Renouveler des abonnements

Options de recherche pour Envoyer à la liste de renouvellements

Options de recherche de la fenêtre Envoyer à la liste de renouvellements - Tableau

Filtre	Description
Nom de la liste de renouvellements	Le nom de la liste de renouvellements.
Numéro de la liste de renouvellements	Le numéro généré par le système et attribué à la liste de renouvellements.
Description	La description que vous avez fournie pour votre liste de renouvellements.

Colonnes du tableau Envoyer à la Liste de renouvellements

Colonnes du tableau Envoyer à la Liste de renouvellements - Tableau

Colonne	Description
Numéro de la liste de renouvellements	Le numéro généré par le système et attribué à la liste de renouvellements.
Nom de la liste de renouvellements	Le nom de la liste de renouvellements.
Description	La description que vous avez fournie pour votre liste de renouvellements.
Documents actuels dans la liste	Le nombre de documents actuellement dans la liste de renouvellements. Une liste de renouvellement peut contenir jusqu'à 3000 documents.
Date de création	Date à laquelle la liste de renouvellements a été créée.

1. Ouvrir une liste de renouvellements

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Listes de renouvellements . Toutes les listes de renouvellements sont affichées.
2. Cherchez ou allez à la liste de renouvellements pour laquelle vous voulez renouveler des documents.
3. Cliquez sur le nom de la liste de renouvellements pour ouvrir la liste de renouvellements.
   • Dans l'écran contenant la liste de renouvellements, vous pouvez :
     • Modifier le nom de la liste dans le champ Nom de la liste de renouvellements.
     • Inscrire une description pour votre liste dans le champ Description.
     Cliquez sur Enregistrer si vous modifiez le nom de la liste ou entrez une description afin de sauvegarder vos modifications.

2. Remplir la section Paramètres de la liste de renouvellements

La section Paramètres de la liste de renouvellements vous permet de configurer des paramètres pour le renouvellement des documents. Les paramètres de la liste de renouvellements sont enregistrés lorsque vous cliquez sur Enregistrer ou lorsque vous renouvelez la liste de renouvellements (Actions > Renouveler document(s) en commande).

