Réclamer des documents

Réclamer des documents

Si vous avez commandé un document, mais ne l'avez pas reçu, vous pouvez réclamer ce document au fournisseur. Lorsque vous réclamez un document dans Acquisitions WorldShare, vous avez la possibilité d'aviser le fournisseur de cette réclamation. Réclamer un document augmente le nombre de réclamations liées à ce document et enregistre la date de la dernière réclamation, ce qui vous permet de faire le suivi des documents réclamés.

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
2. Cliquez sur Documents commandés manquants.
3. Dans l'écran Documents commandés manquants, trouvez les documents que vous voulez réclamer. Voir Chercher et filtrer des documents commandés manquants pour plus de détails.
4. Cochez la case des numéros que vous voulez réclamer. Pour réclamer tous les documents du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
5. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Réclamer.
6. Si vous voulez aviser le fournisseur de cette réclamation, allez à l’étape suivante. Si vous ne voulez pas aviser le fournisseur de cette réclamation, cliquez sur Réclamer documents et allez à l’étape 11.
7. Cochez la case Aviser le fournisseur de cette réclamation.
8. Cliquez sur Continuer.
9. Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
   1. Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
      1. FTP (EDIFACT) - Envoyez un message de commande EDIFACT par FTP. 
      2. Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel.
      3. Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
      4. Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
   2. Profil FTP - Le profil FTP que vous souhaitez utiliser pour envoyer le message, si vous envoyez par FTP (EDIFACT)
   3. À - La personne, chez le fournisseur, à qui doit être envoyé l'avis concernant votre commande.
   4. Répondre à - La personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter s'il a des questions concernant la commande, si vous l'envoyez par impression ou par courriel (HTML).
      • Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans Configuration des services OCLC sous WorldCat Registry > Contacts.
      • Vous pouvez définir un contact récurrent pour les fournisseurs qui répondent à une commande dans les Paramètres de l'établissement de votre système. Pour plus de détails, voir Créer un contact récurrent pour les réponses.
      • Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
10. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Courriel (EDIFACT et HTML) et FTP (EDIFACT)
       1. (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyerpour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
       2. Cliquez sur Envoyer la commande.
    2. Impression
       1. Cliquez sur Continuer.
       2. Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.
11. Un message de confirmation est affiché et les documents sont réclamés dans le système.