Notes d'installation de Circulation WorldShare - Juin 2022

Interface des usagers dans Mon dossier

Chaque usager contrôle la conservation et l’affichage de son historique d’emprunts dans Circulation WorldShare. Par défaut, l’Historique des emprunts est désactivé pour tous les usagers : ils verront une invitation à activer cette option la première fois qu'ils consulteront l'onglet Historique des emprunts de leur dossier .

Pour activer l'Historique des emprunts pour leur compte, les usagers doivent accéder à l'onglet Profil et activer l'option Activer l'historique de mes emprunts. La durée de conservation de votre bibliothèque sera affichée dans le texte explicatif.

Si un usager a activé l'Historique des emprunts, les données bibliographiques, sur les documents et l'utilisation sont collectées et ajoutées à l'Historique des emprunts de l'usager lorsque les documents sont retournés dans la collection. Par exemple, le titre, l’emplacement sur les rayons, la cote et l’énumération du document ne changeront pas dans l’historique, même si les données bibliographiques sont modifiées ou si le document est retiré de la collection de la bibliothèque.

Les liens de titres vers WorldCat Discovery sont fournis afin que vos usagers puissent consulter la disponibilité actuelle, exporter des informations de citation bibliographique, faire une demande de réservation, etc. Les documents temporaires et les conteneurs ne seront pas en hyperlien.

Vos usagers peuvent désactiver l'Historique des emprunts en tout temps via l'onglet Profil. L'usager sera informé que tout son historique sera supprimé.

Après avoir désactivé et supprimé l'historique, l'usager ne verra plus ses données d'historique sous l'onglet Historique des emprunts. Il verra plutôt une invitation à activer l'historique de ses emprunts (voir ci-dessus).

 Note. - Un usager ne peut accéder qu'à son propre historique d'emprunts. L'accès est limité à Mon dossier; il n'existe actuellement aucun accès par API à l'Historique des emprunts. Les données de l'historique d'emprunts ne sont jamais partagées avec le personnel de la bibliothèque ou des tiers.

Consultez les Notes d'installation de Mon dossier pour plus de détails sur l’expérience des usagers dans Mon dossier.

Configuration

L’Historique des emprunts est désactivé par défaut pour tous les usagers de votre bibliothèque. Pour protéger la vie privée de vos usagers, WorldShare commencera à conserver et à afficher l'historique des emprunts des usagers uniquement si :

• Votre bibliothèque active cette fonctionnalité dans Configuration des services OCLC.
• L'usager autorise explicitement la conservation de son historique d’emprunts dans Mon dossier.

Lorsque votre bibliothèque aura activé la fonctionnalité et défini une durée de conservation des données, vos usagers verront l'onglet Historique des emprunts et l'option permettant d’activer leur historique d'emprunts sous l’onglet Profil dans Mon dossier. Pour activer cette fonctionnalité, allez dans Configuration des services OCLC sous Circulation WorldShare > Administration/Général > Historiques > Historique des emprunts des usagers et sélectionnez Oui pour Stocker l'historique. Vous devrez choisir une durée de conservation entre 1 mois et 60 mois.

 Mise en garde - Les données de l'historique des emprunts des usagers et leur choix pour cette option seront supprimés si votre bibliothèque désactive cette fonctionnalité. Une mise en garde sera affichée si vous essayez d'enregistrer une modification dans la configuration de l'écran Historiques qui désactiverait l'Historique des emprunts des usagers :

En général, les entrées sont automatiquement supprimées de l'Historique des emprunts lorsque  :

• L'usager désactive son Historique des emprunts.
• Le compte de l'usager est supprimé.
• Votre bibliothèque désactive la fonctionnalité ou cesse d'utiliser les Services de gestion WorldShare.
• La durée de conservation des données de votre bibliothèque est expirée ou est raccourcie.

Utilisation des Politiques de types de collections

Vos paramètres au niveau des collections sont maintenant répartis par règles qui peuvent ensuite être attribuées à plusieurs emplacements et genres de documents. Après avoir créé une règle, vous pouvez ajouter toutes les localisations, emplacements sur les rayons et genres de document applicables. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres d'une règle pour appliquer les modifications à tous les documents assignés pour cette règle, déplacer la localisation d'une règle à une autre, etc.

Par exemple, vous pouvez créer une règle pour :

• Tous les documents d'une collection qui ne sont pas utilisés pour remplir des réservations et devraient avoir l'état Non disponible par défaut.
• Tous les documents à des emplacements sur les rayons hors site qui nécessitent une période de remise sur les rayons de plusieurs jours.
• Les documents qui ne peuvent pas être réservés pendant les pauses universitaires ou les jours fériés : une modification de règle peut rapidement activer/désactiver la possibilité de réserver les documents auxquels cette règle est assignée.