1. Dans l'écran de la liste de renouvellements, ouvrez la section Paramètres de la liste de renouvellements.
2. Dans la liste déroulante Création de commande, choisissez comment regrouper les commandes.
   • Créer nouvelles commandes basées sur commandes précédentes (défaut) - Le système utilise la même structure, la même dénomination et les mêmes types de commande que ceux utilisés précédemment pour les commandes et les groupes de documents. Utilisez cette option lorsque vous avez déjà regroupé les abonnements de vos diverses commandes de façon logique.
   • Ajouter tous les documents à une seule commande - Tous les nouveaux documents commandés seront ajoutés à la commande que vous avez créée. Si vous sélectionnez ce regroupement, vous devrez :
     1. Cliquez sur Sélectionner une commande. La boîte de dialogue Sélectionner une commande est ouverte.
     2. Cliquez dans le bouton radio de la commande que vous voulez utiliser, puis cliquez sur Sélectionner. La commande que vous avez sélectionnée apparaîtra sous la liste déroulante de Création de commande.
        Ou
        Cliquez sur Nouvelle commande. Si vous sélectionnez cette option, vous devrez suivre les étapes pour créer une nouvelle commande.
     3. Cliquez sur Enregistrer. Lorsque vous renouvellerez la liste de renouvellements, tous les nouveaux documents commandés seront ajoutés à cette commande.
         Mise en garde - Tous les nouveaux documents seront placés dans une seule commande pour un seul fournisseur. Si les documents figurant dans la liste de renouvellements proviennent de plusieurs fournisseurs, vous recevrez un avertissement. Pensez à sélectionner Créer une commande par fournisseur si vous recevez cet avertissement.
   • Créer une commande par fournisseur - Tous les nouveaux documents commandés seront ajoutés à une nouvelle commande par fournisseur. Cette option est utile lorsque vos abonnements sont organisés de façon aléatoire parmi plusieurs commandes par fournisseur ou sur la base d'un document par commande. Les commandes créées à l'aide de cette méthode utilisent la convention de dénomination suivante : Commande d'abonnement - [Nom du fournisseur] - [Date].
3. Cochez la case Appliquer taux de change actuel (pour commandes étrangères) pour appliquer automatiquement le taux de change actuel après le renouvellement. Ce paramètre est utile si la devise utilisée pour la commande est différente de la devise utilisée par votre établissement. Par défaut, cette case est décochée.
4. Pour Augmentation du prix :
   1. Pour Augmentation basée sur ce prix source, sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante :
      • Prix du paiement (défaut) - Le montant de l'augmentation sera basé sur le prix du paiement qui apparaît dans la facture originale. S'il n'y a aucune facture payée pour un document, le système utilisera le prix de commande du document qui est renouvelé comme prix du nouveau document.
      • Prix de la commande - Le montant de l'augmentation sera basé sur le prix de la commande qui apparaît dans la commande originale.
   2. Indiquez un nombre (0 à 100) dans la boîte Montant de l'augmentation si vous prévoyez que le prix de renouvellement dépassera le prix du paiement initial.
      • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à deux décimales (8.75%, par exemple).
      • Utilisez les flèches pour augmenter ou diminuer le pourcentage de .01 à la fois.
      • Par défaut, le montant de l'augmentation est zéro pour cent (0 %).
   3. Pour Frais de service, cochez la case Appliquer un pourcentage d'augmentation aux frais de service si vous voulez appliquer le pourcentage d'augmentation utilisé lors du renouvellement des documents également au frais de service. Cela vous permet de prévoir un prix plus précis pour vos documents renouvelés.
5. (Facultatif) Dans la section Passer les commandes, cochez la case Passer la ou les commandes après le renouvellement pour que le système passe automatiquement la ou les commandes après le renouvellement du ou des documents.
     Note. - Les commandes doivent être passées pour que le renouvellement soit complété. Si vous ne cochez pas cette case, vous devez passer la ou les commandes manuellement.
6. Pour le champ État de réception, sélectionnez l'état de réception pour les nouveaux documents après le renouvellement. Cette option n'est disponible que si vous avez coché la case Passer la ou les commandes après le renouvellement à l'étape 5.
   • Identique au document précédent - Le système défini le même état de réception de document que l'état du document en cours de renouvellement. Cet état peut être utile lorsque vous avez défini les abonnements de l'année précédente comme Non suivi ou Reçu en fonction des paramètres préférés que vous souhaitez utiliser pour les années suivantes.
   • Non reçu
   • Non suivi
   • Partiellement reçu
   • Reçu
7. Pour le champ Engagements, cochez la case Effacer tous les engagements restants pour que tout engagement restant pour les documents d'abonnement qui sont renouvelés soit effacé pourvu que les documents soient à la fois payés par le montant et aient au moins une facture.

    Note. - Vous pouvez utiliser ce paramètre lorsque vous savez que vous avez reçu toutes les factures de l'année pour tous les documents commandés partiellement payés et facturés par montant.

8. Pour le champ Collection monographique, cochez la case Compléter les collections monographiques pour compléter toute collection monographique parmi les documents qui sont renouvelés en autant que tous les volumes d'une collection monographique ont été reçus.

    Note. - Utilisez ce paramètre uniquement si vous êtes certain que tous les documents des collections monographiques que vous renouvelez ont été entièrement reçus pour l'année et qu'aucun autre volume n'est attendu.

3. Remplir la section Allocation des postes budgétaires

La section Allocation des postes budgétaires vous permet de mapper le ou les postes budgétaires utilisés pour les documents renouvelés avec les postes de la prochaine période budgétaire. Un Poste cible doit être sélectionné pour chaque Poste source pour renouveler les documents de la liste de renouvellements.

1. Dans l'écran de la liste de renouvellements, ouvrez la section Allocation des postes budgétaires.
2. Sélectionnez un Poste cible dans la liste déroulante. Vous pouvez également inscrire le nom du Poste cible dans la boîte de texte. Le Poste cible par défaut sera le poste budgétaire avec le même code de poste que le Poste source, mais dans la Période budgétaire suivante.
    Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe.
3. (Facultatif) Par défaut, la Période budgétaire cible pour chaque document commandé en cours de renouvellement est la période budgétaire la plus ancienne après l'activation de la Période budgétaire source. Pour mettre à jour la Période budgétaire cible :
   1. Cliquez sur Mettre à jour les périodes budgétaires cibles. La boîte de dialogue Mettre à jour les périodes budgétaires cibles est présentée.
   2. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour les périodes budgétaires cibles, sélectionnez la Période budgétaire cible à laquelle vous voulez associer la Période budgétaire source dans la liste déroulante Période budgétaire cible.
   3. Cliquez sur Mettre à jour lorsque vous avez terminé de mettre à jour la ou les périodes budgétaires cibles. Le tableau Allocation des postes budgétaires sera actualisé avec la nouvelle période budgétaire. Confirmez qu'un poste cible est sélectionné dans la colonne Poste cible. Si la colonne est vide, (re)sélectionnez un poste cible.
       Note. - Si vous ajoutez des documents à une liste de renouvellements ouverte, le tableau Allocation des postes budgétaires sera automatiquement actualisé lorsque vous retournerez à la liste de renouvellements.

