Réclamer des numéros de publications en série

Réclamer des numéros de publications en série

Si vous avez commandé un numéro de publication en série, mais ne l'avez pas reçu, vous pouvez réclamer ce numéro dans le système. Lorsque vous réclamez un numéro de publication en série dans Acquisitions WorldShare, vous avez la possibilité d'aviser le fournisseur de cette réclamation par courriel, par message imprimé ou par message EDIFACT via courriel ou FTP. Vous pouvez aussi aviser plusieurs fournisseurs, par courriel, que vous avez réclamé des numéros de publications en série. Si vous devez réclamer un document unique, vous devez le réclamer dans l'écran Documents commandés manquants. Voir Réclamer des documents commandés pour plus de détails.

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants.
2. Cliquez sur Chercher pour voir tous les numéros de publications en série manquants.
3. Dans la liste de résultats, trouvez les documents que vous voulez réclamer. Voir Chercher et filtrer des numéros de publications en série pour plus de détails.
4. Cochez la case des numéros que vous voulez réclamer. Pour réclamer tous les numéros du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
5. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Réclamer.
6. Si vous voulez aviser le fournisseur de cette réclamation, allez à l’étape suivante. Si vous ne voulez pas aviser le fournisseur de cette réclamation, cliquez sur Réclamer documents et allez à l’étape 11.
7. Cochez la case Aviser le fournisseur de cette réclamation.
8. Cliquez sur Continuer.
   • Si un seul fournisseur est lié aux numéros sélectionnés, les renseignements sur ce fournisseur seront automatiquement ajoutés dans les champs, conformément au dernier document d'abonnement dans Acquisitions. Les réclamations par courriels ou imprimées peuvent être utilisées pour aviser un fournisseur unique.

      Note. - Si l'un des deux éléments ci-dessous manque, vous verrez un message d'erreur.

     • Une adresse électronique valide doit être inscrite pour le fournisseur si vous envoyez la réclamation imprimée ou par courriel.
     • Si l'un des numéros n'est pas lié à un fournisseur, vous ne pourrez pas envoyer l'avis de réclamation au fournisseur. 
   • Si plusieurs fournisseurs sont liés aux numéros sélectionnés, cela sera indiqué dans la boîte de dialogue. Le courriel est la méthode requise pour aviser plusieurs fournisseurs.

      Note. - Si l'un des deux éléments ci-dessous manque, vous verrez un message d'erreur.

     • Il doit y avoir une adresse électronique valide pour chaque fournisseur.
     • Si l'un des numéros n'est pas lié à un fournisseur, vous ne pourrez pas envoyer l'avis de réclamation aux fournisseurs.
   • Pour réclamer des numéros de publications en série via un message EDIFACT par courriel ou FTP, vous devez d’abord configurer certains paramètres pour votre fournisseur afin qu'il puisse recevoir des messages EDIFACT. Pour plus de détails, voir Configurer les messages EDIFACT pour un fournisseur.

      Note. - Si les paramètres nécessaires pour recevoir des messages EDIFACT ne sont pas configurés pour le fournisseur, vous verrez un message d’erreur.

9. Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
   1. Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
      1. FTP (EDIFACT) - Envoyez un message de commande EDIFACT par FTP. 
      2. Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel.
      3. Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
      4. Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
   2. Profil FTP - Le profil FTP que vous souhaitez utiliser pour envoyer le message, si vous envoyez par FTP (EDIFACT)
   3. À - La personne, chez le fournisseur, à qui doit être envoyé l'avis concernant votre commande.
   4. Répondre à - La personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter s'il a des questions concernant la commande, si vous l'envoyez par impression ou par courriel (HTML).
      • Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans Configuration des services OCLC sous WorldCat Registry > Contacts.
      • Vous pouvez définir un contact récurrent pour les fournisseurs qui répondent à une commande dans les Paramètres de l'établissement de votre système. Pour plus de détails, voir Créer un contact récurrent pour les réponses.
      • Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
10. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Courriel (EDIFACT et HTML) et FTP (EDIFACT)
       1. (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
       2. Cliquez sur Envoyer la commande.
    2. Impression
       1. Cliquez sur Continuer.
       2. Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.
11. Un message de confirmation est affiché et les documents sont réclamés dans le système.

Arrêter et recommencer la réclamation

Arrêter la réclamation – Suivez les pratiques locales pour déterminer les procédures à suivre pour un fournisseur qui ne fournit pas les numéros réclamés.

Recommencer la réclamation – Option disponible uniquement si un numéro est archivé pour réclamation (lorsque vous arrêtez la réclamation d'un numéro, il est archivé pour réclamation).

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants.
2. Dans l'écran Numéros manquants, trouvez les titres pour lesquels vous voulez arrêter la réclamation ou recommencer la réclamation. Voir Chercher et filtrer des numéros de publications en série pour plus de détails.
3. Cochez la case des titres que vous voulez réclamer. Pour réclamer tous les titres du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Arrêter la réclamation ou Recommencer la réclamation.
5. L'écran est actualisé et l'État de réclamation des titres est mis à jour. Si vous avez arrêter la réclamation d'un titre, celui-ci sera archivé pour être réclamé.