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État Retiré

Découvrez les différents scénarios qui entraînent l’attribution d’un statut retiré aux documents.
Qu'est-ce qu'un document retiré?

« Retiré » est un état de document dans Circulation WorldShare. Il s'applique aux documents qui ont été supprimés. 

Qu'est-ce qu'un document supprimé?

Un document supprimé est un document que le personnel de la bibliothèque a retiré de la collection dans WorldShare, soit en supprimant le code-barres de la Notice de fonds local (numéros de publications en série ou volumes de collections monographiques en plusieurs parties), soit en supprimant la Notice de fonds local (tous les types de documents). Les documents supprimés peuvent avoir l'état « Retiré », qui peut s'afficher comme « Retiré (disponible) »jusqu'à ce que le document soit éliminé dans le système.

Que signifie l'apparition d'un code-barres dans la zone 876 $r dans l'affichage en format MARC?

Les codes-barres actifs sont stockés dans la zone 876 $p « Désignation du document ». Lorsqu'un code-barres existant est remplacé ou supprimé dans une Notice de fonds local en affichage Descriptif, il est stocké dans la zone 876  $r « Identification de l'unité invalide ou annulée ». Lorsqu'un code-barres existant est remplacé ou supprimé dans l'affichage MARC, l'ancien code-barres n'apparaît pas dans 876 $r. Dans les deux cas, le document peut encore être récupéré avec l'ancien code-barres supprimé, comme décrit ci-dessous.

Quelle est la différence entre la suppression d'un code-barres et la suppression d'une NFL? 

Lorsqu'une valeur de code-barres (876 $p) est supprimée[DSLMR1] , le reste de la Notice de fonds local (NFL) peut être récupérée dans WorldCat par d'autres moyens (par exemple, la cote) et est affichée aux utilisateurs finaux.Lorsque la NFL complète est supprimée, elle n'est plus visible pour les utilisateurs finaux et n'est reparable que dans Circulation en utilisant la boîte de recherche « Entrer le code-barres ».Lorsque la dernière NFL d'une notice WorldCat est supprimée, les fonds de votre bibliothèque [DSLMR1] (049) sont supprimés de la notice et le titre n'apparaît plus comme étant « détenu » par votre bibliothèque.

Comment puis-je savoir par qui ou par quel processus un document a été supprimé?

Dans Gestion des notices > Paramètres de l'établissement > Historique des modifications de NFL, sélectionnez Afficher l'historique de NFL et Conserver les infos sur l'utilisateur. À partir du moment où le paramètre est mis à jour, l'Historique des modifications de NFL affichera le compte d'utilisateur qui a exécuté l'action de suppression les employés de la bibliothèque disposant des autorisations appropriées.

 Note. - Lorsque la NFL complète est supprimée (et pas seulement la zone 876), le personnel de la bibliothèque ne peut plus repérer la NFL dans Gestion des notices ou WorldCat Discovery.

Dans quels modules les documents peuvent-ils être retirés?

 Note. -: Une fois retirés, les documents ne peuvent être récupérés qu'en cherchant le code-barres dans Circulation.

Les employés ayant quels rôles peuvent supprimer des documents?
  • Acquisitions Admin
  • Acquisitions Employé Commandes
  • Acquisitions Employé Réception
  • Acquisitions Employé supérieur
  • Acquisitions Employé Paramètres
  • Catalogage Admin
  • Catalogage Modifications en lots
  • Catalogage Complet
  • Circulation Admin
  • Circulation Comptoir
  • Circulation Comptoir Confidentialité
  • Gestion des collections Admin
  • Publications en série Admin
  • Publications en série Réception
  • Étudiant-Employé

De plus, tout processus menant à la suppression des localisations WorldCat d'une notice WorldCat supprimera également toutes les Notices de fonds locaux associées. Cela s'applique aux Actions en lots dans Gestion des notices et aux collections de synchronisation de données de type Supprimer localisations WorldCat et Supprimer notices de fonds locaux.

