Créer des postes

Aperçu

Les postes budgétaires sont des catégories ou des comptes que vous choisissez lorsque vous commander ou facturer des documents.

Avant de créer des postes budgétaires, vous devez créer un budget pour la première fois ou créer un budget pour la prochaine période budgétaire.

Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes :

• Premier (valeur par défaut) - Niveau par défaut.
• Deuxième - Poste à l'intérieur du poste du premier niveau. Les postes de deuxième niveau sont en retrait sous le nom du poste de premier niveau dans la colonne Nom du poste.
• Troisième - Poste à l'intérieur du poste du deuxième niveau. Les postes de troisième niveau sont en retrait sous le nom du poste de deuxième niveau dans la colonne Nom du poste.
• Quatrième - Poste à l'intérieur du poste du troisième niveau. Les postes de quatrième niveau sont en retrait sous le nom du poste de troisième niveau dans la colonne Nom du poste.
• Cinquième - Poste à l'intérieur du poste du quatrième niveau. Les postes de cinquième niveau sont en retrait sous le nom du poste de quatrième niveau dans la colonne Nom du poste.

Créer des postes budgétaires pour votre budget

1. Pour ajouter un poste, cliquez sur le bouton Ajouter () dans la colonne de droite.
2. Pour chaque poste, vous devez indiquer le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété. Le Code du poste doit être unique pour ce budget, mais le Nom du poste et le Montant budgété peuvent être dupliqués. Par exemple, vous pouvez avoir un poste dont le nom est Livres dans le poste Français et le dans poste Géographie.
   1. Nom du poste - Choisissez un nom de poste descriptif et facile à lire.
   2. Code du poste - Il y a plusieurs façons de déterminer le code d'un poste. Voici quelques suggestions :
      • Une forme abrégée du nom du code (ex.  LivFra pour le budget Livres français).
      • L'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).
      • Une combinaison des deux suggestions ci-dessus (ex. : LivFra-001234).
   3. État du poste - Sélectionnez Activé (valeur par défaut), Désactivé pour les nouvelles transactions ou Désactivé pour toutes les utilisations .
   4. Montant budgété - Il y a plusieurs façons de déterminer le montant budgété. Facteurs à considérer :
      1. Si vous créez un budget pour votre prochaine période budgétaire et comptez commencer à utiliser le module Acquisitions au début de cette période budgétaire, inscrivez le montant budgété total pour cette période budgétaire. Par exemple, si vous avez 1000 $ pour la prochaine période budgétaire, entrez 1 000,00.
      2. Si vous créez le budget pour la période budgétaire en cours (qui a déjà commencé), vous pouvez entrer le solde du poste comme Montant budgété plutôt que le montant total budgété pour cette période. Par exemple, si vous aviez budgété $ 1 000 pour un poste, mais avez déjà dépensé 500 $, vous pouvez entrer 500,00 comme Montant budgété, puisque c’est le montant restant qui peut être dépensé pendant la période budgétaire.
3. Vous pouvez créer un poste dépendant pour un autre poste en cliquant sur les points de suspension () dans la colonne de Actions du poste que vous voulez utiliser comme poste parent. Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes, mais n’oubliez pas qu'au fur et à mesure que votre structure de postes se complexifie, choisir le bon poste pour commander ou facturer des documents devient également plus compliqué.
4. Si vous faites une erreur, vous pouvez modifier le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété en tout temps. Cliquez sur les points de suspension () dans la colonne Actions du poste que vous voulez modifier, puis choisissez Modifier dans le menu déroulant. Le montant total budgété apparaît dans le haut de l'écran : vous pouvez facilement inscrire des montants budgétés pour chaque poste et voir les résultats.
5. Vous pouvez supprimer des postes tant qu’ils n’ont pas été utilisés. Toutefois, dès que vous passerez une commande en utilisant un poste, ou que vous payerez une facture en utilisant un poste, vous ne pourrez plus supprimer ce poste. Par conséquent, prenez garde lorsque vous utilisez les postes d'un budget.

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