Dans l'exemple suivant, la règle Requestable + 24h Reshelving (Réservables + 24h pour remise sur rayons) a été créée pour toutes les parties d'une collection dont les documents sont traités comme étant Disponible par défaut, peuvent être réservés pour tous les usagers et états de document, n'ont pas de période de traitement pour les documents nouvellement reçus, et nécessitent une période de remise sur rayons de 24 heures. La règle est actuellement attribuée à huit parties de la collection. L'utilisateur a déjà cliqué sur le bouton Ajouter localisation pour ajouter une neuvième localisation (Film and Video Collection), qui est surlignée en vert. L’utilisateur a également cliqué sur l’icône de suppression pour supprimer la localisation Library Annex - Special Collections Use Only de la règle :

Les règles sont triées par ordre alphabétique de nom de règle dans l'écran Politiques des types de collections.

 Conseil -  Vous n'arrivez pas à trouver une localisation dans les diverses règles affichées à l'écran? Utilisez Ctrl+F pour chercher la localisation. Dans la version de juillet 2022, vous pourrez filtrer la liste des règles pour trouver une localisation précise.

Ordre de traitement

Lorsque vous déterminez la règle à appliquer à un document, le système évalue les Politiques de types de collections de votre bibliothèque et sélectionne la meilleure correspondance comme suit :

• Correspond à une Localisation, un Emplacement sur les rayons et un Genre de document précis.
• Correspond à une Localisation et à un Emplacement sur les rayons précis lorsque la valeur pour Genre de document est « Tout ».
• Correspond à une Localisation et à un Genre de document précis lorsque la valeur pour Emplacement sur les rayons est « Tout ».
• Correspond à une Localisation précise lorsque la valeur pour Emplacement sur les rayons et de Genre de document est « Tout ».

Cet ordre de traitement n'a pas été modifié lors de la migration des Politiques de localisations vers les Politiques de types de collections. Toutefois, vous remarquerez peut-être que les Politiques de types de collections ne permettent plus à votre bibliothèque d'enregistrer des localisations en double. Par exemple, vous ne pouvez assigner qu'une seule règle pour Bibliothèque Chimie - Tout - Tout, mais vous pouvez assigner les mêmes règles ou des règles différentes pour Bibliothèque Chimie - Réserve de cours - Tout et Bibliothèque Chimie - Tout - Vidéo DVD.

Il est fortement recommandé d'avoir une rangée pour chaque Localisation lorsque la valeur pour Emplacement sur les rayons et pour Genre de document est Tout afin d'inclure les documents à de nouveaux emplacements sur les rayons ou lorsque que de nouveaux genres de document (formats de matériel) sont ajoutés à WorldCat.

Migration des données des Politiques de localisations

Vos données pour Politiques de localisations ont été automatiquement transférées dans les Politiques de types de collections. Des règles ont été créées en fonction de toutes vos combinaisons de politiques actuelles et un numéro a été attribué à chaque règle (01, 02, 03, etc.). Les noms de règles ont été choisis pour que les règles soient triées en fonction du plus grand nombre d’emplacements. Par exemple, la règle 01 aura le plus grand nombre d’emplacements avec les mêmes paramètres de politique. Le nombre de règles migrées dans les Politiques de types de collections dépend du nombre de paramètres de politique uniques que vous avez configurés dans les Politiques de localisations.

Par exemple, pour la politique de localisation suivante qui comporte six lignes :

Les trois règles suivantes seront créées dans Politiques des types de collections :

Vous pouvez renommer et/ou réorganiser vos règles de Politiques de types de collections en fonction de vos pratiques locales. Par exemple, vous voudrez peut-être une règle pour un sous-ensemble de votre collection dont les politiques changent au cours de l’année. Par exemple, pour les documents qui ne peuvent pas être demandés pendant les vacances scolaires ou les jours fériés.

Affichage des données des Politiques de localisations archivées

À titre de référence, les données des politiques de localisations de votre bibliothèque ont été archivées et peuvent être consultées jusqu’en septembre 2022.

Vous ne pourrez pas apporter de modifications via l'écran Politiques de localisations. De même, toute mise à jour que vous apportez aux Politiques de types de collections ne sera pas reflétée dans l'écran Politiques de localisations.

Si vous devez mettre à jour vos politiques, vous devez utiliser le nouvel écran Politiques de types de collections.