Notes d'installation de Circulation WorldShare - Mai 2022
Date d'installation : 22 mai 2022
Introduction
Cette version de Circulation WorldShare offre de nouvelles fonctionnalités et améliorations.
- Contrôle du traitement des demandes de réservation en fonction de la disponibilité actuelle du document
- Réduisez la charge de travail du personnel en limitant les demandes de réservation aux documents qui ne sont pas actuellement disponibles et en supprimant les documents actuellement disponibles de la liste Réservations à récupérer.
- Réduisez le délai de traitement des réservations en limitant les demandes aux documents actuellement disponibles dans votre collection.
- Corrections de problèmes et amélioration de la performance
Beaucoup de ces améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.
Actions recommandées
Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.
Actions administratives
Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.
| Action |
|---|
|
Décidez si votre bibliothèque utilisera la nouvelle option Remplir réservations par État du document dans Politiques de localisations pour déterminer quand les usagers peuvent soumettre des demandes dans WorldCat Discovery et quand le personnel doit récupérer les documents disponibles dans la collection. Avant d’apporter des modifications à la configuration, vous pouvez vérifier vos demandes de réservation en attente afin de déterminer l’impact sur vos usagers. Toute modification aux politiques affectera immédiatement les réservations dans la file d'attente. Note. - Des améliorations seront bientôt apportées à la configuration des politiques de localisations. Votre bibliothèque voudra peut-être retarder la mise en place de l'option Remplir réservations par État du document jusqu’à ce que ces améliorations soient implantées en juin ou juillet 2022. |
Nouvelles fonctionnalités et améliorations
Contrôle du traitement des demandes de réservation en fonction de la disponibilité actuelle du document
Une nouvelle option de configuration permet à votre bibliothèque de déterminer si la disponibilité des documents doit être utilisée pour restreindre les demandes de réservation et quels documents peuvent apparaître dans la liste Réservations à récupérer.
Bien que le Tableau des états du catalogue continuera de déterminer quand les boutons de demande sont affichés dans WorldCat Discovery, la nouvelle option Remplir réservations par État du document dans Politiques de localisations empêchera vos usagers de soumettre des demandes que votre bibliothèque ne peut pas prendre en charge.
Par exemple, il est possible que votre bibliothèque n'ait pas suffisamment de personnel pour récupérer les documents actuellement disponibles sur les rayons accessibles à tous. Vous pouvez configurer Circulation WorldShare pour empêcher vos utilisateurs de demander des documents disponibles sur les rayons. Ces documents n'apparaîtront pas dans la liste Réservations à récupérer pour remplir les réservations au niveau du titre ou du document. Les réservations au niveau du titre resteront dans la file d'attente jusqu'à ce qu'un document admissible soit retourné ou qu'un document devienne disponible dans une autre partie de votre collection.
Ou, votre bibliothèque peut augmenter son délai de traitement en limitant les demandes aux documents actuellement disponibles. Par exemple, vous voudrez peut-être garantir que les demandes seront traitées en quelques heures ou jours. Pour ce faire, les réservations doivent être limitées aux documents disponibles.
Par défaut, la configuration de votre bibliothèque continuera d'autoriser Circulation WorldShare à accepter les demandes de réservation, quel que soit l'état du document, et d'autoriser les documents admissibles disponibles à apparaître dans la liste Réservations à récupérer. Aucune modification n’est requise à votre configuration si vous souhaitez conserver les fonctionnalités d’origine du système.