4. Remplir la section Documents dans la liste de renouvellements

La section Documents dans la liste de renouvellements vous permet de voir, chercher et filtrer les documents qui ont été ajoutés à la liste de renouvellements, et de voir s'ils vont être renouvelés ou s'ils ont été renouvelés.

1. Dans l'écran de la liste de renouvellements, ouvrez la section Documents dans la liste de renouvellements.
2. Consultez la liste de tous les documents dans la liste de renouvellements.
   • Les documents sont triés alphabétiquement par titre. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'un des titres de colonne suivants : Titre, Fournisseur, Date de début, Date de fin et État de traitement.
   • Par défaut, toutes les colonnes du tableau Documents dans la liste de renouvellements sont affichées. Vous pouvez afficher/masquer les colonnes.

     Colonnes du tableau Documents dans la liste de renouvellements - Tableau

     Colonne	Description
     Titre	Le titre du document ajouté à la liste de renouvellements. Cliquez sur le titre d'un document pour voir les détails sur le document et la commande.
     Fournisseur	Le fournisseur duquel le document a été commandé.
     État de traitement	Statut Description Ajouté Le document a été ajouté à la liste de renouvellements, mais n'a pas encore été renouvelé. Non renouvelé Le document commandé n'a pas pu être renouvelé par le système en raison d'un problème. Voir Raison de l'état pour plus de détails. Vous pouvez également cliquer sur le titred'un document pour voir des détails sur le document et la commande. Renouvelé Le document a été renouvelé par le système sans problème. Renouvelé avec problèmes Le document a été renouvelé par le système avec problème (par exemple, la devise de la commande cible est différente de la devise du paiement). Vous pouvez examiner les documents avec cet état de traitement et faire les modifications nécessaires.  Note. - Vous pouvez filtrer les documents d'une liste de renouvellement avec n'importe quel de ces états.
     Raison de l'état	La raison pour laquelle un document n'a pas été renouvelé ou a été renouvelé avec problèmes par le système. Cette colonne sera vide pour une liste dont les documents n'ont pas été renouvelés.   Raison Description La devise cible ne correspond pas à la devise source. La devise du poste budgétaire cible pour le document commandé ne correspond pas à la devise du poste source. Les documents avec cet état seront renouvelés même s'ils génèrent une erreur. Vous pouvez revoir le document et indiquer la bonne devise pour le prix pour résoudre le problème. Déjà renouvelé Le document a été renouvelé et a l'état de renouvellement « Renouvelé ». Un document doit avoir l'état de renouvellement « Non renouvelé » pour pouvoir être renouvelé. Utilisez le filtre État de renouvellement pour limiter votre recherche. Pas un Abonnement Le Type d'acquisition du document est « Unique » (commande unique). Un document doit avoir le Type d'acquisition « Abonnement » pour pouvoir être renouvelé. Utilisez le filtre Type d'acquisition pour limiter votre recherche. Dans Commande ouverte L'État de commande du document est Ouverte. Un document doit avoir l'État de commande Commandée pour pouvoir être renouvelé. Aucun poste pour le document Aucun poste budgétaire n'est alloué au document. Au moins un poste budgétaire doit être alloué à un document pour que celui-ci puisse être renouvelé. Marqué comme Ne pas renouveler (Annulé) Le document ne peut pas être renouvelé car il a été marqué pour annulation (Ne pas renouveler (Annulé)). Un document doit avoir l'état de renouvellement « Renouveler » pour pouvoir être renouvelé. Marqué comme Ne pas renouveler (En attente de révision) Le document ne peut pas être renouvelé car il est actuellement en révision et pourrait être annulé (Ne pas renouveler (En attente de révision)). Tous les exemplaires annulés Tous les exemplaires du document ont été annulés dans le système. Vous pouvez annuler l'annulation si le ou les documents ne devaient pas être annulés. Erreur système Une erreur est survenue lors du renouvellement du document.
     Commande de renouvellement	Le nom de la commande de renouvellement. Cette colonne sera vide pour une liste dont les documents n'ont pas été renouvelés. Lorsqu'un document a été renouvelé, cliquez sur le nom de la commande de renouvellement pour voir la nouvelle commande qui a été créée.
     Document renouvelé	Le numéro attribué par le système au document renouvelé. Cette colonne sera vide pour une liste dont les documents n'ont pas été renouvelés.Lorsqu'un document a été renouvelé, cliquez sur le numéro du document renouvelé pour voir le nouveau document renouvelé qui a été créé.
     Début	Date à laquelle l'abonnement commence.
     Fin de la réservation	Date à laquelle l'abonnement prend fin.

