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OCLC travaille avec Ovid pour que les données de vos collections de base de connaissances soient automatiquement ajoutées et entretenues. Obtenez des notices WorldCat, des mentions de fonds et des liens aux textes intégraux pour le contenu d'Ovid.

Pour commencer

Mise en garde. Si vous changez le mot de passe de votre compte OVID après avoir lancé le chargement automatique des collections, contactez l'Assistance OCLC pour mettre à jour votre mot de passe dans la configuration d'OCLC avec OVID afin que vos mises à jour ne soient pas interrompues. L'équipe d'assistance technique d'OCLC fera les changements nécessaires pour refléter le nouveau mot de passe.

Vérifier que vos collections n'ont pas été sélectionnées manuellement

Si votre établissement a sélectionné manuellement une collection complète, OCLC n'écrasera pas vos sélections. Nous vous recommandons de vérifier que la collection n'a pas été sélectionnée manuellement avant le chargement initial des localisations par votre fournisseur.

Vérifier que vos collections n'ont pas été sélectionnées manuellement

Avant le chargement initial de vos collections, veuillez effectuer les actions suivantes :

Connectez-vous à l'interface WorldShare en suivant l'URL WorldShare de votre bibliothèque. [Remplacez le 'nomdevotrebibliothèque' par l'identifiant de votre bibliothèque].
Accédez à Métadonnées > Gestion des collections et repérez la boîte de recherche.
Sélectionnez Collection comme Type de données et Toutes les collections comme Étendue. Cliquez sur Chercher.
Lorsque la recherche a abouti à la collection, effectuez l'une des actions suivantes :
- Si la collection est sélectionnée dans son intégralité : vous devez la désélectionner. Notre système ne pourra pas écraser la collection avec les données sur les titres provenant directement de votre fournisseur. Si vous avez des localisations configurées dans WorldCat, la désélection de la collection supprimera ces localisations. Les localisations seront ajoutées une fois la collection chargée par OCLC (si Entretenir les localisations est sélectionné dans les Paramètres de l'établissement).
- Si la collection est partiellement sélectionnée pour représenter un sous-ensemble de titres disponibles dans les collections : le système écrasera vos sélections de titres et les données de vos collections. Si vous voulez préserver les sélections de titres et les données des collections avant qu'elles ne soient écrasées par OCLC, préservez-les avant de faire une demande pour qu'OCLC charge votre collection. Dans votre collection, accédez à Titres > Autres actions. Utilisez l'option de téléchargement des titres dans les fonds locaux et sélectionnez un format pour télécharger un fichier de données sur vos titres.
- Si la collection n'est PAS sélectionnée : allez à la section Demander le chargement automatisé d'une collection.

Note. - Lorsque le flux de localisations aura été configuré, OCLC sélectionnera toutes les collections applicables, conformément aux données reçues du fournisseur.

Demander le chargement de collections

Noms et ID des collections

La base de connaissances WorldCat globale contient de nombreuses collections. Utilisez les données sur les collections dans le tableau ci-dessous pour chercher des collections. Si votre collection n'est pas retournée lorsque vous effectuez une recherche dans Gestion des collections, inscrivez un terme signifiant suivi d'un astérisque (*) comme opérateur de troncature. Par exemple : Books@*

Les collections de ce tableau sont disponibles pour le chargement automatique de collection.

Nom des collections	ID des collections	Collections d'acquisitions dictées par les demandes	Fréquence d'envoi de données à OCLC par le fournisseur
Périodiques@Ovid Livres@Ovid (contenu acheté individuellement) Livres@Ovid (contenu avec abonnement)	Ovid.journals Ovid.individualBooks Ovid.subscribedBooks	Non	Hebdomadaire

Note. - Les collections configurées par OpenAthens ne sont pas disponibles pour le chargement automatique de collection. Les bibliothèques mandataires OpenAthens qui souhaitent profiter du chargement automatique de collection devront définir les paramètres au niveau de la collection pour l'intégration d'OpenAthens dans chacune des collections ci-dessus qui seront chargées.

Demander le chargement automatisé d'une collection

Utilisez les ID et noms de collections indiqués et suivez les instructions pour vérifier que vos collections n’ont pas été sélectionnées manuellement.
Contactez l'assistance d'Ovide à support@ovid.com. Demandez l'OvidGroup, le nom d'utilisateur Web et le mot de passe de votre établissement. Demandez qu'ils activent l'OvidGroup de votre établissement pour l'API KBART. Par exemple :

Assistance Ovid,

Je suis en train de définir un flux automatisé de localisations. Veuillez me fournir l'OvidGroup, le nom d'utilisateur Web et le mot de passe de mon établissement. Veuillez activer l'OvidGroup de mon établissement pour l'API KBART.

