Notes d'installation de Circulation WorldShare - Septembre 2021 - Accueil

Introduction

Cette version de Circulation WorldShare offre de nouvelles fonctionnalités et améliorations.

Options améliorées pour le configuration des durées de prêt afin de rendre le processus de prêt et de renouvellement plus efficace pour vous et vos usagers, et pour permettre à votre bibliothèque d'augmenter l'utilisation des machines de prêt en libre-service et des solutions mobiles comme Capira ou Digby.
Améliorations apportées au connecteur de factures d'usagers WorldShare pour faciliter la synchronisation des mises à jour des factures des usagers la confirmation des paiements avec un système de campus ou le système d'un tiers.
Affichage des NFL enregistrées par d'autres bibliothèques permettant de voir facilement des informations détaillées sur les localisations de documents, les engagements de conservation, les publications en série ou documents en plusieurs parties, les politiques de prêt et de copie pour les PEB, et plus.
Corrections de problèmes et amélioration de la performance

Beaucoup de ces améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.

Actions recommandées

Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Action
Avant l'installation de cette nouvelle version, vérifiez les ajustements de la date d'échéance de vos politiques de prêt si votre durée de prêt est calculée en jours, semaines ou mois : Sélectionnez « À la fermeture » comme ajustement si vous préférez que ces prêts soient échus au moment de la fermeture. Sélectionnez « Valeur du système » comme ajustement si vous préférez que ces prêts soient échus à 23:59 le jour de la date d'échéance. Après l'installation de cette nouvelle version, vérifiez le nouveau paramètre Ajustement de la date d'échéance dans vos politiques de prêt, et faites les modifications nécessaires au besoin : Vérifiez que la valeur pour Ajustement de la date d'échéance est appropriée selon la politique de prêt. Configurez l'ajustement pour les politiques pour prêt de courte durée en utilisant l'une des cinq nouvelles options si vous souhaitez garantir une durée minimum de prêt en prolongeant les prêts qui arrivent à échéance lorsque votre bibliothèque est fermée seriez fermé jusqu'à la prochaine date et heure d'ouverture de votre bibliothèque. Voir les sections ci-dessous pour des détails sur la façon dont les dates d'échéance des prêts seront dorénavant ajustées avec cette nouvelle version de Circulation.
Vérifiez les Heures d'ouverture de votre bibliothèque dans le WorldCat Registry. Nous vous recommandons de configurer les fermetures spéciales ou les périodes d'ouverture 10 à 12 mois à l'avance, si possible. Nous recommandons également de vérifier si les heures au niveau de l'établissement ou de la succursale ont été sélectionnées dans les Paramètres de dérogation aux heures d'ouverture selon la succursale. Assurez-vous que les heures d'ouverture appropriées sont configurées pour les succursales que vous avez sélectionnées. Enfin, ajoutez toute date d'échéance fixe à vos politiques de prêt si vous souhaitez limiter les prêts à la fin d'un trimestre universitaire, à la fin de l'année civile, etc.
Contactez OCLC Library Services ou votre conseiller OCLC en services aux bibliothèques pour plus de détails sur l'activation du connecteur de factures d'usagers WorldShare.

Action

Avant l'installation de cette nouvelle version, vérifiez les ajustements de la date d'échéance de vos politiques de prêt si votre durée de prêt est calculée en jours, semaines ou mois :

Sélectionnez « À la fermeture » comme ajustement si vous préférez que ces prêts soient échus au moment de la fermeture.
Sélectionnez « Valeur du système » comme ajustement si vous préférez que ces prêts soient échus à 23:59 le jour de la date d'échéance.

Après l'installation de cette nouvelle version, vérifiez le nouveau paramètre Ajustement de la date d'échéance dans vos politiques de prêt, et faites les modifications nécessaires au besoin :

Vérifiez que la valeur pour Ajustement de la date d'échéance est appropriée selon la politique de prêt.
Configurez l'ajustement pour les politiques pour prêt de courte durée en utilisant l'une des cinq nouvelles options si vous souhaitez garantir une durée minimum de prêt en prolongeant les prêts qui arrivent à échéance lorsque votre bibliothèque est fermée seriez fermé jusqu'à la prochaine date et heure d'ouverture de votre bibliothèque.

Voir les sections ci-dessous pour des détails sur la façon dont les dates d'échéance des prêts seront dorénavant ajustées avec cette nouvelle version de Circulation.

Vérifiez les Heures d'ouverture de votre bibliothèque dans le WorldCat Registry. Nous vous recommandons de configurer les fermetures spéciales ou les périodes d'ouverture 10 à 12 mois à l'avance, si possible.

Nous recommandons également de vérifier si les heures au niveau de l'établissement ou de la succursale ont été sélectionnées dans les Paramètres de dérogation aux heures d'ouverture selon la succursale. Assurez-vous que les heures d'ouverture appropriées sont configurées pour les succursales que vous avez sélectionnées.