Configuration : Remplir réservations par État du document
Utilisez la nouvelle option Remplir réservations par État du document dans Politiques de localisations pour contrôler quand les documents peuvent être demandés et quand les documents disponibles peuvent apparaître dans la liste Réservations à récupérer :
Votre bibliothèque a maintenant trois options :
| Remplir réservations par État du document | Description |
|---|---|
| Tous les états de document (défaut) |
Les documents ayant n'importe quel état peuvent remplir des demandes. Les usagers peuvent demander tous les documents autorisés par vos politiques. Tout document admissible à cet emplacement peut apparaître dans la liste Réservations à récupérer pour remplir les demandes. |
| Documents disponibles uniquement |
Seuls les documents disponibles peuvent remplir les demandes. Les usagers ne peuvent demander qu'un exemplaire précis sur les rayons de cet emplacement si cet exemplaire est actuellement Disponible et s'il peut être demandé. |
| Documents non disponibles uniquement |
Seuls les documents non disponibles peuvent remplir les demandes. Les états pour lesquels les demandes sont autorisés sont : Non disponible, Prêté, Réservé, En transit, Perdu, Manquant, etc. Les usagers ne peuvent demander qu'un exemplaire précis sur les rayons de cet emplacement si cet exemplaire est actuellement non disponible et s'il peut être demandé. |
Note. - Des améliorations seront bientôt apportées à la configuration des politiques de localisations. Votre bibliothèque voudra peut-être retarder la mise en place de l'option Remplir réservations par État du document jusqu’à ce que ces améliorations soient implantées en juin ou juillet 2022.
Réservations au niveau du document et demandes spéciales
Selon votre configuration, pour les demandes au niveau du document (Exemplaires ou volumes spécifiques) pour les documents avec code-barres, l'état du document sera considéré pour déterminer si une réservation peut être créée. Si l'état du document est en conflit avec vos politiques, aucune option de collecte valide ne sera offerte dans Circulation WorldShare ou WorldCat Discovery.
Toutefois, le paramètre Remplir réservations par État du document ne sera pas utilisé pour les demandes spéciales et les demandes précises pour des documents sans code-barres. Une demande spéciale peut être remplie avec n'importe quel document de la collection; le système ne peut pas déterminer si un document est actuellement disponible ou non. De même, les documents sans code-barres n'ont pas d'état dans WorldShare pour les comparer à vos politiques. Au lieu, la localisation et l'emplacement sur les rayons du document, le format de matériel, la catégorie d’emprunteur de l'usager demandeur, etc. continueront d’être utilisés pour déterminer si la réservation peut être créée en fonction du paramètre Remplir réservations pour dans la Politique de localisation et du Tableau des endroits de collecte des réservations de votre bibliothèque.
Réservations au niveau du titre et groupes de circulation
Les demandes au niveau du titre ne seront autorisées que s'il y a au moins un document admissible avec un état permettant une demande lors de la création de la demande. Les documents ayant un état permettant une demande doivent aussi être autorisés à remplir des réservations conformément au paramètre actuel Remplir réservation pour dans la Politique de réservation et le Tableau des endroits de collecte des réservations de votre bibliothèque.
Si vous de détenez qu’un seul exemplaire, l’état de ce document déterminera si une demande au niveau du titre (N'importe quel exemplaire) peut être créée. Si l'état du document est en conflit avec vos politiques, aucune option de collecte valide ne sera offerte dans Circulation WorldShare ou WorldCat Discovery.
Si plusieurs exemplaires sont détenus par votre bibliothèque ou par votre groupe de circulation, une réservation au niveau du titre n'est autorisée que lorsqu'au moins un document : a un état permettant une demande ET peut être demandé conformément à la Politique de localisation et au Tableau des localisations de collecte des réservations. Des options de collecte valides seront affichées si au moins un document admissible est détecté.
Liste de réservations à récupérer et comblement des réservations
Les documents n'apparaîtront dans la liste Réservations à récupérer que si la nouvelle configuration autorise le traitement des documents pour Tous les états de document (défaut) ou Documents disponibles uniquement pour les documents sur les rayons à votre emplacement. Toutefois, vous devrez toujours vérifier la liste Réservations à récupérer si votre bibliothèque autorise les demandes spéciales ou traite les demandes au niveau du document pour les documents sans code-barres.
Les restrictions au niveau de l'état du document ne s'appliqueront pas lors du retour du document. Par conséquent, vous pouvez utiliser le retour pour contourner vos politiques pour Remplir réservations par État du document, si nécessaire. Par exemple, le retour d'un document qui était Prêté remplira une réservation en attente même si la politique du document permet de remplir les réservations pour les Documents disponibles uniquement et qu'un autre exemplaire disponible n'a pas encore été récupéré. De même, un document disponible n’apparaîtra pas dans la liste Réservations à récupérer si votre politique permet de remplir les réservations pour les Documents non disponibles uniquement. Mais, si vous choisissez de récupérer le document, le retour de ce document déclenchera la vérification, par le système, pour des réservations en attente.