Vérifiez l'OvidGroup, le nom d'utilisateur Web et le mot de passe qui vous ont été fournis par l'assistance client d'Ovide :
1. Copiez l'URL de la zone verte ci-dessous et collez-la dans un navigateur Web.
2. Remplacez les trois parties de l'URL par vos données [.../Holdings/VotreGroupOvid?UserName=NomUtilisateurWeb&Password=MotDePasse]:
```
https://portal.ovid.com/Entitlements/api/Holdings/VotreGroupOvid?UserName=NomUtilisateurWeb&Password=MotDePasse
```
3. Cliquez sur Entrée. L’URL doit retourner un fichier délimité par des tabulations KBART. Si l'URL renvoie un message d’erreur, contactez l'assistance client d'Ovide à l'adresse suivante : support@ovid.com.
  Pour plus d'informations sur les valeurs KBART, consultez la section Valeurs KBART et formatage.

Une fois que vous avez vérifié l'OvidGroup, le nom d'utilisateur Web et le mot de passe de votre établissement, contactez l'Assistance OCLC et fournissez vos informations de connexion Ovid afin que les flux automatisés de localisations soient activés. Par exemple :

Assistance OCLC,

Veuillez activer mon flux automatisé de localisations Ovid. Voici les informations de connexion de mon établissement :

OvidGroup :
Nom d'utilisateur Web :
Mot de passe :

Mise en garde. Si vous changez le mot de passe de votre compte OVID après avoir lancé le chargement automatique des collections, contactez l'Assistance OCLC pour mettre à jour votre mot de passe dans la configuration d'OCLC avec OVID afin que vos mises à jour ne soient pas interrompues.L'équipe d'assistance technique d'OCLC fera les changements nécessaires pour refléter le nouveau mot de passe.

Vérifier si votre collection a bien été chargée

Nous vous conseillons de patienter jusqu'à ce que votre collection soit disponible avant de continuer, afin que tous les paramètres soient disponibles dans Gestion des collections.

Le temps requis pour que vos titres soient disponibles dépend du moment de votre demande, de la fréquence à laquelle votre fournisseur envoie des données, du moment auquel OCLC charge les données et de l'emplacement des données de votre établissement dans une file d'attente. La durée de traitement du chargement initial est approximativement comprise entre une semaine et un mois.

Mise en garde - Lorsque vous aurez demandé à ce que vos collections soient sélectionnées automatiquement, n'ajoutez, ne supprimez et ne mettez à jour aucun des titres de la collection. S'il y a un problème avec les titres sélectionnés ou manquants dans votre collection, veuillez contacter l'Assistance OCLC en fournissant des exemples.

Pour voir si votre collection est chargée dans l'interface WorldShare :

Ouvrez une session dans l'interface WorldShare en utilisant l'URL WorldShare de votre bibliothèque (https://nomdevotrebibliothèque.share.worldcat.org/wms [Remplacez le nomdevotrebibliothèque par l'identifiant de votre bibliothèque]).
Accédez à Métadonnées > Gestion des collections. Effectuez l'une des actions suivantes :
- Accédez à Historique des activités et consultez l'historique relatif à votre fournisseur. Voir Historique des activités dans Gestion des collections pour plus de détails.
- Cherchez la collection.

Configurer les paramètres de l'établissement

Les paramètres de l'établissement seront appliqués à toutes vos collections. Soyez prudent lorsque vous modifiez des paramètres, car les changements peuvent avoir des répercussions sur d'autres collections. Pour des instructions complètes, consultez Paramètres de l'établissement.

Accédez à l'écran des paramètres de l'établissement :

Connectez-vous à l'interface WorldShare en suivant l'URL WorldShare de votre bibliothèque. Remplacez le 'nomdevotrebibliothèque' par l'identifiant de votre bibliothèque : https://IDdebibliothèque.share.worldcat.org/wms
Allez sous Métadonnées > Gestion des collections > Paramètres de l'établissement .

Symbole OCLC

Assurez-vous que votre symbole OCLC est sélectionné

Gestion des collections utilise le symbole affiché à cet emplacement pour gérer les localisations dans WorldCat et pour livrer les notices. Assurez-vous que votre symbole OCLC est sélectionné :

Allez sous Paramètres de l'établissement > Symbole OCLC.
Sélectionnez votre symbole OCLC s'il est disponible dans l'interface mais n'est pas sélectionné.
Cliquez sur Enregistrer.

