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Assistance OCLC

Rapports de notices

Si vous n’avez pas configuré les rapports envoyés par courriel, consultez la section Paramètres de l'établissement, Rapports pour plus d'informations.

Les rapports de notices contiennent des informations sur les notices que vous livrez à partir du service Gestion des collections. Ils sont séparés en rapports sur les notices supprimées, les notices nouvelles et les notices mises à jour. Chaque rapport inclut des informations sur les fichiers de notices associés (fichiers de notices supprimés, nouveaux et mis à jour).

Les rapports de notices sont limités à moins de 5000 lignes. Si cette limite est dépassée, le reste du rapport n'est pas disponible par courriel ni sur le site OCLC Usage Statics Portal. Vous verrez le message suivant : « Your report does not contain all of the data. You are viewing [nombre] rows of [nombre] total rows. » (Votre rapport ne contient pas toutes les données. Vous voyez [nombre] lignes sur un total de [nombre] lignes.)

Rapports de notices

Rapport Informations générales dans le rapport Colonnes incluses dans le rapport Notes

Notices supprimées

Période du rapport

Nom de l'établissement

Symbole de l'établissement

Nombre total de notices

Fournisseur

Nom de la collection

Titre

ISBN/ISSN

Numéro OCLC

Nom du fichier

Occurrences multiples

Le rapport Notices supprimées contient la liste des titres qui ont été supprimés dans vos collections.

Notices nouvelles

Période du rapport

Nom de l'établissement

Symbole de l'établissement

Fournisseur

Nom de la collection

Titre

ISBN/ISSN

Numéro OCLC

Notice non livrée*

Nom du fichier

Occurrences multiples

Le rapport Notices nouvelles contient la liste des titres qui ont été ajouté à vos collections.

*La colonne Notice non livrée est particulièrement intéressante pour les bibliothèques qui ont modifié un paramètre de livraison de notices au niveau de la collection Localisations dans WorldCat en Non pour que le service Gestion des collections ne livre pas les notices pour les documents dont les localisations sont déjà configurées dans WorldCat. Les notices non livrées comme des notices nouvelles apparaîtront dans le rapports avec l'indication Nouvelles dans la colonne Notices non livrées. Vous pouvez utiliser ces informations pour vos statistiques.

Notices mensuelles

Période du rapport

Nom de l'établissement

Symbole de l'établissement

Fournisseur

Nom de la collection

Nouvelles

Mises à jour

Suppressions

Le rapport de notices mensuel fournit un récapitulatif mensuel de l'activité. Il contient le nombre de notices livrées pour chaque fournisseur et collection, et si les notices sont nouvelles, mises à jour ou supprimées. Il contient également le nombre total de notices livrées.

La livraison de notice est comptabilisée à l'aide de la combinaison du numéro OCLC, du symbole de l'établissement et de la date. Dans l'exemple ci-dessous, on retrouve une notice nouvelle, une notice mise à jour et une notice supprimée :

OSU OCLC#1 Provider 1 Collection A New

OSU OCLC#1 Provider 2 Collection B Update

OSU OCLC#1 Provider 3 Collection C Delete

Notices mises à jour

Période du rapport

Nom de l'établissement

Symbole de l'établissement

Fournisseur

Nom de la collection

Titre

ISBN/ISSN

Numéro OCLC

Nom du fichier

Raison de la mise à jour

Action

Occurrences multiples

Le rapport de Notices mises à jour contient les titres de votre collections qui ont été mis à jour et la raison de cette mise à jour. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Raisons de la mise à jour des notices.

Raison de la mise à jour

Les rapports Notices mises à jour contiennent une colonne Raison de la mise à jour. Si vous choisissez de recevoir des rapports Notices mises à jour, le contenu de ces rapports dépendra des paramètres que vous avez configuré sous Paramètres > Notices MARC > Mises à jour WorldCat comme suit :

Si vous avez choisi de recevoir les notices mises à jour dans WorldCat :

  • Des informations sur les améliorations apportées dans la notice maîtresse WorldCat / les raisons qui ont déclenché la livraison d'une notice mise à jour seront incluses dans votre rapport.