Dans quelles circonstance un document acquiert l'état « Retiré »?
Module/Service Scénario
Acquisitions
  • Modification de la ressource/du numéro OCLC d'une NFL en commande, si l'employé de la bibliothèque a ajouté manuellement un code-barres à la NFL.
  • Annuler la réception d'un numéro de publication en série.
  • Reliure d'un numéro de publication en série sans réutiliser le code-barres dans le volume relié.
Acquisitions > Éditeur de document/exemplaire
  • Suppression d'une monographie.
  • Suppression de la notice de l'exemplaire pour une publication en série ou un document en plusieurs parties.
Acquisitions > Mes NFL
  • Suppression de notices des résultats d'une recherche de NFL.
Circulation > Éditeur de document/exemplaire
  • Suppression d'une monographie.
  • Suppression de la notice de l'exemplaire pour une publication en série ou un document en plusieurs parties.
Circulation > Mes NFL
  • Suppression de notices des résultats d'une recherche de NFL.
Gestion des collections > Collection de synchronisation de données
  • Suppression d'une NFL.
  • Modification du code-barres d'un document dans la zone 87X $p et valeur précédente non enregistrée dans la zone 87X $r.
  • Suppression d’un code-barres de document précédemment enregistré dans la zone 87X $p.
Connexion
  • Suppression d'une NFL.
  • Modification du code-barres d'un document dans la zone 87X $p et valeur précédente non enregistrée dans la zone 87X $r.
  • Suppression d’un code-barres de document précédemment enregistré dans la zone 87X $p.
API WorldCat Métadonnées
  • Suppression d'une NFL.
  • Modification du code-barres d'un document dans la zone 87X $p et valeur précédente non enregistrée dans la zone 87X $r.
  • Suppression d’un code-barres de document précédemment enregistré dans la zone 87X $p.
Gestion des notices > Éditeur de NFL en affichage Descriptif
  • Suppression d'une NFL.
  • Modification du code-barres d'un document dans la zone 87X $p et valeur précédente non enregistrée dans la zone 87X $r.
  • Suppression d’un code-barres de document précédemment enregistré dans la zone 87X $p.
Gestion des notices > Listes de travail
  • Suppression d'une NFL.
  • Modification du code-barres d'un document dans la zone 87X $p et valeur précédente non enregistrée dans la zone 87X $r.
  • Suppression d’un code-barres de document précédemment enregistré dans la zone 87X $p.
Gestion des notices > Mes NFL
  • Suppression de notices des résultats d'une recherche de NFL.
  • Remplacement de code-barres dans la zone 876 $p.
WMS Collection Management API (application pour WorldShare)
  • Suppression d'une NFL.

 

Combiene de temps un document peut être affiché comme « Retiré »?

La durée de conservation maximale pour les documents supprimés est de 12 000 mois (1000 ans).

 Note. - WorldShare respecte la durée indiquée dans Configuration des services > Circulation WorldShare > Administration/Générale > Documents supprimés avant d'éliminer les documents. Le processus qui élimine les documents n'est cependant exécuté que le dimanche soir, de sorte que même si la valeur indiquée est 0, tous les documents resteront dans le système avec l'état Retiré jusqu'au dimanche soir suivant l'action qui a supprimer le document.

Si vous constatez que des documents retirés sont encore présents après le dimanche suivant la fin de la durée de conservation des documents supprimés, contactez l'Assistance OCLC en citant un ou plusieurs titres, leur numéro OCLC et le lien vers cette rubrique.

Les documents ayant l'état « Retiré » seront-ils affichés aux usagers dans WorldCat Discovery?

Les documents supprimés dans WorldShare ne seront pas affichés aux utilisateurs finaux, mais seront conservés dans le système jusqu'à ce qu'ils soient purgés du système. 

Y'a-t-il des états qui empêcheraient la purge d'un document après sa suppression?

Un document retiré ayant un code-barres sera uniquement purgé par Circulation WorldShare si l'état précédent du document était Disponible, Non disponible ou Manquant et que son état actuel est Retiré (disponible), Retiré (non disponible) ou Retiré (manquant). Si un document a un autre état que l'un de ces états, le personnel doit effectuer le retour de ce document à son lieu d'appartenance pour libérer le document afin qu'il soit purgé du système.

 Note. - Avant février 2023, WorldShare permettait aux bibliothèques de : 1) supprimer un compte d'usager ayant des documents litigieux (document déclaré perdu, retourné, etc.); et 2) retirer et purger les documents ayant un état « litigieux ». Depuis février 2023, un document retiré peut uniquement être purgé dans Circulation lorsque la durée de conservation des documents supprimés définie par la bibliothèque est terminée si l'état actuel du document est Retiré (disponible), Retiré (non disponible) ou Retiré (manquant). Ce changement permet de garantir que les documents litigieux continueront d'apparaître sous l'onglet Documents litigieux du compte de l'usager jusqu'à ce que jusqu’à ce qu’un retour soit effectué sur la notice du document.