Enfin, ajoutez toute date d'échéance fixe à vos politiques de prêt si vous souhaitez limiter les prêts à la fin d'un trimestre universitaire, à la fin de l'année civile, etc.

Contactez OCLC Library Services ou votre conseiller OCLC en services aux bibliothèques pour plus de détails sur l'activation du connecteur de factures d'usagers WorldShare.

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

Nouvelles options pour la configuration de la durée des prêts

L'amélioration des options de configuration des durées de prêt vous permettra de gérer plus facilement les types de prêt les plus courants, de réduire la fréquence à laquelle vous devez sélectionner manuellement les dates d'échéance lors du prêt, et facilitera l'utilisation des machines de prêt en libre-service ou les applications mobiles pour les prêts et les renouvellements pour les usagers et le personnel.

Plus précisément, cette nouvelle version vous permet de configurer plus facilement les types de prêt suivants :

Prêt pour la journée : le document doit être retourné à la fermeture de la bibliothèque.
Prêt de longue durée : le document doit être retourné à la fermeture de la bibliothèque, à la date calculée.
Prêt horaire qui doit être prolongé jusqu'au lendemain ou au-delà de l'heure de fermeture de la bibliothèque, et qui devient échu à l'ouverture de votre bibliothèque afin de permettre à l'usager d'avoir le temps nécessaire pour consulter le document.

Configuration des ajustements de la date d'échéance dans les politiques de prêt

Pour prendre en charge les nouveaux types de prêt, le champ Ajustement de la date d'échéance avant fermeture dans la politique de prêt a été remplacé par le nouveau paramètre Ajustement de la date d'échéance.

Les ajustements de date d'échéance sont appliqués automatiquement lors du prêt et lorsqu'un prêt est renouvelé par le personnel de votre bibliothèque, l'usager ou via le renouvellement automatique. Comme auparavant, les pénalités de retard et les périodes de grâce commencent dès que le document est dû, conformément à vos politiques.

Les options d'ajustement de la date d'échéance dépendent de la durée de prêt sélectionnée. Les prêts de courte durée qui sont mesurés en minutes ou en heures offrent plus de possibilités d'ajustement que les prêts de longue durée, mesurés en jours, semaines ou mois :

Pour qu'un ajustement s'applique au renouvellement ainsi que lors du prêt, les durées de prêt et de renouvellement doivent être du même type. Par exemple, si la durée initiale du prêt de courte durée est de 24 heures échu à la prochaine ouverture, un renouvellement de 3 jours utilisera l'ajustement par défaut (minuit) pour les prêts de longue durée.

Vos politiques de prêt existantes avec des durées définies en jours, semaines ou mois ont été mises à jour automatiquement pour refléter les options prises en charge. Aucune modification n'a été apportée aux politiques de prêt mesurées en heures ou en minutes, mais vous pouvez choisir l'une des nouvelles options d'ajustement décrites ci-dessous.

Les anciens et les nouveaux ajustements sont affichés dans les tableaux ci-dessous, accompagnés de conseils pour choisir le bon ajustement pour vos prêts.

Ajustements de la date d'échéance des prêts de longue durée

Les ajustements de date d'échéance suivants sont disponibles pour les prêts calculés en jours, semaines ou mois :

NOUVEAU - Ajustement de la date d'échéance	Description	ANCIEN - Politique d'ajustement de la date d'échéance avant fermeture
Minuit (défaut)	Le document sera dû à 23:59 à la date d'échéance calculée. Si votre bibliothèque est ouverte après minuit, le document sera dû avant la fermeture. Si la durée du prêt se termine un jour où votre bibliothèque est fermée, la date d'échéance sera reportée à 23:59 le premier jour d'ouverture après cette fermeture. Conseil - Laissez le champ de la durée de prêt vide pour permettre les prêts permanents ou à terme. S'il n'y a aucune autre limite, un document dans le cadre d'une politique de prêt permanent n'aura pas de date d'échéance, n'accumulera pas de pénalités de retard et aucun avis de retard ne sera envoyé. Cependant, les prêts se verront attribuer une date d'échéance (entre autres) si l'usager a une date d'expiration, si la politique spécifie des dates d'échéance fixes, ou si le prêt doit honorer une date d'échéance fournie par un système de prêt entre bibliothèques.	Valeur du système 15 / 30 / 45 minutes avant la fermeture 1 heure avant la fermeture ** Non pris en charge avant cette version pour les prêts de longue durée. Ces options ne sont plus disponibles pour les politiques pour les prêts de longue durée.
À la fermeture	Le document sera dû à 23:59 à la fermeture à la date d'échéance calculée. Si votre bibliothèque est ouverte après minuit, le document sera dû à la prochaine date civile à l'heure de fermeture que vous avez configurée. Par exemple, si vos heures d'ouverture sont de 8 h 00 à 2 h 00 (am), la date d'échéance exacte sera samedi à 2 h 00 si le document est dû le vendredi. Si la durée du prêt se termine un jour où votre bibliothèque est fermée, la date d'échéance sera reportée à l'heure de fermeture du premier jour d'ouverture après cette fermeture. Conseil - Pour configurer un prêt pour la journée, indiquez 0 jour comme Durée du prêt et sélectionnez À la fermeture comme Ajustement de la date d'échéance. Le document sera dû la prochaine fois que votre bibliothèque fermera. Vous voulez que les documents soient retournés à la fermeture le jour suivant? Indiquez 1 jour comme Durée du prêt et sélectionnez À la fermeture comme Ajustement de la date d'échéance.	À la fermeture* ** Non pris en charge avant cette version pour les prêts de longue durée. Cette option est désormais honorée si vous l'aviez précédemment sélectionnée dans la politique de prêt.

