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Assistance OCLC

Intégrer des informations sur les factures à votre système financier externe en utilisant une API WorldShare

Comment établir la correspondance entre les codes de postes budgétaires, les codes de correspondance et les numéros de fournisseurs et des systèmes financiers externes en utilisant Acquisitions WorldShare.

Établir la correspondance entre un code de poste budgétaire et un système comptable externe

Funds are the specific categories or accounts that you choose from when ordering or invoicing items. See Create a budget for the first time.

Lorsque vous créez des postes budgétaires, vous pouvez entrer un identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Cliquez sur Nouveau budget.
  3. Inscrivez la date de début et la date de fin pour la période budgétaire.
  4. Cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) dans la colonne de droite.
  5. Pour chaque poste, vous devez indiquer le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété. Le Code du poste doit être unique pour ce budget, mais le Nom du poste et le Montant budgété peuvent être dupliqués. Par exemple, vous pouvez avoir un poste dont le nom est Livres dans le poste Français et le poste Géographie.
    1. Nom du poste - Choisissez un nom de poste descriptif et facile à lire.
    2. Code du poste - Il y a plusieurs façons de déterminer le code d'un poste. Voici quelques suggestions :
      • Une forme abrégée du nom du code (ex.  LivFra pour le budget Livres français).
      • L'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).
      • Une combinaison des deux suggestions ci-dessus (ex. : LivFra-001234).

Identifiants locaux dans le dossier de fournisseur

Another code can be entered on your Vendor record, see Create new vendor. This allows the Acquisitions API to match it up with the Vendor records on the external finance system.

Ces identifiants sont uniques à votre bibliothèque.

Identifiant local Description
ID du système comptable Utilisé pour déterminer l'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement. OCLC recommande d'utiliser ce champ pour votre système de planification des ressources de l'organisation (PRO).
Codes de correspondance Utilisés lorsqu'un code est requis pour identifier (établir la correspondance) des fournisseurs dans d'autres systèmes, par exemple PeopleSoft. L'utilisation du même code de correspondance pour le même fournisseur dans WorldShare et dans les autres systèmes facilite le partage d'informations sur les fournisseurs entre les systèmes.
Numéro de fournisseur* Un numéro assigné par votre système WorldShare de la même façon que les numéros de commandes sont assignés.

Marquer une facture comme prête à être payée

Lorsque l'état d'une facture est Prête, cette facture ne peut pas être modifiée. L'état Prête est souvent utilisé pour indiquer que la facture est prête à être importée dans un système comptable différent utilisé par la bibliothèque. Le système comptable externe (ex. : PeopleSoft, SAP), peut collecter les informations et payer la facture. Il communique avec WorldShare, via l'API Acquisitions, pour identifier toutes les factures ayant l'état Prête afin que le paiement puisse être autorisé et effectué dans le système comptable externe. Puis, lorsque le paiement a été effectué, le système comptable externe communique avec WorldShare pour que l'état de la facture dans WorldShare soit changé pour Payée.

Edit an invoice as normal. When completed, optionally you can click Mark as Ready at the top of the screen.

Changer l'état pour Procédure 
Prête Cliquez sur Marquer facture comme Prête (dans le bas de l'écran, à droite). L'état de la facture devient Prête et le bouton Marquer facture comme Prête devient Rouvrir facture.
Ouverte Cliquez sur Rouvrir facture (dans le bas de l'écran, à droite). L'état de la facture devient Ouverte et le bouton Rouvrir facture devient Marquer facture comme Prête.