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Réclamer des numéros de publications en série

Comment chercher, voir et réclamer des numéros de publication en série manquants dans Acquisitions WorldShare.

Utilisez l'écran Numéros manquants pour réclamer, arrêter la réclamation, et recommencer la réclamation de numéros de publications en série que vous n'avez pas reçus. Si vous voulez réclamer une publication en série manquante à laquelle vous êtes abonné, utilisez l'écran Documents commandés manquants et changez le filtre Type d'acquisition pour Abonnement.

  Note. - Vous pouvez également automatiser la réclamation des numéros de publications en série.

Chercher et filtrer des numéros de publications en série

 Note. - Vous pouvez enregistrer vos recherches de numéros de publications en série manquants pour votre propre usage ou celui d'autres membres du personnel. Voir Recherches enregistrées.

Chercher des numéros de publications en série manquants

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir tous les numéros de publications en série manquants.
  3. Dans l'écran Numéros manquants, entrez vos termes de recherche dans la boîte Recherche par titre.
  4. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
  5. Les résultats seront présentés dans le tableau.

Utiliser des filtres pour trouver des numéros de publications en série manquants

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir tous les numéros de publications en série manquants.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Filtres à droite de la boîte de recherche pour sélectionner les filtres à afficher.
  4. Dans le haut du tableau, cliquez sur le nom d'un filtre pour configurer les valeurs pour ce filtre.
  5. Sélectionnez les valeurs appropriées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs pour un même filtre. Lorsque plus d'une valeur est sélectionnée, le système cherche toutes et n'importe quelle de ces valeurs.
  6. Cliquez sur Appliquer. Une fois le filtre appliqué, vous pouvez passer le pointeur de la souris sur le nom du filtre pour voir les valeurs sélectionnées.
  7. (Facultatif) Pour supprimer le filtre, cliquez sur Réinitialiser.
  8. Les résultats seront présentés dans le tableau.
Descriptions des filtres
Filtre Description
État de réclamation

Disponibles pour réclamation, archivés pour réclamation (les numéros sont archivés après que vous arrêtez la réclamation.)
 Note.- Par défaut, la liste est filtrée par Numéros à réclamer (les numéros précédemment Archivés pour réclamation sont exclus).

Réclamations

Nombre de réclamations. Nombre : de n à n.

Exemples

« 2 à 8 » trouve les documents qui ont été réclamés de 2 à 8 fois.

« 0 à 0 » trouve les documents réclamés pour la première fois.

Exemplaires reçus

Nombre d'exemplaires reçus. Nombre : de n à n

Exemple

« 3 à 11 » trouve les publications en série pour lesquelles vous avez reçu au moins 3 exemplaires, mais pas plus de 11.

Parution prévue Période : il y a plus de n jours
Première réception

Période : il y a plus de n jours

 Note. - Vous devriez indiquer une valeur pour ce filtre si vous voulez uniquement réclamer les numéros reçus par au moins une autre bibliothèque WorldShare.

Dernière réclamation Période : il y a plus de n jours
Périodicité de publication
Descriptions des périodicités de publication
Fréquence Description
Annuelle Une fois par année
Bimensuelle Une fois tous les deux mois
Bimensuel Une fois toutes les deux semaines
Chaque 2 ans Une fois chaque deux ans
Chaque 3 ans Une fois chaque trois ans
Mensuelle Une fois par mois
Trimestrielle Une fois tous les trois mois
Semestrielle Deux fois par année
Hebdomadaire Une fois par semaine
3 fois par année Trois fois par année
 Note.- Ce filtre est utile lorsque vous choisissez les jours de la date de Parution prévue (ex.: vous voulez peut-être attendre plus longtemps avant de réclamer les publications trimestrielles que vous attendez avant de réclamer les publications mensuelles).
Fournisseur Pour chercher un fournisseur, inscrivez le nom du fournisseur dans la boîte de recherche.
Exemples de combinaisons de filtres pour la recherche

Pour toutes les options ci-dessous, sélectionnez l'option Disponibles pour réclamation dans la liste déroulante État de réclamation afin d'exclure les numéros qui ont été archivés ou déjà réclamés.

  1. Numéros de ce fournisseur qui ne sont pas arrivés à la date prévue.
    1. Inscrivez 0 comme valeur pour Réclamations.
    2. Inscrivez le nombre de jours approprié pour Parution prévue (ex. : 5 jours après la date de parution prévue).
  2. Numéros qui ne sont pas arrivés mais qu'une autre bibliothèque a déjà reçus.
    1. Inscrivez 0 comme valeur pour Réclamations.
    2. Inscrivez le nombre de jours approprié pour Première réception (ex. : 10 jours depuis la date de la Première réception de numéro).
  3. Numéros déjà réclamés qui doivent être réclamés de nouveau faute de réponse.
    1. Inscrivez 1 ou un nombre supérieur pour Réclamations.
    2. Inscrivez le nombre de jours approprié pour Dernière réclamation ( ex. : 5 jours depuis la dernière réclamation).
  4. Arrêter de réclamer des numéros parce qu'ils ont été réclamés plusieurs fois sans succès.
    1. Indiquez le nombre maximal de réclamations de la bibliothèque pour le filtre Réclamations (ex. : 6 fois).