NOUVEAU - Ajustement de la date d'échéance

Description

ANCIEN - Politique d'ajustement de la date d'échéance avant fermeture

Minuit (défaut)

Le document sera dû à 23:59 à la date d'échéance calculée. Si votre bibliothèque est ouverte après minuit, le document sera dû avant la fermeture.

Si la durée du prêt se termine un jour où votre bibliothèque est fermée, la date d'échéance sera reportée à 23:59 le premier jour d'ouverture après cette fermeture.

Conseil - Laissez le champ de la durée de prêt vide pour permettre les prêts permanents ou à terme. S'il n'y a aucune autre limite, un document dans le cadre d'une politique de prêt permanent n'aura pas de date d'échéance, n'accumulera pas de pénalités de retard et aucun avis de retard ne sera envoyé. Cependant, les prêts se verront attribuer une date d'échéance (entre autres) si l'usager a une date d'expiration, si la politique spécifie des dates d'échéance fixes, ou si le prêt doit honorer une date d'échéance fournie par un système de prêt entre bibliothèques.

Valeur du système

15 / 30 / 45 minutes avant la fermeture**

1 heure avant la fermeture**

** Non pris en charge avant cette version pour les prêts de longue durée. Ces options ne sont plus disponibles pour les politiques pour les prêts de longue durée.

À la fermeture

Le document sera dû à 23:59 à la fermeture à la date d'échéance calculée. Si votre bibliothèque est ouverte après minuit, le document sera dû à la prochaine date civile à l'heure de fermeture que vous avez configurée. Par exemple, si vos heures d'ouverture sont de 8 h 00 à 2 h 00 (am), la date d'échéance exacte sera samedi à 2 h 00 si le document est dû le vendredi.

Si la durée du prêt se termine un jour où votre bibliothèque est fermée, la date d'échéance sera reportée à l'heure de fermeture du premier jour d'ouverture après cette fermeture.

Conseil - Pour configurer un prêt pour la journée, indiquez 0 jour comme Durée du prêt et sélectionnez À la fermeture comme Ajustement de la date d'échéance. Le document sera dû la prochaine fois que votre bibliothèque fermera. Vous voulez que les documents soient retournés à la fermeture le jour suivant? Indiquez 1 jour comme Durée du prêt et sélectionnez À la fermeture comme Ajustement de la date d'échéance.

À la fermeture*

** Non pris en charge avant cette version pour les prêts de longue durée. Cette option est désormais honorée si vous l'aviez précédemment sélectionnée dans la politique de prêt.

Ajustements de la date d'échéance des prêts de courte durée

Les ajustements de date d'échéance suivants sont disponibles pour les prêts calculés en minutes ou en heures :

