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Importer des données de facturation/rangement d'un fichier MARC

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Comment importer des données de facturation et de rangement d'un fichier MARC dans Acquisitions WorldShare.

 Note. - Vous pouvez automatiser la récupération et l'importation de fichiers. Voir Automatiser la récupération et l'importation de fichiers.

Informations de base sur l'importation de données de facturation et de rangement

Les tableaux ci-dessous répertorient les informations qui devraient être incluses dans les fichiers de données que vous recevez de votre fournisseur. Pour pouvoir importer des fichiers de données dans Acquisitions WorldShare, vous et votre fournisseur devez d'abord configurer les fichiers de données. Vous pouvez transmettre les informations de cette rubrique à votre fournisseur pour savoir s'il peut vous fournir les données de ces zones.

Données de facturation MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de facturation que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de facturation MARC - Tableau
MARC Élément dans Acquisitions Obligatoire Type d'entrée Description
981 $y No de document WorldShare1 x (facultatif si le Numéro de document du fournisseur est fourni) Chaîne (maximum : 40 caractères) Identifiant unique attribué par WorldShare pour un document commandé précis.
981 $z No de document du fournisseur1 x (facultatif si le Numéro du document commandé de WorldShare est fourni) Chaîne (maximum : 40 caractères) Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.
990 $b Prix unitaire   Décimal (maximum : 9 999,99) Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
990 $c Frais de service (par unité)   Decimal (maximum : 999,99) Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
990 $h Pourcentage de la taxe   Décimal (maximum : 100 000) Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.
 

 Note. -  

  • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple).
  • Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%).
  • Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
990 $i Pourcentage de l'escompte   Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
990 $n Quantité facturée   Nombre entier (maximum : 999) Nombre total d'exemplaires facturés pour le document commandé.
990 $s Expédition et manutention (par unité)   Decimal (maximum : 999,99) Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
990 $x Taux de change   Décimal Taux de change pour la facture si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque. (Peu utilisé.)
991 $f Date de la facture x Format de date ISO 8601 Date à laquelle la facture a été créée par le fournisseur. Format utilisé : AAAA-MM-JJ.
991 $m Numéro de facture x Chaîne (maximum : 256 caractères) Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier une facture précise.
1. Utilisé pour la établir la correspondance entre le document facturé et le document commandé. Si le fichier de données de facturation contient le No de document WorldShare et le No de document du fournisseur, le système utilisera le No de document WorldShare comme point de correspondance.

Notes sur l'importation de données de facturation

  • Vous pouvez importer uniquement des frais de service et d'expédition au niveau de la facture du document en utilisant le format MARC. Pour l’importation des frais de service au niveau de la facture, utilisez le format EDIFACT.
  • Les frais de service au niveau du document sont importés par unité. Par conséquent, les frais de service seront multipliés par la quantité d'unités pour le calcul des frais de service totaux pour le document. Cela pourrait générer un montant plus élevé que prévu pour les frais de service si la quantité est supérieure à un.
  • Les taxes au niveau du document peuvent uniquement être importées sous forme de pourcentage, pas sous forme de montant.

Données de rangement MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de rangement que vous recevez de votre fournisseur.

Données de rangement MARC - Tableau
MARC Élément dans Acquisitions Type d'entrée Description
959 $b Code-barres Chaîne (maximum : 32 caractères) Code-barres ou désignation du document
959 $t Préfixe Chaîne (maximum : 25 caractères) Préfixe de la cote (par exemple : REF)
959 $u Indice de classification Chaîne (maximum : 100 caractères) Partie de la classification de la cote. (S'il est impossible de séparer la cote en parties distinctes, inclure toutes les parties dans l'indice de classification).
959 $v Numéro cutter/de document Chaîne (maximum : 25 caractères) Cutter ou partie du document de la cote.
959 $w Suffixe Chaîne (maximum : 25 caractères) Suffixe de la cote (par exemple : SPAN)
981 $y No de document WorldShare1 Chaîne (maximum : 40 caractères) Identifiant unique attribué par WorldShare pour un document commandé précis.
981 $z No de document du fournisseur1 Chaîne (maximum : 256 caractères) Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.
1. Utilisé pour la établir la correspondance entre le document facturé et le document commandé. Si le fichier de données de facturation contient le No de document WorldShare et le No de document du fournisseur, le système utilisera le No de document WorldShare comme point de correspondance.

Instructions sur l'importation de données de facturation et/ou de rangement

Les instructions varient selon le type de facture que vous importez (MARC ou EDIFACT). Si vos données de facturation et de rangement sont incluses dans un fichier, vous n'aurez à importer ce fichier qu'une seule fois. Si vos données de facturation et de rangement sont dans deux fichiers, vous devrez importer chacun des fichiers.

 Note. - Les données de rangement sont pour les monographies en un seul volume.

