Réclamer des documents
Utilisez l'écran Documents commandés manquants pour réclamer et annuler des documents commandés qui sont manquants.
Voir tous les documents commandés manquants
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés manquants.
- Cliquez sur Chercher. L'écran Documents commandés manquants présente tous les documents commandés manquants, passés et futurs, par défaut.
- Les résultats sont triés par titre.
- Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
- Pour personnaliser les colonnes affichées, consultez la section Configurer les colonnes ci-dessous. Configuration par défaut : certaines colonnes ne sont pas visibles.
Filtrer des documents commandés manquants
Les documents commandés manquants peuvent être filtrés à l'aide des filtres disponibles dans le haut de l'écran. Pour personnaliser les filtres affichés, consultez la section Configurer les filtres ci-dessous.
Pour filtrer les documents commandés manquants :
- Cliquez sur le nom du filtre.
- Sélectionnez les valeurs appropriées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs pour un même filtre. Lorsque plus d'une valeur est sélectionnée, le système cherche n'importe quelle de ces valeurs.
- Cliquez sur Appliquer.
- (Facultatif) Pour supprimer le filtre, cliquez sur Réinitialiser.
Chercher des documents commandés manquants
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
- Cliquez sur Documents commandés manquants.
- Dans l'écran Documents commandés manquants, inscrivez vos termes de recherche dans la boîte Chercher doc/commande.
Si vous inscrivez plus d'un mot, tous les mots doivent apparaître dans le même champ pour être trouvés. - Cliquez à l'extérieur de la boîte de recherche ou appuyez sur la touche <Entrée>.
- Les résultats seront présentés dans le tableau.
Colonnes des documents commandés manquants
Configurer les colonnes
Vous pouvez choisir les colonnes qui sont affichées dans le tableau.
- Dans le côté gauche de l'écran, à côté de la liste de lignes, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée ().
- Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées.
- Les colonnes que vous avez sélectionnées sont affichées.
- Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.
Télécharger des données
Vous pouvez télécharger les données affichées à l'écran dans un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Pour télécharger davantage de données, augmentez le nombre de lignes affichées à l'écran en utilisant la boîte lignes par page.
- Dans le côté droit de l'écran, à côté du lien Actualiser, cliquez sur le bouton Exporter ( ).
Réclamer des documents
Si vous avez commandé un document, mais ne l'avez pas reçu, vous pouvez réclamer ce document au fournisseur. Lorsque vous réclamez un document dans Acquisitions WorldShare, vous avez la possibilité d'aviser le fournisseur de cette réclamation. Réclamer un document augmente le nombre de réclamations liées à ce document et enregistre la date de la dernière réclamation, ce qui vous permet de faire le suivi des documents réclamés.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
- Cliquez sur Documents commandés manquants.
- Dans l'écran Documents commandés manquants, trouvez les documents que vous voulez réclamer. Voir Chercher et filtrer des documents commandés manquants pour plus de détails.
- Cochez la case des numéros que vous voulez réclamer. Pour réclamer tous les documents du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
- Dans le haut de l'écran, cliquez sur Réclamer.
- Si vous voulez aviser le fournisseur de cette réclamation, allez à l’étape suivante. Si vous ne voulez pas aviser le fournisseur de cette réclamation, cliquez sur Réclamer documents et allez à l’étape 11.
- Cochez la case Aviser le fournisseur de cette réclamation.
- Cliquez sur Continuer.
- Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel.
- Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel.
- Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
- Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
- Sélectionnez le profil FTP souhaité - Le profil FTP que vous souhaitez utiliser pour envoyer le message, si vous envoyez par FTP (EDIFACT)
- À - La personne, chez le fournisseur, à qui doit être envoyé l'avis concernant votre commande.
- Répondre à - La personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter s'il a des questions concernant la commande, si vous l'envoyez par impression ou par e-mail (HTML).
- Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans Configuration des services OCLC sous WorldCat Registry > Contacts.
- Vous pouvez définir un contact récurrent pour les fournisseurs qui répondent à une commande dans les Paramètres de l'établissement de votre système. Pour plus de détails, voir Créer un contact récurrent pour les réponses.
- Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
- Courriel (EDIFACT et HTML)
- (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyerpour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur Envoyer la commande.
- Impression
- Cliquez sur Continuer.
- Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.
- Courriel (EDIFACT et HTML)
- Un message de confirmation est affiché et les documents sont réclamés dans le système.