Mandataire et authentification

Inscrivez les informations sur votre mandataire

Gestion des collections vous aide à gérer l'accès aux documents par les usagers, en utilisant votre serveur mandataire comme intermédiaire pour les usagers à distance. Gestion des collections ajoute les informations de votre mandataire au début des liens du catalogue. Inscrivez les informations sur votre mandataire :

Allez sous Paramètres de l'établissement > Mandataire et authentification > Mandataire.
Sélectionnez le mandataire :

Aucun (valeur par défaut)
EZproxy
Mandataire III WAM

URL de base

Utilisateurs d'EZproxy : inscrivez votre URL de base. Exemple d'une URL de base EZproxy : http://ezproxy.oclc.org/login?url=
Utilisateurs de III WAM Proxy - Inscrivez le nom de l'hôte. Exemple d'un nom d'hôte du mandataire III WAM : sys.lib.proxy.edu

Mise en garde : N'inscrivez PAS d'espace après l'URL de base.

Rapports

Activez les rapports par courriel

Les rapports seront disponibles par courriel peu après la livraison des fichiers de notices et/ou la modification de vos localisations dans WorldCat. Activez les rapports par courriel :

Allez sous Paramètres de l'établissement > Rapports.
Sélectionnez Oui pour recevoir des rapports par courriel.
Saisissez votre code d'autorisation pour le catalogage ou un code d'administrateur. Il s'agit d'un numéro de 9 chiffes commençant par 100. Un seul code d'autorisation est requis par établissement.
Sélectionnez les Types de rapports que vous voulez recevoir.
- Pour obtenir des détails sur le contenu de chaque type de rapport, consultez Comprendre les rapports envoyés par courriel.
Inscrivez la ou les adresses électroniques auxquelles les rapports doivent être envoyés. Si vous inscrivez plus d'une adresse électronique, séparez chaque adresse par un point-virgule (;).
Modifiez les options Format de rapport et Recevoir rapport sous forme de au besoin.
Cliquez sur Enregistrer.

Pour plus de détails, consultez la rubrique Rapports.

Instructions en fonction de vos besoins

Télécharger des notices MARC dans WorldCat

Activer la livraison des notices MARC dans les paramètres de l'établissement

Accédez à Paramètres > Notices MARC.
Sélectionnez Oui pour Activer la livraison des notices MARC

Une fois la livraison de notices activée, des onglets de paramètres permettant de personnaliser les notices sont disponibles : Personnaliser les notices, Mises à jour WorldCat, Livraison de notices et Options pour partenaires de catalogage. Vous pouvez laisser les valeurs par défaut ou personnaliser vos notices. Par défaut, les options ci-dessous sont disponibles pour vos notices.

Personnaliser votre profil de notices (facultatif)

Définissez les personnalisations qui seront appliquées à toutes vos collections sous l'onglet Personnaliser les notices. Pour plus de détails, consulter Configurer les paramètres des notices MARC de l’établissement pour les collections de la base de connaissances.

Personnalisations par défaut et fréquentes pour les notices

Par défaut, les zones et les données suivantes sont incluses dans vos notices :

049 $a : code de localisation (Exemple : MAIN)
590 $a : nom du fournisseur
590 $b : nom de la collection

Personnalisations fréquentes pour les notices :

Zones supprimées :

Zones ajoutées :

945 $a : type de transaction – Nouvelle, Mise à jour, Supprimée
740 $a : notes au niveau de la collection. Note. - Si vous configurez des notes au niveau de la collection dans une zone de vos notices, n'oubliez pas d'ajouter une note dans une ou plusieurs de vos collections.

Zone 856 pour collection de la base de connaissances :

Sous-zone ajoutée : z
Inscrivez un texte libre : cliquez ici pour l'accès (vos liens 856 incluront $zCliquez ici pour l'accès).

Activer le paramètre pour les notices au niveau de la collection

Cherchez la collection et ouvrez-la. Développez la section Localisations et notices MARC.
Sélectionnez Utiliser le paramètre de l'établissement: [les paramètres de votre établissement seront affichés ici].

Après l'activation de la livraison de notices dans une collection, les onglets suivants seront disponibles dans les paramètres : Personnaliser les notices, Livraison de notices. Vous pouvez conserver les paramètres par défaut ou configurer des paramètres au niveau de la collection.

Configurer des paramètres au niveau de la collection (facultatif)

Configurez des paramètres au niveau de la collection si désiré. Vous trouverez ci-dessous des paramètres souvent utilisés. Pour plus de détails, consultez Activer la livraison des notices dans votre collection.