Exemples de cas
| Paramètre - Remplir réservations par État du document | État actuel du document dans la collection |
Création d'une demande au niveau du titre ou du groupe? |
Création d'une demande au niveau du document pour un document avec code-barres? |
Création d'une demande spéciale ou une demande au niveau du document pour un document sans code-barres? |
Document affiché dans la liste Réservations à récupérer? | Le retour du document peut-il remplir une réservation existante? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Documents non disponibles uniquement | Disponible |
Uniquement s'il y a au moins un document qui pourrait actuellement remplir la demande. |
Non |
Oui |
Non |
Oui |
| Tout autre état | Oui |
Non |
||||
| Tous les états de document (défaut) | Disponible | Oui | Oui | |||
| Tout autre état | Oui | Non | ||||
| Documents disponibles uniquement | Disponible | Oui | Oui | |||
| Tout autre état | Non | Non |
Exemple 1 - Documents non disponibles uniquement
Votre bibliothèque veut empêcher les usagers de demander des documents facilement accessibles sans l’aide du personnel de la bibliothèque.
Vous avez configuré vos emplacements pour la Collection générale et la Réserve de cours pour répondre aux demandes de Documents non disponibles uniquement.
Un usager veut accéder à un titre pour lequel deux exemplaires sont disponibles : un dans la Collection Générale et l’autre dans la Réserve de cours. L'usager ne sera pas autorisé à faire une demande au niveau du document ou du titre dans WorldCat Discovery, car aucun des exemplaires ne peut être demandé et, par conséquent, aucune option de collecte valide ne sera fournie.
Si l'usager n’est pas certain d’avoir trouvé le bon titre, il est autorisé à faire une demande spéciale dans WorldCat Discovery si votre bibliothèque a activé les demandes spéciales. La demande spéciale apparaîtra dans la liste Réservations à récupérer pour que le personnel puisse intervenir.
Si l'exemplaire de la Collection générale est prêté, l'usager sera autorisé à faire une réservation au niveau du titre ou une réservation au niveau du document pour l'exemplaire prêté. Toutefois, la réservation restera dans la file d’attente jusqu’à ce que l'exemplaire de la Collection générale soit retourné. Le personnel de la bibliothèque ne sera pas invité à récupérer l'exemplaire disponible dans la Réserve de cours.
Exemple 2 - Documents disponibles uniquement
Votre bibliothèque veut garantir un traitement rapide des réservations et éviter les files d’attente en limitant les demandes des usagers aux documents actuellement disponibles.
Vous avez configuré vos emplacements pour la Collection générale et la Réserve de cours pour répondre aux demandes de Documents disponibles uniquement.
Un usager veut accéder à un titre pour lequel deux exemplaires sont disponibles : un dans la Collection Générale et l’autre dans la Réserve de cours. L'usager sera autorisé à faire une demande au niveau du document ou du titre. Si l'usager n’est pas certain d’avoir trouvé le bon titre, il est autorisé à faire une demande spéciale dans WorldCat Discovery si votre bibliothèque a activé les demandes spéciales. Selon le type de demande de l'usager ou l'endroit de collecte souhaité, l’un ou l’autre des exemplaires peut apparaître sur la liste Réservations à récupérer.
Si l'exemplaire de la Collection générale est prêté, l'usager ne sera pas autorisé à faire une réservation au niveau du document pour l'exemplaire prêté. Cependant, l'usager pourra quand même demander l'exemplaire disponible dans la Réserve de cours ou faire une demande au niveau du titre. Le personnel de la bibliothèque sera invité à récupérer l'exemplaire disponible dans la Réserve de cours.