NOUVEAU - Ajustement de la date d'échéance	Description	ANCIEN - Politique d'ajustement de la date d'échéance avant fermeture
Aucune (défaut)	Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué. Lors du calcul de la date d'échéance, les heures d'ouverture de votre bibliothèque sont ignorées : le prêt peut donc arriver à échéance lorsque votre bibliothèque est fermée. Note. - Cet ajustement est recommandé pour les prêts de courte durée en libre-service: l'usager peut récupérer, emprunter et retourner des documents sans l'aide du personnel, à partir d'un endroit accessible en tout temps.	Valeur du système
1 heure avant la fermeture 45 minutes avant la fermeture 30 minutes avant la fermeture 15 minutes avant la fermeture	Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué. Si la durée du prêt doit prendre fin à la fermeture de la bibliothèque, le document sera dû 1 heure ou 45, 30 ou 15 minutes avant la dernière fermeture de la bibliothèque à l'intérieur de la durée du prêt. Votre durée de prêt peut être raccourcie pour garantir le retour des documents avant la fermeture de la bibliothèque. Une dérogation est requise pour prêter des documents pendant la période de pré-fermeture ou lorsque votre bibliothèque est fermée. Si acceptée, la date d'échéance et l'heure seront passées, et le document sera dû immédiatement. Conseil - Les ajustements de pré-fermeture peuvent être utilisés pour récupérer vos documents avec suffisamment de temps pour que le personnel de la bibliothèque puisse traiter les retours avant l'heure de fermeture. Ces ajustements ne sont pas recommandés si les usagers peuvent emprunter ou renouveler des documents pendant que votre bibliothèque est fermée.	1 heure avant la fermeture 45 minutes avant la fermeture 30 minutes avant la fermeture 15 minutes avant la fermeture
À la fermeture précédente	Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué. Si la durée du prêt doit prendre fin après la fermeture de la bibliothèque, le document sera dû à la dernière fermeture de la bibliothèque à l'intérieur de la durée du prêt. Votre durée de prêt peut être raccourcie pour garantir le retour des documents avant la fermeture de la bibliothèque. Une dérogation est requise pour prêter des documents lorsque votre bibliothèque est fermée. Si acceptée, la date d'échéance et l'heure seront celles de la dernière fermeture de votre bibliothèque, et le document sera dû immédiatement. Conseil - Les ajustements À la fermeture peuvent être utilisés pour récupérer vos documents pour la fermeture de la bibliothèque. Cet ajustement n'est pas recommandé si les usagers peuvent emprunter ou renouveler des documents pendant que votre bibliothèque est fermée.	À la fermeture
À l'ouverture suivante	Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué. Si la durée du prêt doit prendre fin lorsque la bibliothèque est fermée, le document sera dû à la prochaine ouverture de la bibliothèque. Votre durée de prêt peut être prolongée pour garantir que l'usager a suffisamment de temps pour consulter le document. Une dérogation est requise si le système ne peut pas déplacer la date d'échéance car une date d'échéance fixe, une date d'expiration de l'usager, etc. deviendra effective avant la prochaine ouverture de votre bibliothèque. Note. - Considérez associer un ajustement À l'ouverture suivante à des dates d'échéance fixes si vous voulez que les documents soient retournés avant la fermeture lors de longues périodes pour les vacances, les pauses académiques, les rénovations de bâtiments, etc.	N/A - Nouvelle option d'ajustement
15 minutes après l'ouverture 30 minutes après l'ouverture 45 minutes après l'ouverture 1 heure après l'ouverture	Le document sera dû après le nombre de minutes ou d'heures indiqué. Si la durée du prêt doit prendre fin lorsque la bibliothèque est fermée, le document sera dû 15, 30, 45 minutes ou 1 heure après la prochaine ouverture de la bibliothèque. Votre durée de prêt peut être prolongée pour garantir que l'usager a suffisamment de temps pour consulter le document. Une dérogation est requise si le système ne peut pas déplacer la date d'échéance car une date d'échéance fixe, une date d'expiration de l'usager, etc. deviendra effective avant la prochaine ouverture de votre bibliothèque. Note. - Considérez associer un ajustement À l'ouverture suivante à des dates d'échéance fixes si vous voulez que les documents soient retournés avant la fermeture lors de longues périodes pour les vacances, les pauses académiques, les rénovations de bâtiments, etc.	N/A - Nouvelles options d'ajustement

Autres facteurs à considérer

Autres limites pour les durées de prêt

Lors du calcul des dates d'échéance, les autres limites pour les durées de prêt continueront d'être considérées, comme la date d'expiration de l'usager, les dates d'échéance fixes configurées dans les politiques de prêt ou la date d'échéance fournie par un système de prêt entre bibliothèques.

Les prêts ne peuvent jamais être échus après l'expiration du compte d'un usager. Assurez-vous de mettre à jour les dates d'expiration des usagers régulièrement, si nécessaire, pour éviter que les documents ne soient pas retournés, que les renouvellements automatiques échouent, etc.

Les dates d'échéance fixes dans les politiques de prêt peuvent être utilisées pour mettre fin aux prêts à la fin d'un trimestre universitaire, de l'année civile ou de toute autre période pertinente pour votre bibliothèque. Une fois la date fixe passée, les prêts existants pourront être renouvelés jusqu'à la prochaine date fixe. Nous vous recommandons de configurer les dates d'échéance fixes 10 à 12 mois à l'avance, si possible.

Heures d'ouverture

Les heures d'ouverture pour l'emplacement du document continueront d'être respectées lors du calcul des dates d'échéance et des pénalités de retard si les heures d'ouverture de cette succursale sont configurées pour outrepasser les heures d'ouverture de votre établissement. Sinon, les heures d'ouverture de votre établissement seront utilisées. Voir Paramètres de dérogation aux heures d'ouverture selon la succursale pour plus de détails.

Si votre bibliothèque utilise la circulation de groupe, les heures d'ouverture pertinentes de la bibliothèque qui détient le document ou de l'emplacement du document continueront d'être utilisées.

Des heures d'ouverture spéciales peuvent être configurées pour remplacer temporairement les heures normales de votre bibliothèque. Par exemple, vous pouvez utiliser des heures spéciales pour indiquer que votre bibliothèque ouvrira plus tard que d'habitude pendant la semaine d'examen ou sera fermée lors d'un jour férié.

Voir Heures d'ouverture pour plus de détails sur la configuration des heures normales et spéciales d'ouverture.