Réclamer des numéros de publications en série

Si vous avez commandé un numéro de publication en série, mais ne l'avez pas reçu, vous pouvez réclamer ce numéro dans le système. Lorsque vous réclamez un numéro de publication en série dans Acquisitions WorldShare, vous avez la possibilité d'aviser le fournisseur de cette réclamation par courriel, par message imprimé ou par message EDIFACT via courriel ou FTP. Vous pouvez aussi aviser plusieurs fournisseurs, par courriel, que vous avez réclamé des numéros de publications en série. Si vous devez réclamer un document unique, vous devez le réclamer dans l'écran Documents commandés manquants. Voir Réclamer des documents commandés pour plus de détails.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir tous les numéros de publications en série manquants.
  3. Dans la liste de résultats, trouvez les documents que vous voulez réclamer.Voir Chercher et filtrer des numéros de publications en série pour plus de détails.
  4. Cochez la case des numéros que vous voulez réclamer. Pour réclamer tous les numéros du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
  5. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Réclamer.
  6. Si vous voulez aviser le fournisseur de cette réclamation, allez à l’étape suivante. Si vous ne voulez pas aviser le fournisseur de cette réclamation, cliquez sur Réclamer documents et allez à l’étape 11.
  7. Cochez la case Aviser le fournisseur de cette réclamation.
  8. Cliquez sur Continuer.
    • Si un seul fournisseur est lié aux numéros sélectionnés, les renseignements sur ce fournisseur seront automatiquement ajoutés dans les champs, conformément au dernier document d'abonnement dans Acquisitions. Les réclamations par courriels ou imprimées peuvent être utilisées pour aviser un fournisseur unique.

       Note. - Si l'un des deux éléments ci-dessous manque, vous verrez un message d'erreur.

      • Une adresse électronique valide doit être inscrite pour le fournisseur si vous envoyez la réclamation imprimée ou par courriel.
      • Si l'un des numéros n'est pas lié à un fournisseur, vous ne pourrez pas envoyer l'avis de réclamation au fournisseur. 
    • Si plusieurs fournisseurs sont liés aux numéros sélectionnés, cela sera indiqué dans la boîte de dialogue. Le courriel est la méthode requise pour aviser plusieurs fournisseurs.

       Note. - Si l'un des deux éléments ci-dessous manque, vous verrez un message d'erreur.

      • Il doit y avoir une adresse électronique valide pour chaque fournisseur.
      • Si l'un des numéros n'est pas lié à un fournisseur, vous ne pourrez pas envoyer l'avis de réclamation aux fournisseurs.
    • Afin de réclamer des numéros de publication en série via un message EDIFACT par courriel ou FTP, vous devez d’abord configurer certains paramètres pour votre fournisseur afin qu'il puisse recevoir des messages EDIFACT. Pour plus de détails, voir Envoyer une réclamation de numéro de publication en série EDIFACT à votre fournisseur.

       Note. - Si les paramètres nécessaires pour recevoir des messages EDIFACT ne sont pas configurés pour le fournisseur, vous verrez un message d’erreur.

  9. Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
    1. Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
      1. Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel. 
      2. Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel.
      3. Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
      4. Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
    2. Sélectionnez le profil FTP souhaité - Le profil FTP que vous souhaitez utiliser pour envoyer le message, si vous envoyez par FTP (EDIFACT)
    3. À - La personne, chez le fournisseur, à qui doit être envoyé l'avis concernant votre commande.
    4. Répondre à - La personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter s'il a des questions concernant la commande, si vous l'envoyez par impression ou par e-mail (HTML).
      • Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans Configuration des services OCLC sous WorldCat Registry > Contacts.
      • Vous pouvez définir un contact récurrent pour les fournisseurs qui répondent à une commande dans les Paramètres de l'établissement de votre système. Pour plus de détails, voir Créer un contact récurrent pour les réponses.
      • Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
  10. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Courriel (EDIFACT et HTML)
      1. (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
      2. Cliquez sur Envoyer la commande.
    2. Impression
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.
  11. Un message de confirmation est affiché et les documents sont réclamés dans le système.

Arrêter et recommencer la réclamation

Arrêter la réclamation – Suivez les pratiques locales pour déterminer les procédures à suivre pour un fournisseur qui ne fournit pas un numéro réclamé.

Recommencer la réclamation – Option disponible uniquement si un numéro est archivé pour réclamation (lorsque vous arrêtez la réclamation d'un numéro, il est archivé pour réclamation).

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants.
  2. Dans l'écran Numéros manquants, trouvez les titres pour lesquels vous voulez arrêter la réclamation ou recommencer la réclamation. Voir Chercher des numéros de publications en série pour plus de détails.
  3. Cochez la case des titres que vous voulez réclamer. Pour réclamer tous les titres du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Arrêter la réclamation ou Recommencer la réclamation.
  5. L'écran est actualisé et l'État de réclamation des titres est mis à jour. Si vous avez arrêter la réclamation d'un titre, celui-ci sera archivé pour être réclamé.