Créer un budget pour la prochaine période budgétaire

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Comment créer et configurer un budget pour la prochaine période budgétaire dans Acquisitions WorldShare.

Avant de fermer un budget, vous devez configurer un budget pour la prochaine période budgétaire. Cette section décrit les étapes à suivre lorsque vous configurez un budget pour la prochaine période budgétaire.

Étape 1 - Ouvrez un nouveau budget et configurez les dates

Cliquez sur Budgets > Nouveau budget : un nouveau budget est créé. Sa date de début est le jour suivant la date de fin du budget précédent. Vous ne pouvez pas modifier directement la date de début du nouveau budget, car cette date doit être celle qui vient immédiatement après la date de fin du budget précédent.
(Facultatif) Vous pouvez modifier la date de fin ou la période, et modifier la date de fin du budget précédent, si vous voulez modifier la date de début du prochain budget.
Veuillez noter que le budget n'est pas sauvegardé tant que le premier poste budgétaire n'est pas créé à l'étape suivante.

Étape 2 - Ajouter des postes budgétaires au budget

Remarques importantes concernant l'ajout de postes budgétaires

Lorsque vous ajoutez des postes au nouveau budget, vous pouvez choisir de copier des postes de votre budget précédent ou d'ajouter des postes à partir de zéro si le nouveau budget est sensiblement différent du précédent.
Option A - La façon la plus simple d'ajouter des postes budgétaires est de copier les postes du budget précédent. Cette méthode copie tous les postes (et les liens aux postes parents/postes dépendants) : vous n'avez pas à créer manuellement des postes pour votre nouveau budget. Optionnellement, les montants budgétés peuvent également être transférés.
Toutefois, la simple copie des postes présente des inconvénients.
- Si le montant budgété d'un poste n'est pas identique au montant budgété de l'ancien poste, vous devez modifier ce montant manuellement.
- Si vous mettez à jour les montants budgétés au cours de plusieurs sessions, il n'y a pas de moyen facile de retracer le dernier poste que vous avez mis à jour. Si vous copiez les postes et laissez tous les montants budgétés à 0,00, vous pouvez voir la différence entre les montants budgétés que vous avez mis à jour et ceux que vous n'avez pas mis à jour.

Option A - Ajoutez des postes en copiant les postes du budget précédent

Cliquez sur Copier la structure du budget.
(Facultatif) Dans la boîte de dialogue Copier la structure du budget :
1. Cochez la case Copier les postes avec les montants budgétés si vous voulez que les montants budgétés de vos postes précédents soient copiés dans le nouveau budget.
2. Cochez la case Ne pas copier postes désactivés pour nouvelles transactions et postes dépendants si vous ne voulez pas que les postes désactivés pour les nouvelles transactions soient copiés dans le nouveau budget.
3. Cochez la case Ne pas copier postes désactivés pour toutes les utilisations et postes dépendants si vous ne voulez pas que les postes qui sont désactivés pour toutes les utilisations soient copiés dans le nouveau budget.
4. Sélectionnez Copier les notes pour copier les notes de tous les postes budgétaires de votre budget précédent dans votre nouveau budget.
Cliquez sur Copier.
Lorsque vous avez copier la structure des postes du budget précédent, vous pouvez modifier les postes pour qu'ils soient adaptés à tout changement que vous voulez apporter dans le nouveau budget. Par exemple, vous pouvez modifier le montant budgété pour certains postes.

