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Récupération et importation automatisées de fichiers

Comment configurer, exécuter et supprimer une tâche automatisée dans Acquisitions WorldShare.

Configurer une tâche automatisée

Vous pouvez configurer la récupération et l’importation automatiques des fichiers de fournisseurs à l’aide de n’importe quel protocole FTP sécurisé (SFTP ou FTPS).

  1. Contactez votre fournisseur pour activer le FTP sécurisé (SFTP ou FTPS) et accorder des autorisations de modification à votre compte FTP existant.
     Note. - Votre fournisseur vous fournira probablement une nouvelle URL, un nom d’utilisateur et un mot de passe pour votre compte FTP sécurisé.
  2. Inscrivez les informations sur votre compte FTP sécurisé dans la section Liens et authentifications pour ce fournisseur.
     Note. - L'URL pour le compte FTP sécurisé commence par sftp:// ou ftps:// .

    Section Liens et authentifications

  3. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Tâches automatisées puis sur Tâches.
  4. Cliquez sur Nouvelle tâche pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvelle tâche.
  5. Inscrivez un nom pour la tâche, sélectionnez un type (voir ci-dessous) dans la liste déroulante Type et cliquez sur Enregistrer.
    1. Importation de factures (EDIFACT)
    2. Importation de commandes (MARC)
    3. Importer des données de réponse à une commande (EDIFACT)
    4. Importation de données de facturation/rangement (MARC)
    5. Réclamer numéros
  6. Dans l'écran Informations sur la tâche, remplissez les champs ci-dessous.
     Note. - Bien que les informations demandées ci-dessous sont requises, vous pouvez modifier toutes les informations sur la tâche.
    1. Fournisseur (sélectionnez n'importe quel fournisseur ayant l'état Actif).
    2. Lien FTP du fournisseur (précédemment configuré pour ce fournisseur).
    3. Dossier source (dossier duquel vous voulez récupérer les fichiers).
    4. Type de fichier (récupérer tous les fichiers dans ce dossier ou uniquement les fichiers avec une extension ou un préfixe de fichier précis).
    5. Post-traitement (laisser les fichiers dans le dossier source ou déplacer les fichiers vers un nouveau dossier).
       Note. - Dans les deux cas, le fichier sera renommé.
      • Si vous choisissez de déplacer les fichiers, vous devez indiquer un dossier de destination. 
    6. Options (pour les types d'importation)
      • Importer données de commande (MARC)
        • Afficher les documents importés dans WorldCat - Sélectionner si vous voulez que tous les documents importés apparaissent avec l'état En commande dans WorldCat Local ou WorldCat Discovery lorsque la commande aura été passée.
        • Vérifier les numéros OCLC si fournis - Sélectionner si vous voulez que le système utilise le numéro OCLC pour trouver la notice WorldCat et vérifier si les informations bibliographiques du document correspondent à la notice.
        • Inclure correspondances avec faible niveau de fiabilité - Sélectionnez si vous voulez que le système tente de trouver une correspondance dans WorldCat pour votre notice en utilisant tous les protocoles de correspondance. Le système tentera d'abord de trouver une correspondance en utilisant le protocole de correspondance standard, puis utilisera les méthodes suivantes: 
          1. Un algorithme qui utilise le nombre de fonds (localisations) pour sélectionner la meilleure notice potentielle lors d'une recherche par numéro d'identification normalisé en utilisant l'identifiant dans la zone 020, 022 ou 024 de la notice MARC. Cet algorithme filtre également les résultats par Type de matériau en utilisant la valeur Leader/06 et le formulaire 008 (23 ou 29).
          2. Une recherche par titre/auteur.
      • Importer des données de réponse à une commande (EDIFACT)
        • Marquer les documents problématiques comme "Nécessite attention" - Les documents ayant une Réponse du fournisseur autre que « Commande confirmée » seront marqués comme « Nécessite attention ».
        • Annuler exemplaires non reçus en fonction de la réponse du fournisseur - Les exemplaires non reçus du document seront automatiquement annulés si la Réponse du fournisseur est « Annulée ».

           Veuillez utiliser cette fonctionnalité avec prudence. Vous recevrez une indication que la commande du document a été annulée dans l'avis par courriel, mais l’annulation de documents en fonction de la réponse du fournisseur peut être risquée si elle est mal utilisée.

      • Importer données de rangement (EDIFACT)
        • Ne pas importer de préfixe de cote (défaut) - Sélectionnez si :
          • Vous ne voulez pas importer un préfixe de cote
            Ou
          • Vous voulez inclure le préfixe de cote dans le champ de classification à l'aide du champ LCL ou LSM.

             Note - Si possible avec votre fournisseur, il n'est pas recommandé d'utiliser le champ LCL ou LSM pour importer le préfixe, car cela placera le préfixe dans le champ Classification dans WorldShare.  Cela peut affecter les rapports qui dépendent d'un indice de classification approprié pour le tri des documents par sujet.

        • Utiliser le segment LSZ pour le préfixe de cote - Sélectionnez cette option si vous voulez que le système vérifie pour le préfixe de cote dans le segment LSZ.
        • Utiliser le segment LSQ pour le préfixe de cote - Sélectionnez cette option si vous voulez que le système vérifie pour le préfixe de cote dans le segment LSQ.
    7. Gestion des taxes (options pour la méthode de calcul des taxes)
       Note. - Actuellement, cette option est applicable uniquement pour l'importation de factures EDIFACT.
      1. Taxer le coût du document - Calcule le montant de la taxe en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix.
      2. Taxer les coûts du document, de l'expédition et du service - Calcule le montant des taxes en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix, les frais d'expédition et de service.
      3. Inclure les taxes dans les coûts - Calcule le montant des taxes en les considérant comme comprises dans le prix, les frais d'expédition et de service.
    8. Fréquence (hebdomadaire, quotidienne, manuelle ou inactive).
      • Si vous sélectionnez Manuelle, la tâche ne sera exécutée que lorsque vous l'exécuterez manuellement.
      • Si vous sélectionnez Inactive, vous ne pourrez pas exécuter la tâche, mais les informations sur cette tâche seront conservées pour exécution ultérieure.
    9. Aviser - Indiquez le nom de la personne qui doit être informée de l'importation.
       Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe. Les suggestions automatiques comprennent une adresse électronique pour l'utilisateur qui est tirée de la section Avis de livraison dans le module Administration WorldShare. S'il n'y a pas d'adresse électronique dans la section Avis de livraison, l'adresse électronique dans la section Dossier de bibliothèque sera utilisée.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une tâche automatisée

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Tâches automatisées puis sur Tâches.
  2. Cherchez la tâche que vous voulez supprimer.
  3. Cliquez sur le nom de la tâche.
  4. Cliquez sur Supprimer.

Exécuter une tâche automatisée manuellement

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Tâches automatisées puis sur Tâches.
  2. Dans la liste déroulante « Fréquence », sélectionnez Manuelle.
  3. Cliquez sur le nom de la tâche.
  4. Cliquez sur Exécuter.