De même, un compte d'usager ayant des documents litigieux ne peut être supprimé tant que les documents litigieux n'ont pas été retournés. Vous pouvez ensuite retirer les documents ou les marquer comme étant manquants.

Le système purgera-t-il un document retiré d'un conteneur?

Le système ne purgera pas un document retiré d'un « conteneur » si celui-ci existe toujours. Supprimez le document de ce conteneur avant de le retirer de la collection.

Y'a-t-il des états qui empêcheraient un document d'être retiré?

Vous devrez peut-être effectuer le retour d'un document ayant l'état Déclaré jamais eu, Déclaré retourné ou Perdu pour effacer cette mention dans le dossier de l'usager avant de retirer le document de la collection. La mention Déclaré jamais eu ou Déclaré retourné ne peut pas être supprimée du dossier de l'usager une fois le document supprimé.

Depuis février 2023, un document n'est éliminé du système que lorsque la durée de conservation des documents supprimés définie par la bibliothèque est terminée si l'état actuel du document est Retiré (disponible), Retiré (non disponible) ou Retiré (manquant).

Comment le personnel peut-il récupéré un document retiré?

Le personnel peut, jusqu'à ce que le document soit éliminé dans le système, repérer le document dans Circulation en utilisant la boîte de recherche « Entrer le code-barres ». Les documents retirés peuvent être récupérés uniquement en sélectionnant Recherche de documents > Notices de fonds locaux et en utilisant la boîte de recherche Entrer le code-barres si le code-barres est présent dans la zone 876 $r, ce qui se produit lorsqu'un code-barres existant est remplacé par un nouveau code-barres dans l'éditeur de documents/exemplaires en affichage Descriptif. Le système conserve les anciens codes-barres jusqu'à ce que les documents supprimés soient éliminés du système.

Quand l'élimination des documents est-elle effectuée?

L'élimination à travers le système des documents supprimés est effectuée tous les dimanches. Les documents supprimés seront conservés jusqu'à l'élimination.

Que se passe-t-il si un document supprimé a le même code-barres qu'un autre document?

La réutilisation des codes-barres n'est pas recommandée dans WorldShare. Si vous avez plusieurs documents avec le même code-barres et que vous ne supprimez qu'un seul document, l'autre document avec le même code-barres aura également l'état Retiré.

Il se peut qu'il soit impossible de réutiliser un code-barres supprimé tant que le document concerné n'a pas été éliminé.

Si vous avez copié un code-barres dans une autre NFL avant de supprimer le document original, les deux documents apparaîtront comme retirés et seront éliminés du système conformément à la période que vous avez définie pour le paramètre Conserver les documents supprimés. Il est recommandé de supprimer le document original avant d'ajouter le code-barres à la nouvelle NFL.

Quelle est la différence entre les états Retiré (disponible) et Retiré?

L'état Retiré (disponible) est un indicateur qu'un document supprimé sera éliminé du système après la durée de conservation des documents supprimés indiquée par votre établissement dans (Configuration des services > Circulation WorldShare > Administration/Générale > Documents supprimés). Donc, tout document ayant cet état sera éliminé du système le dimanche suivant la fin de la durée de conservation des documents supprimés.

Si un document a été retiré et qu'il n'a pas l'état (disponible), la notice sera supprimée, mais il est possible que les données de la NFL ne soient pas éliminées correctement. Cela peut entraîner l'erreur « code-barres inconnu ». 

Que se passe-t-il si un document retiré qui n'a pas encore été éliminé est retrouvé et retourné dans une autre succursale de bibliothèque?

Lorsqu'un document retiré est retourné à un autre endroit que sa succursale d'appartenance, il passe à l'état « En transit » et le système demande à l'employé d'acheminer le document à sa succursale d'appartenance. Lorsque le document sera retourné à sa succursale d'appartenance, l'action Retirer sera affichée.

