Gestion de l'utilisation sur place des documents
Cette chaîne de travail est facultative et constitue une alternative aux prêts traditionnels ou aux prêts pour consultation sur place si votre bibliothèque souhaite contrôler l'utilisation de ses collections spéciales, de ses microfilms ou de tout autre document qui ne doit pas quitter la bibliothèque en raison de sa valeur, de son âge, de son état physique ou de son caractère unique.
Lorsqu'un usager arrive à l'endroit de collecte, utilisez le rapport Endroits de collecte pour localiser tous les documents qui sont prêts à être utilisés. Lorsque l'usager prend possession du document, sélectionnez l'option Marquer comme Utilisé dans le menu Actions pour mettre à jour l'état du document réservé pour Utilisé.
Configuration
Configurer le Type de fourniture d'une succursale
Utilisez l'option Type de fourniture pour vos emplacements de succursale afin d'indiquer si les document réservés peuvent être récupérés pour le prêt ou s'ils doivent être consultés sur place.Pour modifier le Type de fourniture pour vos endroits de collecte actifs :
- Allez dans Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Administration/Général > Emplacements de succursales.
- Dans la section Traitement des demandes, modifiez le Type de fourniture pour Utilisation sur place uniquement.
Pour plus de détails, voir Emplacements de succursales.
Configurer la Durée d'utilisation sur place
Indiquez la durée pendant laquelle un usager peut consulter un document réservé à un usage interne. Par exemple, vous pouvez accorder trois jours aux usagers pour récupérer un document réservé, puis deux semaines pour l'utiliser sur place.
Le paramètre Durée d'utilisation sur place est un paramètre facultatif pour ajuster automatiquement la date d'expiration d'une réservation lorsque le document réservé est utilisé sur place pour la première fois. Cette durée de réservation sera calculée à partir du moment où le document réservé passe à l'état Utilisé.
Note. - La configuration existante de la Durée sur le rayon des réservations dans la Politique pour fourniture des réservations continuera à déterminer la durée (date et heure) de la conservation du document réservé jusqu'à ce que le retour de ce document soit effectué à la succursale de collecte pour remplir la demande. Le document doit être utilisé sur place ou prêté au moins une fois avant cette date d'expiration. Sinon, la réservation expirera et le document apparaîtra dans le rapport Réservations à replacer.
Pour configurer la Durée d'utilisation sur place :
- Allez dans Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Réservations et mises de côté > Politiques pour fourniture des réservations, puis sélectionnez la politique que vous voulez modifier.
- Sélectionnez la durée appropriée pour Durée d'utilisation sur place.
- Facultatif. Vous pouvez sélectionner l'option Exclure les heures de fermeture pour calculer la durée en fonction des heures durant lesquelles l'endroit de collecte est ouvert. Les heures d'ouverture de la succursale sont utilisées si les heures d'ouverture de la succursale sont configurées afin d'outrepasser les heures d'ouverture de votre établissement.
- Si vous ne souhaitez pas que la durée avant l'expiration de la réservation sur le rayon soit ajustée lors de la première utilisation sur place, vous pouvez laisser le champ Durée d'utilisation sur place vide.
Voir Politiques pour fourniture des réservations pour plus de détails.
Notes.
- Vous pouvez mettre à jour manuellement la date et l'heure d'expiration de la réservation sur le rayon dans l'interface Circulation, mais vous devrez outrepasser toute date qui dépasse la politique de la bibliothèque. Pour plus de détails, voir Modifier ou supprimer une réservation.
- Groupes de circulation - Les Politiques pour fourniture des réservations sont contrôlées par les établissements propriétaires des documents. Les heures d'ouverture de l'endroit de collecte seront prises en compte lors du calcul de la durée de la réservation sur le rayon et la durée d'utilisation sur place lorsque l'option Exclure les heures de fermeture est sélectionnée.
Marquer un document comme étant Utilisé
Lorsqu'un usager arrive à l'endroit de collecte, utilisez le rapport Endroits de collecte pour localiser tous les documents qui sont prêts à être utilisés.