Configurer la livraison de notices dans un fichier distinct

Plusieurs bibliothèques choisissent de recevoir leur notices dans un fichier distinct. Pour configurer la livraison de notices dans un fichier distinct :

Sous l’onglet Livraison des notices, pour Fichier de livraison, sélectionnez Livrer les notices de cette collection dans un fichier distinct.
Inscrivez un nom qui vous aidera à reconnaître votre fichier. Le nom de fichier aura un format semblable : metacoll.[XXX].new.D20160214.T210512.[VotreNomDeFichier].1.mrc

Exclure les notices pour lesquelles des localisation sont déjà configurées dans WorldCat

Ce paramètre joue le rôle d'un filtre pour exclure de la livraison les notices des titres pour lesquels les localisations ont été configurées avec un autre processus que Gestion des collections.

Par défaut, vous recevrez un ensemble complet de notices pour les titres de la collection. Votre lot initial de notices comprendra une notice pour chaque titre. Paramètre par défaut :

Inclure les notices déjà contenues dans WorldCat (valeur par défaut)

Si vous ne voulez pas recevoir les notices des documents pour lesquels vos localisations sont déjà configurées dans WorldCat, vous pouvez choisir de ne pas recevoir ces notices. Modifiez le paramètre en choisissant Ne pas inclure les notices déjà détenues dans WorldCat et vous ne recevrez que les notices pour lesquelles vous n'avez pas de localisation configurée dans WorldCat.

Remarque : Si vous choisissez de ne pas recevoir les notices pour les titres que vous avez déjà dans WorldCat, nous vous recommandons de modifier ce paramètre sur Inclure les notices déjà contenues dans WorldCat, après avoir reçu votre première livraison.

Résoudre les problèmes liés à la livraison des notices MARC

Le bon nombre de titres est-il sélectionné dans vos collections?
- Une fois le flux de localisations traité, le bon nombre de titres devrait être sélectionné à l'intérieur d'une semaine. Ne sélectionnez pas manuellement la collection sauf si on vous a expressément demandé de le faire. La sélection manuelle des collections entraînera un retard important dans le traitement de votre flux de localisations.
Avez-vous activé la livraison des notices MARC au niveau de votre établissement?
- Allez sous Gestion des collections > Paramètres de l'établissement > Notices MARC et assurez-vous que le paramètre pour Activer la livraison des notices MARC est Oui.
Avez-vous activé la livraison des notices MARC à l'intérieur de la collection?
- Accédez à la collection et ouvrez la section Localisations et notices MARC. Assurez-vous que pour Activer la livraison des notices MARC, l'option Utiliser le paramètre d'établissement est sélectionnée.
La fréquence de livraison des notices est-elle « Quotidienne »?
- N’oubliez pas que la fréquence de livraison peut être configurée par collection et ce paramètre au niveau de la collection outrepassera la fréquence de livraison de l’établissement configurée sous Gestion des collections > Paramètres de l'établissement. Si vous configurée une fréquence de livraison des notices Hebdomadaire ou Mensuelle pour votre collection, vous devrez attendre pour votre première livraison. Si vous changez la fréquence de livraison pour Quotidienne, une livraison initiale sera déclenchée. Après avoir reçu cette livraison initiale, vous pouvez sélectionnez Mensuelle ou Hebdomadaire pour la livraison continue des notices si nécessaire.

Gérer les localisations dans WorldCat

Allez sous Paramètres de l'établissement > Localisations WorldCat.
Sélectionnez Oui pour Entretenir les localisations.

Le paramètre au niveau de la collection pour les collections de la base de connaissances sera activé par défaut. Pour obtenir des instructions complètes, voir Paramètres de l'établissement > Localisations WorldCat.

Télécharger des fichiers

Téléchargez vos fichiers et notices par le biais de la fonctionnalité Mes fichiers, qui se trouve sous l'onglet Métadonnées de l'interface WorldShare. Vous n'avez pas besoin d'autorisation supplémentaire pour télécharger des notices à partir de cette interface.

Pour des instructions complètes, consultez la rubrique Télécharger des fichiers de Mes fichiers ou suivez les étapes de base suivantes :

Dans l'interface WorldShare, allez sous Métadonnées > Mes fichiers.
Cliquez sur Téléchargements.
Utilisez les options de la liste « Filtrer par » pour filtrer la liste. Cliquez sur Télécharger pour télécharger le fichier.

Vous pouvez également consulter la rubrique Télécharger des fichiers par FTP pour les options FTP/sFTP pour le télécharger de fichiers et de notices.

Utiliser des données de la collection avec d'autres services

Pour plus de détails, consultez la rubrique Utiliser des données de la collection avec d'autres services.