Charger le fichier

 Note. - Un fournisseur doit être marqué comme Actif pour pouvoir charger des données.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, ouvrez la section Fournisseurs.
  2. Cherchez le fournisseur pour lequel vous importez les données.
  3. Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
  4. Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
  5. Cliquez sur Charger un fichier.
  6. Dans la fenêtre Importer données, dans la liste déroulante Type, sélectionnez Importer données de facturation/rangement (MARC).
  7. Cliquez sur Choisir fichier.
  8. Localisez les données de facturation et/ou de rangement sur votre ordinateur. Cliquez sur Ouvrir.
  9. Cliquez sur Charger.
  10. Le système confirme que votre fichier a été chargé.
  11. Cliquez sur Annuler ou sur le x dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour fermer la fenêtre Importer données.
  12. Si vous n'avez chargé que des données de facturation, allez à Réviser la facture et les documents facturés.
  13. Si vous avez également chargé des données pour le rangement, allez aussi à Recevoir des documents prêts pour rangement.

Réviser la facture et les documents facturés

Le fichier que vous avez chargé apparaît dans le journal des activités (tableau). Si vous ne voyez pas le fichier, cliquez sur le bouton Actualiser (Bouton Actualiser) dans le haut du tableau. Après avoir chargé le fichier, vous recevrez un courriel contenant les détails sur l'importation de ce fichier.

  1. Le système crée une facture pour vous, basée sur les données que vous avez importées.
  2. La colonne Détails contient un lien vers la facture créée par suite du chargement. Dans la colonne Détails de votre importation de facture, cliquez sur Facture: lien. La facture sera présentée avec les documents déjà ajoutés.
    • Les champs pour les quantités de documents, les escomptes, les frais de service et les taxes seront remplis s'ils étaient inclus dans les données de facturation du fichier.
    • Vous recevrez également un avis par courriel indiquant l'état de l'importation et de chaque document. Vous pouvez également consulter le texte de ce courriel dans la colonne Détails du journal des activités (tableau).
  3. Pour payer la facture, allez à Payer une facture.

Recevoir des documents prêts pour rangement

Il y a deux façons de recevoir des documents prêts pour le rangement :

  • En utilisant les liens dans les journaux des Services d'échanges avec le partenaire.
  • En utilisant l'écran Réception et facturation.

Recevoir des documents prêts pour rangement en utilisant la section Services d'échanges avec le partenaire

Suivez les instructions ci-dessous si vous avez importé un fichier de données de rangement.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, ouvrez la section Fournisseurs.
  2. Cherchez le fournisseur pour lequel vous avez importé les fichiers.
  3. Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
  4. Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
  5. Dans le tableau, dans la colonne Détails, cliquez sur le premier lien Réception: lien. Ceci vous amènera à l'écran de réception.
  6. Dans le menu de navigation de gauche, sous Réception et facturation, dans la liste Action, sélectionnez Réception.
  7. Pour chaque document :
    1. La cote et le code-barres du document seront indiqués.
    2. Placez votre curseur dans le champ Code-barres et appuyez sur la touche < Entrée > pour recevoir le document.
    3. Le document apparaît dans la section Documents traités au cours de cette session dans le bas de l'écran. Le document est reçu et une notice de fonds local est créée.
  8. Répétez ce processus si la colonne Détails contient d'autres liens « Recevoir: lien ».

Recevoir des documents prêts pour rangement dans l'écran Réception et facturation

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Sélectionnez Monographie dans la liste déroulante Type de traitement.
  3. Sélectionnez Réception dans la liste déroulante Action.
  4. Cliquez sur Voir les document.
  5. Sélectionnez un numéro de commande dans la liste déroulante Chercher.
  6. Indiquez le numéro de commande (par exemple, PO-20218-15) dans le champ Terme de recherche et appuyez sur < Entrée > pour voir tous les documents de la commande.
    Ou
    Effectuez l'une des actions suivantes pour chaque document :
    • Sélectionnez Titre dans la liste déroulante Chercher, entrez le titre dans le champ Terme de recherche, puis appuyez sur < Entrée >.
    • Sélectionnez ISBN dans la liste déroulante Chercher, entrez le numéro ISBN dans le champ Terme de recherche, puis appuyez sur < Entrée >. Le numéro ISBN peut être numérisé via le code-barres UPC.
    • Sélectionnez Code-barres dans la liste déroulante Chercher, entrez le code-barres du document dans le champ Terme de recherche (s'il a été importé dans les données de rangement), puis appuyez sur < Entrée >.
  7. Pour chaque document :
    • La cote et le code-barres du document seront indiqués. (Vous pouvez vérifier si la cote et le code-barres du document sont exacts.)
    • Placez votre curseur dans le champ Code-barres et appuyez sur la touche <Entrée> pour recevoir le document.
    • Le document apparaît dans la section Documents traités au cours de cette session dans le bas de l'écran. Le document est reçu et une notice de fonds local est créée.