Retour des documents, pénalités de retard et avis par courriel

Avant de choisir un ajustement de la date d'échéance, évaluez comment les changements de dates et d'heures d'échéance peuvent avoir un impact sur le calcul des pénalités de retard ou des délais de grâce, et quand les avis de retard sont envoyés à vos usagers.

Vous devrez peut-être aussi évaluez comment votre bibliothèque effectue le retour des documents retournés pendant qu'elle est fermée, surtout si les retours sont effectués manuellement à l'ouverture de la bibliothèque. Ces retours doivent-ils être antidatés comme s'ils avaient été effectués lors de la dernière fermeture, à minuit la nuit précédente, etc.? Votre période de grâce est-elle encore exacte?

Si votre bibliothèque utilise des structures de factures impayées ou des structures de suspension périodiques, évaluez également si les usagers peuvent être plus ou moins pénalisés si, par exemple, vos prêts de longue durée auparavant dus à minuit sont maintenant dus à 20 h ou 2 h du matin, respectivement. Les pénalités de retard doivent-elles être cumulées pendant que votre bibliothèque est fermée?

Prêts existants / actifs

La date et l'heure d'échéance des documents déjà prêtés ne seront pas ajustées en fonction des modifications que vous pouvez apporter à vos politiques de prêt. Au lieu, tous les nouveaux ajustements seront honorés la prochaine fois qu'un document sera renouvelé ou emprunté dans le cadre de la politique mise à jour.

Si vous souhaitez mettre à jour vos prêts existants, envisagez d'utiliser les Renouvellements en lot et d'activer les Avis automatiques de reçu de date d'échéance pour vous assurer que vos usagers soient informés des nouvelles dates d'échéance de leurs prêts.

Exemples de calcul de date d'échéance

Vous ne savez pas quelles configurations sont les plus adéquates pour votre bibliothèque?

Cliquez ici pour des exemples de calcul de date d'échéance

Dans les exemples suivants, les heures d'ouverture pour l'emplacement du document sont les suivantes :

Dimanche : ouvert 24 heures
Du lundi au jeudi : ouvert de 8 h à 20 h
Vendredi : ouvert de 8 h à 2 h
Samedi : fermé

Politiques de prêt	Ajustement de la date d'échéance	Date/heure du prêt	Date/heure d'échéance
1 heure	Aucun (valeur par défaut)	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Mercredi, 01-09-2021, 19:50 Mercredi, 01-09-2021, 20:05	Mercredi, 01-09-2021, 11:24 Mercredi, 01-09-2021, 20:50 Mercredi, 01-09-2021, 21:05
1 heure	30 minutes avant la fermeture	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Mercredi, 01-09-2021, 19:50 Mercredi, 01-09-2021, 20:05	Mercredi, 01-09-2021, 11:24 Dérogation requise : la date d'échéance calculée est passée. Dérogation requise : la date d'échéance calculée est passée.
1 heure	À la fermeture	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Mercredi, 01-09-2021, 19:50 Mercredi, 01-09-2021, 20:05	Mercredi, 01-09-2021, 11:24 Mercredi, 01-09-2021, 20:00 Dérogation requise : la date d'échéance calculée est passée.
1 heure	30 minutes après l'ouverture	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Mercredi, 01-09-2021, 19:50 Mercredi, 01-09-2021, 20:05	Mercredi, 01-09-2021, 11:24 Jeudi, 02-09-2021, 08:30 Jeudi, 02-09-2021, 08:30
0 jour	Minuit (défaut)	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Vendredi, 03-09-2021, 10:24 Lundi, 06-09-2021, 20:05	Mercredi, 01-09-2021, 23:59 Vendredi, 03-09-2021, 23:59 Lundi, 06-09-2021, 23:59
1 jour	Minuit (défaut)	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Jeudi 02-09-2021, 10:24 Vendredi, 03-09-2021, 10:24	Jeudi 02-09-2021, 23:59 Vendredi 03-09-2021, 23:59 Dimanche, 05-09-2021, 23:59
3 semaines	Minuit (défaut)	Mercredi, 01-09-2021, 10:24	Mercredi, 22-09-2021, 23:59
1 mois	Minuit (défaut)	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Mardi, 31-08-2021, 10:24	Vendredi, 01-10-2021, 23:59 Jeudi, 30-09-2021, 23:59
0 jour	À la fermeture	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Vendredi, 03-09-2021, 10:24 Lundi, 06-09-2021, 20:05	Mercredi, 01-09-2021, 20:00 Samedi, 04-09-2021, 02:00 Mardi, 07-09-2021, 20:00
1 jour	À la fermeture	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Jeudi 02-09-2021, 10:24 Vendredi, 03-09-2021, 10:24	Jeudi, 02-09-2021, 20:00 Samedi, 04-09-2021, 02:00 Dimanche, 05-09-2021, 23:59
3 semaines	À la fermeture	Mercredi, 01-09-2021, 10:24	Mercredi, 22-09-2021, 20:00
1 mois	À la fermeture	Mercredi, 01-09-2021, 10:24 Mardi, 31-08-2021, 10:24	Samedi, 02-10-2021, 02:00 Jeudi, 30-09-2021, 20:00

Améliorations apportées au connecteur de factures d'usagers WorldShare

Le Connecteur de factures d'usagers WorldShare offre un ensemble facultatif de fonctionnalités permettant à votre bibliothèque de partager des informations sur les frais et amendes des usagers avec des systèmes externes à WorldShare, comme le système financier du campus ou une agence de recouvrement de dettes. Cette nouvelle version de Circulation offre un nouveau mode d'exportation et la possibilité d'importer des paiements traités dans un autre système.