Exemple 3 - Les politiques pour demandes diffèrent selon l'emplacement sur les rayons
Votre bibliothèque veut empêcher les usagers de demander des documents dans votre Collection générale, mais toujours autoriser les demandes de documents qui sont rangés dans un entrepôt hors site, donc inaccessibles pour vos usagers.
Vous avez configuré votre Collection générale pour remplir les demandes de Documents non disponibles uniquement et dans un entrepôt Hors site pour répondre aux demandes pour Tous les états de document (défaut).
Un usager veut accéder à un titre pour lequel deux exemplaires sont disponibles : un dans la Collection Générale et l’autre dans l'entrepôt Hors site. L'usager ne sera pas autorisé à faire une demande au niveau du document pour l'exemplaire de la Collection générale, mais sera autorisé à demander l'exemplaire de l'entrepôt Hors site. L'usager pourra également autorisé à faire une réservation au niveau du titre. Si l'usager n’est pas certain d’avoir trouvé le bon titre, il est autorisé à faire une demande spéciale dans WorldCat Discovery si votre bibliothèque a activé les demandes spéciales.
Si l'exemplaire de l'entrepôt Hors site est en transit, l'usager sera autorisé à faire une réservation au niveau du titre ou une réservation au niveau du document pour l'exemplaire de l'entrepôt Hors site. Le personnel de la bibliothèque ne verra pas un document sur la liste Réservations à récupérer car le document de la Collection générale n’est pas admissible (car il est actuellement disponible) et l'exemplaire de l'entrepôt Hors site est en transit.
Autres facteurs à considérer
Toute modification de politique effectuée par votre bibliothèque affectera toutes les demandes de réservation déjà en attente dans Circulation WorldShare. Vous pouvez utiliser les rapports Endroits de collecte ou Réservations à réviser pour identifier les demandes susceptibles d’être affectées négativement par un changement de politique.
Si votre bibliothèque a un système de prêt entre bibliothèques intégré, veillez à configurer le paramètre Tous les états de document (défaut) pour l'emplacement sur les rayons où les documents temporaires sont créés pour les demandes d’emprunt.
Veuillez noter que le processus de renouvellement automatique et les rappels manuels de WorldCat Discovery ne rappellera pas les documents prêtés pour remplir une demande de réservation en attente si la Politique de localisation du document est configurée pour remplir les réservations pour les Documents disponibles uniquement.
Problèmes corrigés
Erreur lors du retour lorsqu’un document en transit ne peut plus répondre à sa demande de réservation
Une erreur survenait lors du retour d'un document précédemment en transit pour remplir une réservation lorsque, durant le transit, le document devenait inadmissible pour remplir la demande de réservation liée à ce document.
Maintenant le retour du document remettra la réservation dans la file des réservations, et le personnel de la bibliothèque recevra des instructions sur la marche à suivre pour le document, par exemple, acheminer le document vers sa localisation pour le remettre sur les rayons.
Dates de réservation incorrectes pour les réservations créées par le personnel de la bibliothèque dans certains fuseaux horaires
Les bibliothèques situées à l'intérieur de certains fuseaux horaires ne pouvaient pas remplir immédiatement les réservations créées par le personnel dans Circulation WorldShare. La date pour Requis dans était incorrectement une date future, ce qui empêchait la bibliothèque de remplir immédiatement la demande.
Ce problème de fuseaux horaires liés aux réservations créées par le personnel a été résolu.
Échec de l'intégration du prêt entre bibliothèque lorsqu'une demande de réservation était créée par un utilisateur ayant plusieurs comptes avec le même code-barres dans un groupe de circulation
Un utilisateur ayant plusieurs comptes dans un groupe de circulation qui utilisait le même code-barres de circulation faisait échouer l'intégration du prêt entre bibliothèques. La demande de réservation d’un document emprunté ne pouvait pas être créée car le système ne pouvait pas déterminer le compte d’utilisateur à utiliser.
Maintenant, Circulation créera toujours la réservation pour le compte d'utilisateur associé à la bibliothèque emprunteuse.
Problèmes connus
Voir la rubrique Problèmes connus (en anglais).
Liens importants
Aide et documentation
De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.