Option B - Ajoutez des postes manuellement

Pour ajouter un poste, cliquez sur le bouton Ajouter () dans la colonne de droite.
Pour chaque poste, vous devez indiquer le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété. Le Code du poste doit être unique pour ce budget, mais le Nom du poste et le Montant budgété peuvent être dupliqués. Par exemple, vous pouvez avoir un poste dont le nom est Livres dans le poste Français et le dans poste Géographie.
1. Nom du poste - Choisissez un nom de poste descriptif et facile à lire.
2. Code du poste - Il y a plusieurs façons de déterminer le code d'un poste. Voici quelques suggestions :
  - Une forme abrégée du nom du code (ex. LivFra pour le budget Livres français).
  - L'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).
  - Une combinaison des deux suggestions ci-dessus (ex. : LivFra-001234).
3. État du poste - Sélectionnez Activé (valeur par défaut), Désactivé pour les nouvelles transactions ou Désactivé pour toutes les utilisations .
4. Montant budgété - Il y a plusieurs façons de déterminer le montant budgété. Facteurs à considérer :
  1. Si vous créez un budget pour votre prochaine période budgétaire et comptez commencer à utiliser le module Acquisitions au début de cette période budgétaire, inscrivez le montant budgété total pour cette période budgétaire. Par exemple, si vous avez 1000 $ pour la prochaine période budgétaire, entrez 1 000,00.
  2. Si vous créez le budget pour la période budgétaire en cours (qui a déjà commencé), vous pouvez entrer le solde du poste comme Montant budgété plutôt que le montant total budgété pour cette période. Par exemple, si vous aviez budgété $ 1 000 pour un poste, mais avez déjà dépensé 500 $, vous pouvez entrer 500,00 comme Montant budgété, puisque c’est le montant restant qui peut être dépensé pendant la période budgétaire.
Vous pouvez créer un poste dépendant pour un autre poste en cliquant sur les points de suspension () dans la colonne de Actions du poste que vous voulez utiliser comme poste parent. Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes, mais n’oubliez pas qu'au fur et à mesure que votre structure de postes se complexifie, choisir le bon poste pour commander ou facturer des documents devient également plus compliqué.
Si vous faites une erreur, vous pouvez modifier le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété en tout temps. Cliquez sur les points de suspension () dans la colonne Actions du poste que vous voulez modifier, puis choisissez Modifier dans le menu déroulant. Le montant total budgété apparaît dans le haut de l'écran : vous pouvez facilement inscrire des montants budgétés pour chaque poste et voir les résultats.
Vous pouvez supprimer des postes tant qu’ils n’ont pas été utilisés. Toutefois, dès que vous passerez une commande en utilisant un poste, ou que vous payerez une facture en utilisant un poste, vous ne pourrez plus supprimer ce poste. Par conséquent, prenez garde lorsque vous utilisez les postes d'un budget.

Limites quant aux liens entre les postes parents et postes dépendants

Les postes de tous les niveaux de la hiérarchie peuvent être affectés pour une commande ou une facture. Cela signifie que les postes parents qui ne servent que de « conteneurs » pour les postes dépendants peuvent aussi être sélectionnés comme poste pour des documents. Si vous ne voulez pas que ceux-ci soient sélectionnés, n'oubliez pas d'activer l'état Désactivé pour les nouvelles transactions pour le poste. Vous pourriez également demander au personnel d'utiliser uniquement les postes dépendants et non les postes parents. De plus, vous affecterez probablement un montant de 0,00 comme Montant budgété pour ces postes.

Pour l'instant, vous ne pouvez pas configurer un poste dépendant pour débiter de l'argent d'un poste parent lors de l'utilisation. Par exemple, vous ne pouvez pas affecter 10,000.00 au poste parent Français lorsque son poste dépendant est utilisé pour une commande, et engager le poste parent à la place. Dans de tels cas, vous pouvez :

diviser le montant du budget pour le poste parent entre les postes dépendants; ou
mettre le montant budgété dans le poste parent, mais lors de l'analyse de votre budget, télécharger un fichier CSV pour le budget et utiliser les colonnes Total eng. (engagé) et du Total dép. (dépensé) pour calculer le montant restant dans le budget parent.

Note. - Vous pouvez voir le montant total engagé et le montant total dépensé pour un poste parent et tous ses postes dépendants. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Préférences utilisateur () au-dessus du tableau, à droite, et cochez les cases Total engagé et Total dépensé.

Pour plus d’informations sur la création de postes budgétaires, voir Créer des postes budgétaires pour votre budget.

Étape 3 - Décidez si vous voulez utiliser le nouveau budget avant de fermer le budget précédent

Lors de la création de postes, n’oubliez pas que vous devrez (durant le processus de fermeture de budget) transférer les postes avec des engagements ouverts dans les postes du nouveau budget.

Vous devez décider si vous prévoyez utiliser le nouveau budget avant de fermer le budget précédent. Par exemple, vous voulez peut-être commencer à commander du matériel dans le cadre du nouveau budget quelques semaines avant la fin de la période budgétaire précédente. Ou, vous voulez peut-être que le budget précédent soit ouvert plusieurs semaines après sa date de fin, et utiliser le nouveau budget pour les nouvelles commandes.

Étape 4 - Activez l'utilisation du budget

Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
Dans la liste Sélectionner un budget, cliquez sur le budget que vous voulez modifier. Le budget apparaissant en surbrillance est le budget en cours (utilisé).
Cliquez sur Modifier.
Cochez la case Peut être utilisé dans le haut de l'écran.
Dans la fenêtre Modifier l'état d'activation de la période budgétaire, cliquez sur OK.
(Facultatif) Cochez la case Définir par défaut pour définir la période budgétaire comme période par défaut pour les commandes et la facturation.
Lorsqu'un budget est activé (Peut être utilisé), il apparaît comme second budget dans la liste déroulante de budgets pour les documents commandés et facturés.