Note. - Pour modifier l'état d'un document réservé dans le rapport Endroits de collecte, vous devez posséder l'un des rôles suivants : Circulation Admin, Circulation Comptoir, Circulation Comptoir Confidentialité, Étudiant-Employé ou Étudiant-Employé Circulation. Voir Rôles pour les comptes de Circulation WorldShare.
Lorsque l'usager prend possession du document, sélectionnez l'option Marquer comme Utilisé dans le menu Actions pour mettre à jour l'état du document réservé pour Utilisé. Tout document réservé ayant l'état Prêt pour utilisation peut être mis à jour pour devenir Utilisé afin d'enregistrer l'utilisation du document, même si l'endroit de collecte permet habituellement le prêt de documents réservés. Par exemple, il est possible qu'un document ne puisse pas quitter la bibliothèque en raison de son état physique, ou que l'usager veuille consulter le document sans l'emprunter.
Note. - Si la Politique pour fourniture des réservations comprend une facture pour la récupération d'une réservation, le système vous demandera de confirmer le montant facturé avant que l'état du document réservé puisse être mis à jour pour Utilisé. Le système ne facturera l'usager que la première fois où le document réservé passera à l'état Utilisé.
La file d'attente de l'usager et l'état du document seront reflétés lorsque le document réservé sera Utilisé.
- Tant qu'un document réservé a l'état Utilisé, la réservation ne peut pas être supprimée par le personnel de la bibliothèque ou l'usager. L'endroit de collecte de la réservation ne peut pas non plus être mis à jour. L'état du document réservé doit être remis à Prêt pour utilisation avant que de telles modifications puissent être apportées afin d'éviter toute confusion et garantir que la chaîne de traitement du document soit enregistrée.
- Un document réservé qui est utilisé restera visible par le personnel de la bibliothèque et l'usager même si sa date et son heure d'expiration sur le rayon des réservations sont passées :
- L'utilisation sur place sera consignée dans les statistiques du document pour vous aider à effectuer le suivi de l'utilisation de vos collections spéciales. Consultez la rubrique Voir les statistiques et les rappels envoyés pour plus de détails.
Actions pour un document marqué Utilisé
Pour remettre l'état du document réservé à Prêt pour utilisation, sélectionnez Marquer comme Prêt pour utilisation dans la colonne Actions lorsque l'usager a terminé d'utiliser le document pour le moment ou qu'il doit s'éloigner temporairement du document.
- Le retour d'un document réservé à l'état Prêt pour utilisation sous-entend que l'usager a l'intention de revenir consulter le document plus tard. Il n'y a pas de limite au nombre de fois où l'état d'un document réservé peut être remis à Utilisé.
Pour indiquer que l'usager de la bibliothèque a terminé d'utiliser le document réservé, utilisez l'action Marquer comme Complétée pour compléter la réservation. Les documents réservés avec l'état Prêt pour utilisation ou Utilisé peuvent être mis à jour en utilisant l'action Marquer comme Complétée.
- Lorsqu'une demande est complétée, la réservation n'est plus affichée au personnel de la bibliothèque ou à l'usager dans Mon dossier. Le document apparaîtra dans le rapport Réservations à replacer. Au contraire de la suppression d'une réservation, l'action de compléter une demande n'enverra pas un avis d'expiration de la demande à l'usager.
Expérience des usagers avec des documents destinés à la consultation sur place
Pour une utilisation sur place, l'usager doit réserver suffisamment de temps pour consulter le matériel lorsque la bibliothèque est ouverte. Par conséquent, lorsqu'un usager fait une demande dans WorldCat Discovery ou examine sa demande ouverte dans Mon dossier, le système lui rappelle qu'il devra utilisé le document uniquement dans la bibliothèque dans le formulaire de demande, dans le message de confirmation de réservation, et dans la colonne État de l'écran de leurs réservations dans Mon dossier.
Aucun avis supplémentaire de récupérer la réservation ne sera envoyé à l'usager après la première utilisation sur place du document réservé. Un avis d'expiration sur le rayon des réservations sera envoyé uniquement si la réservation expire alors que l'état du document est Prêt pour utilisation et que le retour du document est effectué par le biais du rapport Réservations à replacer, ou si la réservation est supprimée par un employé de la bibliothèque.
- Marquer une réservation comme Complétée ne déclenchera pas d'avis d'expiration de réservation.