Certaines restrictions s'appliquent. Des frais d'implantation uniques sont exigés pour activer le connecteur de factures. Votre bibliothèque ou établissement devra peut-être travailler avec le service de soutien informatique de de la bibliothèque pour automatiser tout traitement système-à-système. Contactez OCLC Library Services ou votre conseiller OCLC en services aux bibliothèques pour plus de détails.

Importation des mises à jour apportées aux factures payées dans un autre système

Le connecteur de factures permet maintenant à votre bibliothèque d'importer des informations sur les paiements effectués en dehors de WorldShare. Envoyez des fichiers CSV à votre compte d'échange de fichiers OCLC pour informer WorldShare du nouveau montant en souffrance d'une facture après qu'un paiement partiel ou complet a été effectué dans le système financier du campus, a été récupéré par une agence de recouvrement de dettes, etc.

Le connecteur de factures paiera les factures dans Circulation WorldShare avec le mode de paiement indiqué dans votre fichier CSV, débloquera le compte d'un usager qui a été bloqué à cause d'une limite de factures définie dans les Politiques de types d'usagers, mettra à jour les données sur les frais de l'usager dans Mon dossier, etc. Les paiements traités par le connecteur de factures seront visibles sous l'onglet Factures du compte de l'usager dans Circulation WorldShare et seront reflétés le jour suivant dans vos données de rapport dans Rapports WorldShare et Conception de rapports.

Surveiller les importations du connecteur de factures

Lorsque le connecteur de factures est activé, dans le service Circulation WorldShare, allez sous Tâches planifiées > Tâches > Importations pour surveiller les fichiers d'importation entrants.

Tout utilisateur ayant le rôle Circulation Admin, Circulation Comptoir ou Employé Étudiant Circulation peut surveiller les importations pour s'assurer qu'ils sont reçus et traités comme prévu. Vous pouvez voir la date et l'heure de l'importation d'un fichier, l'état actuel de l'importation et un résumé des factures mises à jour qui ont été importées ou sautées :

Pour voir plus de détails sur l'importation et les factures sautées, cliquez sur l'ID d'exécution de la tâche :

Livraison des fichiers d'importation à OCLC

Les fichiers d'importation devraient être livrés dans le répertoire d'échange de fichiers /xfer/wms/in/circdata/payments. Vous pouvez livrer des fichiers en utilisant un client SFTP à code source ouvert ou en utilisant la méthode privilégiée par votre bibliothèque.

Le nom de fichier doit être unique et avoir l'extension de fichier .csv

Lors de la livraison d'un fichier d'importation du connecteur de factures à OCLC, le nom du fichier peut comprendre :

Des caractères alphanumériques (A-Z, a-z, 0-9).
Des points, tirets et traits de soulignement.

Le nom de fichier ne doit pas comprendre d'espace ou autres caractères non alphanumériques, et ne doit pas commencé par un point, un tiret ou un trait de soulignement.

Mise en garde - Les fichiers dont le nom n'est pas valide ne seront pas traités par le connecteur de factures.

Format de fichier d'importation

Chaque fichier d'importation doit inclure les éléments de données suivants que vous voulez mettre à jour dans WorldShare :

BILL_ID - Identifiant de 36 caractères attribué à chaque facture par Circulation WorldShare. Les ID de facture WorldShare dont fournis dans les fichiers exportés par le connecteur de factures.
ROW_TYPE - Réservé à une utilisation future. La valeur doit toujours être UPDATE (MISE À JOUR) dans un fichier d'importation.
OUTSTANDING_AMOUNT - Montant numérique qui reste impayé sur le montant initial de la facture.
PAYMENT_METHOD - Indique le mode de paiement de la facture ou réduit le montant en souffrance (impayé) de la facture. Par exemple Visa, Student Accounts, invoice 22-333-44a, Waived (Visa, Comptes étudiants, facture 22-333-44a, Amnistiée).
- Le mode de paiement peut contenir jusqu'à 30 caractères et n'a pas besoin de correspondre aux modes de paiement configurés par votre bibliothèque.
- N'indiquez pas les détails des cartes de crédit ou des comptes bancaires dans le champ PAYMENT_METHOD.
LAST_MODIFIED_DATETIME - Date et heure de la dernière mise à jour de la facture dans un système autre que WorldShare. Des informations sur le fuseau horaire doivent être fournies. Par exemple, 2021-03-08T05:40:36-05:00.
- WorldShare utilisera la date et l'heure indiquées pour vérifier si le fichier contient la dernière mise à jour du montant en souffrance (impayé) d'une facture. Si les données fournies ne correspondent pas à la modification la plus récente, la mise à jour sera sautée par WorldShare. Nous vous recommandons de transmettre des mises à jour de factures aussi souvent que possible à WorldShare avec des informations exactes sur la date de dernière modification afin d'éviter que des factures soient sautées pendant l'importation de fichiers, que des paiements partiels soient appliqués dans le mauvais ordre, et pour réduire les risques qu'un usager paye une facture en trop, surtout si votre bibliothèque accepte les paiements dans WorldShare et dans un autre système.

