocage permanent du compte de l'usager (voir Politiques de types d'usagers). De même, si vous supprimiez un usager ayant un document litigieux, il était difficile de déterminer pourquoi un document était litigieux.

Pour éviter la perte d'informations essentielles sur les documents litigieux, les règles de validation ont été modifiées dans WorldShare lorsque votre bibliothèque tente de supprimer un compte d'usager ou une notice de document du système. Grâce à ces changements, le système peut vous indiquer quel usager et quel document ont été impliqués dans un litige.

Tout d'abord, Circulation ne supprimera plus du système la notice d'un document retiré si l'état du document est Retiré (Perdu), Retiré (Déclaré retourné), ou Retiré (Déclaré n'avoir jamais eu). Dorénavant, un document ne sera retiré (purgé) de Circulation et cessera d'apparaître dans votre rapport d'inventaire hebdomadaire FTP (et autres) à la fin de votre durée de conservation pour les documents supprimés si l'état actuel du document est Retiré (Disponible), Retiré (Non disponible ou Retiré (Manquant). Ce changement permet de garantir que les documents litigieux continueront d'apparaître sous l'onglet Documents litigieux du compte de l'usager jusqu'à ce que la notice du document soit retournée.

Deuxièmement, votre établissement ne pourra plus supprimer un usager ayant des documents litigieux. Veuillez noter que vous serez autorisé à supprimer un compte d'usager si la notice d'un document litigieux a déjà été retiré et purgé de WorldShare. Sinon, un compte d'usager ne peut plus être supprimé si l'usager a des prêts actifs, des documents litigieux (lorsque la notice du document existe toujours dans WorldShare) ou des factures impayées. Pour effacer les documents litigieux associés à un usager, vous devez effectuer le retour de ces documents puis, facultativement, retirer les documents ou les marquer comme étant manquants.

Malheureusement, les informations sur le document prêté n'apparaîtront pas sous l'onglet Documents litigieux si le document a déjà été retiré et purgé de WorldShare. Par conséquent, le nombre de « litiges » de l'usager peut être supérieur au nombre de documents affichés sous l'onglet Documents litigieux. Vous avez la possibilité d'ajuster le nombre de litiges de l'usager. Nous espérons apporter des améliorations à cette fonctionnalité dans les prochaines installations de WorldShare Circulation.

Interface du personnel

Par défaut, WorldShare continuera de conserver toutes les données existantes stockées dans le champ Dernier prêt à. Si le compte d'usager existe toujours, le nom de l'usager et le nom de tout usager mandataire impliqué dans le prêt apparaîtront dans les Statistiques du document :

Si la conservation est désactivée ou si le dossier de l'usager n'existe plus, vous verrez le nom de l'établissement qui a emprunté le document pour la dernière fois dans le champ Dernier prêt à. Les informations sur les établissements sont particulièrement utiles pour les groupes de circulation :

Vous devez vous attendre à ce que le champ Dernier prêt à soit vide lorsque le champ pour la date Dernier prêt n'est pas configuré. Si votre bibliothèque a chargé des statistiques sur les document à partir de son ancien SIGB pendant l'implantation de WorldShare, vous constaterez peut-être que les statistiques sur les derniers documents prêtés ne sont que partiellement disponibles.

Configuration

Vous pouvez désactiver la conservation sous Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Administration/Général > Historiques > Statistiques sur le document: Dernier prêt à.

Par défaut, WorldShare continuera de conserver indéfiniment les données sur les usagers du champ Dernier prêt à. L'option Conserver indéfiniment sera sélectionnée :

Pour désactiver la conservation, sélectionnez l'option Ne jamais conserver. La sélection de Ne jamais conserver empêchera WorldShare de stocker l'identité des usagers dans le champ Dernier prêt à et de fournir ces informations à Rapports WorldShare et Conception de rapports.

 Mise en garde - Si vous sélectionnez l'option Ne jamais conserver , toutes les données de vos notices de documents existantes seront également supprimées dans les 7 jours suivant votre changement de configuration. Le processus de suppression sera exécuté chaque semaine le samedi à 22 h 00 dans le fuseau horaire de votre centre de données WorldShare. Après avoir été supprimées, vos données ne peuvent pas être récupérées par OCLC. Le système vous demandera de confirmer la suppression lors de l'enregistrement de cette modification :

Groupes de circulation

Si votre bibliothèque participe à un groupe de circulation, la politique de conservation pour les informations de Statistiques sur le document: Dernier prêt à seront contrôlées par l'établissement d'appartenance de l'usager. Par exemple, si un usager de la Bibliothèque A emprunte un document de la collection de la Bibliothèque B, la politique de conservation de la Bibliothèque A sera utilisée pour déterminer si l'information sur l'usager sera conservée dans les statistiques sur le document de la Bibliothèque B.

Cela permet à votre bibliothèque de garder le contrôle sur la conservation des données concernant ses usagers.

Configuration

Vous pouvez choisir de bloquer le renouvellement lorsque les limites sont dépassées dans Configuration des services OCLC pour les Politiques de limites de prêts et les Politiques de types d'usagers.

Par défaut, toutes les limites empêcheront le prêt et le renouvellement, et le paramètre Bloquer le renouvellement lorsque la limite est dépassée sera activé pour toutes les politiques existantes.

Désactivez le paramètre Bloquer le renouvellement lorsque la limite est dépassée pour que cette limite soit vérifiée uniquement lors du premier prêt initial du document à l'usager :

Dans Configuration des services, les Politiques de limites de prêts ont été mises à jour pour faciliter la compréhension de vos options. Plus précisément, la case à cocher Aucune limite a été remplacée par les boutons radio Activer la limite : Oui ou Non. Si vous avez précédemment sélectionné l'option Aucune limite , vous verrez Non sélectionné pour Activer la limite.

Si vous choisissez d'activer une limite (Activer la limite = Oui), vous serez invité à définir la valeur de la limite. Par exemple, Nombre maximal de documents prêtés = 50. Si applicable, vous pourrez Bloquer le renouvellement lorsque la limite est dépassée.

 Note. - Vous remarquerez peut-être que les paramètres des Politiques de limites de prêts pour les usagers non vérifiés ont été supprimés. Ces options n'ont jamais été implantées dans WorldShare; vos limites pour les comptes des usagers vérifiés étaient appliquées à tous vos usagers. Aucune modification fonctionnelle n'a été apportée à la suite de la suppression des champs de limites de prêts des usagers non vérifiés.

Groupes de circulation

Si votre bibliothèque participe à un groupe de circulation, veuillez noter que les Politiques de types d'usagers sont contrôlées par l'établissement d'appartenance des usagers alors que les Politiques de limites de prêts sont contrôlées par les établissements qui détiennent les documents. Votre groupe peut discuter de l'approche a privilégier avant d'apporter des modifications à la configuration afin d'éviter toute confusion pour vos usagers et le personnel de la bibliothèque.