Comment faire pour que le code-barres d'un numéro de publication en série ou d'un volume n'ait plus l'état Retiré?
  1. Récupérez la Notice de fonds local avec le code-barres retiré dans Gestion des notices.
  2. Ajoutez une note dans le champ avec le code-barres.
  3. Enregistrez la notice de fonds local.
  4. Effectuez le retour du code-barres dans Circulation WorldShare.
  5. Retournez dans Gestion des notices et supprimez la note du champ avec le code-barres.
Comment faire pour que le code-barres d'une monographie en une seule partie n'ait plus l'état Retiré?
  1. Dans Gestion des notices, identifiez la notice WorldCat appropriée.
  2. Dans l'éditeur en affichage MARC ou l'éditeur de NFL en affichage Descriptif, ajoutez un document avec le code-barres du document supprimé. Veuillez noter que cette opération ne rétablit pas un document précédemment retiré; le nouveau document aura la date du jour comme date de création, par exemple, et vous devrez sélectionner l'emplacement sur les rayons et ajouter une cote. Cependant, le nouveau document « héritera » des statistiques de circulation du code-barres supprimé.
  3. Dans Circulation, enregistrez le document dans la succursale d'appartenance du document.
Quelle est la recommandation d'OCLC concernant la conservation des documents supprimés?

OCLC recommande de conserver les documents supprimés pendant au moins deux semaines. Entrez 0 pour que les documents supprimés soit éliminés du système lors de la prochaine élimination.

Que dois-je faire si j'ai un problème avec un document retiré?

Si vous constatez que des documents retirés sont encore présents après le dimanche suivant la fin de la durée de conservation des documents supprimés, veuillez contactez l'assistance technique d'OCLC en citant un ou plusieurs titres, leur numéro OCLC et le lien vers cette rubrique.

Comment puis-je supprimer des documents dans Circulation WorldShare?

Vous pouvez supprimer des documents individuellement ou supprimer tous les documents dans une NFL.

Comment puis-je supprimer des documents dans Gestion des notices WorldShare?

Vous pouvez supprimer des notices individuellement ou en lot dans Gestion des notices.

Comment puis-je retirer un document reçu dans Acquisitions WorldShare?

 Note. - Afin d'éviter de retirer plusieurs documents par mégarde, vous ne pouvez retirer qu'un document à la fois.

Dans Acquisitions :

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Cliquez sur Réception.
  3. Cliquez sur Chercher texte dans le champ puis appuyez sur < Entrée >.
  4. Activez la colonne État de réception si elle n'est pas affichée.
    1. Cliquez sur la roue dentée grise (Roue dentée grise) au-dessus de la colonne de droite.
    2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, sélectionnez État de réception.
    3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.
  5. Sélectionnez Reçue dans la liste déroulante État de réception.
  6. Trouvez le document que vous avez reçu et que vous voulez retirer.
  7. (Facultatif) Vous pouvez également affiner votre recherche avec l'un des filtres ci-dessous.
    Filtres de recherche - Tableau
    Pour chercher par Utiliser cette méthode
    Recherche Dans la liste, sélectionnez un index pour limiter votre recherche :
    • Mot-clé
    • Titre (valeur par défaut)
    • Numéro d'exemplaire
    • Code-barres
    • Numéro de facture
    • ISBN
    • ISSN
    • No de document
    • No de commande
    Type de contenu Dans la liste Type de contenu, sélectionnez le type de contenu du document.
    • Pour retourner à la liste complète de documents, sélectionnez l'espace blanc dans la liste.
    Succursale Dans la liste Succursale, sélectionnez la succursale à laquelle le document sera expédié.
    • La succursale apparaît dans la colonne Localisation de la commande.
    • Pour retourner à la liste de documents en attente, sélectionnez l'espace blanc dans la liste.
  8. Cliquez sur Retirer dans la colonne État de réception. Le document est automatiquement retiré.
     Note. - Lorsqu'un document reçu est retiré :
    • l'État de réception devient Retiré;
    • la notice de fonds local du document est supprimée.
Dans quels rapports puis-je trouver le plus facilement les documents retirés de mon établissement?

Les documents retirés apparaîtront dans le rapport Circulation Item Inventory (Documents de Circulation inventoriés) jusqu'à ce qu'ils soient éliminés. Ce rapport est mis à jour chaque semaine, le dimanche. Toutefois, veuillez noter qu'il est exécuté avant l'élimination des documents : vos documents supprimés peuvent encore figurer dans le rapport pendant une semaine supplémentaire.

Les bibliothèques qui utilisent Conception de rapports WorldShare peuvent utiliser l'univers Circulation - États documents pour créer un rapport personnalisé et filtrer par l'État du document - État actuel par Retiré.

 Note. - Le champ État du document - État actuel est également disponible dans les rapports suivants :