3. Inscrivez une partie ou la totalité du titre dans la boîte Chercher par Titre, puis cliquez sur Chercher pour chercher un titre précis.
4. Cliquez sur un filtre (Fournisseur, Début, Fin, État de traitement et/ou Raison de l'état), sélectionnez la ou les valeurs du filtre que vous voulez appliquer, puis cliquez sur Appliquer pour filtrer la liste des documents en cours de renouvellement. Pour effacer les valeurs d'un filtre, cliquez sur Réinitialiser.
   • Si vous choisissez de filtrer par Date de début ou Date de fin, sélectionnez l'une des options suivantes :
     • Il y a plus de __ jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
     • Plus de __ jours à partir de maintenant - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
     • À l'intérieur des __ prochains jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
     • Période personnalisée - Indiquez une période en utilisant les boîtes De et À, ou sélectionnez les dates avec le calendrier ().
5. Retirer des documents d'une liste de renouvellements.

    Note. - Si vous ajoutez des documents à une liste de renouvellements ouverte, le tableau des documents dans la liste de renouvellements sera automatiquement actualisé lorsque vous retournerez à la liste de renouvellements.

5. Renouveler le ou les documents d'une liste de renouvellements

Après avoir choisi les paramètres de votre liste de renouvellements, alloué vos postes budgétaires et vérifié que vous renouvelez les bons documents, cliquez sur Actions > Renouveler document(s) en commande. L'état de traitement passera à En cours alors que le système commence à renouveler le ou les documents dans la liste des renouvellements.

Lorsque le système a terminé de renouveler le ou les documents dans la liste de renouvellements, un message de confirmation affiche les informations suivantes :

• La date et l'heure auxquelles le renouvellement a été effectué.
• Le nombre total de commandes de renouvellement utilisées.
• Le nombre total de documents traités.
• Le nombre de documents renouvelés.
• Le nombre de documents renouvelés avec problèmes et la raison.
• Le nombre de documents non renouvelés et la raison.

Si la liste de renouvellements contient des documents pour lesquels la devise source est différente de votre devise cible, le système appliquera automatiquement le taux de change à ces documents dans le cadre du processus de renouvellement.

 Mise en garde - Si un poste budgétaire désactivé est utilisé comme poste cible dans le tableau Allocation des postes budgétaires, un message d'erreur sera affiché et :

• La liste de renouvellements ne sera pas renouvelée.
• Le poste cible sera retiré du tableau Allocation des postes budgétaires.

Vous devrez sélectionner un nouveau poste cible dans le tableau Allocation des postes budgétaires pour renouveler la liste avec succès.

Voir toutes les listes de renouvellements

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Listes de renouvellements . Toutes les listes de renouvellements sont affichées.
   • Les résultats sont triés alphabétiquement par nom de liste de renouvellements.
   • Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
   • Pour personnaliser les colonnes affichées, voir Afficher ou masquer les colonnes. Par défaut, toutes les colonnes sont affichées.
2. Cliquez sur le nom de la liste de renouvellements pour voir ou modifier la liste de renouvellements.

Chercher des listes de renouvellements

1. Dans la liste, sélectionnez un index pour la recherche et inscrivez un terme de recherche dans la boîte. Index disponibles :
   • Nom de la liste de renouvellements
   • Numéro de la liste de renouvellements
   • Description
2. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.