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Assistance OCLC

Recevoir et facturer des monographies simultanément

Comment recevoir et facturer des monographies en une seule unité matérielle ou en plusieurs volumes dans Acquisitions WorldShare.
  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Pour recevoir et facturer les documents, vous devez sélectionner une facture existante ou créer une nouvelle facture.

    Créer une nouvelle facture
    1. Dans le panneau de gauche sous Réception et facturation, cliquez sur Nouvelle facture.
    2. Remplissez les champs Fournisseur, Numéro de facture et Date de la facture.
    3. Cliquez sur Enregistrer. Cette facture sera automatiquement sélectionnée pour utilisation et vous pouvez aller à l'étape 7.

    Sélectionner une facture existante
    1. Sélectionnez le fournisseur.
      • Inscrivez le nom du fournisseur dans la boîte de recherche Fournisseur dans le panneau de gauche. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms de fournisseurs actifs contenant les caractères que vous entrez.
        • If a vendor does not appear, make sure the vendor is listed as In use in Vendors.
    2. Sélectionnez la facture.
      • Inscrivez le numéro de facture dans la boîte de recherche Numéro de facture. Lorsque vous tapez au clavier, une liste de fournisseurs actifs qui correspondent à votre recherche sera affichée.

  3. Cliquez sur Voir les document.
  4. Trouvez les documents que vous voulez recevoir et facturer.

    Trouver un document précis
    1. Sélectionnez un filtre de recherche dans la liste déroulante Chercher.
    2. Dans la boîte de recherche, inscrivez numéro ISBN, ISSN ou OCLC, ou un titre. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier ou taperez sur Entrée.
    3. To return to the list of outstanding items, delete all text from the Search Text form field.
       Note: Barcode searches are possible only after importing shelf ready data. See Import invoice and/or shelf-ready data files.

    Trouver tous les documents d'une commande
    1. Sélectionnez un numéro de commande dans la liste déroulante Chercher.
    2. Inscrivez le numéro de commande complet, y compris "PO" et les tirets (-), dans la boîte de recherche. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
    3. Pour retourner à la liste de documents en attente, effacez tout le texte dans la boîte de recherche.

  5. Vous pouvez également affiner votre recherche avec l'un des filtres ci-dessous.
    Filtres de recherche - Tableau
    Pour chercher par Utiliser cette méthode
    Recherche Dans la liste, sélectionnez un index pour limiter votre recherche :
    • Mot-clé
    • Titre (valeur par défaut)
    • Numéro d'exemplaire
    • Code-barres
    • Numéro de facture
    • ISBN
    • ISSN
    • No de document
    • No de commande
    Type de contenu Dans la liste Type de contenu, sélectionnez le type de contenu du document.
    • Pour retourner à la liste complète de documents, sélectionnez l'espace blanc dans la liste.
    Succursale Dans la liste Succursale, sélectionnez la succursale à laquelle le document sera expédié.
    • La succursale apparaît dans la colonne Localisation de la commande.
    • Pour retourner à la liste de documents en attente, sélectionnez l'espace blanc dans la liste.
    État de la commande (ne peut pas être modifié lorsque l'action « Réception » est sélectionnée). Sélectionnez l'état de la commande :
    • Commandée
    • Annulation demandée
    • Non annulée
    • Annulée
    État de réception Sélectionnez l'état de réception de la commande :
    • Non reçue
    • Reçue
    • Retournée
    • Retiré
    État de l'achat Sélectionnez le niveau de facturation de la commande :
    • Non facturée
    • Partiellement facturée
    • Facturée
    • Partiellement payée
    • Payée
  6. Dans la colonne Cote, code-barres, remplissez les champs de la cote. Suivez les pratiques locales.
  7. Remplissez le champ Code-barres (numérisez-le ou inscrivez-le manuellement.). Si vous inscrivez le code-barres, appuyez sur <Entrée> pour recevoir et facturer le document (le curseur doit être dans le champ du code-barres lorsque vous appuyez sur <Entrée>) :
    Résultat
    • Le document est transféré dans la section des documents traités au cours de la session (dans le bas de l'écran).
    • La colonne Facturation indique 100 %.
    • Le code-barres pointe vers la notice du document.
    • Le document est maintenant disponible dans Circulation WorldShare et dans WorldCat Local/WorldCat Discovery.
    • If the item has a hold or a Requestor, the system displays an alert at the top of the screen by default. Contact OCLC Support or your Implementation Manager to turn off this feature.
    Prix des documents

    La zone de prix (876 $c de la notice de fonds local) est remplie automatiquement avec le prix du document dans la commande. Lorsque le document est reçu, son prix est assigné conformément à l'un des critères suivants :

    • Prix unitaire total (incluant les frais de service et d'expédition, les escomptes et les taxes). Paramètre par défaut pour toutes les bibliothèques existantes et les nouvelles bibliothèques.
    • Prix unitaire (excluant les frais de service et d'expédition, les escomptes et les taxes).
    • Aucun prix assigné.

    To change how item cost is assigned, contact OCLC Support or your Implementation Manager.

  8. Prochaines étapes :
    • Optionally you can Print labels for received items.
    • To pay the invoice, see Pay an invoice.
    • Pour modifier la notice du document, cliquez sur le code-barres.

Voir la notice WorldCat pour une document commandé

Vous pouvez voir la notice bibliographique WorldCat d'un document commandé dans Gestion des notices WorldShare et dans votre interface WorldCat Discovery. Vous pouvez vous assurer que la notice du document reçu est exacte.

  • Vérifiez les métadonnées et, s'il y a lieu, modifiez la notice avant la réception (Gestion des notices).
  • Consultez la notice dans l'interface des usagers (WorldCat Discovery).

 Note. - Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux documents ayant l'un de ces types de traitement :

  • Produit électronique
  • Les 
  1. Dans l'écran Réception et facturation, passez le curseur sur l'icône Informations (Icône Infos) à côté du titre commandé.
  2. La fenêtre-éclair présentée fournit les liens suivants :
    • Voir/modifier les métadonnées - Cliquez sur ce lien pour voir la notice bibliographique MARC 21 complète du document dans le Gestion des collections WorldShare. Ce lien n'apparaît que si vous êtes autorisé à voir les métadonnées.
    • Voir dans WorldCat Discovery - Cliquez sur ce lien pour ouvrir la notice dans votre interface WorldCat Discovery.