Chaque fichier doit également l'élément FILE_FORMAT_VERSION dans l'en-tête. Actuellement, la seule version prise en charge est 1.0.

Le bas de page du fichier peut inclure l'élément facultatif FILE_BILL_COUNT pour indiquer le nombre de mises à jour de factures soumises pour traitement.

Cliquez ici pour voir un exemple de fichier d'importation du connecteur de factures

# FILE_FORMAT_VERSION=1.0
BILL_ID,ROW_TYPE,OUTSTANDING_AMOUNT,PAYMENT_METHOD,LAST_MODIFIED_DATETIME
"2d2ca0a6-bec8-4497-97e9-9d45c226b6b7",UPDATE,70.00,"Check","2021-09-05T10:32:57-04:00"
"96888eda-ca32-4ed3-90eb-824baedb348a",UPDATE,56.78,"Credit Card - Visa",2021-009-05T04:03:30-04:00"
# FILE_BILL_COUNT=2

Mode synchronisation pour l'exportation des factures

Un troisième mode de traitement des exportations a été ajouté au connecteur de factures. Le nouveau mode de Synchronisation fournit un fichier CSV de toutes les factures pertinentes créées ou mises à jour dans Circulation WorldShare depuis la dernière fois que la tâche a été exécutée avec succès. Comme le mode Conciliation, les factures exportées à l'aide du mode de synchronisation ne seront pas mises à jour dans WorldShare durant le processus d'exportation.

Utilisez Synchronisation comme Mode de traitement si votre bibliothèque veut informer régulièrement un autre système de l'existence de nouvelles factures ou de mises à jour des factures déjà gérées par ce système. Le mode Synchronisation est recommandé si le système du campus ou le système de recouvrement de dettes fournit des mises à jour de factures à WorldShare via un fichier d'importation, surtout si votre bibliothèque accepte les paiements dans WorldShare et dans le système partenaire.

Les fichiers de synchronisation sont généralement plus petits et plus faciles à traiter pour un système transactionnel. Les tâches de synchronisation peuvent être programmées pour fournir des fichiers d'exportation plus fréquemment que les tâches de conciliation ou de transfert. Vous pouvez choisir de planifier des exportations de synchronisation à une fréquence horaire, quotidienne ou hebdomadaire. Vous pouvez également exécuter la tâche manuellement, au besoin.

La première fois qu'une exportation de synchronisation est exécutée, toutes les factures existantes correspondant aux critères de la tâche sont exportées. Dans tous les fichiers d'exportation subséquents, seules les nouvelles factures ou les factures mises à jour précédemment exportées seront incluses. La valeur ROW_TYPE dans les fichiers de synchronisation indique l'état de la facture :

NEW (NOUVELLE) - La facture a été créée dans WorldShare après la dernière tâche de synchronisation exécutée avec succès. La première fois qu'une tâche de synchronisation est exécutée, toutes les factures auront le type NEW.
UPDATED (MISE À JOUR) - Le montant impayé de la facture a été mis à jour dans WorldShare via un paiement partiel ou une amnistie partielle de la facture. Un montant reste impayé pour la facture.
UPDATED_RESOLVED (MISE À JOUR_RÉGLÉE) - La facture a été entièrement réglée dans WorldShare par un paiement, une amnistie ou une annulation. Il n'y a plus aucun montant impayé pour cette facture.
- Dans le fichier d'exportation, la valeur OUTSTANDING_AMOUNT (MONTANT_IMPAYÉ) est égale à 0,00.
- Si votre bibliothèque importe des mises à jour de factures dans WorldShare qui règlent complètement une facture (le montant impayé de la facture est maintenant 0,00), le mode synchronisation exportera la facture une dernière fois pour confirmer au système partenaire que la facture a bien été réglée dans WorldShare.

Les Critères de la facture sont utilisés pour sélectionner les factures existantes de votre bibliothèque lors de la première tâche de synchronisation. Les nouvelles factures seront également sélectionnées pour les tâches subséquentes uniquement si les factures correspondent aux critères de facture de la tâche. Toutefois, les mises à jour subséquentes aux factures précédemment exportées continueront d'être exportées jusqu'à ce qu'une facture soit complètement réglée, quels que soient les critères utilisés à l'origine pour sélectionner la facture à exporter. Par exemple, si une tâche de synchronisation est configurée pour exporter les factures des usagers de type « Premier cycle », les mises à jour pour les factures précédemment exportées par cette tâche continueront à être fournies à votre système pour comptes étudiants, même si un usager obtient son diplôme et devient un usager de type « Diplômé ». Les factures créées après que l'usager se voit attribuer le type « Diplômé » ne seront pas exportées par la tâche pour les factures d'usagers de premier cycle.