Si vous n'avez pas choisi de recevoir les notices mises à jour dans WorldCat (vous avez sélectionné Aucune) :

  • Les informations relatives aux améliorations apportées à la notice maîtresse de WorldCat ne seront pas incluses dans votre rapport. Toutefois, vous recevrez une notice mise à jour en cas de modification du numéro de contrôle OCLC (Numéro OCLC) de la notice.

Envisagez de sélectionner le rapport Notices mises à jour pour être informé des fusions de numéros OCLC.

Action

La colonne Action peut contenir la valeur Nouvelle, Supprimée ou Mise à jour.

Exemple d'un rapport représentant une collection pour laquelle l'achat d'un titre AAD (Acquisition dictée par demande) a été déclenché :

Action Raison de la mise à jour
NOUVELLE Retirée de la collection eblebookspda - Ajoutée à la collection eblebooks
SUPPRIMÉE Retirée de la collection eblebookspda - Ajoutée à la collection eblebooks
MISE À JOUR Modification du numéro de contrôle OCLC – Modification d'une ou plusieurs zones variables de la notice maîtresse : 505, 520

Raisons de mise à jour des notices

Par défaut, la raison pour laquelle une notice est mise à jour sera indiquée dans vos rapports. Les raisons seront incluses dans nos notices si vous mappez la valeur avec vos notices. Si vous mappez la valeur Raison de mise à jour de la notice avec vos notices, la ou les raisons pour lesquelles vous avez reçu une notice apparaîtront dans vos notices mises à jour. Nous vous recommandons d'ajouter cette valeur à vos notices si vous activez Mises à jour WorldCat. Consultez la section Notices MARC, Mises à jour WorldCat pour plus d'informations.

Pour mapper la raison de la mise à jour d'une notice avec une zone dans vos notices :

  1. Ajoutez une zone dans l'onglet Personnaliser les notices, entrez une étiquette, etc.
  2. Sélectionnez la valeur Raison de mise à jour de la notice.

Raisons fréquentes pour la mise à jour des notices

Raisons fréquentes pour la mise à jour d'une notice :

  • Modification de la note au niveau de la collection de la BC
  • Modification du nom de la collection de la BC
  • Modification des dates de couverture de la BC
  • Modification des énumérations de couverture de la BC
  • Modification de la note de couverture de la BC
  • Modification de l'emplacement dans la BC
  • Modification du nom du fournisseur dans la BC
  • Modification de la note publique au niveau du titre dans la BC
  • Modification de l'URL dans la BC
  • Modification des données dans les notices de fonds locaux
  • Notice maîtresse 040 $e
  • Modification du DtSt dans la notice maîtresse
  • Modification du niveau d'enregistrement dans la notice maîtresse
  • Modification des zones variables dans la notice maîtresse**
  • Modification du numéro de contrôle OCLC
  • Modification des RDA
  • Livraison des notices suivantes**

**Veuillez noter :

  • Pour les notices qui contiennent la raison « Modification des zones variables dans la notice maîtresse » : les étiquettes peuvent être incluses avec la raison. La présence ou non d'une étiquette dépend des étiquettes sélectionnées pour indiquer les modifications qui vont déclencher la livraison d'une notice mise à jour.
    Vérifiez vos paramètres sous Paramètres > Notices MARC > Mises à jour WorldCat > Critères pour mises à jour. Pour plus d'informations sur le paramètre, consultez la section Notices MARC, Mises à jour WorldCat et développez les sections Inclure et Exclure.
    • Exemple :
      Modification d'une ou plusieurs zones variables dans la notice maîtresse : 650
       
  • Pour les notices qui incluent la raison Livraison de notices subséquentes : ces notices proviennent des collections pour lesquelles vous avez choisi l’option Inclure un ensemble complet de notices avec chaque livraison dans les paramètres de niveau de la collection afin que l'ensemble de la collection soit livrée à chaque exécution.
    Pour plus d'informations sur ce paramétrage, consultez la section Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances ou Paramètres de collections pour les collections de requête.
     
  • Si une notice comporte plusieurs raisons, celles-ci sont séparés par des tirets.
    • Exemple de raison unique :
      Modification d'une ou plusieurs zones variables dans la notice maîtresse : 650, 700, 710
    • Exemple de raisons multiples :
      Modification du numéro de contrôle OCLC – Modification d'une ou plusieurs zones variables de la notice maîtresse : 650, 700, 710 – Modification 040–RDA de la notice maîtresse