Pour garantir que les exportations fournissent systématiquement des détails sur les factures précédemment exportées, vous n'êtes pas autorisé à modifier les Critères de la facture d'une tâche de synchronisation au fil du temps. Si vous souhaitez synchroniser des factures en utilisant des critères différents, vous pouvez créer une nouvelle tâche pour les nouveaux critères et, si nécessaire, désactiver la tâche originale.

Consultez la rubrique Tâches pour des détails sur la création, la surveillance et l'exécution des exportations avec le connecteur de factures.

Cliquez ici pour voir un exemple de fichier d'exportation de synchronisation

# FILE_FORMAT_VERSION=1.0
# JOB_NAME=Example Sync Job
# JOB_EXECUTION_ID=3694359069333377
# JOB_EXECUTION_DATETIME=2021-08-25T17:04-0400
# OUTSTANDING_AMOUNT=5.00
# PATRON_TYPE=Graduate
# PATRON_TYPE=Undergraduate
BILL_ID,ROW_TYPE,PATRON_ID,CHARGING_INSTITUTION,CURRENCY,ORIGINAL_AMOUNT,OUTSTANDING_AMOUNT,BILLED_TITLE,BILLED_ITEM,ASSESSED_DATETIME,LAST_MODIFIED_DATETIME
"e05fdbe7-5a11-4001-9d81-093d23187e91",NEW,user1,91475,USD,10.55,10.55,,,"2021-08-25T16:41:40-04:00","2021-08-25T16:41:40-04:00"
"15bfef42-28ae-4ac2-9ad8-9306a02b8249",UPDATED,user2,91475,USD,25.00,10.00,,,"2021-08-05T16:41:19-04:00","2021-08-25T17:04:51-04:00"
"4a28c8a8-7c4b-4fe5-84c3-79b316fc6c01",UPDATED_RESOLVED,user3,91475,USD,200.00,0.00,,,"2021-07-22T08:30:01-04:00","2021-08-25T17:04:51-04:00"
# FILE_BILL_COUNT=3
# SKIPPED_BILL_COUNT=0

Mise en garde - Les fichiers du connecteur de factures contiennent des données personnelles et financières sensibles. Nous vous conseillons de consulter votre service informatique local pour décider comment télécharger, transférer et stocker ces données sur vos systèmes locaux ou gérés par votre établissement.

Voir les Notices de fonds locaux d'autres bibliothèques

Vous pouvez maintenant afficher les Notices de fonds locaux (NFL) enregistrées par d'autres bibliothèques pour voir des informations plus détaillées sur les localisations de documents, les engagements de conservation d'imprimés partagés, les publications en série ou documents en plusieurs parties, les politiques de prêt et de copie pour les PEB, et plus.

Note. - Les notes non publiques (sous-zones $x) ne sont pas visibles.

Dans une notice bibliographique, cliquez sur Localisations WorldCat, puis sur une mention de fonds de NFL dans la colonne Fonds :

Si l'établissement possède une seule NFL, une boîte de dialogue apparaîtra avec les détails de la NFL :

Si l'établissement possède plusieurs NFL, une liste des NFL sera présentée dans un nouvel écran. Cliquez sur la cote ou le code-barre pour ouvrir la boîte de dialogue contenant les détails d'une NFL :

Réorganisation des écrans des Politiques de prêt et des Politiques pour fourniture des réservations

Les écrans Politiques de prêt et Politiques pour fourniture des réservations ont été réorganisés pour regrouper les paramètres de politique associés.

Aucun des paramètres des Politiques pour fourniture des réservations de votre établissement n'a été ajouté, supprimé ou modifié.

Voir la section ci-dessus pour les modifications apportées à l'ajustement de la date d'échéance de certaines politiques de prêt pour les prêts de longue durée.

Problèmes corrigés

Une réservation au niveau du titre ne pouvait plus être remplie si le document sur le rayon des réservations était marqué comme Manquant

Les réservations au niveau du titre n'étaient pas remises correctement dans la file d'attente si un document pour une réservation était prêt pour utilisation sur le rayon des réservations, mais avait l'état Manquant. Par conséquent, la réservation ne pouvait plus être remplie avec un document, et aucun autre document n'apparaissait dans la liste Réservations à récupérer. Maintenant, une réservation au niveau du titre sera automatiquement remise dans la file d'attente si le document sur le rayon des réservations est marqué comme Manquant et que la date « Requis avant » de la réservation n'est pas encore passée.

Problèmes connus

Voir la rubrique Problèmes connus (en anglais).

Liens importants

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.